Delo od doma: Srečanja na daljavo

Sestankovanje prek video konferenc je postalo del našega vsakdana ne glede na to, ali smo v pisarni, doma ali na poti. Zdaj ko smo se do neke mere privadili na tak način dela, sledi iskanje najboljših načinov uporabe, da bi bilo tovrstno delo učinkovito in čim manj stresno. Proizvajalci pa še naprej zelo hitro dodajajo nove zmožnost in tekmujejo za naklonjenost končnih uporabnikov ter podjetij.

Microsoft Teams premore tudi orodja, ki poenostavijo video povezavo v telemedicini.

Če v današnjih časih v pogovorih ali srečanjih omenimo, da se »dobimo v video konferenci«, bomo le redko naleteli na osebo, ki ne bo vedela, o čem govorimo. Dogajanje v preteklih dveh letih je drastično spremenilo dojemanje in uporabo spletnih video konferenc v širši družbi in tovrstni način komunikacije ustoličilo kot od eno od osnovnih možnosti za srečanja, tako v zasebnem okolju, še posebej pa v poslovnem.

Mnenja o uporabi video konferenc ostajajo zelo polarizirana, od tistih, ki jih zlahka sprejemajo in z veseljem uporabljajo, ker jim koristijo in prihranijo trud, do tistih, ki tovrstni način komuniciranja še naprej dobesedno sovražijo. Morda tudi zato, ker jim je bil zaradi pandemije tak način komunikacije vsiljen.

Opažamo pa, da se število članov prve skupine sčasoma hitro povečuje, drugih pa zmanjšuje. Če bi se ozrli v ne tako oddaljeno preteklost, bi na podobno vzdušje, čeprav morda v malo blažji obliki, naleteli v časih, ko so na sceno prihajali mobilni telefoni. Danes se le redki upirajo njihovi uporabi. Najbrž bo se bo kmalu enako zgodilo tudi z uporabo video konferenc.

Množičnost uporaba video konferenc

Za nami je dveletno obdobje, ko se je število uporabnikov videokonferenčnih sistemov izjemno povečalo. Leta 2020 smo tako zaradi pandemije beležili kar okoli 530-odstotno rast rabe. Od tedaj se je rast števila uporabnikov sicer umirila, a je število dnevnih uporabnikov še naprej ostalo zelo visoko. Poti nazaj očitno ni več.

Kljub tej hitri rasti pa smo še daleč od tega, da bi bila uporaba video konferenc vsaj približno tako razširjena, kot je osnovna mobilna telefonija. Statistike kažejo, da je priložnosti za napredek in s tem rast še precej. Leta 2021 je bil trg videokonferenčnih storitev vreden le okoli 6,03 milijarde dolarjev, kar je v primerjavi z drugimi storitvami v oblaku razmeroma malo. Po drugi strani pa so raziskovalci izračunali, da podjetja globalno na leto izgubijo skoraj 400 milijard dolarjev zaradi dolgih in slabo zasnovanih sestankov, zlasti pri tistih, ki vključujejo potovanja na lokacijo sestanka. Po našem mnenju je ta ocena še celo zadržana.

Razširjenost rabe videokonferenčnih sistemov je še posebej velika med tistimi, ki delajo na daljavo ali pa so vključeni v eno od oblik hibridnega dela. Med temi je kar 76 odstotkov takih, ki za osnovo delovanja uporabljajo videokonferenčne sisteme. Še bolj pomembno pa je, da je med temi kar 90 odstotkov takih, ki so zelo zadovoljni z uporabo tovrstnih sistemov. Še celo več, nekateri navajajo, da svoje ideje lažje delijo z ostalimi prek digitalnih načinov komuniciranja kot prek klasičnih sestankov in predstavitev.

Zoom je postal znan po galeriji slik sodelujočih, kar so prevzeli tudi vsi tekmeci.

Pri družbi Dialpad so raziskave še nekoliko bolj poglobili in uporabnike povprašali o dosedanjih izkušnjah z videokonferenčnimi sistemi. Marsikoga utegne presenetiti podatek, da kar 83 odstotkov vprašanih navaja, da so v tovrstnih konferencah porabi okoli tretjino svojega delovnika. Možnost sestankovanja na daljavo je tudi spremenila navade pri organizaciji delovnega tedna. 75 odstotkov vprašanih ima raje sestanke na posamezne, točno izbrane dneve v tednu. Med vsemi je sestankarsko najintenzivnejši ponedeljek, najdaljši sestanki pa se odvijajo ob četrtkih.

Kar 83 odstotkov vprašanih meni, da pri sestankih ne potrebujejo video povezave, zadostujeta že zvok in delitev zaslona. Večine niti ne moti, če imajo veliko število sestankov v dnevu, a pod pogojem, da so ti ustrezno napovedani in načrtovani. Večja ovira je kakovost zvočne povezave, kar moti več kot polovico uporabnikov.

Raziskava je tudi pokazala, kaj je za uporabnike idealen sestanek na daljavo. Večina meni, da je so to hitri sestanki z ne več kot 20 sodelujočimi, ki v celoti trajajo 12–13 minut. Karkoli je nad temi okviri, je težje obvladovati.

Različni nameni rabe video konferenc

Ko govorimo o video konferencah, imamo v mislih nabor zelo različnih orodij, ki ob skupnem imenovalcu (povezovanje z zvočnim in video posnetkom) naslavljajo zelo različne skupine in potrebe uporabnikov. Če govorimo o družinskih srečanjih ali srečanju med prijatelji, je dovolj, da se uporabniki na različnih lokacijah lahko med sabo vidijo in pogovarjajo. Video kakovost, predvsem kakovost povezave, je tu ključnega pomena, saj bi se sicer ljudje še naprej pogovarjali zgolj prek telefonskega klica. Druge funkcionalnosti skorajda niso pomembne.

Pri poslovnih komunikacijah je drugače. Poznamo cel kup scenarijev rabe, ki se razlikujejo od končnega namena. Če govorimo o izobraževanju na daljavo in spletnih seminarjih, je video povezava še vedno ključnega pomena, a pretežno le v eno smer, od predavatelja do slušateljev. Ti si se z zvokom in videom priklapljajo le občasno, tudi zaradi tega, da ne obremenjujejo povezave in motijo ostalih.

Ena od smeri razvoja videokonferenčnih programov je organizacija množičnih spletnih dogodkov.

Navadni spletni sestanki imajo druge lastnosti. Raziskave kažejo, da za veliko sestankov zadostuje že samo zvočna povezava, pogosto podkrepljena z deljenjem zaslonov, na katerih prikazujemo predmet sestanka ali pa skupno beležnico s točkami in z zapiski. Video je sicer dobrodošel, a je pogosto uporabljen le ob prvih (spoznavnih) sestankih in tedaj, ko želimo nekaj pokazati ali izpostaviti. Ne dvomimo pa, da se bo v prihodnje količina rabe še povečevala in s tem še dodatno brisala meje med srečanji v živo in na daljavo.

Tako pri izobraževanju kot pri navadnih sestankih je ključno, da lahko z drugimi delimo informacije, ki so potrebne za obravnavo na sestanku ali predavanju, pa naj gre za predstavitev, beležnico ali zaslon izbranega programa, celo za elektronsko tablo in skupno predvajanje večpredstavnih vsebin pride prav.

Pogosto pri videokonferenčnih programih pozabljamo na še eno ključno lastnost, ki je nastala med prvimi, a je še vedno pogosto spregledana, to je prikaz prisotnosti. Raziskave tu kažejo, da se ta koncept »prijema« le počasi, čeprav vedno več ljudi razume, zakaj je to uporabno. S tem pač prikažemo, ali smo na voljo za klic, zasedeni, povsem odsotni, na drugem klicu ali podobno.

Število scenarijev rabe pa se s tem še ne konča. Posebna problematika velja za področje podpore na daljavo, kjer spet uporabljajo specifičen nabor orodij (podpora in dostop na daljavo), pa za področje telemedicine in še bi lahko naštevali. Verjamemo, da se bo sčasoma za vsako področje človeške družbe oblikovala specifična dobra praksa, ki bo združevala več programov v uporabno celoto. Tedaj se bodo meje med videokonferenčnimi programi in orodji za skupinsko (so)delovanje še dodatno zabrisale.

Video konference za zasebno rabo

Ko govorimo o video konferencah za zasebno rabo, sta v ospredju predvsem enostavnost uporabe in razširjenost. Tu se bomo pogosto srečevali pretežno s prijatelji in z družino, čeprav statistike kažejo, da se v teh okoljih srečuje vse več tudi naključnih oseb, pogosto znancev od znancev. Govorimo seveda o spletnih različicah zabav, kjer se povabila in povezave delijo prek družabnih omrežij ali kot spremljava dogajanja v živo.

Danes praktično vse priljubljene platforme za družabno kramljanje podpirajo tudi eno od oblik video kramljanja. Težko je sicer določiti število uporabnikov posamezne platforme, ki redno uporabljajo tudi video klice, toda globalno število dnevnih uporabnikov je tu dovolj zgovorno.

Vsi v nadaljevanju našteti izdelki so seveda na voljo običajno tako v mobilni različici kot namizni ali vsaj spletni. V tem segmentu sta daleč najpomembnejši mobilna raba in uporabniška izkušnja, ki pa se lahko rahlo razlikujeta tudi glede na uporabljeno platformo (operacijski sistem, tablica ali telefon). Večina naštetih programov zagotovo podpira video klice med dvema osebama, nekateri pa tudi klice v manjših skupinah (večinoma do štiri uporabnike ali osem). Glavni razlog za omejitve je predvsem ta, da proizvajalci želijo video slike sodelujočih hkrati prikazovati na sicer majhnih telefonskih zaslonih, kar je seveda težko.

Google Meet je v zadnjih mesecih močno nadoknadil zaostanek za tekmeci, a je ohranil enostavno rabo.

V tem segmentu zato ne moremo pričakovati vseh lastnosti, ki jih srečamo pri videokonferenčnih programih, mišljenih pretežno za poslovno rabo. Ti dve kategoriji se sicer dopolnjujeta in izmenjujeta dosežke na tehnološkem področju, na primer pri zamegljevanju ozadja klicatelja, video filtrih, orodjih za komentiranje in kodekih za učinkovito posredovanje večpredstavnih vsebin. Razlike pa ostajajo v samih uporabniških vmesnikih.

Na tem področju je daleč pred vsemi Meta, krovna družba storitve Facebook. Whatsapp ima v teh časih dve milijardi uporabnikov in prenese okoli 100 milijard sporočil na dan. Le manjši delež tega pa je povezan z videokonferenčnimi klici, čeprav lahko v skupini pokličemo do osem uporabnikov.

Sledi Facebookov Messenger, ki ga dnevno uporablja 1,3 milijarde ljudi, zato ne preseneča, da je Facebook nedavno najavil nove funkcionalnosti, ki poenostavljajo upravljanje klicev na tej platformi. Spomnimo se, da je Facebook video povezave leta 2014 od tod začel seliti v svoj primarni servis (Facebook), vendar jih je priljubljenost videokonferenčnih programov usmerila spet v staro smer. Messegner bo v kratkem zmogel še precej več na področju upravljanja klicev.

Instagram, ki ima okoli 500 milijonov dnevnih uporabnikov, prav tako omogoča videokonferenčno kramljanje, čeprav v razmeroma majhni skupini ljudi, ta funkcionalnost pa še vedno ni v ospredju v primerjavi z drugimi tipi objav.

Snapchat ima dnevno 322 milijonov uporabnikov, čeprav v tem primeru ne govorimo toliko o klasičnih videokonferenčnih sistemih, temveč o objavi video in zvokovnih zapisov. Če pa se ti v skupini dogajajo pogosto, v bistvu služijo enakemu namenu.

Apple Facetime ima kot dnevni rekord 125 milijonov uporabnikov. Uporabniki tu platformo dejansko uporabljajo zgolj kot video telefon, ker pač ta nima ostalih komponent, ki jih srečamo v družabnih aplikacijah.

Zanimivo, da na tem področju Google niti približno ni najbolj priljubljena platforma, čeprav večina uporabnikov po svetu uporablja telefone z Androidom, zato bi pričakovali, da bo na tem področju želel večji tržni delež. Google Meet in Google Duo imata skupno približno 100 milijonov dnevnih uporabnikov, pri katerih večina opravlja video konference, a je kramljanje tudi dovolj prisotno.

Nedavno se je Google tej zmedi odločil narediti konec (ali vsaj začetek konca) z napovedjo, da bo postopoma platformi združil. Bolj rečeno Meet bo postal glavna in osrednja aplikacija za trenutno sporočanje in video konference, tesno pa jo bodo povezali v Workplace, svojo spletno pisarno.

Ko govorimo o zasebni rabi, ne smemo pozabiti tudi na v naših krajih precej razširjeni Viber, ki so ga začeli uporabljati kot zamenjavo za brezplačne mednarodne telefonske klice. Platformo vsak dan uporablja 170 do 180 milijonov ljudi, manjši delež tudi za videokonferenčne seje.

Cisco Webex je še vedno ena najbolj kakovostnih rešitev za poslovno sestankovanje.

Omeniti velja tudi obstrance, ki pa vztrajno pridobivajo število uporabnikov. Prvi je platforma Telegram, k ima zdaj že kar spoštljivih 55 milijonov dnevnih uporabnikov. Drugi pa je program Signal, ki ga, sodeč po nekaterih podatkih, uporablja okoli 40 milijonov ljudi. Oba stavita predvsem na uporabnike, ki so zaskrbljeni nad varnostjo oziroma nad prevelikim vpogledom v zasebne podatke, ki so pogosto predmet sporov v primeru uporabe rešitev večjih ponudnikov.

Vodilne platforme za sestankovanje

Nekako nad skupino videokonferenčnih storitev, ki ponujajo rešitve za zasebno rabo, oziroma odjemalci za družabna omrežja se nahaja skupina programov, ki so namenjeni univerzalni, a ob tem v resnici bolj poslovni rabi. Programe, kot so Teams, Zoom, Meet in druge, seveda lahko uporabljamo prav tako v zasebne namene in pogosto so tako tudi uporabljeni, vendar je njihova resnična moč v obvladovanju bolj kompleksnih scenarijev rabe, ki se združujejo z drugimi ali pa imajo že vgrajena orodja za skupinsko delo in sodelovanje.

Preden se poglobimo v značilnosti teh platform, morda ni odveč ugotovitev, da na tem področju v resnici prav pogosto ne bomo uporabljali zgolj enega programa, in sicer tistega, ki nam je najbolj všeč. V uporabi bo predvsem program, ki ga imajo tudi naši sogovorniki. To odločitev pogosto opravijo sklicatelji ali organizatorji sestankov, prav tako pogosto pa je določitev stvar usklajevanja med sogovorniki.

V organizacijah, kjer se sestanki na daljavo odvijajo predvsem v zaprtem, pogosto nespremenljivem krogu uporabnikov, je določitev uporabljenega videokonferenčnega programa razmeroma preprosta. V šoli uporabimo to, kar določi učitelj, v podjetju pač tisto, kar določi podjetje oziroma organizator sestanka.

Kdor pa opravlja veliko število sestankov z vselej novimi sogovorniki, doma in v tujini, bo kaj kmalu ugotovil, da bo moral v resnici uporabljati različne programe in se s tem prilagajati sodelujočim, zlasti če so to stranke ali pomembni partnerji. Čeprav se zdi, da je to recept za izgubo časa in razne frustracije, v resnici ni tako hudo. Večina programov lahko namreč v računalniku ali telefonu sobiva povsem brez težav, vsi pa delujejo na podoben način. Težave nastopijo le tam, kjer se sodelujoči ne morejo poenotiti za eno platformo. A to je že bolj problem organizacije kot tehnologije.

Na področju rešitev za poslovno, izobraževalno in tudi splošno sestankovanje je vodilni ponudnik še vedno Zoom, ki ima okoli 300 milijonov dnevnih uporabnikov. Zgodba o uspehu družbe Zoom je tesno povezana z zgodbo o globalni epidemiji. Zaradi nje je število uporabnikov te platforme od leta 2019 zraslo za neverjetnih 2.900 odstotkov, kar je brez primerjave v celotni zgodovini računalništva.

Zoom je sicer vodilna rešitev na tem področju, a je v osnovi ostal pretežno le videokonferenčni program. V ozadju namreč ne stoji velikan, kot sta Microsoft in Google, ki lahko v razmeroma kratkem času dogradi druge funkcionalnosti in se povezuje z drugimi izdelki v (lastni) ponudbi. Namesto tega so pri Zoomu najprej razvijali nove funkcionalnosti s področja video konferenc, zlasti pri obvladovanju specifičnih področij, kot so orodja za izobraževanje in seminarje ter orodja za prirejanje množičnih konferenc, celo dogodkov, kot so koncerti in javne prireditve.

Po drugi strani pa Zoom že lep čas gradi nove temelje, ki ga vodijo iz klasičnih videokonferenčnih sistemov. Najprej so lani predstavili povsem nove zmožnosti integracije z drugimi spletnimi platformami, kot orodja za sodelovanje, projektno vodenje, hramba podatkov. Strategija je tu podobna tisti pri orodjih Slack ali pri Microsoft Teams, a za tema še precej zaostaja.

Področje, v katero pa se je odločil Zoom izdatneje investirati, je upravljanje sistemov za podporo uporabnikom (service and user support management). Lani so tako poskušali prevzeti ponudnika rešitev Five9, a je posel padel v vodo, Zoom pa je nato začel graditi podporo skozi nekaj obstoječih funkcionalnosti. Letos so to še izdatneje podkrepili z nakupom družbe Solvvy, ki prav tako ponuja rešitve za podporo strankam, predvsem pa ima kompetence na področju umetne inteligence, kar je menda naslednja velika zadeva v tem segmentu rabe.

Za družbo Zoom po številu uporabnikov srečamo vsem poznano okolje Microsoft Teams, ki ga danes dnevno uporablja že več kot 145 milijonov ljudi. Microsoft je bil pred leti na tem področju v zaostanku za Zoomom, Webexom in Slackom, a jih je v zadnjih dveh letih prehitel. Teams je najznačilnejši predstavnik orodja, ki povezuje video konference z orodji za skupinsko delo. Na obeh področjih je zelo dobro podkovan, čeprav naše izkušnje z njim kažejo, da je marsikatera funkcionalnost zgolj osnovna, deluje kar nekako nedokončana.

Teams je zato orodje, ki je zelo zmogljivo, a če želimo z njim upravljati poslovne procese, potrebuje poznavanje platforme in skrbno načrtovanje, da se njegova uporaba ne izrodi v nekaj, kar je neuporabno ali neobvladljivo. Zdi se nam, da Microsoft v nekaterih primerih nepotrebno zapleta oziroma je žrtev svojih lastnih (predhodnih) standardov in orodij, kar pri konkurentih srečujemo redkeje.

S povedanim lahko le pritrdimo, da je Microsoft v dveh letih v programu Teams naredil velike korake naprej, in to na tako številnih področjih, da ga tekmeci sploh ne dohajajo. Microsoft pravi, da je Teams postal nekakšen centralni odjemalec za upravljanje informacij in komunikacije v poslovnem okolju, četudi se te nahajajo in upravljajo v drugih aplikacijah. Microsoftova trgovina z dodatki je tu v zaostanku le za Slackom, a to samo pri številu podprtih aplikacij, saj so nekatere integracije tu še precej bolj zmogljive kot drugod.

Na tretjem mestu je podjetje Google s programom Meet, kjer pa je številko sočasnih uporabnikov težje določiti kot v prvih dveh primerih. Google navaja, da njihov poslovni komplet Workspace (nekoč G Suite) danes dnevno uporablja 100 milijonov uporabnikov. Ker je Meet zdaj tesno integriran v ostale komponente, na primer odjemalca Gmail, je o bolj natančnih številkah težko soditi.

Google je bil s svojo platformo še prek kakim letom precej v zaostanku skoraj za vsemi naštetimi tekmeci, vendar je lani in letos to močno nadoknadil. Meet danes pozna večino sodobnih funkcionalnosti, ki jih na videokonferenčnim področju srečamo v Zoomu in Teamsih, denimo, kar se tiče podpore večjega števila sodelujočih, organizacije sestankov kot tudi delitve vsebin.

Toda Meet ne pozna številnih zmožnosti s področja skupinskega dela, kjer še precej šepa. Organizacija pogovorov, kot je v Teamsih in Slacku, je tu precej bolj primitivna. Google tudi nima tako razvite integracije z drugimi spletnimi programi. Najbrž zato, ker je na številnih področjih njihov glavni tekmec, tako da je Meet žrtev tega stanja. Toda med vsemi naštetimi programi se zdi, da ima prav Meet najpreprostejši in najpreglednejši uporabniški vmesnik, kar je tudi sicer značilnost Googlovih storitev.

Tu nekje, kjer je zdaj Google, je tudi družba Cisco s svojo storitvijo Webex. Spomnimo se, prav ta platforma je bila prva prava komercialno uspešna rešitev za poslovne video konference, ki je nastala bistveno pred časom storitev v oblaku ali zadnje pandemije. Danes ima Webex menda 39 milijonov uporabnikov. V zadnjih dveh letih je Cisco v razvoj platforme vložil ogromno truda, ki pa je bil doslej le delno poplačan.

Cisco Webex je tehnološko eden najzanimivejših s stališča kakovosti video povezav, zlasti z lastno strojno omrežno in specializirano (hi-end) videokonferenčno strojno opremo. Kdor želi največjo možnost videokonferenčnih povezav, bo najprej pogledal na tem naslovu. Toda razširjenost omogočajo množice, te pa se zadovoljijo s programsko opremo, še posebej brezplačno, kjer je Webex premalo prisoten.

Webex je funkcionalno povsem soliden tekmec ostalim platformam, a nekoliko zaostaja s svojim konceptom skupinskega sodelovanja. Ta je nekoliko samosvoj in manj razumljiv za naključne uporabnike. Recimo na način, kot je takoj razumljiv program Zoom. Na tem področju bi Cisco lahko bolje uporabil strokovnjake za uporabniško izkušnjo, prav tako pa bi moral poskrbeti za boljšo integracijo z drugimi spletnimi storitvami, kjer je kar precej za ostalimi.

Na tem mestu bi omenili še Microsoftov Skype. Ne, na starosto videokonferenčnih programov nismo pozabili. Pri umeščanju programa smo bili v dilemi, saj ga pogosto uporabljamo tako za poslovne namene kot tudi zasebne. Pred leti bi rekli, da je glavni tekmec okolju Viber. Toda danes ga uporabljajo predvsem poslovni uporabniki.

Najbrž gre za prvo uporabljeno orodje s tega področja za marsikaterega uporabnika, prvo pravo poslovno orodje P2P, ki pa ga Microsoft še naprej razvija in umešča stopnico pod Teamsi. Skype je v zadnjem letu dobil novo podobo in značilnosti, izposojene iz Teamsov, a skoraj ničesar, kar bi dišalo po orodjih za skupinsko delo. Danes ima okoli 40 milijonov dnevnih uporabnikov.

Marsikje je Skype še vedno primarno orodje za kramljanje in hitre zvočne ter tudi video klice. Predvsem se nam zdi, da je še vedno poglavitno orodje za preverjanje prisotnosti uporabnika. Tu je še celo korak pred Teamsi. Težava programa Skype je v tem, da Microsoft ne ve točno, kaj bi z njim. Ta hip smo daleč od tega, da bi ga ukinili, a je med tem izgubil mesto privzetega odjemalca v operacijskem sistemu Windows. V 11. različici Oken ga je nadomestil program Teams.