Delo se spreminja

Delovna mesta so dinamična in pogosto spreminjajoča se okolja. Hitrost sprememb je vse večja, o tem priča že pogled v pisarne iz leta 2000. Čeprav je napovedovanje podobe pisarne prihodnosti nehvaležna naloga, je bližnja vizija – moderna pisarna leta 2020 – že bistveno bolj jasna.

Tehnologija resnično močno spreminja naša zasebna in službena okolja ter načine, kako delamo. Danes zaposleni prek svojih mobilnih naprav (telefonov, tablic, celo pametnih ur) kupujejo letalske vozovnice, naročajo taksi prevoze, sprejemajo plačila in celo upravljajo naprave v svojem domu. Ljudje smo začeli ceniti to, da lahko po zaslugi tehnološkega napredka delamo praktično kadarkoli, od koderkoli, s katerekoli naprave. Še več, vedno več zaposlenih si želi biti mobilnih, razporejati svoj čas tekom dneva in od sodobnega delovnega mesta takšno uporabniško izkušnjo celo pričakuje. A to je izziv predvsem za informatike, saj že tako kompleksna okolja IT še dodatno obremenjuje – zagotoviti morajo namreč varno delo na daljavo prek mobilnih naprav in najrazličnejših povezav. Kakovost povezave pa je danes tista, ki je neposredno povezana z uporabniško izkušnjo. A prednosti mobilne delovne sile so očitne, čeprav tega koncepta starejši zaposleni ne razumejo (beri: nočejo razumeti), mlajši (beri: milenijci) pa ga vedno pogosteje kar zahtevajo. Podjetja so v precepu. Želijo si zadovoljstva svojih strank, ki pričakujejo inovativne uporabniške izkušnje. Hkrati si želijo tudi talentiranih zaposlenih, zato morajo tem ponuditi sodobna delovna okolja – pogosto je to prav mobilna pisarna. V nadaljevanju razkrivamo trende, ki jih na delovna mesta prinaša sodobna tehnologija.

K zaposlenim usmerjena delovna mesta

Zaposleni so najpomembnejši del vsakega podjetja, čeprav se vsa tega dejstva ne zavedajo. (Kaj pa je drugega podjetje, kot vsota vseh zaposlenih?) V prihodnje bodo podjetja spremenila pogled in na zaposlene gledala kot na poslovne vire in ne le strošek. V tej luči ima ustvarjanje zaposlenim prijaznih delovnih mest resno nalogo in ne sodi le v domeno kadrovske in PR-službe. Kakovostna delovna mesta namreč privabljajo talentirane zaposlene, ti pa ustvarjajo konkurenčno prednost. Posebej mladi ne vztrajajo dolgo na delovnih mestih, ki jim niso všeč. Študija podjetja Deloitte v ZDA je ugotovila, da zamenjava mladega zaposlenega podjetje stane od 15 do 25 tisoč dolarjev, skupni stroški izobraževanj in zamenjave zaposlenega pa so v povprečju izmerjeni v višini dvakratnika njegove letne plače. Varčevanje pri pravicah in z razvajanjem zaposlenih se lahko podjetjem hitro maščuje. Omogočanje mobilnega dela in kakovostni mobilni pripomočki ter komunikacijska svoboda sodijo med najučinkovitejše in obenem cenejše možnosti ugajanja zaposlenim vseh starostnih razredov.

Izziv doseganja osebnega ravnotežja

Možnost dela kadarkoli in kjerkoli, ki jo omogoča vseprisotna povezljivost, ima tudi negativne plati. Strokovnjaki opozarjajo na možnost izgorelosti posameznikov, ki »samo še delajo«. Povezljivost in stalna dosegljivost resno načenja tradicionalno ločevanje zasebnega in službenega časa. Dela preprosto ne znamo več izklopiti, saj je po zaslugi tehnologije vedno z nami. Ne glede na to, da meja med službenim in zasebnim časom postaja vedno bolj zabrisana, smo posamezniki tisti, ki se jo moramo naučiti potegniti in si postaviti ustrezne življenjske prioritete. V družbah, kjer je produktivnost dela visoko cenjena, npr. v številnih azijskih državah, je to velik izziv. Francozi pa so se že leta 2000 odločili skrajšati delovni teden na 35 ur, a zavzetih zaposlenih to seveda ne ovira, da ne bi delali dlje.

V luči vse naprednejše avtomatizacije in robotizacije angleška nevladna organizacija New Economics Foundation predlaga korenite spremembe, in sicer uvedbo zgolj 21-urnega delovnika. S slednjim bi močno zmanjšali brezposelnost (na Otoku in po svetu), znatno omilili (ali celo odpravili) težavi izgorelosti na delovnem mestu ter pomanjkanja prostega časa za družino. Usvarili bi tudi manj izpustov toplogrednih plinov in tako pomagali okolju. Zanimivo bo videti, ali bomo vendarle znali in zmogli postaviti človeka pred industrijsko revolucijo – naslednja se je pravkar začela.

Od kockastih postavitev v zasebne kotičke

Pisarniška okolja doživljajo tudi fizične spremembe. Odprti tip pisarn z vrsto pisarniških kotičkov v kockasti postavitvi ali »deteljici«, ki naj bi omogočil hitrejšo komunikacijo med zaposlenimi, se ni povsod obnesel. (Pretirano) odprta komunikacija namreč tudi moti delovni proces. Vsi zaposleni seveda ne morejo delati od doma. Za integracijo mobilnih zaposlenih z zalednim pisarniškim okoljem bo seveda poskrbela tehnologija (in oddelek IT), še lažji je prenos pisarne v oblak, o katerem pišemo v nadaljevanju.

V praksi se pogosto pojavlja tudi kombinacija – zaposleni nekaj dni delajo od doma, nekaj pa v pisarni. Inovativna podjetja, denimo Alphabet (beri: Google), zaposlenim že nudijo tudi t. i. zasebne kotičke ali sobe, kjer opravljajo delo, ki zahteva visoko mero koncentracije.

Možnost dela od koderkoli, kadarkoli in s katerekoli naprave

Delo danes ni več neločljivo povezano s prostorom. Mladi to odlično razumejo. Vsak tretji milenijec pri odločitvi glede službe na lestvico prioritet pred višino plače postavi mobilnost, prilagodljivost glede rabe naprav (delovnih pripomočkov) ter svobodno rabo družabnih omrežij. Možnost dela od doma, iz hotela, kavarne, na letališču in celo na letalu z napravami, ki so zaposlenim blizu, poslovanju daje novo dimenzijo prilagodljivosti, pri čemer produktivnost dela ne trpi.

Pisarna na kolesih

Nekateri si mobilno pisarno predstavljajo kot pisarno na kolesih. Zamisel, s katero se ukvarja vedno več podjetij, je prve praktične implementacije dobila v Indiji in na Japonskem. Indijsko zagonsko podjetje AWFIS Space Solutions je tako že leta 2015 zbralo 10 milijonov dolarjev kapitala in več 12-sedežnih kombijev Force Traveller predelalo v mobilne pisarne. Kombiji so opremljeni z brezžičnim WiFi omrežjem, telekonferenčnim sistemom, tiskalnikom, kamero in skromno kuhinjo; pisarna na kolesih premore celo manjšo mizo za sestanke. Podjetje AWFIS storitev pisarne na kolesih trži na 20 lokacijah v petih večjih mestih, pogosteje kot posamezniki pa kombije najemajo podjetja, posebej na relaciji med mesti Delhi in Gurugram, s čimer si zagotovijo, da zaposleni tri ure v prometu preživijo produktivno. AWFIS že gleda v prihodnost – ob povečanem povpraševanju namerava podjetje ponuditi tudi večje, 24-sedežne kombije, predelane v pisarne na kolesih, pa tudi manjše enoprostorce.

Da je v osnovi tovorno vozilo najboljša platforma za predelavo v mobilno pisarno na kolesih, so prepričani tudi v Nissanu, kjer so lansko jesen v sodelovanju z angleškim podjetjem Studio Hardie električni kombi spremenili v pisarniško okolje. Vozilo e-NV200 WORKSPACe ima prav tako vse, kar potrebujemo v pisarniškem okolju – izvlečno mizo, dva usnjena stola, računalnik z zaslonom, občutljivim na dotik, osvetlitev LED (ki jo krmilimo kar prek mobilnega telefona), brezžično polnjenje mobilnega telefona, zvočni sistem Bluetooth, mini hladilnik in celo kavni avtomat. Na vratih kombija najdemo še zložljivo kolo za dodatno mobilnost uporabnika.

V Nissanu so naredili temeljito analizo smotrnosti pisarne na kolesih. Električno vozilo uporabnika stane lahko le 0,03 evra na kilometer, pri čemer uporabniku omogoča, da dela v osrčju mesta (na polnilni postaji) ali v njegovi okolici, sredi narave. Domet do 170 km in hitro polnjenje (do 80 % zmogljivosti baterije v 30 minutah) vozilu e-NV200 WORKSPACe in njegovemu uporabniku ponudita razmeroma veliko svobode. Nissanova pisarna na kolesih zaenkrat ostaja koncept, a zdi se, da je 4,2 m3 velik tovorni prostor, predelan v pisarno, cenejši (in seveda mobilnejši) od stroška najema pisarniškega prostora v mestnem središču.

Avtonomna vozila bodo mobilni pisarni na kolesih v prihodnjih letih dodala novo dimenzijo. Če ste se morebiti spraševali, kaj bomo ljudje počeli v samovozečih avtomobilih – bržkone bomo delali, posebej če bo šlo za službena vozila.

Upravljanje video vsebin

Video se vse hitreje in odločneje seli v poslovna okolja. Večina podjetij je video vsebine v preteklosti uporabljala v namene izobraževanja in marketinga, njihova integracija s telekomunikacijskimi sistemi pa je poenostavila in pocenila sestankovanje. V prihodnje lahko vpeljavo rabe videa pričakujemo tudi na področjih vzdrževanja, kjer bosta prek videa pri odpravi težav sodelovala tehnik na terenu in inženir v pisarni. Na dolgi rok utegnejo sistemi za upravljanje video vsebin v poslu za podjetja postati tako pomembni, kot so danes dokumentni sistemi.

Pametne naprave in avtomatizacija

Za največjo preobrazbo področja dela pa skrbita uvajanje pametnih naprav in avtomatizacija delovnih nalog. Že res, da pisarniški roboti ne bodo prav hitro naši sodelavci, a uporaba inteligentnih algoritmov že danes preslepi marsikaterega obiskovalca spletne strani, ki meni, da ima v pogovornem okencu opravka s človekom iz mesa in krvi. Umetna pamet je tudi učljiva, zato postaja zavedna – prepozna, s kom ima opravka in v kakšnem čustvenem stanju je človek na drugi strani in temu primerno prilagodi svoje reakcije. Zakaj je to pomembno za delovna mesta? Vedno več podpornih funkcij, denimo klicnih centrov, bo opremljenih z umetnimi računalniško gnanimi sodelavci, ki bodo delali v načinu 24/7, ljudje pa jih bomo le nadzirali (in morebiti prevzeli »najtežje« primerke).

Mobilno računalništvo in enotna uporabniška izkušnja

Virtualna namizja že lep čas niso več na voljo zgolj za prenosne in namizne računalnike. Rešitve, kakršna je VMware Workspace Suite in podobne, namreč omogočajo preslikavo delovnega namizja tudi na (skoraj) poljubno mobilno napravo in zagotavljanje enotne uporabniške izkušnje. Analitsko podjetje Forrester napoveduje, da bo kar 48 odstotkov naložb, povezanih z zaposlenimi, usmerjenih v zagotavljanje kakovostne mobilne izkušnje. Družba Gartner ugotavlja, da že 70 odstotkov velikih podjetij podporo mobilnemu delu zaposlenih postavlja med visoke ali celo kritične prioritete.

Mobilnost in oblak

Z vidika infrastrukture IT so stvari jasne. Mobilna pisarna sodi v računalniški oblak. Uporabniki do poslovnih aplikacij in storitev le dostopajo prek svoje mobilne naprave, poslovanje iz oblaka pa je varnejše tako za podjetja kot samostojne podjetnike. Predvsem za slednje oblak odpravlja vso kompleksnost zaledne tehnologije – ni se jim treba ukvarjati z zagotavljanjem delovanja aplikacij in varnostnimi kopijami – zanje skrbi ponudnik, sami pa le plačajo ustrezno mesečno nadomestilo. Mobilno delo iz oblaka je vedno bolj privlačno tudi v očeh podjetij, saj raziskave kažejo na višje zadovoljstvo zaposlenih, posledično višjo produktivnost in boljše zagotavljanje storitev na terenu.