Delo od doma: Brskalnik namesto pisarne

Spletne pisarne so eden ključnih elementov za učinkovito delo in učenje na daljavo. Kljub številnim drugim, sodobnejšim orodjem so pisarniški programi še vedno temelj sodobnega pisarniškega dela. Čeprav se zdi, da že vrsto let vemo vse o njih, se ta orodja še naprej hitro razvijajo in ponujajo novo optimizacijo dela. A vedeti moramo, kako to uporabiti.

Dogajanje v družbi v zadnjih dveh letih je na povzročilo nekakšen globalni preizkus, ali znamo učinkovito delati na daljavo. Pred tem je veljalo, da je delo na daljavo primerno le za izbrance, posebneže in je bilo pogosto obravnavano kot manjvredna možnost za opravljanje delovnih nalog.

S spletnimi pisarnami in drugimi orodji za delo na daljavo si lahko omislimo delo od kjerkoli.

Pandemija je bila dogodek, ki je drastično posegel v način dela. Lep primer nam kaže statistika iz ZDA, ki jo je opravila agencija Gallup: pred pandemijo, leta 2019, je v ZDA izključno od doma delalo le okoli štiri odstotke zaposlenih. Sredi leta 2020 je za delež zrasel na neverjetnih 43 odstotkov. V drugih državah, tudi v Sloveniji, prav tako beležimo strm vzpon dela na daljavo, kjer so spletne pisarne ena od glavnih storitev, ki kaj takega sploh omogočajo.

Zdaj ko so začetni vali pandemije že nekako za nami in so se delodajalci ter zaposleni bolje prilagodili razmeram, lahko tudi že rečemo, da so se številni uporabniki privadili delati z oddaljene lokacije. S tem pa so marsikje ugotovili, da delo na daljavo sploh ni tako slaba možnost. Marsikdo je ugotovil, da lahko tako bolje izkoristi svoj dan, nižji so stroški, manjši je stres, povezan z vsakodnevnim romanjem na delo, v učilnico ali tja, kjer bi pač morali biti.

Najbolj pa so zanimive prve raziskave, ki potrjujejo, da z delom na daljavo produktivnost posameznika, kot tudi ekip, v večini primerov ni upadala. Še več, marsikje so storilnost celo povečali, čeprav je treba paziti, da življenje ne postane en sam dolg delovnik. Ampak strinjali se bomo, da ta nevarnost preži tudi tedaj, ko delamo v podjetju.

Povsem jasno je, da se vseh delovnih mest in nalog ne da spremeniti v nekaj, kar lahko opravljamo na daljavo. Če za to potrebujemo naprave in druga delovna sredstva ali stranke, ki jih nimamo na oddaljeni lokaciji, pač tako ne gre. Prav tako si težko predstavljamo delo na daljavo v celem kupu institucij, ki jih obiskujemo fizično in pričakujemo, da bomo tam srečali zaposlence.

Sestavine spletne pisarne

Za delo na daljavo v resnici pogosto ni treba bistveno spremeniti orodij in včasih celo ne načina dela iz pisarne. To pač zato, ker je večina orodij v današnjih časih že tako in tako prilagojena in usmerjena za delo v takšnem ali drugačnem oblaku ne glede na to, od kod delamo.

Najenostavnejši prehod seveda omogočajo orodja in programi, ki so narejeni kot spletne aplikacije. Tam je večinoma že privzeto, da lahko delamo od povsod, kjer je na voljo internetna povezava. Pogosto tudi tedaj, ko internet ni vselej dostopen, v takih primerih podatke pač sinhroniziramo ob naslednjem stiku.

Tudi današnji klasični (namizni) programi, kot je tudi zbirka Microsoft Office, so že vrsto generacij prilagojeni za izmenjavo podatkov z oddaljeno lokacijo, pa naj gre za zasebni ali javni oblak. Čeprav se zdi, da so tovrstni programi v izumiranju in je spletna različica tista, ki jo čaka svetlejša prihodnost, ni čisto tako.

V splošnem velja, da so klasični programi, kot so Word, Excel in Powerpoint, še vedno zmogljivejši in naprednejši od svojih spletnih različic. Številne koristne funkcije so namreč še vedno na voljo le v namiznih različicah. Prav tako s temi programi hitreje in bolje obdelujemo večje število podatkov. Za nameček jih lahko uporabljamo tudi povsem brez internetne povezave brez kakršnekoli izgube funkcionalnosti.

Po drugi strani imajo tudi spletni pisarniški programi svoje prednosti. Na prvem mestu je vsekakor varnost podatkov. V oblaku, zasebnem ali javnem, so podatki brez dvoma bolj varni kot na ranljivem disku lokalnega računalnika. Spletne pisarne imajo vse po vrsti še eno prednost – podatki se nenehno zapisujejo, eksplicitno shranjevanje datotek in več nuja. Možnost izgube podatkov, ker se je program »sesul« med delovanjem, je zato bistveno manjša.

Spletne različice programov so tudi večinoma bolje opremljene za sodelovanje z drugimi uporabniki, in to v realnem času. Skoraj vse spletne pisarne poznajo možnost urejanja dokumentov (besedil, preglednic, predstavitev) več uporabnikov sočasno, pri čemer so vsi primerno obveščeni, kaj kdo spreminja in kje. Čeprav tak način dela potrebuje nekaj privajanja, je bistveno bolj učinkovit in pregleden kot neskončno pošiljanje različic dokumentov po elektronski pošti, kjer se lahko hitro »zaplezamo«.

Resnici na ljubo, tovrstne možnosti skupinskega dela in izmenjave podatkov imajo danes tudi namizni, klasični programi, a je tu videti tak način dela manj domač, poleg tega pa zahteva določeno disciplino. Dokumenti morajo biti v skupni mapi (denimo Onedrive), sicer spremembe drugi ne bodo vdeli. V tem smislu spletne različice uporabnika »silijo«, da sodeluje na boljši, bolj pravilen način.

Microsoftova spletna različica pisarne Office zmore manj kot namizna, a je to za večino še vedno dovolj.

Priprava spletne pisarne

Za ureditev pisarne na daljavo torej ne potrebujemo prav dosti. Predpogoj sta internetna povezava in varen dostop do virtualnega delovnega prostora, podatkov in aplikacij, ki jih uporabljamo v delovnem procesu. Če odmislimo specializirane programe, ki imajo vsak svoje posebnosti in zahteve, večina uporabnikov za kakovostno delo potrebuje le nekaj programov za delo na daljavo.

V tem pregledu bomo šli bomo od tistih programov, ki jih uporablja največja skupina ljudi, do tistih, ki so manj pogosti, a koristni. Najprej je tu seveda program za elektronsko pošto. Nič novega, zato se tu ne bomo dosti pomudili. Takoj za tem so danes najbrž programi za trenutno sporočanje, zvočne in video konference. Lahko so vsi v enem paketu ali pa ločeni, odvisno od dogovora s sogovorniki oziroma standardi v podjetju.

Preden gremo k pisarniškim programom, ne smemo pozabiti na skupno odložišče za dokumente. Ne glede na to, ali gre za oddaljeni strežnik ali oblačno storitev, skupne mape za dokumente potrebujemo, če želimo učinkovito delati z drugimi. Tu že nastane težava, ker današnja stopnja razvoja ali pa politika posameznih podjetij ne omogoča preproste delitve dokumentov s tistimi, ki niso v ožjem krogu. Po eni strani je to prav (poslovna politika, varnost), po drugi pa lahko resna omejitev, če želimo z nekom deliti 500 MB gradiva. Tu podjetja večinoma še niso ubrala najboljše taktike.

Po našem mnenju šele po vsem naštetem pridejo na vrsto »pravi« pisarniški programi. Na prvem mestu bo še vedno urejevalnik besedil (Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Wiriter ...), saj večina uporabnikov med vsemi poslovnimi, študijskimi ali drugimi opravili ustvarja največ dokumentov v obliki besedil. Danes nedvomno velja, da že osnovne različice (denimo Word Online, Google Docs) povsem zadostujejo za večino običajnih poslovnih ali strokovnih besedil. Tu se skoraj ne moremo odločiti napačno. Vse, kar je več, utegne občasno koristiti, toda večino časa bo ostalo neizkoriščeno.

Sledi preglednica (Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc). Tu gre že za bolj specializirano orodje, ki ga ne potrebuje vsakdo, mnogi pa ga. Osnovna opravila, kot so seznami, kalkulacije, poročila, lahko opravimo skoraj s katerimkoli od naštetih orodij. Toda pozor: ko se lotimo naprednejših funkcij, kot so dostop do zbirk podatkov, poslovne analitike (BI) in druga napredna opravila, tam spletne različice večinoma v celoti odpadejo kot uporabna možnost. V velikem številu primerov bo za tako rabo potreben Excel, ki je edini, za katerega drugi proizvajalci pripravljajo dodatke za dostop do omenjenih podatkov. Vsepovsod drugod bo tovrstno početje morda delovalo, pogosto pa ne.

Predstavitveni programi, ko to so Powerpoint, Google Slides in Libreoffice Impress, so običajno tretji steber pisarniških paketov, a jih uporablja še manj ljudi. Priprava predstavitev morda ni ravno na spisku delovnih nalog vsakega delovnega mesta, toda presenečeni bi bili, koliko ljudi se vsaj občasno sreča s to nalogo. Nenazadnje je to ustaljeni način podajanja rezultatov, razlag, nalog, učnega gradiva.

Tu velja še posebej poudariti, da so spletne različice predstavitvenih programov pogosto opazno funkcijsko bolj omejene od namiznih programov. To še posebej velja na področju učinkov, večpredstavnih vložkov in nadzora podajanja predstavitev (na primer v kombinaciji, kot so programi Teams, Zoom ...). Res pa je tudi, da je na tem področju vedno več izvirnih in zanimivih programov za predstavitve s svežimi zamislimi, ki niso del katere od pisarniških zbirk. Kdor si želi drugačnih predstavitev, naj razišče tudi te manj pogoste možnosti.

Google Workspace v zadnjih različicah združuje vse pisarniške programe, pa tudi orodja za videokonference in elektronsko pošto.

Ob naštetih stebrih spletne pisarne vsekakor svetujemo tudi uporabo drugih orodij, ki se še posebej izkažejo pri rabi v skupinah, torej tudi pri delu na daljavo. Na prvem mestu bi bili elektronske beležnice (na primer Microsoft OneNote, Evenrnote ...) ter programi za upravljanje nalog (na primer Microsoft Tasks, Google Tasks ...). Kdor misli, da tega ne potrebuje, naj najprej pomisli, kako lahko učinkovito usklajujemo in preverjamo narejeno pri skupinskem sodelovanju na daljavo. Eksplicitno zapisovanje in slednje nalogam se tu zdita danes skoraj nujna.

Napredne funkcije in novosti

Čeprav pri običajnem delu s pisarniškimi programi pogosto uporabljamo le osnovne funkcionalnosti, je včasih dobro vedeti tudi, kaj vse ti programi trenutno ponujajo, saj nam lahko s tem včasih prihranijo obilico časa in celo izboljšajo kakovost pripravljenih dokumentov.

Prva stvar, ki ni povsem očitna vsem uporabnikom, je delo z dokumenti PDF. Pogosto se namreč zgodi, da želimo spremeniti dokument v tem splošno sprejetem zapisu. Sodobni spletni programi, v prvi vrsti Google Docs, zmorejo to narediti zelo elegantno, s tem pa nam prihranijo oblico časa. Marsikdo je tudi presenečen, kaj znajo narediti pomožni mobilni programi, denimo Google Lens. Ti lahko iz fotografiranega dokumenta ustvarijo oblikovano besedilo, ki ga lahko nadalje urejamo, s čimer prihranimo obilico časa pri pretipkavanju.

Že lep časa je v Google Docs, prek dodatnih orodij pa tudi v družini izdelkov Microsoft, na voljo narekovanje besedil. Nekaterim bolj ustreza govorjenje kot tipkanje in pred časom je to postala realna možnost, tudi v slovenskem jeziku.

Google v zadnjem času močno izboljšuje kakovost pri sprotnem pregledovanju besedil. Vsi programi znajo popraviti slovnične in druge »tehnične« napake pri tipkanju in govorjenju, toda Docs po novem zmore tudi označiti neprimerne besede in celo svetovati, kako del stavka ali celotno misel napišemo manj dolgočasno, bolj neposredno, skratka bolje.

Precejšnje novosti se obetajo tudi na drugem področju, pri samodejnem ustvarjanju povzetkov. Google je nedavno najavil novo tehnologijo na podlagi umetne inteligence, ki iz besedil v programu Docs in celo iz kramljanja v programu Chat samodejno naredi uporabne povzetke s ključnimi informacijami, ki spodbudijo k podrobnejšemu branju in tudi pomagajo pri iskanju dokumentov s ključnimi podatki.

Čeprav je doslej veljalo, da imajo spletne pisarne skromnejša orodja za oblikovanje in urejanje besedil, se ta razkorak z namiznimi različicami hitro manjša. Google, denimo, omogoča diskretno izbiro in oblikovanje več nepovezanih delov besedila, kar je bilo doslej sila zamudno.

Google Docs dobiva zelo zanimive novosti, denimo orodje za samodejno izdelavo povzetkov.

Spletne pisarne tudi vse bolje sodelujejo z drugimi pisarniškimi pripomočki, kot so poštni programi in programi za skupinsko delo. Ena zadnjih novosti je možnost, da sporočilo začnemo pisati in formatirati v Google Docs, pošljemo pa ga neposredno prek Gmaila. Kot vemo, ima urejevalnik besedila v tem odjemalcu precej manjše možnosti oblikovanja.

Stroški spletne pisarne

Izbira programske opreme za spletno pisarno je pogosto pogojena s stroški. Če govorimo o rabi za zasebne namene, je odločitev pogosto preprosta, večina uporabnikov stremi k brezplačnim paketom. Ti pa še zdaleč niso okrnjeni. Googlovi brezplačni programi večinoma povsem zadostujejo za občasno delo z dokumenti. Tudi Microsoftova brezplačna raven je spodobna, čeprav morda kak korak za ponudbo Googla.

Korak više so plačljive različice. Tu seveda govorimo predvsem o mesečnih oziroma letnih najemninah. Če se spet omejimo na zasebno rabo, so storitve lahko le zmerno drage, 6 do 8 evrov na mesec, letna sklenitev nam običajno prinese dodatne popuste. Pozor na družinske pakete. Včasih dobimo za manjši pribitek dostop za nadaljnjih 4–5 družinskih članov. Microsoft 365 Family stane 99 dolarjev na leto za do 6 oseb, ob tem pa dobimo tudi 6 TB pomnilniškega prostora v oblaku.

Prav dodatne storitve, kot so elektronska pošta, dodatni pomnilniški prostor, dostop do videokonferenčnih in drugih programov za skupinsko sodelovanje, utegnejo odtehtati pri izbiri. Pri tovrstnih odločitvah bi moral vsakdo najprej narediti domačo nalogo in primerjati ponudbo z realnimi stroški zagotovitve enakovrednih storitev v lastni režiji. Naši izračuni kažejo, da je nakup v primerjavi z najemom vedno težje opravičljiv. S te plati je prihodnost brez dvoma v najemu oblačnih storitev.

Pri poslovni rabi je zgodba rahlo drugačna in je odvisna od potreb posameznega podjetja oziroma celo strukture delovnih mest, zato je na voljo precej večje število paketov, ki poskušajo zadovoljiti točno določene profile uporabnikov. Cene se tu gibljejo med 5 in 20 evri na mesec, pogosto pa vsebujejo tudi storitve, ki za zasebno rabo niso uporabne.

Ne smemo pa pozabiti tudi na študente in dijake, ki imajo tudi v Sloveniji možnost brezplačne uporabe omejenih orodij. To obenem tudi pomeni, da bodo današnje generacije jutri še bolj vajene rabe spletne pisarne kot tisti v trenutno aktivnem delovnem razmerju. Tudi to velja upoštevati.

Ravno pravšnja pisarna

Pri delu na daljavo je tehnologija brez dvoma tista, ki vzpostavlja možnost dela na daljavo, po drugi strani pa sta lahko uvajanje in kopičenje različnih orodij zelo neproduktivna. Sploh tam, kjer je uvedba prehitra, uporabniki pa novosti niso posvojili in ne razumejo ali ne znajo uporabljati že osnovnih možnosti, ki so na voljo.

To dokazuje raziskava ponudnika storitev Ensono, ki so jo opravili lani in letos v Veliki Britaniji. Ta je pokazala, da več kot polovica podjetij, ki uporabljajo pisarniški programe Microsoft 365, ne zna in ne uporablja ključnih funkcionalnosti, ki zagotavljajo učinkovito, še posebej pa varno poslovanje. 38 odstotkov podjetij ne uporablja zadostnih sistemov za avtentikacijo uporabnikov (recimo večfaktorsko avtentikacijo), 43 odstotkov podjetij ne uporablja mehanizmov pogojnega dostopa do programov in podatkov (CAC – Conditional Access Controlls) in kar 46 odstotkov podjetij ne uporablja vgrajenih mehanizmov za preprečitev izgube podatkov (Data Loss Prevention).

Ena izmed malo izkoriščenih, a v prihodnje verjetno zelo uporabnih možnosti, je podpora za narekovanje besedil, tudi v slovenščini.

Če k temu dodamo že dolga leto znano ugotovitev, da velika večina uporabnikov dejansko uporablja le 10–15 odstotkov funkcionalnosti sodobnih uporabniških programov, se je vselej vredno najprej vprašati, ali ne bi bilo pred menjavo orodja bolje razširiti znanje o tem, kar že uporabljamo.

Veliko podjetij svojim zaposlenim nudi le osnovno izobraževanje, le redki pa se izobražujejo na lastno iniciativo. Ob tem pa vsi ugotavljajo, da se potrebe v podjetjih večinoma s časom povečujejo, poznavanje pa ostaja isto. Lep primer so danes že kar osnovne funkcionalnosti programa, kot je Excel, ter današnje potrebe po napredni analitiki, vrtilnih tabelah, večdimenzionalnih poizvedbah, dostopu do zunanjih virov podatkov in podobne napredne funkcije, kjer je vsakdo večinoma prepuščen sebi. Le redki pa te prepreke znajo ali zmorejo preplezati sami.

Pomen osebnega stika v virtualnem sodelovanju

Delo na daljavo prinaša številne koristi, toda tudi več pasti. Ni si težko zamisliti scenarija, kjer sodelavci posameznih članov ožje ekipe sploh ne spoznajo, poznajo pa njihovo delo. Resnici na ljubo, kdor dela v večjem podjetju, kjer je nemogoče poznati in srečati vse, je to doživljal že doslej.

Večinoma je zato modro pri odločitvah o načinu dela izbrati srednjo pot – hibridno delo. Nekaj časa od doma oziroma z oddaljene lokacije in nekaj na sedežu podjetja, kjer se lahko v živo srečamo s sodelavci in tudi t delovnim okoljem ter vsebino dela.

Koliko dela je smiselno opraviti na daljavo in koliko v pisarni, je zelo odvisno od tipa dela, delovnega okolja, delovnega procesa pa tudi delovne kulture v podjetju. Verjamemo, da se bo delo na daljavo izvajalo tudi v dogledni prihodnosti, zato je naloga tako delodajalcev kot zaposlenih, da najdejo ravnotežje, ki prinaša skupno korist. Dobre praske od drugod so le delno uporabne, vsako okolje bo zato moralo najti svojo točko ravnotežja.