Delo od doma: Prihodnost je hibridna

Orodja za skupinsko sodelovanje, pogosto dopolnjena s tistimi za video konference, so postala v teh časih nepogrešljiv pripomoček za delo na daljavo. V zadnjih nekaj letih smo tu doživeli zelo veliko razvoja, tako z vidika funkcionalnosti kot predvsem števila uporabnikov. Lahko že trdimo, da smo presegli kritično mejo, kjer je za učinkovito poslovanje in tudi učenje ter sodelovanje v sodobnem svetu treba biti opremljen za digitalno podprto skupinsko delo.

Uporaba orodij za skupinsko sodelovanje se je v zadnjih dveh letih izrazito povečala.

Programske rešitve za skupinsko sodelovanje so nastale zaradi potrebe po boljšem sodelovanju med skupinami ljudi, ki delajo pri skupnem projektu ali aktivnosti. Gre za mešanico orodij, ki običajno vključuje orodja za komunikacijo (kramljanje in zvočne ter video povezave), prostor za hrambo podatkov, oglasno desko za objavo pomembnih informacij, orodja za vodenje nalog in še marsikaj drugega, kar utegne biti specifično, a pomembno za uspešno delovanje skupine.

Orodja za skupinsko sodelovanje poznamo že vrsto let. Sprva so bile to namizne aplikacije za upravljanje osebnih in skupinskih podatkov (recimo Lotus Notes), nato so prišli na vrsto portali (najbolj znameniti med njimi je Microsoftov Sharepoint). Danes na tem področju prevladujejo hibridne rešitve, ki so na voljo kot namizne aplikacije in spletna orodja, ključno pa je, da so dobro podprte tudi na mobilnih napravah. Lep primer je storitev Slack.

Uporabo orodij za skupinsko delo srečamo na zelo različnih in številnih področjih rabe. Njihovo vrednost znajo zlasti ceniti v večjih podjetjih, kjer je zaradi razpršenosti in števila zaposlenih drugačna oblika organizacije precej težavnejša. V časih, ko so lahko projektne ekipe dobesedno razpršene po vsem svetu (na primer na področju razvoja programske opreme), so orodja, kot je Slack, postala pravzaprav temeljno orodje. Kdor bo podrobneje pogledal notranjo organizacijo številnih startupov, bo zagotovo visoko na spisku uporabljenih orodij našel Slack ali ekvivalentno rešitev.

Orodja za skupinsko delo so zelo uporabljena tudi v primerih, ko pri skupnih projektih občasno sodelujejo predstavniki različnih podjetij, kjer bi bilo sicer težje uskladiti različne standarde in pravila notranjega komuniciranja. Veliko uspešnih primerov rabe orodij za skupinsko delo smo videli že tudi na področju izobraževanja, čeprav bi tu lahko bilo narejenega že več.

Uporaba tovrstnih pripomočkov je seveda dobila nepričakovan in neverjetno velik pospešek zaradi pandemije. Gartner je lani z raziskavo potrdil, da je zaradi pandemije orodja za skupinsko delo začelo uporabljati kar 80 odstotkov zaposlenih, kjer je delo lahko organizirano prek računalniškega programa. Od 2019 do 2021 se je raba tovrstnih programov povečala za 44 odstotkov, kar je največ od nastanka te skupine orodij.

Po rasti rabe jih je najbrž prehitela le uporaba bolj specializiranih videokonferenčnih programov. Prav ti dve skupini programov se pogosto zelo prepletata. Če pogledamo platformo Microsoft Teams, je to najbolj značilna kombinacija orodij z obeh področij. Slack je po drugi strani ostal pretežno orodje za sodelovanje, video konference so v ozadju. Zoom pa je pretežno videokonferenčni sistem, a je na drugih področjih precej bolj šibak.

Središče za hibridno delo

Orodja za skupinsko sodelovanje dejansko postajajo stičišče ali središče za delo prihodnosti, zlasti pri tako imenovanem hibridnem delu, kjer vsaj del ekipe deluje na daljavo. Sodeč po podatkih družbe Gartner, v to kategorijo sodi pet področij aktivnosti: skupinsko komuniciranje – sestankovanje, vizualno sodelovanje, upravljanje vsebin, upravljanje delovnih procesov ter avtomatizacija delovanja.

Tradicionalno so skupinska orodja najprej nudila skupni prostor za pisno komunikacijo, kasneje pa tudi za zvočno in video, kjer lahko razpravljamo, sprašujemo, pomagamo, obveščamo druge v skupini. Sodelujemo lahko v več projektnih skupinah, ki so lahko med sabo povsem ločene, pa bomo še vedno uspešno organizirali svoje delo, da to v nobenih od njih ne bo trpelo. Razprave so lahko razdeljene v različne kanale, namenjene samo posamezni temi ali manjši skupini ljudi, da je pogovor bolj osredotočen in je to enostavnejše.

Prav možnost sledenja določeni temi in tudi napredno iskanje sta pomembni prednosti pred generičnimi orodji za trenutno sporočanje, kot je Messenger. Sodobna orodja pa znajo še precej več. Večina tovrstnih orodij ponuja integracijo z drugimi programi in spletnimi platformami, tako da predstavljajo povezovalni člen za upravljanje dela in vsebin na več platformah. Lep primer je, ko nam program za upravljanje strežnikov sam sporoči, da je z nekim sistemom nekaj narobe, ali pa smo obveščeni o novi različici dokumenta, ki ga je dopolnil neki član skupine.

Zaradi teh integracij se je odprla možnost za novo smer razvoja programov za skupinsko delo, ki vse bolj postajajo orodja za avtomatizacijo opravil. Upravitelji delovnih tokov v tovrstnih programih znajo spremljati vhodne podatke in ob poslovnih pravilih opraviti nadaljnje akcije. Vse pogosteje pri tem pomagajo algoritmi strojnega učenja, tako imenovati boti, ki znajo v nekaterih primerih tudi komunicirati z ostalimi, kot bi šlo za resnične ljudi.

Slack je eno od najbolj razširjenih orodij za skupinsko sodelovanje, ki že v brezplačni različici nudi ogromno.

Velika večina orodij tako ali drugače rešuje tudi vselej pereče vprašanje organizacije dela, na primer razdelitev in spremljanje izvajanja nalog, načrtovanje aktivnosti in uporabe sredstev, nenazadnje pa pomagajo tudi pri rednem poročanju o stanju projekta, da je na ta način mogoče spremljati napredek in učinkovitost skupnega sodelovanja.

Platforme za prilagodljivo sodelovanje

Rešitve za skupinsko sodelovanje se lahko med sabo zelo razlikujejo, čeprav naslavljajo enake teme in problematike pri sodelovanju ljudi. Nekateri izdelki, na primer Microsoft Shaepoint, so pravzaprav nekakšna razvojna platforma, kjer vsaka skupina uporabnikov, celo znotraj enega podjetja, lahko prilagodi okolje lastnim potrebam. Seveda pa je na poti do tega cilja potrebnega nekaj napora, da se tako okolje vzpostavi. Paziti je tudi treba, da dovolj dobro razumemo, kako je videti proces, ki ga želimo podpreti, in kaj si v resnici želimo, sicer bomo več časa porabili za prilagajanje kot pa upravljanje vsebin oziroma dela.

V nekaterih primerih, zlasti v manjših ekipah, kjer po eni strani še ni znanja o upravljanju procesov, po drugi strani pa srečamo več naklonjenosti prilagodljivosti, je precej boljša taktika uporaba preprostejšega orodja, ki ga lahko začnemo hitro uporabljati, a z njim lahko kasneje še vedno uspešno rastemo.

Lep primer take taktike je vodilna platforma na tem področju, program Slack, ki je v osnovi silno enostavno orodje. V Slacku odpremo delovno ekipo, komunikacijo opravljamo prek spletnega kramljanja, vanjo pa lahko nato postopoma dodajmo dodatne elemente. Želimo deljenje datotek? Ni problem, dodamo integracijo s platformo Google Drive. Želimo upravljati projekte? Povežemo se s storitvijo Todoist. Želimo upravljati še več projektov? Povežemo se s platformo Trello. Za Slack danes obstaja čez 2.000 različnih integracij z drugimi programi, med katerimi so nekatere zgolj osnovne, ponekod pa je povezava že tako tesna, da je videti, kot da delamo z enim samim programom.

Ena od močnih plati programa Skype je integracija z več kot 2000 različnimi spletnimi orodji in storitvami.

Drugi razlog za uspeh, zlasti pri manjših delovnih skupinah, je enostavnost uporabe. Slack deluje dobro na vseh platformah, mobilnih in namiznih. Pomembno je, da je osnovna raven na voljo brezplačno, kar pa je dovolj za ogromno število manjših skupin, ki se tako najprej lahko privadijo takemu načinu dela. Ne dvomimo, da bodo posegli tudi po plačljivih storitvah. Slack se rad pohvali, da imajo v teh časih 12 milijonov dnevnih uporabnikov, storitve pa uporablja čez 600.000 podjetij.

Nobena skrivnost ni, da je Microsoft svoje orodje Teams naredil prav po vzoru platforme Slack. Čeprav imajo v ponudbi tudi platformo Sharepoint, jim je tovrstni način rabe manjkal. To odločitev so sprejeli pravočasno, saj je pandemija katapultirala uporabo orodja Teams, bistveno manj pa Sharepoint (ki pa je v rabi v ozadju orodja Teams). Tudi Microsoft nudi brezplačno različico, kar je bilo pomembno še posebej zaradi videokonferenčnih funkcij, kjer Slack precej bolj zaostaja.

Microsoft Teams omogoča organiziranje razprav v ekipe in kanale.

Ne dvomimo, da je pomemben del uspeha prav dejstvo, da že brezplačne različice programov za skupinsko delo prinašajo veliko funkcij brez ostrih omejitev. Slack po novem sploh ne omejuje števila uporabnikov, omejeni pa smo na hrambo zgolj 10.000 sporočil in na največ 10 integracij (povezav z drugimi programi) naenkrat. Pri video klicih smo omejeni na seje med dvema osebama. Microsoft nudi še celo nekaj več, kar je tudi način, da poskušajo uporabnike Slacka zvabiti na svojo platformo.

Manj znani ponudniki, kot je na primer Notion, merijo na skupinsko sodelovanje za specifične naloge, kot je na primer projektno delo.

Ne smemo pozabiti tudi na tretjo platformo, ki je prav tako pomembna in v zadnjem letu dosega največjo relativno rast med vsemi naštetimi. To je seveda Google Wokspace. Google se je skupinskega dela tu lotil z druge plati. Že lep čas ponujajo eno vodilnih platform za elektronsko pošto (Gmail), pisarniško poslovanje (Workspace), zaostajali pa so na področju skupinskega komuniciranja in video konferenc. To so zapolnili z dvema platformama (Meet in Duo), ki pa se zdaj združujeta in v celoti integrirata v okolje Workspace. Najnovejše različice odjemalcev nudijo na enem mestu vse naštete funkcionalnosti, tudi v brezplačnih različicah rabe. Res pa je, da je uporabniška izkušnja tu še nekoliko manj celovita kot pri bolj razširjenih tekmecih. Manjka predvsem boljše orodje za skupinsko kramljanje, ki bi bilo razdeljeno na kanale in virtualna delovna okolja. Google je tudi na področju integracij kak korak za tekmeci, čeprav se tu hitreje razvijajo, zaradi zasnove ekosistema pa najdejo bolje zasnovane povezave.

Celovite rešitve proti najboljšim na posameznem področju

Pri zasnovi strategije za digitalno skupinsko sodelovanje se srečujemo z dilemo. Ali je bolje zaupati podporo delu, kar je zelo pomembna odločitev, eni sami platformi ali je bolje za vsak segment uporabljati najprimernejše orodje zanj. Enoznačnega odgovora tu ne bomo našli.

Po eni plati bi lahko zapisali, da je za podjetja, ki že doslej uporabljajo Microsoftove storitve, na primer Microsoft 365, povsem naraven korak, da za skupinsko sodelovanje uporabljajo Teams. Če ne drugega, zato, ker so s tem tudi licenčno in stroškovno pokriti, kar je pomemben dejavnik odločitve. Toda nedavna raziskava družbe Okta razkriva, da kar 45 odstotkov podjetij z licencami Microsoft 365 redno uporablja tudi druga orodja, kot so Box, Google Workspace, Slack, Zoom in drugi. Pogosto ne sistemsko, torej na ravni celotnega podjetja, temveč kot najboljše orodje za učinkovito sodelovanje za specifično skupino.

Monday.com ponuja grafično zelo bogato ponazoritev stanja pri skupinskem sodelovanju.

Razlog ponavadi prihaja »od zunaj«. Če želimo sodelovati z nekom, ki ne uporablja enake platforme, se bo treba prilagoditi. Bodisi prek integracij, kar bo vzelo nekaj časa, pogosto pa bomo kar privzeli eno od orodij, ki ga lahko uporabljata obe strani. Lep primer so videokonferenčni sestanki. Če ena stran uporablja Zoom, druga pa Teams, se bo treba sporazumeti. To velja tudi za skupno hrambo dokumentov in orodja za skupno kramljanje.

Če ne vztrajamo samo pri eni celoviti platformi, lahko računamo tudi na prednosti, ki jih prinašajo manjši, a inovativni ponudniki. V zadnjem letu na tem področju spremljamo hiter vzpon novih prišlekov, kot so Notion, Figma, Miro, Airtable in Monday.com, tudi Asane in Trella, ki sta že nekoliko bolj znana. Večina teh storitev želi narediti udobnejše in bolj pregledno delovno okolje v navideznem svetu. Brez dvoma bo nekaterim uspelo. Prihajajo pa tudi že novi člani, ki jih najdemo v imenikih dodatkov za priljubljene platforme, kot sta Slack in Teams.

Program za skupinsko sodelovanje Miro še posebej pritegne z izvirnim in prijetnim uporabniškim vmesnikom.

Najbrž je prav to način, kako bomo v prihodnje širili nabor zmogljivosti delovnega okolja za delo na daljavo. Okolja, ki bo dinamično in se bo sčasoma dopolnjevalo z novimi storitvami, včasih pa tudi z zamenjavo obstoječih, čeprav morda le v enem od segmentov rabe. Paziti moramo le na to, kaj se dogaja s podatki. Marsikdo se ne zaveda, da so zapisi v orodjih za skupinsko sodelovanje prav tako pomembna poslovna dokumentacija kot katerikoli drugi dokumenti, zapisani v pisarniških programih, ali pošta v elektronski pošti. Kot taki pa imajo dolgoročno poslovno vrednost. Prenos in arhiviranje vsebin, zlasti komunikacijskih zapisov, pa sta nekaj, kar nas še čaka.