Dokumentna vsebinska magija

Podjetja se oddaljujejo od (rabe) papirnih dokumentov in postajajo digitalizirana. Upravljanje dokumentov je že od nekdaj ključno za poslovanje, a sedanje metode se močno razlikujejo od tistih izpred desetletja ali dveh.

V svetu programske opreme za upravljanje dokumentov je precej živahno. Kako tudi ne bi bilo, saj imajo podjetja opravka z vedno več viri dokumentov in informacij, zato je njihovo obvladovanje postalo zahtevno – tudi če nimajo več opravka s papirjem. To je celo priporočljivo, saj so stroški papirnega poslovanja vse težje opravičljivi za večino podjetij.

Posel se namreč seli na splet in v oblak. Računalništvo v oblaku je prineslo pravo revolucijo na področje programske opreme – ta je zdaj vedno pogosteje na voljo kot storitev iz oblaka – in močno vplivalo tudi na razvoj sistemov za upravljanje dokumentov. Oblak zagotavlja, da so dokumenti podjetju oziroma uporabnikom na voljo kadarkoli in kjerkoli. Z računalništvom v oblaku namreč uporabniku za varen dostop do datotek ni treba biti točno na določenem računalniku ali v zaprtem omrežju; vse, kar potrebuje, je (varna) internetna povezava. Spletno upravljanje dokumentov ima številne prednosti, npr. izjemno razširljivost, zaradi česar je primerno za podjetja vseh velikosti. Ker ponuja enostaven dostop in nižje stroške, računalništvo v oblaku danes že poganja najboljše sisteme za upravljanje dokumentov.

Izziv integracije družabnih omrežij in spletnih virov

Čeprav je bila (pre)selitev dokumentnega sistema v oblačno okolje za marsikaterega ponudnika velik zalogaj, jih vrsta težjih izzivov še čaka. Denimo integracija vsebin in podatkov z družbenih omrežij, ki že postajajo del poslovne komunikacije. Družbeni mediji so spremenili način, kako ljudje uporabljamo internet, komuniciramo, kupujemo stvari, beremo novice in še veliko več. Priljubljene platforme, kot so Facebook, Instagram, Twitter in druge, so omogočile lažje povezovanje s prijatelji in sodelavci – celo v marsikaterem podjetju so (že) zamenjale e-pošto in telefon kot (prej) primarni metodi komunikacije.

Kako zelo so družbena omrežja pomembna za posel, nazorno pokaže že razvoj rešitev za upravljanje dokumentov in vsebin. Zadnja leta so njihovi ponudniki pospešeno razvijali vtičnike in module, da bi družbena omrežja povezali s sistemi za upravljanje dokumentov in (intranetno) izmenjavo datotek. Rezultat? Danes lahko z vsebino komunicirate – jo všečkate, komentirate, označite in seveda preprosto poiščete. Prav zato lahko sodobna dokumentna/vsebinska platforma postane ključno mesto za organiziranje, shranjevanje in pregledovanje dokumentov ter drugih datotek.

Sodelovanje in mobilni dostop

Mnogi strokovnjaki raje delajo sami in trdijo, da so tako bolj produktivni. Čeprav to v nekaterih primerih res drži, pa v splošnem velja, da sodelovanje izboljša projekte in daje boljše rezultate. Kako torej učinkovito sodelovati in deliti dokumente? E-pošta je običajno prvo orodje, ko beseda nanese na sodelovanje pri dokumentih, vendar pa je sodelovanje po e-pošti lahko okorno in nepregledno, zlasti ko poskušate slediti spremembam in se sklicevati na prejšnje različice datoteke, ki jo je popravilo/dodelalo več zaposlenih. Če/ko sodelujete v enem samem družbenem prostoru, te težave izginejo. Proizvajalci programske opreme se zelo dobro zavedajo pomena orodij za sodelovanje in so to funkcionalnost vključili v svoje rešitve – sistemi za upravljanje dokumentov niso izjema.

Pogosto je treba komunicirati in sodelovati tudi takrat, ko so zaposleni na poti (lahko v službo ali domov). Takrat pride do izraza mobilna komponenta posamezne rešitve – kaj vse lahko postorite na mobilni napravi, predvsem na pametnem telefonu? Sodobni zaposleni so nenehno v gibanju in morajo imeti stalni dostop do pomembnih datotek in dokumentov. Programska oprema za upravljanje dokumentov mora biti dostopna z mobilnih naprav, običajno v obliki namenske mobilne aplikacije. Dostopnost sama po sebi še ni dovolj – izkušnja mora biti tudi uporabniku prijazna. Medtem ko mobilne naprave postajajo vse bolj priljubljene, se povečuje tudi potreba po upravljanju dokumentov ob prijaznih mobilnih rešitvah, takih, ki poenostavijo delovni dan. Praktičen pregled dokumentov je nuja, možnost urejanja zelo dobrodošla, možnost podpisovanja pa pika na i.

Portali za stranke so prava stvar

Ne le zaposleni, tudi stranke želijo biti kar najbolje informirane, njihovo zadovoljstvo pa še kako vpliva na poslovanje podjetja. Sodobne stranke so tehnično podkovane, zato bi jih veljalo bolje vključiti v poslovanje. Programska oprema za upravljanje dokumentov lahko naredi prav to, zlasti pri vodenju projektov. Vodje projektov in stranke si lahko dokumente izmenjujejo prek portalov za stranke, ki jih je mogoče enostavno vzpostaviti prek dokumentne platforme (ali celo intraneta).

Programska oprema v obliki nekakšnega »družbenega intraneta« omogoča strankam, da se prijavijo, dostopajo do dokumentov in postanejo del ekipe – povedo, kaj jih moti, kaj bi želele imeti ipd. Lahko postavljajo vprašanja, komentirajo dokumente, ki so bili naloženi, ali jih prenesejo. Tovrstna programska oprema lahko znatno okrepi vaše odnose s strankami, hkrati pa prinese sveže ideje in takojšnje povratne informacije za sprejemanje boljših poslovnih odločitev.