Dokumentni nered je sidro sodobnega poslovanja
Verjamem, da vam omemba dokumentnega sistema ne nariše nasmeška na lica, toda, verjeli ali ne, marsikomu pa ga. Že res, da programska oprema za upravljanje dokumentov pogosto na prvi pogled ni privlačna (a se tudi to po zaslugi prenov grafičnih uporabniških vmesnikov zadnja leta spreminja), je pa zato učinkovita. In prav tega dejstva bi se morali razveseliti. Samo poglejte, kako daleč je prišel svet v slabem stoletju in pol, odkar je bila predstavljena Deweyeva decimalna klasifikacija, ki je skrbela in še skrbi za izražanje odnosov med dokumenti in tudi za izražanje odnosov med disciplinami ter temami. Omenjena knjižnična klasifikacija je bila v večji meri uporabljena za razvrščanje knjig na police, a se uporablja tudi za klasifikacijo spletnih strani na internetu.
Dejstvo je, da je programska oprema za upravljanje dokumentov pomembno orodje, vendar jo številna podjetja obravnavajo kot mesto, kamor »odvržejo« vse svoje dokumente. Sploh če podjetje uporablja kakšen (pra)star dokumentni sistem brez tesne integracije s programsko opremo, ki jo je podjetje v zadnjih letih uvedlo v poslovanje, se rado zgodi, da se iskanje bistvenega podatka ali pa spreminjanje starih podatkov v za uporabnike/naslovnike koristno poročilo spremeni v nočno moro. Mnogi sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov sčasoma postanejo manj ali celo neuporabni, če so (bili) zanemarjeni ali prezrti pri uporabnikih.
Klasični dokumentni sistemi, znani pod kratico DMS, so v zadnjem desetletju doživeli tehnično preobrazbo in postali sistemi za upravljanje vsebin (ECM), saj se informacije v poslovnih okoljih ne nahajajo več le v besedilnih dokumentih in preglednicah, temveč tudi v slikah/fotografijah, zvočnih in video zapisih. Sodobno orodje za upravljanje dokumentov in vsebin lahko podjetju avtomatizira poslovanje, organizira podatke, odkrije nove vpoglede in predvsem prihrani veliko časa ter denarja. Čeprav med laično javnostjo dokumentni sistemi veljajo za dolgočasne, lahko v poslovanje prinesejo več za uporabnike neverjetnih novosti, vključno z umetno inteligenco in robotsko avtomatizacijo procesov, o katerih pišemo v nadaljevanju.
Z dokumenti pa je tesno povezano tudi tiskanje. Tiskalniki so v očeh mlajših generacij nekakšni tehnološki dinozavri, a si podjetja kljub želji po elektronskem in brezpapirnem poslovanju svojih okolij še vedno ne predstavljajo brez tiskanja takšnih in drugačnih dokumentov, ker je za posamezne naloge in vloge ter uporabnike vendarle nekako bolj naravno, da v rokah držijo papir kot pa digitalni zaslon v obliki tablice. Le kako dolgo še? Tiskanju so zaton napovedovali že pred dvajset leti in več, pa se je izkazalo za izredno trdoživo. In prav ta trdoživost daje vedeti, da bo z nami vsaj še desetletje ali dve. No, vsaj tako dolgo, dokler ne bodo naslednji na vrsti za upokojitev milenijci. Ti so namreč prva generacija, ki tiskanje lahko pogreši.
