Faks brez papirja

Faksirne naprave so še vedno nujna oprema vsakega podjetja, kljub temu da jih počasi, a vztrajno izriva elektronska pošta. eFax je storitev, ki združuje oba svetova: vaši partnerji vam lahko tako kot doslej pošiljajo fakse, vi pa z njimi delate kot z elektronskimi sporočili.

Storitev eFax, ki jo ponuja in jo je razvilo slovensko podjetje, je pravzaprav nekakšen "vmesnik", ki sedi med vašo številko faksa in vašim predalom za elektronsko pošto. Omogoča pošiljanje in sprejemanje faksov kar iz programa za elektronsko pošto, obenem pa z njo prihranimo stroške telefonske linije in faksirne naprave. Po registraciji na spletni strani podjetja nam to dodeli telefonsko številko, ki je odslej naša faksirna številka (če želimo obdržati staro številko faksa, moramo na priključku izvesti preusmeritev na novo številko faksa, saj prenos številke faksa na eFax še ni mogoč).

Prejemanje faksov na našo številko poteka enako kot prej in je možno z vseh faksirnih naprav na trgu. Faks prejmemo kar v predal za elektronsko pošto. Sporočilo je sestavljeno iz obvestila o tem, s katere številke je bil poslan faks, prejeti faks pa je na voljo v priponki PDF. Po želji imamo lahko vklopljeno tudi obveščanje na telefon GSM, tako da vsakič, ko prejmemo faks, dobimo sporočilo SMS.

Ob prejetem faksu prejmemo tudi obvestilo SMS na telefon.

Pošiljanje faksov je po zahtevnosti primerljivo s pošiljanjem elektronske pošte. V poštnem programu odpremo novo sporočilo, katerega naslovnik je naslov "fax@efax.si", v namen sporočila pa vpišemo telefonsko številko, na katero želimo poslati faks (seveda lahko pošiljamo na katerokoli številko faksa, ne samo naročnikom eFaxa). Zaenkrat je podprto le pošiljanje v Sloveniji (sprejem pa je seveda mogoč od koderkoli). V telo sporočila vpišemo morebitno spremljevalno besedilo, sporočilo pa lahko opremimo tudi s priponkami, ki se na strani sprejemnika natisnejo skupaj s sporočilom. Kljub temu da vsi uporabniki sporočila pošiljajo na isti naslov, sistem glede na poštni naslov pošiljatelja loči med različnimi uporabniki storitve. Naslovnikom, ki jim pošljete faks, se tako pri sprejemu faksa kot vir sporočila prikaže vaša lastna eFax telefonska številka.

Sporočilo prejmemo v obliki datoteke PDF kar po elektronski pošti.

Če je pošiljanje za uporabnika preprosto, pa je to precej težja naloga za vmesnik, ki skrbi za pretvorbo med elektronsko pošto in navadnim faksirnim sporočilom. Pri podprtih priponkah smo tako nekoliko omejeni, saj vmesnik ne more npr. na faksirno napravo poslati videoposnetka ali česa podobnega. Med podprtimi datotekami, ki jih lahko v obliki priponke pošiljamo na faks, najdemo datoteke MS Word, besedilne datoteke TXT, PDFje, slike JPEG in GIF. Avtorji v kratkem obljubljajo tudi podporo Excellovim datotekam. Pri dolžini faksirnega sporočila smo omejeni na 25 strani - posamezna slika šteje za eno stran, pri datotekah z dokumenti (DOC, PDF) pa je število strani enako številu strani v dokumentu. Kakovost poslanih in prejetih dokumentov je nadpovprečna (ne nazadnje pri pošiljanju datoteke PDF "lista" v faksirno napravo ne moremo vstaviti postrani, oziroma ga pred pošiljanjem popackati, kar se sicer dogaja pri uporabi navadnega faksa), kakovost poslanih slik pa nekoliko slabša, vendar še vedno primerljiva s kakovostjo, ki jo ponujajo običajne faksirne naprave. Če pošiljamo priponko, ki je sistem ne podpira, se naslovniku pošlje del sporočila, ki je podprt (npr. telo sporočila in vse podprte priponke), sistem pa nas takoj obvesti, da je pri pošiljanju faksa prišlo do napake. Če je naslovnikova telefonska številka zasedena, sistem sam poskrbi za vnovično pošiljanje: če v štirih poskusih pošiljanje ni bilo uspešno, prav tako prejmemo sporočilo.

eFax nam, ker imamo vse prejete fakse shranjene v elektronski obliki kot datoteke PDF v našem poštnem programu, omogoča preprosto arhiviranje faksirnih sporočil, vsem, ki jim branje na zaslonu ni pogodu, pa še vedno omogoča, da prejeti faks natisnemo. Glede na to, da pri sprejemanju nismo omejeni na fizično faksirno napravo, postavljeno na določeno lokaciji, so prejeti faksi dosegljivi od koderkoli, če le imamo dostop do poštnega predala. Faks lahko tako sprejmemo in preberemo tudi, ko nismo v pisarni, in nanj tudi odgovorimo takoj, ne šele, ko pridemo do faksirne naprave.

eFax je preprosta rešitev za vse, ki uporabljajo faksirno napravo, pa bi radi sporočila arhivirali v elektronski obliki ter jih prejemali in pošiljali na terenu. Mesečna naročnina je ugodnejša od naročnine na ločen telefonski priključek, obenem pa se izognemo strošku nakupa in vzdrževanja faksirne naprave. Storitev se neprestano razvija (predvsem v smeri čedalje večjega števila formatov podprtih priponk pri pošiljanju). Gre za domiselno rešitev, ki v primerjavi z navadno faksirno napravo ponuja kup prednosti, slabosti pa skorajda ni. Morda ne bi bilo slabo, ko bi poskusili tudi z OCRjem in uporabnikom prejete fakse dostavljali tudi kot navadno besedilo (nekateri strežniški faksirni programi to za silo znajo). In ko bi le delovalo tudi pošiljanje v tujino.

eFax

Kaj: Storitev za elektronsko pošiljanje in sprejemanje faksov.

Zahteve: Predal za elektronsko pošto.

Ponuja: Avior, www.efax.si.

Cena: 15 evrov na mesec (popust ob naročilu za daljše obdobje in ob naročilu več številk faksa).

Za: Preprosta raba, nizka mesečna naročnina.

Proti: Omejena podpora priponkam pri pošiljanju. Fakse lahko pošiljamo le v Slovenijo.