Evolucija elektronskega sestankovanja

Sistemi za elektronsko sestankovanje, videokonference in skupinsko sodelovanje so med nami že vrsto let, a zdi se, da na nekako še vedno predstavljajo bolj prihodnost kot sedanjost komuniciranja. Vzroki za to so tako v tehnologiji kot navadah uporabnikov. A vendar proizvajalci trdno verjamejo v razlog za njihov obstoj in uspeh, zato vanje vgrajujejo najnovejše tehnologije, kot sta tudi umetna inteligenca in strojno učenje. Vse to s ciljem, da bi se občasna raba spremenila v vsakodnevno navado, zlasti v poslovnem okolju, ki zaostaja za dogajanjem v zasebni rabi.

Če naredimo presek današnjega stanja na področju elektronskega sestankovanja in videokonferenc, bi lahko vnovič zapisali, da s tehnologijo vstopamo v neko novo obdobje, kjer nam bodo sodobna orodja pomagala bolje komunicirati. Resnici na ljubo je to enaka misel, kot smo jo prvič zapisali že pred mnogimi leti, a obljubljenega cilja v marsikaterem pogledu še nismo dosegli.

Dejstvo je, da so videokonferenčni sistemi med nami že vrsto let. Težko bi našli osebo, ki pri svojem delu ali v prostem času ni preizkusila vsaj enega od izdelkov, ki omogočajo video ali zvočne klice oziroma sodelovanje na daljavo. Toda rednih uporabnikov tovrstnih rešitev je še vedno relativno malo. Zakaj je tako, premlevamo v nadaljevanju.

Kljub vsemu nove tehnologije obetajo, da se utegne hitro povečati interes tistih, ki to tehnologijo uporabljajo, a za zdaj zgolj občasno. Kaj porečete na to, da bi se lahko pogovarjali ali si dopisovali z osebo, ki bi govorila tuji jezik, ki ga ne razumete? Ali pa, da bi uporabili program, ki zna na koncu sestanka sam narediti zapiske in jih poslati vsem sodelujočim?

Če to povežemo še z drugimi orodji za skupinsko sodelovanje, deljenje znanja in delo pri skupinskih projektih, je skoraj neizbežno, da se bomo prej ali slej srečali s katerim od naštetih programov ali pa nas bodo v njihovo rabo vključili drugi.

Omejitev je v navadah

Čeprav se zdi, da so učinki, kar se tiče učinkovitosti rabe, porabljenega časa in stroškov jasno na strani videokonferenc, je širše sprejetje tehnologije v podjetjih kar precej visoka ovira. Vsekakor sicer premostljiva, toda ne vselej.

Družba Gartner je nedavno opravila raziskavo med 3120 podjetji z več kot sto zaposlenimi, ki prihajajo iz sedmih razvitih držav: ZDA, Nemčije, Velike Britanije, Avstralije, Francije, Singapurja in Japonske.

Na kratko, ugotovitve potrjujejo domnevo: le malo podjetij ima »digitalno spretnost«, torej kompetenco, da z digitalnimi orodji svoje zaposlene motivirajo in prepričajo k drugačnemu načinu dela. Le nekje 7–18 odstotkov podjetij je doslej doseglo raven, kjer je digitalna tehnologija močno posegla v način, kako zaposleni delajo, komunicirajo, sodelujejo.

Če nizka stopnja pripravljenosti podjetij na drugačen način dela morda ne preseneča, pa je toliko bolj zanimivo, kako se pripravljenost zaposlenih razlikuje med različnimi starostnimi skupinami. Najdovzetnejši za novosti so mladi (18–24 let), takoj na drugem mestu pa najdemo najstarejše (55–74 let). Zanimivo, da so najmanj pripravljeni spremeniti svoj način dela ljudje v srednji starostni dobi, zaposleni s starostjo 35–44 let.

Strokovnjaki si to razlagajo z utrujenostjo na delovnem mestu. Starejši so že videli in doživeli marsikaj, pogosto so nekoliko razbremenjeni odgovornosti za kariero in družino, zato so bolj dovzetni za spremembe. Srednji starostni razred pa si ne želi sprememb, ker to utegne ogroziti njihov trenutni poslovni in življenjski ritem. Ne glede na to, da bi spremembe lahko pozitivno vplivale na njihove ambicije in jih razbremenile določenih obveznosti. Preprosto rečeno, ne vzamejo si časa za to. Najbrž je odveč poudarjati, da se mladim tovrsten način komuniciranja zdi nekaj povsem običajnega, celo privzetega.

Strokovnjaki, ki se ukvarjajo z uvedbo novih načinov poslovnega delovanja in sodelovanja, pravijo, da pri iskanju rešitev za to težavo ni bližnjic. V poslovni karieri posameznikov pa nastopijo trenutki, ko obstaja možnost (ne pa gotovost), da bo oseba sprejela nov način dela.

Eden takih je nova zaposlitev na delovnem mestu. Novinec v podjetju bo dovzetnejši za uporabo novih orodij in metodologij, saj še ni indoktriniran z obstoječimi načini dela.

Drugi trik, ki menda uspeva, je vpeljava novih orodij in metod kot del večjih projektov in sprememb. Ker ta komplet novih aplikacij in sprememb zahteva nekaj več pozornosti in doslednosti uporabnikov, obstaja nekoliko večja možnost, da se predlagana sprememba v načinu dela tudi »prime«.

Raznolikost in iskanje tržne niše

Orodja za sestankovanje in sodelovanje pravzaprav ne sodijo v eno kategorijo, temveč v več dokaj različnih. Te se med sabo pogosto prepletajo, a so po namembnosti lahko zelo različne. Vsakdo pač išče neko tržno nišo, ki potrebuje točno določeno kombinacijo funkcionalnosti, marsikdo pa pri tem hkrati prodaja tudi svojo filozofijo načina dela, za katero je orodje najprimernejše.

Na spodnjem koncu srečamo tako imenovane freemium storitve, tj. spletne programe, kot je Skype, ki so v osnovi brezplačni, a jih lahko nadgradimo s funkcionalnostmi, ki so plačljive. Zaradi velike konkurence je v tej skupini danes zelo velika gneča, programi pa zelo zmogljivi že v osnovni, brezplačni izvedbi.

Potem so tu programi, ki so vezani predvsem na mobilne naprave, v prvi vrsti telefone, zunaj tega okolja pa so bolj kot ne kakor ribe na suhem. Sem sodi Applove Facetime, ki je povsem soliden izdelek za skupinske videokonference med prijatelji, vendar zgolj za občasno skupinsko kramljanje. Skoraj povsem pa je neprimeren za resnejšo poslovno rabo.

V poslovnem okolju srečamo izdelke, ki so bolj vezani na obstoječe poslovne podatkovne vire in pogoje rabe v podjetjih, kot so imeniški sistemi, koledarji, poslovne aplikacije, ter ob vsem tem na skrb za varnost pri vseh vidikih rabe. V tej kategoriji se v teh časih dogaja združevanje orodij za skupinsko sodelovanje in videokonferenčnih sistemov, saj so proizvajalci prepričani, da uporabniki potrebujejo oboje. Tak je Microsoft Teams, vendar mu po tej poti parirajo tudi Slack, Atlassian, Cisco in drugi.

Ob boku konferenčnim sistemom, ki so namenjeni posameznikom ali manjšim skupinam, še vedno lepo uspevajo zmogljivi (hi-end) videokonferenčni sistemi, primerni za konferenčne sobe in celo dvorane. Tu je v ospredju visoka kakovost predstavitve virtualnega sestanka, ki mora odpraviti vtis prostorske ločnosti oseb.

Nič nenavadnega ni, če nekateri proizvajalci v svojem portfelju vzdržujejo več izdelkov, saj z njimi naslavljajo različne skupine uporabnikov. Kljub temu se zdi, da smo prišli do nekega novega mejnika, kjer so proizvajalci začeli izdelke združevati in opuščati določene veje razvoja. Prav tako se precej hitro brišejo meje med izdelki za domačo in poslovno rabo ali pa je prehod iz ene oblike delovanja v drugo precej preprostejši, kot je bil nekoč.

Skype 8.0

Skype je eden najbolj znanih, če že ne najbolj znan videokonferenčni sistem v rabi. Morda po številu uporabnikov ni najbolj razširjen (pred njim sta vsaj Facebook Messenger in Viber), a je zato zelo prisoten zlasti v poslovnem svetu. To je zanimivo, saj ga Microsoft umešča bolj med potrošniške storitve, saj poleg tega ponuja še bolj poslovno rešitev Skype for Business, toda v praksi je prav »navadni« Skype tisti, ki predstavlja nekakšno univerzalno povezljivost ne glede na to, s kom se pogovarjaš.

Skype v najnovejši različici podpira videokonference z do 24 sodelujočimi.

Skype je pravzaprav starosta videokonferenčnih sistemov (čeprav še zdaleč ni bil prvi), predstavili so ga leta 2003, nato ga je 2011 kupil Microsoft. V preteklih dveh letih je bilo videti, kot da se sistem seseda sam vase, kakovost pogovorov je zelo nihala, splošno zadovoljstvo s storitvijo pa upadalo.

A vzrok ni bil v tem, da bi pri Microsoftu izgubili interes za storitev, temveč so v ozadju in dokaj po tiho temeljito prenovili ogrodje sistema. Iz nedavnih temeljev in arhitekture na povezavah P2P so upravljanje komunikacij preusmerili na strežnike v svojem oblaku Azure. To so počeli postopoma, po segmentih omrežja, da uporabniki tega ne bi opazili. V resnici so bili zapleti, tudi povezani s to migracijo, pogosto zelo jasno vidni. A kaže, da je ta faza za nami. Gre za eno največjih nadgradenj bazične tehnologije nekega izdelka, ki se je dogajala online, kar je že samo po sebi zanimiv proces.

Skladno s prehodom na Azure je Microsoft temeljito prenovil odjemalce za vse podprte platforme in v dolgih letih od nakupa prvič močno posodobil uporabniški vmesnik. Različica 8, ki je izšla v letošnjem poletju, je tako rekoč obvezna za vse, ki želijo še uporabljati Skype. Microsoft je poleti celo sporočil, da s 1. septembrom ukinja podporo za starejše različice odjemalca, a so se hitro zvrstili protesti, zato so podporo za dosedanje odjemalce podaljšali do »nadaljnjega«.

Skype 8.0 podpira šifriranje komunikacij med dvema sogovornikoma.

Še bolj kot spremembe v uporabniškem vmesniku pozornost vzbujajo nove funkcionalnosti, ki jih ta hip ne srečamo skoraj nikjer drugje. Skype je konec poletja dobil zelo koristno možnost snemanja video in zvočnih konferenc. Na ta način lahko preprosto še enkrat poslušamo razgovore, kar je še posebej koristno, recimo, za tiste, ki se spletnega sestanka niso mogli udeležiti v živo.

Posnetki se snemajo v oblak, natančneje v storitev Azure, tam pa se brezplačno hranijo do 30 dni. Posnetek je preprosto dosegljiv kot priponka v pogovoru s posameznikom ali skupino. Če želimo, lahko posnetke v zapisu MP4 prenesemo lokalno in se s tem izognemo izbrisu. Ko je snemanje vklopljeno, je to jasno vidno vsem udeležencem, ki se lahko tudi odločijo, da ne dajo svojega dovoljenja za snemanje.

Snemanje pogovorov pa omogoča še naslednjo izboljšavo, ki utegne postati v prihodnje še kako uporabna. Skype zna namreč ob pomoči posnetkov in razpoznave govora samodejno ustvariti zapiske pogovora, pri čemer mu uspe iz analize virov zvoka pravilno pripisati besedilo določenemu udeležencu sestanka. Seveda pod pogojem, da se pogovarjamo v enem od trenutno maloštevilnih podprtih jezikov. Prav tako ne gre pričakovati, da bo digitalni stenograf pravilno razpoznal prav vse besede in iz zapiskov odstranil vse napake, momljanje in nepotrebne informacije, ki nastajajo v pogovorih v živo. Toda to je najbrž že naloga za prihodnje različice orodja.

Še pred prepisom pogovorov je Skype dobil povezavo z umetno inteligenco, kar je zadnji krik mode v številnih programih za kramljanje in skupinsko sodelovanje. Če to potrebujemo, lahko med pogovorom prikličimo storitve pomočnice Cortana, ki uporabnikom ponudi iskane informacije. Resnici na ljubo, je ta hip resnično koristnih informacij razmeroma malo, toda tehnologijo gre jemati bolj kot nastavek za nadaljnjo integracijo v tej smeri, denimo pametno iskanje po poslovnih informacijah (dokumentih, zapisih, koledarjih …).

Lani je Skype dobil tudi zanimivo možnost samodejnega prevajanja med jeziki, tako simultanega prevajanja zvočnih pogovorov kot prevajanja besedilnih sporočil. Pri prevajanju zvočnih pogovorov sistem za zdaj deluje le v posameznih kombinacijah jezikov, denimo med angleščino, španščino, francoščino, nemščino, italijanščino, kitajščino, portugalščino, ruščino in arabščino. Število podprtih jezikov naraste na okoli 60, če želimo prevajati le besedilna sporočila. Med temi je k sreči tudi slovenščina.

Kakovost prevodov je zgolj povprečna, saj se pogosto zgodi, da strojno naučeni prevajalec ne razpozna konteksta besede. Toda če naletimo na sogovornika, ki ne razume najbolje tujih jezikov, je tako orodje več kot dobrodošlo. Ko govorimo o simultanem prevajanju zvočnih pogovorov, pa moramo v zakup vzeti še omejitev, da je latenca, torej zamik pri prevajanju, zelo občutna, že skoraj moteča. Predvidevamo, da se to lahko v prihodnje precej izboljša, a za zdaj za to rešitev ostaja zgolj napol uporaben eksperiment.

Podobno kot prevajanje lahko uporabnik v novi različici odjemalca vklopi tudi šifriranje pogovorov. To storimo iz kontekstnega menuja, dosegljivega s klikom na profil sogovornika. Ko sprožimo šifriran zasebni pogovor, bo sogovornik najprej na drugi strani dobil povabilo v tak način komuniciranja. Od tod dalje bodo vsebine prikrite, zapiski pogovora pa ne bodo vidni v seznamu pogovorov kot pri navadni komunikaciji.

Tu je še nekaj manjših omejitev, ki skrbijo za večjo zaščito pogovorov. V odjemalcu imamo lahko naenkrat odprt samo en zasebni kanal. Šifrirane komunikacije ne moremo nastaviti kot privzeto nastavitev pri pogovoru z določeno osebo, temveč moramo povabilo v šifriran kanal opraviti vsakič posebej. Šifrirani kanal je lahko odprt le na eni napravi naenkrat. Če med pogovorom preklopimo, denimo z namiznega računalnika na telefon, pogovora ne moremo samodejno nadaljevati.

Osma različica Skypa prinaša še nekaj kostnih novosti, kjer so avtorji večinoma prevzeli dobre zamisli iz drugih programov za skupinsko sodelovanje. Skype zna zdaj opravljati videokonference z do 24 osebami hkrati, kjer lahko naenkrat spremljamo na zaslonu več oseb, program pa v ospredje samodejno postavlja video tistih, ki trenutno govorijo. Vse seveda v ločljivosti HD. Pri besedilnih pogovorih lahko uporabljamo predpono @ in s tem neposredno naslovimo posamezno osebo v pogovoru, ki dobi s tega naslova posebno obvestilo, kar so si izposodili iz programa Slack.

V pogovorih se večkrat zgodi, da si sogovorniki izmenjujejo datoteke, pa naj gre za fotografije ali druge dokumente. Toda ko smo doslej rabili določen dokument, objavljen med pogovorom pred časom, je bilo potrebno kar nekaj napora, da smo ga našli. Zdaj lahko vse dokumente, izmenjane med osebama ali v skupini, preprosto najdemo v priročni galeriji priponk. Hkrati so povečali velikost posameznega dokumenta na uporabnih 300 MB. Nazadnje pa še malenkost, ki pa bo za marsikoga zelo dragocena: z novo različico lahko natančno vidimo, kdaj je uporabnik na drugi strani prebral sporočilo (obvestilo o prejemu).

Microsoft je z novo različico dal jasen signal skupnosti, da Skype še ne sodi na smetišče. Z unikatnimi funkcionalnostmi in izboljšano zanesljivostjo ter kakovostjo delovanja velja morda prav nasprotno. Posredno s tem Microsoft tudi priznava, da izdelek ni namenjen zgolj zasebnim uporabnikom, temveč ima program precej večje ambicije kot doslej.

Cisco Webex Teams

Cisco je kot eden vodilnih ponudnikov omrežnih tehnologij seveda na domačem terenu, ko beseda teče o videokonferenčnih sistemih. V poslovnem svetu so znani predvsem po svojih vrhunskih strojnih izdelkih, ki nudijo največjo mogočo kakovost konferenčnih povezav za poslovno okolje, vključno z rešitvami, ki dodobra zameglijo mejo med fizično in oddaljeno prisotnostjo sogovornikov na sestankih. Vsaj kar se tiče videza.

Cisco Webex Teams je izredno zanesljiva alternativa Skypu, ki poleg tega deluje na množici naprav, od telefona do konferenčnih sistemov za velike sejne sobe.

Širši javnosti pa je morda manj znana informacija, da Cisco vzporedno z dokaj znano družino izdelkov višjega razreda ponuja tudi brezplačno storitev, doslej znano pod imenom Spark, ki je neposredni konkurent Skypu in podobnim brezplačnim videokonferenčnim storitvam.

V letošnji pomladi je Cisco prenovil svojo strategijo in celotno družino izdelkov Spark združil s svojo drugo lastnino – spletno storitvijo Webex. Blagovna storitev Webex je morda najbolj znana poslovna storitev za skupinsko sodelovanje in digitalne konference s koreninami v davnem letu 1995, od leta 2007 pa je v lasti družbe Cisco.

V omenjeni konsolidaciji izdelkov se je Spark preimenoval v Webex Teams. Kot že samo ime nakazuje, poskuša biti več kot predhodnik in naslavlja enake uporabnike kot Microsoftov Teams ali pa priljubljena storitev Slack. Toda v nasprotju z ostalimi, ki imajo široko paleto orodij za skupinsko delo, je Webex Teams še vedno usmerjen pretežno v konferenčni del skupinskega sodelovanja.

Glavna odlika izdelka Spark, zdaj Webex, je brez dvoma kakovost storitev. Po večletni uporabi izdelka lahko trdim, da je v enakih pogojih podatkovnih povezav kakovost zvoka vselej razred pred konkurenco, vključno s storitvijo Skype. Kakovost uporabljenih kodekov in algoritmov se kaže predvsem tedaj, ko imamo težave z latenco in s slabo odzivnostjo odjemalcev sodelujočih v konferenci. Tam, kjer drugi odpovejo, Webex Teams še vedno deluje vsaj zadovoljivo. Manj je nadležnih prekinitev ali padcev povezave, boljše se odziva tudi, ko število sodelujočih narašča.

Microsoft Teams je nova generacija orodja za skupinsko sodelovanje, ki bo nadomestila dosedanji Skype for Business.

Webex Teams lahko uporabljamo kot samostojno storitev, toda pravo zmogljivost pokaže šele tedaj, ko ga uparimo s strojnimi videokonferenčnimi sistemi družbe Cisco, denimo z namiznim videokonferenčnim terminalom Cisco Webex DX80 ali pa s še večjim Cisco Webex Room System. Ker imajo ti izdelki namenske procesorje za kodiranje video tokov v formatu H.264, je slika tedaj izjemna in resnično daje vtis, da je sogovornik prisoten v prostoru. To omogočajo visoka ločljivost, veliko število slik na sekundo (60), majhna latenca pri procesiranju in kakovostni mikrofoni oziroma zvočniki.

V takem okolju kakovostni skok opazijo tudi odjemalci, ki so sicer priključeni v konferenco zgolj prek programske opreme, lahko tudi brezplačne. V primerjavi z drugimi videokonferenčnimi sistemi Webex poudarja uporabo skupnih digitalnih tabel, kamor lahko skiciramo in zapisujemo, kot če bi to počeli zgolj s papirjem in peresom (ali tablo in kredo). Zanimiva je možnost, da lahko tovrstne zapiske delamo tudi tedaj, ko nimamo dražjih strojnih izdelkov družbe Cisco.

Lep primer je, ko v konferenco prijavimo dve lastni napravi. Na prvi, denimo na osebnem računalniku, predvajamo video in zvok, v obe smeri, če sta nanj priključena kamera ter ustrezen komplet mikrofona in zvočnika. Drugo napravo, denimo telefon ali tablico, pa lahko uporabimo, še vedno v isti seji, kot tablo za skiciranje in risanje. V našem preizkusu smo poleg osebnega računalnika uspešno priključili še Apple iPad Pro s peresom Apple Pencil, kjer lahko na zelo naraven način rišemo in pišemo po zaslonu, ki ga vidijo vsi v konferenci. Še več, če je takih odjemalcev več, vsi delijo risalno površino in s tem pričarajo vtis, kot da bi bili vsi v istem prostoru.

Tudi Cisco, podobno kot Microsoft, pri prenovljeni družini izdelkov Webex v ospredje prinaša tehnologijo umetne inteligence in digitalne pomočnike. Ob pomoči pomočnice lahko tako začnemo videokonferenco, dodajamo člane pogovora in drugo. Tudi Webex Teams je, podobno kot Skype, ob spremembi imena doživel tehnično tranzicijo – prestavili so ga v najnovejši podatkovni center za storitve v oblaku, ki ga upravlja Cisco.

Premik proti Microsoft Teams in Slacku

Če Skype in Ciscov Webex Teams naslavljata predvsem potrebe po video in zvočnih konferencah, se na njihovem dvorišču razvija nova generacija orodij, ki zmorejo še precej več. Lep primer je spletna storitev Slack, ki je v nekaj letih pridobila milijone uporabnikov, zlasti startupov in agilnih skupin, ki ga uporabljajo za skupinsko delo.

Slack kot zelo priljubljeno orodje za skupinsko sodelovanje sicer nima svojega odjemalca za spletne konference, vendar je povezljiv s kopico priljubljenih programov.

Naj ne bo dvoma, Slack v osnovi nima vgrajenega videokonferenčnega orodja, a se namesto tega zna tesno integrirati in povezati skoraj z vsemi drugimi videokonferenčnimi sistemi, med katerimi sta tudi Skype in Google Hangouts …. Na neki način je to lahko tudi prednost, saj lahko orodje uporabimo ne glede na tip videokonferenčne povezave, ki ga imajo sogovorniki. Slack, ki je v osnovi orodje za kramljanje v pogovornih kanalih, je povezljivost z drugimi sistemi za skupinsko delo, ne samo videokonferencami, uresničil kot eno svojih najbolj prepoznavnih zmožnosti.

Orodje je v osnovi sila preprosto, brezplačno za veliko število sodelujočih, obenem pa razširljivo in podprto na vseh mogočih platformah. Če so Slack sprva uporabljali programerji in poznavalci, se zdaj njegova raba širi tudi v podjetja, avtorji pa že iščejo nove oblike rabe, s katerimi bi še povečali število uporabnikov.

Uspeh programa Slack je bil dovolj velik, da tudi Microsoft ni mogel stati križem rok. V zelo kratkem so kompletu Office 365 dodali povsem novo orodje z imenom Microsoft Teams, ki združuje funkcionalnosti dosedanjih programov Skype for Business, Sharepoint, OneDrive in še bi lahko naštevali. Še več, v letošnjem poletju se je Microsoft odločil, da bo Teams ponudil tudi kot brezplačno storitev, torej dosegljivo vsakomur. Plačljiva storitev ima manj omejitev, toda obstoj brezplačne različice, ki se lahko povezuje s plačljivo, je zelo pomemben korak za orodje.

Teams je podobno kot Slack v osnovi orodje za skupinsko kramljanje v ekipah in pogovornih kanalih. Microsoft si je pri Slacku izposodil zamisel o integraciji z zunanjimi programi, kjer je zdaj podprta že lepa količina priljubljenih orodij neodvisnih proizvajalcev, vse od Visual Studia GitHuba, orodij za projektno delo do pisarniških programov.

Cisco ima v svoji ponudbi tudi vrhunsko videokonferenčno strojno opremo – Webex Room System.

Prav videokonference pa so tisti del, ki Teams vendarle nekoliko razlikujejo od Slacka. Microsoftovo najnovejše skupinsko orodje ima namreč vgrajen odjemalec za video in zvočne klice ter konference, ki se še bolje integrira z okoljem kot Slack z zunanjimi orodji. Še več, Microsoft je poleti javno oznanil, da je Teams zdaj po zmogljivostih resnični naslednik dosedanje storitve Skype for Business, ki jo bodo očitno sčasoma začeli nadomeščati pri kupcih.