Avtomatizacija za pametnejše pisarne

Pisarne prihodnosti bodo drugačne, zelo drugačne. Pametna oziroma inteligentna avtomatizacija obljublja veliko – nemara bi se celo lahko financirala iz ustvarjenih prihrankov ter povečane produktivnosti zaposlenih.

Prihodnost delovnih mest se bo z vključevanjem pametnih pisarniških rešitev, ki temeljijo na tehnologijah interneta stvari ter umetne inteligence, zelo spremenila. Z izkoriščanjem povezljivosti in vpogledov, ki temeljijo na podatkih, podjetja utirajo pot učinkovitejšim, prilagodljivejšim in na zaposlene osredotočenim delovnim mestom. Inovativne tehnologije bodo s povečanjem produktivnosti, udobja in trajnosti korenito spremenile tradicionalno pisarniško okolje. Tudi avtomatizacija v pisarniških okoljih postaja pisana z veliko začetnico, cilj je jasen: avtomatizirati vse, kar se da.

Pametna avtomatizacija pisarn, ki jo omogoča internet stvari (IoT), je vključevanje tehnologij IoT v pisarniška okolja s primarnim namenom povečanja produktivnosti in učinkovitosti zaposlenih. Ta koncept vključuje povezovanje naprav, kot so senzorji, kamere, termostati in celo pisarniška oprema, v centralizirano omrežje, ki omogoča zbiranje in izmenjavo podatkov ter ustrezno odzivanje na potrebe zaposlenih. Pametna pisarna je pisarna, ki poskrbi, da se viri IT in fizična infrastruktura uporabljajo čim bolj učinkovito. Poleg tega avtomatizacija pisarn omogoča bolj odprto izmenjavo podatkov med različnimi sistemi, kar odpira vrsto novih možnosti.

V času pandemije koronavirusa se je pomen interneta stvari na delovnem mestu močno povečal, predvsem z vidika zagotavljanja varnejšega in bolj zdravega delovnega okolja. Pametni senzorji in kamere lahko spremljajo stopnjo zasedenosti prostorov, kakovost zraka in celo skladnost s predpisi – npr. držanje t. i. socialne razdalje med ljudmi! K sreči je tehnologija tako daleč šla le malo kje. Prej je namreč delo na daljavo postalo pomembnejši vidik sodobne delovne kulture, prednost so dobile tehnologije, ki zaposlenim omogočajo boljšo povezljivost in sodelovanje na daljavo. Videokonference, izmenjava datotek v oblaku in pametna orodja za upravljanje projektov so podjetjem pomagali premostiti vrzel med zaposlenimi, ki so ostali v pisarni, in tistimi, ki so delali na daljavo.

Poleg tega lahko pametne rešitve optimizirajo rabo virov v pisarni, od energetsko učinkovite razsvetljave in sistemov hlajenja ter ogrevanja, ki zmanjšujejo operativne stroške podjetij, do pametnih sistemov za razporejanje in rezervacijo prostorov, ki izboljšujejo izkoriščenost prostora. Tu so še rešitve, ki izboljšajo počutje in produktivnost zaposlenih s prilagajanjem pisarniških izkušenj s funkcijami, kot so nastavljive mize, prilagodljiva razsvetljava in nadzor temperature. Pojdimo lepo po vrsti.

Senzorji za … vse

V pisarniškem okolju je mogoče različne naprave IoT medsebojno povezati in tako ustvariti brezhibno in predvsem inteligentno okolje. Pametni senzorji se lahko uporabijo za spremljanje temperature, osvetlitve in zasedenosti prostorov. Od tod naprej je le par korakov do avtomatizacije glede na določena pravila ali preference zaposlenih. Samodejna optimizacija udobja in energetske učinkovitosti je naslednji korak. Hladijo in ogrevajo – glede na letni čas in zunanje temperature – se le prostori, v katerih se nahajajo zaposleni. In le takrat, ko so prisotni. Podobno velja za razsvetljavo – luči v toaletnih prostorih se prižgejo in gorijo le ob zaznani prisotnosti zaposlenih.

Dodatne prednosti prinaša optimizacija pogojev notranjega okolja s spremljanjem kakovosti zraka, ravni CO2, vlažnosti, osvetlitve in ravni hrupa. Ti sproti zajemani podatki se prek analitike pretvorijo v smiselne vpoglede in ustrezno prilagodijo delovanje pisarniških sistemov. Tehnologija interneta stvari, podprta s strojnim učenjem, omogoča pisarniškemu osebju, da pridobi pozitivno izkušnjo z objektom. Če v pisarniškem prostoru nastavite raven osvetlitve glede na svoje potrebe, vam bo sistem naslednjič samodejno ustrezno prilagodil osvetlitev. Če zaposlenim zagotovite prilagodljive digitalne rešitve, ki upoštevajo njihova zdravstvena stanja in dobro počutje, zvišate raven njihove produktivnosti. V poročilu podjetja Euristiq o hibridnih delovnih mestih kar 58 odstotkov vprašanih pravi, da se bolje počutijo v delovnem prostoru, kjer njihovi delodajalci uporabljajo podatke za izboljšanje kakovosti zraka in zasedenosti stavbe.

Spremljanje zasedenosti pisarn lahko podjetju pomaga ugotoviti, katera področja v prostoru je treba optimizirati, če so premalo izkoriščena, ali obratno – katera velja preoblikovati, da bodo učinkovitejša tako z vidika porabe energije kot tudi stroškovne učinkovitosti. S senzorji za spremljanje notranjih prostorov lahko podjetje odkrije najbolj frekventna območja vstopa, kako pogosto in za katere namene se posamezen prostor uporablja, katere vrste zaposlenih uporabljajo katere prostore itd. To so vse dragoceni podatki in vpogledi, ki omogočajo optimizacijo pisarniškega okolja in poslovnih procesov. S tem, ko podjetje pridobi 360-stopinjski pregled nad razpoložljivostjo prostorov, lahko ustrezno »sinhronizira« koledarje zaposlenih in zmanjša ali prepreči število dvojnih rezervacij sejnih sob, uvede obveščanje o spremembah zasedenosti ter lažje odkrije morebitne kraje, poškodbe in okvare opreme. Internet stvari racionalizira upravljanje pisarn tudi z avtomatizacijo nalog, kot sta sledenje zalogam in celo dodeljevanje parkirnih mest zaposlenim ter (napovedanim) obiskovalcem.

Tehnologije za pametne pisarne

Kakšno tehnologijo torej potrebujete za uresničitev pametne pisarne? Še preden začnete graditi vseobsežen sistem pametne pisarne, ki temelji na internetu stvari, morate najprej določiti vrsto arhitekture, ki bo najbolje ustrezala posebnostim in potrebam vašega podjetja. V nadaljevanje je predstavljen okviren seznam nalog, ki vam bodo pomagale do pravilne izbire in implementacije pisarniške tehnologije.

Najprej navedite podatke, ki jih mora sistem zbirati in analizirati. Določite, katere vrste in koliko senzorjev potrebuje vaša pisarna (senzorji gibanja, vlage, svetlobe, hrupa, zasedenosti prostorov, termostati itd.). Za prenos teh podatkov v osrednje vozlišče morate izbrati ustrezno omrežje IoT (komunikacijski protokol) na podlagi meril, kot so poraba energije, območje pokritosti, količina podatkov, gostota prostorov, varnostna vprašanja in stroški. Izbrani protokol naj omogoča nemoteno komunikacijo med komponentami interneta stvari.

Podatkovno komunikacijsko hrbtenico pametne pisarne lahko predstavljajo:

• omrežje Zigbee. Tehnologija Zigbee združuje prednosti stroškovne učinkovitosti, majhno porabo energije in visoko raven varnosti zaradi medsebojne povezanosti omrežja mesh. Velja za vse bolj priljubljeno rešitev med investitorji, zlasti z uvedbo protokola Zigbee 3.0.

• omrežje Sigfox. Namenjeno je predvsem prenosu podatkov v kombinaciji z majhno porabo energije. Glede na to, da naprave niso povezane z nobenim določenim vozliščem, protokol Sigfox popolnoma ustreza pokritosti na širokem območju (tudi na razdaljah od 3 do 50 kilometrov!), vendar so hitrosti prenosa podatkov majhne.

• omrežje LoRaWAN. Podobno je omrežju Sigfox, saj tudi ta protokol omogoča pokrivanje velikih območij ob majhni porabi energije, in je odlična rešitev za daljinsko spremljanje ter sledenje stanju sredstev in pametno razsvetljavo.

• protokol bluetooth. Ta brezžična rešitev sicer porablja malo energije, vendar deluje le na kratkih razdaljah. Kljub temu je primeren za pametne rešitve pri avtomatizaciji posameznih pisarn.

• omrežje Wi-Fi. To je zelo priljubljeno omrežje med uporabniki, vendar ta protokol zahteva veliko večjo porabo energije od prej opisanih rešitev.

Če želite združiti senzorje, naprave in okolje v oblaku interneta stvari, morate izbrati pravega ponudnika z najsodobnejšimi prehodi, ki izpolnjujejo zahteve aplikacije IoT. Nato lahko nadaljujete z izbiro platforme IoT. Ta upravlja interakcije med oddaljenimi napravami in uporabniškimi aplikacijami z zbiranjem in obdelavo podatkov ter urejanjem usklajevanja oddaljenih sistemov. Velja razmisliti o platformah Google Cloud IoT, Microsoft Azure in Amazon Service IoT, če naštejemo le največje na trgu. Vsa obdelava podatkov iz senzorjev se v praksi prenese v zunanjo/centralno podatkovno zbirko (vozlišče) ali v oblačno okolje. Preverite, katera možnost bo najbolj ustrezala vašemu projektu pametne pisarne: boste podatke analizirali lokalno ali v oblaku?

Zadnji korak vzpostavitve pametne pisarne pa je razvoj aplikacije, bodisi v obliki vdelane programske opreme bodisi aplikacije za končne uporabnike. Aplikacija za končne uporabnike je lahko spletna, mobilna ali večplatformna. Pomembno je predvsem to, da obdelane podatke uporabnikom predstavi v vizualno privlačni in razumljivi obliki, pogosto prek nadzornih plošč, ter da omogoča nadzor nad sistemi (vsaj tistimi, ki jih na delovnem mestu potrebujejo).

Izboljšana varnost

Pametni varnostni sistemi za pisarne lahko omogočijo boljši pregled in nadzor nad dogajanjem v pisarni v vsakem trenutku. Z enim osrednjim vmesnikom boste lahko dostopali do sistema daljinskega odobravanja zahtevkov za dostop ter pregledovali posnetke videokamer v realnem času. Poleg tega lahko vse svoje sisteme povežete tako, da delujejo v sožitju – na primer, če nekdo vstopi v pisarno s kartico, lahko senzorji gibanja aktivirajo videokamere. Podobno lahko pametne kamere s tehnologijo umetne inteligence zaznajo neobičajno gibanje ali raven hrupa, kar pomaga hitreje opozoriti varnostnike ali varnostno službo na morebitne varnostne incidente.

Na voljo so tudi številni napredni varnostni ukrepi. Varnostne rešitve, ki jih omogoča internet stvari, kot je prepoznavanje obraza in glasu, bodo revolucionarno spremenile vaš pristop k varnosti v različnih kontekstih, od osebnih naprav do poslovnih okolij. Tehnologija prepoznavanja obrazov uporablja kamere in algoritme globokega učenja za prepoznavanje posameznikov na podlagi njihovih edinstvenih obraznih značilnosti. Pogosto se uporablja za nadzor dostopa v pametnih telefonih, prav tako pa jo lahko uporabite za nadzor pristopa v podjetju. Prepoznavanje obraza zagotavlja visoko raven varnosti, saj je težko ponarediti obraz osebe. Zaposleni tako lahko dostopajo do naprav ali prostorov, ne da bi potrebovali fizične ključe, kartice ali gesla, kar izboljša uporabniško izkušnjo. Da, pametna pisarna je tudi varna pisarna.