Analiziraj, optimiziraj in avtomatiziraj

Področje upravljanja poslovnih procesov je bilo desetletja le v domeni velikih podjetij. A digitalna preobrazba in cela vrsta programskih rešitev, ki ne zahtevajo znanja programiranja, so sprožile pravcato revolucijo v svetu BPM.

Podjetja bi rada karseda hitro in učinkovito poskrbela za preobrazbo svojih poslovnih procesov in pridobila konkurenčno prednost. In prav to je priložnost za ponudnike rešitev načrtovanja in upravljanja poslovnih procesov, da pripravijo orodja, ki podjetjem pomagajo preslikati, analizirati, izboljšati in avtomatizirati njihove poslovne procese.

V središču pozornosti je analitika

Dokumentiranje in načrtovanje poslovnih procesov sta bila dolgo časa glavna cilja orodij za upravljanje poslovnih procesov (BPM). Ta so seveda dozorevala in se razvijala. Zadnja leta ponudniki rešitev BPM vanje vgrajujejo tudi funkcionalnost analiziranja procesov in uporabe teh podatkov za njihovo izboljšanje. Zmogljiva analitika poslovnih procesov pomaga podjetjem in organizacijam s podatki, ki vodstvo in odločevalce usmerijo v ključne izboljšave in preobrazbo poslovanja.

Vpogledi, kot so učinkovitost procesov, porabljen čas, stroški in ustvarjena vrednost, pridejo prav in pomagajo vodjem pri sprejemanju pravih odločitev. To pravzaprav dvigne potencial orodij BPM na novo raven, saj je mogoče tovrstne vpoglede uporabiti za prepoznavanje ozkih grl v procesih in odkrivanje opravil, ki ne dodajajo (bistvene) vrednosti, kot so predelave dokumentov, nepotrebne odobritve in dvojni vnosi podatkov. Odprava teh in uvedba potrebnih prilagoditev pripomoreta k preprosti, a zelo učinkoviti racionalizaciji procesov. Trend vgrajevanja analitike v rešitve za optimizacijo poslovnih procesov se bo zagotovo obdržal tudi v prihodnje.

Demokratizacija BPM

Tradicionalno so področje BPM upravljali strokovnjaki, vodstvo in poslovni uporabniki pa uporabljali tisto, kar so prvi »nagruntali«. Poleg tega so bili projekti BPM pogosto »zanimivi« le za velike organizacije, saj so bili zaradi kompleksnosti IT-okolja, visokih stroškov rešitev in zahtev po kar najbolj tekoči operativi vedno med dražjimi. A tudi v tem pogledu se dogajajo korenite spremembe.

Danes imajo podjetja na voljo orodja BPM, ki se osredotočajo na opolnomočenje poslovnih uporabnikov in udeležencev v procesih. Te celo aktivno spodbujajo, naj sodelujejo v projektih BPM. Poudarek je na omogočanju dostopa do orodij BPM širšemu krogu zaposlenih, vpogledu v delovanje in poenostavitvi funkcij. Ne glede na to, ali želijo strokovnjaki BPM to priznati ali ne, pogosto prav zaposleni, ki imajo vsak dan opravka z določenim področjem in podatki, vidijo kakšno priložnost za izboljšave. Zakaj torej ne bi tega izkoristili tako, da lahko kar sami zaposleni poskusijo delati drugače in podjetje novo procesno ureditev obdrži, če se ta obnese.

Inteligentno modeliranje procesov

Ob napredku na področju tehnologij BPM in vse bolj sofisticiranih orodjih zemljevidi procesov niso več zgolj podobe pravokotnikov in povezovalnih črt. Zmogljiva orodja BPM danes pomagajo organizacijam pridobiti t. i. 360-stopinjsko razumevanje njihovih procesov z možnostjo spremljanja poslovnih pravil, ključnih kazalnikov, besedilnih opisov, vlog in dokumentov. Podjetja, ki si prizadevajo za izboljšanje procesov, da bi dosegla operativno učinkovitost, izboljšala skladnost poslovanja, povečala zadovoljstvo strank in dobičkonosnost, prisegajo na t. i. inteligentno modeliranje procesov kot edinstveno možnost iskanja rezerv in področij za izboljšave.

Avtomatizacija za vsakogar

Na vrhu seznama s procesi povezanih prioritet je kakopak avtomatizacija. Za večino podjetij je prav avtomatizacija procesov recept, kako ustvariti konkurenčno prednost. Ročni, ponavljajoči se procesi se zato vse bolj avtomatizirajo v različnih panogah, saj z njimi podjetja povečajo učinkovitost in zmanjšajo število napak. To vodi v povečanje povpraševanja po sistemih in rešitvah, ki ne zahtevajo razkošnega znanja programiranja. Zadnji krik mode so BPM-orodja, ki delujejo v načinu »povleci in spusti«, torej t. i. low-code rešitve, saj te podjetjem omogočajo avtomatizacijo procesov v nekaj tednih (za primerjavo: v preteklosti so se preobrazbe procesov merile v mesecih). Ta orodja imajo vnaprej oblikovane predloge in uporabniku prijazne funkcije povleci in spusti, ki pomagajo podjetjem doseči avtomatizacijo brez zanašanja na hišne informatike ali najete programerje za pisanje programske kode. Povpraševanje po platformah low-code se bo še povečalo – Gartner napoveduje, da bodo že leta 2024 tri večja podjetja izmed štirih uporabljala vsaj štiri tovrstna razvojna orodja (trenutno povprečje je pri številki ena).

Še več sodelovanja

Z naraščanjem oddaljenega in hibridnega dela se je v obdobju po pandemiji pojavilo tudi povpraševanje po naprednejših rešitvah za sodelovanje. To velja tudi za funkcionalnosti v rešitvah BPM. Funkcije, kot so opozorila, povezana s procesom, sposobnost skupnega definiranja izboljšav, varno deljenje dokumentov med uporabniki in centralizirano podatkovno skladišče z nadzorom dostopa, so funkcionalnosti, po katerih je veliko povpraševanje v orodjih BPM. Prav funkcije sodelovanja namreč znatno zmanjšajo število e-poštnih sporočil in neurejene komunikacije ter zagotavljajo, da imajo vsi zaposleni posodobljene procese – tudi ko delajo na daljavo. Z delom na daljavo, ki vsekakor ostaja del poslovanja, bodo sodelovalne funkcije še toliko pomembnejše.

V svetu orodij BPM se danes vsekakor »dogaja«, saj je podjetjem jasno, da »po starem« prav dolgo vendarle ne bodo mogla poslovati.