Brezpapirno poslovanje – uresničevanje nemogočega?

Brezpapirno poslovanje je nekakšen sveti gral elektronskega poslovanja. Z njim lahko podjetja znižajo (nepotrebne) stroške, pospešijo izvajanje poslovnih procesov, dosežejo boljši nadzor nad dokumenti in zagotovijo varnejše poslovanje. Moto podjetij, ki se spogledujejo z elektronskim poslovanjem, naj se glasi: »Manj papirja, več prihrankov!

V poslovnem svetu, ki se pospešeno digitalizira, je papir ovira oziroma zavora. Cokla razvoja. Je tudi in predvsem strošek. Ne le, da je delo s papirjem razmeroma neučinkovito, podjetjem povzroča tudi visoke stroške – tako neposredne kot posredne, saj podaljšuje izvajanje poslovnih procesov, ne omogoča sledljivosti pri delu z dokumenti itd. Ročna obravnava papirnih dokumentov je danes zagotovo eden izmed najšibkejših členov v verigi ustvarjanja dodane vrednosti podjetij.

Ni treba daleč, pa človek vidi, da stvari niso idealne. V povprečnem slovenskem pisarniškem okolju je papirja v izobilju. Klasično delo s papirnimi dokumenti je težavno, zamudno in drago. Zaposleni v podjetjih porabijo veliko časa za upravljanje, distribucijo in izmenjavo dokumentov, njihovo avtorizacijo (podpisovanje), vračanje … Poglavje zase je iskanje povezanih dokumentov, kot so zahtevki za nabavo, naročilnice in pogodbe ter sama organizacija in arhiviranje dokumentov. Vse našteto pogosto vodi v nastanek nepreglednega števila kopij in različic dokumentov, nad papirnatimi dokumenti je nemogoče vzpostaviti nadzor, to pa povzroča napake in s tem zastoje v delovnih in poslovnih procesih. Vse našteto povzroča še dodatne in navadno visoke stroške.

Gre morda tudi drugače? Seveda gre. V bistvu bi lahko vsako procesno urejeno podjetje začelo (skoraj povsem) brezpapirno poslovati v vsega nekaj dneh. Za vsako podjetje ali organizacijo, ki ima jasno opredeljena poslovna pravila, je informatizacija (beri: elektronska podpora) z dokumenti povezanih procesov razmeroma hitra in enostavna. Podjetja v ta namen uvedejo »dokumentno sposoben« osrednji poslovno-informacijski sistem, dokumentni sistem, rešitev za upravljanje odnosov s strankami ali sorodno rešitve/storitev iz računalniškega oblaka.

Začne se v vložišču

Papirja se seveda velja znebiti že na samem vhodu v podjetje. Večina podjetij z nekaj več kot minimalnim številom zaposlenih pozna oddelek, ki se mu reče vložišče. Tja se steka vsa vhodna pošta. Papirne dokumente, ki se »znajdejo« v vložišču, velja čim prej digitalizirati in vnesti v dokumentni sistem ali drugo poslovno programsko opremo, ki jo uporablja podjetje, saj bodo tako takoj postali del elektronskega poslovanja in bodo na voljo zaposlenim.

Zajem in pretvorba informacij iz dokumentov sta eni pomembnejših faz priprave dokumentacije za rabo v elektronski obliki. A tudi razmeroma enostavno rešljivi. Podjetje lahko v ta namen uporabi skenerje z namensko programsko opremo, denimo takšno, ki obvlada tudi optično prepoznavanje vsebine, kar še olajša digitalizacijo in razvrščanje dokumentov, predvsem pa t. i. tipsko oziroma strukturirano dokumentacijo (npr. račune, dobavnice, prevzemne liste) zelo hitro in natančno pretvori v elektronske dokumente (in digitalne podatke). Namesto skenerjev lahko podjetja uporabijo tudi sodobne večopravilne naprave, ki prav tako podpirajo skeniranje, in podobno namensko programsko opremo (OCR). Digitalizirano vložišče elektronske dokumente avtomatsko opremi s številnimi metapodatki, obenem pa se pri svojem delu strojno uči in tako nenehno izboljšuje.

Podjetja si zadnja leta lahko omislijo celo zajem in digitalizacijo papirnih dokumentov kot storitev. Ponuja jo tako Pošta Slovenije (PoštAR) kot njeno hčerinsko podjetje APS Plus (skupno podjetje družb Mikrografija in Pošta Slovenije). Ob najemu teh storitev podjetje oziroma določeni poslovni uporabniki dobijo vse dokumente že zjutraj naložene v svoj elektronski predal ali na e-poštni naslov. Vsako podjetje naj samo presodi, ali ima dovolj veliko količino papirnih dokumentov v vložišču, da se digitalizacije loteva samo, ali pa naj jo raje prepusti specializiranim zunanjim izvajalcem.

Dokumentni sistemi za več kot »le« brezpapirno poslovanje

Brezpapirno poslovanje je torej v praksi še vedno bolj kot ne koncept. Za ureditev poslovanja po zgledu najboljših praks s področja elektronskega poslovanja že dolgo ne zadostuje več zgolj uvedba informacijskega sistema, temveč si dokumentno bolj obremenjena poslovna okolja dela brez sodobnega dokumentnega sistema oziroma sistema za upravljanje vsebin ne predstavljajo več.

Dokumentni sistem tako že dolgo ni več le rešitev, ki hrani in povezuje najrazličnejše dokumente znotraj podjetja in med njegovimi podružnicami oziroma kakršnimikoli elektronskimi viri (v podatkovnih skladiščih ali oblaku). Njihove funkcionalnosti so skoraj skokoma prerasle zajem in shranjevanje dokumentov v elektronsko obliko, ki jo je moč urejati. Prava moč se namreč kaže v upravljanju dokumentov in vsebin, ti sistemi pa z informacijami ne strežejo več le zaposlenim v administraciji in upravi, temveč lahko z ustreznimi informacijami zalagajo vsako delovno mesto v podjetju. Zadnja leta gre razvoj dokumentnih sistemov v smeri vse večje podpore sodelovanja zaposlenih in skupinskega dela, pa tudi podpore in sodelovanja udeležencev, ki so zunaj podjetja – občasni in zunanji sodelavci, tudi stranke in kupci. Dokumentnih sistemov je več vrst, v grobem se ločijo na klasične dokumentne sisteme (DMS) in sisteme upravljanja vsebin (ECM). Napredne dokumentne sisteme najpogosteje uvajajo hitro rastoča podjetja, ki želijo razvijati svoje poslovanje v smeri e-poslovanja. Rešitve za upravljanje vsebin lahko v takih podjetjih omogočijo učinkovito vodenje, spremljanje proizvodnje in prodaje ter upravljanje trženja in proizvodnje. Številna proizvodna podjetja dokumentne sisteme uporabljajo, da bi obvladovala vodenje kakovosti, odličnosti, učinkovitosti, nadzora razvoja … skratka povsod, kjer želijo z digitalizacijo poskrbeti za hitrejšo obdelavo in prenos do uporabnika. Med »klasične« stranke seveda sodijo vsa izrazito dokumentno in/ali procesno intenzivna poslovna okolja, saj s temi rešitvami obvladujejo najrazličnejše dokumente in vsebine ter skrbijo za cenovno učinkovito poslovanje. Finančne ustanove, zavarovalnice in večji organi iz državne in javne uprave bi si danes brez dokumentnega sistema težko predstavljali stroškovno učinkovito poslovanje.

Izvedenih dokumentnih sistemov je v Sloveniji razmeroma malo. Uradne statistike ni, strokovnjaki pa nas uvrščajo v regijo držav Vzhodne Evrope, kjer dokumentne sisteme uporabljata zgolj dva odstotka podjetij. Tudi ocena poznavalcev trga dokumentnih sistemov v Sloveniji je nizka. Še najpogosteje sistem za upravljanje dokumentov najdemo med velikimi podjetji, uporablja ga vsako peto veliko podjetje in okoli pet odstotkov srednje velikih podjetij, uvedb med majhnimi podjetji pa skorajda ni.

Toda časi se spreminjajo. Velik korak k brezpapirnemu poslovanju prinaša prav računalništvo v oblaku. Mala podjetja in samostojni podjetniki vse pogosteje uporabljajo programsko opremo kot storitev iz oblaka, v oblak shranjujejo tudi poslovne dokumente in jih nato delijo z računovodskimi servisi, strankami in partnerji. Elektronsko in brezpapirno poslovanje se zato počasi, a vztrajno krepita.

Praktično plat rabe dokumentnih sistemov in rešitev s tega področja bomo podrobneje predstavili v septembrski številki, ki izide 29. avgusta. V njej bo priloga MonitorPro z naslovom »Obvladovanje dokumentov in vsebin«.