Google G Suite je mrtev. Kaj pa zdaj?

V času nastajanja tega članka še ni povsem jasno, v kolikšni meri bo Google uresničil napoved in ukinil star (legacy) G Suite, ki ga je leta 2007 začel ponujati brezplačno za podjetja in posameznike s 100 uporabniki ali manj…

Prag za brezplačno uporabo se je nenehno zniževal, brezplačne račune je bilo moč dobiti le še za pet uporabnikov, leta 2012 pa je Google ukinil še to možnost. V svojih pogojih so sicer zapisali, da bodo brezplačni uporabniki za vedno ostali pri brezplačnem paketu – dokler bo storitev obstajala. In v tem grmu tiči zajec – storitev se ukinja in že nekaj časa Google ponuja drugo, imenovano Google Workspace. Ta pa je, uganili ste, plačljiva za vse.

G Suite ni samo elektronska pošta

Glavna lastnost Googlove storitve ni zgolj elektronska pošta, marveč ekosistem storitev, na katerega so se uporabniki navadili in od katerih je, z nekaj pretiravanja, odvisna njihova digitalna eksistenca. Kontakti, koledar, prostor za dokumente, zmožnost, da več uporabnikov sočasno sodeluje pri urejanju dokumentov, klepetanje, video sestankovanje – vse to so storitve, ki so uporabnikom v zadnjih letih toliko zlezle pod kožo, da se jim težko odpovedo.

Nikakor pa ne smemo pozabiti na dejstvo, da je edinstvenost brezplačne G Suite storitve v tem, da jo je bilo moč obogatiti z lastno domeno, kar je običajno rezervirano za plačljive storitve, namenjene poslovnim uporabnikov. In zato izguba tako zmogljive, a hkrati brezplačne storitve še toliko bolj boli.

Prenekateri poslovni uporabnik je tako soočen z enakim problemom kot mnogi zasebni uporabniki, ki se jim je zdelo imenitno, da so imeli Gmail predal z lastno domeno.

Alternativ ni prav veliko

Pravzaprav brezplačne alternative, ki bi po lastnostih lahko tekmovala s tem, kar so uporabniki imeli v G Suite storitvi, ni.

Osredotočili pa bomo na nekaj najočitnejših rešitev, saj jih lahko uporabijo podjetja, ki so zdaj obvisela v zraku, ob tem pa omenili še nekaj alternativ, ki so primerne tudi za posameznike.

Najbolj naravna pot – Google Workspace

Če boste globoko zajeli sapo, si rekli po balkansko »jbg, vsega lepega je enkrat konec, ni več brezplačnega kosila«, je za vas najboljša in najbolj čista pot v sodobnejšo Googlovo storitev Workspace.

Zaradi primerjave z Microsoftom 365 nekaj niže si oglejmo najcenejši paket Google Workspace Business Starter. Zanj bo treba odšteti nekaj več kot 4,68 evra na mesec na uporabnika v prvem letu (za prvih 20 uporabnikov), nato bo cena poskočila na 5,2 evra na uporabnika.

Uporabnik bo dobil 30 GB prostora v oblaku, kar je danes zelo malo, sploh upoštevaje dejstvo, da to kvoto delijo vse uporabljane storitve. Res je, da naslednji paket Business Standard ponuja 2 TB za vsakega uporabnika, a je ta paket tudi dvakrat dražji.

Razliko v zmogljivostih med Starter in Standard paketom Google naredi tudi na nekaterih drugih neprijetnih mestih. V Starter paketu je mogoč video klic z največ 100 uporabniki, pri Standard pa s 150 udeleženci. Večini bo seveda tudi 100 uporabnikov dovolj, a že če pogledamo Microsoftov Teams, je ta številka precej višja. Danes, ko so se izobraževanja in delavnice preselili v virtualna okolja, je to lahko resen pomislek.

Pri filtriranju elektronske pošte, ločevanju koristne in nezaželene pošte, zaznavanju poskusov ribarjenja in zaznavi ostalih škodljivih sporočil pa je Google znan kot eden najboljših. S tega vidika bo uporabnik pri uporabi Gmail predala zelo dobro zaščiten.

Microsoft 365 – precej več za isti denar

Za začetek - naj opozorimo, da Microsoft veliko energije vlaga v marketinško nespretna (pre)imenovanja storitev. Microsoft 365 je naziv za širši ekosistem, je pa tudi del imena za nekaj storitev (denimo Microsoft 365 E3, paket namenjen velikim podjetjem).

Prehod na Microsoft? Uporabnikom, ki so navajeni dela v Googlovem ekosistemu, že sama misel na prehod v Microsoftov oblak povzroči nekaj stresa. Način dela je drugačen, bolje rečeno specifičen, platforma pa je kompleksnejša za začetno nastavitev. Verjetno je, da boste potrebovali pomoč strokovnjaka, da vam bo uredil ustrezne DNS-zapise, nastavil uporabnike, morebitne distribucijske sezname pošte in podobno.

Za ta trud pa boste tudi lepo nagrajeni, kajti dobili boste precej več, kot nudi Google.

Poglejmo osnovni paket Microsoft 365 Business Basic. Z marcem je Microsoft ta paket podražil, tako da se je skoraj izenačil z Googlovim Workspace Business Starterjem – 5,1 evra na uporabnika mesečno.

Razlike v samih storitvah pa so precej opazne. Uporabnik dobi 50 GB velik poštni predal in dodatnih 50 GB za arhiv v oblaku. Teh 100 GB je namenjeno samo elektronski pošti in se poraba ne odšteva od drugih kvot. Vsak uporabnik dobi 1 TB prostora v Onedrive storitvi za shrambo podatkov, poleg tega pa ima še celotna organizacija 1 TB prostora v storitvi Sharepoint. Kakšna je razlika med njima? Onedrive je namenjen posameznemu zaposlenemu, za lasten arhiv in podobno. Z brisanjem uporabnika izginejo tudi njegovi podatki. Sharepoint pa je namenjen organizaciji in je neodvisen od uporabnikov. Tam se shranjujejo dokumenti, pri katerih sodelujejo različni uporabniki znotraj podjetja ali zunaj njega. Sharepoint pa je še mnogo več, saj je v njem mogoče definirati poti dokumentov (različna potrjevanja), sprogramirati aplikacije ali postaviti intranet spletišče.

Stičišče večine storitev znotraj Microsoft 365 okolja je postala aplikacija Teams. Ta tako ni namenjena zgolj sestankovanju in opravljanju video klicev, v katere se lahko že v osnovi povabi vsaj 300 udeležencev oziroma 1.000, če naročnik ne uporablja oddvojenih sob (breakout rooms).

Zoho Workplace

Zoho je pravzaprav še edini dostojni tekmec zgoraj omenjenima. V naših krajih je malce slabše poznan, pa čeprav je že leta na trgu. Primerjajmo njihovo ponudbo s tem, kar smo lahko prebrali do zdaj.

Za 2,7 evra mesečno na uporabnika bomo kupili njihov najosnovnejši paket Zoho Workplace Standard. V njem bo imel vsak uporabnik 30 GB prostora za pošto. Posebnost Zoho elektronske pošte je podpora velikim poštnim priponkam, ki so lahko v tem paketu skupaj velike tudi 500 MB. Pri Microsoftu je, denimo, maksimalna velikost sporočila 150 MB.

Vsaka organizacija dobi najmanj 100 GB skupnega prostora za datoteke, delijo pa ga vsi uporabniki. Če je uporabnikov v organizaciji več kot 10, pa vsak dodatni k tej skupni vsoti prinese še 10 GB.

Standard paketu pripadajo tudi Zoho Office aplikacije, ki so primerljive z Google Docs in Microsoft on-line urejevalnikom. Urejanju dokumentov je namenjen on-line urejevalnik Zoho Writer, preglednicam Zoho Sheet, predstavitve pa boste uredili v Zoho Show. Za klepet med sodelavci ter video sestankovanje poskrbi Zoho Cliq, ki je nekako alternativa Microsoftovemu Teams.

Zoho Workplace Professional je nadgradnja, ki prinese uporabnikom več prostora na poštnem strežniku (100 GB) ter več prostora za podatke celotne organizacije – najmanj 1 TB, vsak uporabnik (nad 10) pa prinese še dodatnih 100 GB k tej količini. Cena se za ta paket ustavi pri 5,4 evra na uporabnika na mesec (pri plačilu za leto dni vnaprej).

Zganil se je trg spletnih gostovanj

Velika verjetnost je, da, če ste podjetje, s svojo spletno stranjo gostujete pri enem izmed slovenskih ponudnikov gostovanja. Ta trg se je v zadnjih letih pri nas precej konsolidiral in stanje bi lahko opisali kot mesarsko klanje in nižanje cen, kar večinoma prinese koristi končnim uporabnikom.

Pri večini ponudnikov so zaznali priložnost, ki jo ponuja Googlova odločitev o ukinitvi storitve G Suite, in oblikovali posebne pakete.

Poglejmo na hitro, koliko bo treba odšteti za najem poštnega predala pri nekaterih ponudnikih gostovanja:

• Domenca.com, Domovanje.si, Si-shell.si: poštni predal 5 GB – 1,49 EUR na mesec; 10 GB – 1,99 EUR na mesec.

• Neoserv.si: poštni predal 5 GB – 1,99 EUR na mesec; 10 GB – 2,99 EUR na mesec.

• Žabec.net: posebnih e-poštnih paketov (še) nimajo. Pri svojih paketih gostovanja ne omejujejo velikosti poštnih predalov, zato je uporabnikom na voljo celotna kvota v gostovanju.

Kako iz spletnega gostovanja iztisniti čim več?

Ponudniki spletnega gostovanja v svojih običajnih paketih večinoma omejujejo velikost poštnih predalov.

Ena izmed (slabih) alternativ, ki vam preostane, ko vas bo Google izselil s svojih strežnikov, je torej, da za elektronsko pošto (u)porabite prostor na strežniku, kjer že gostuje vaša spletna stran, in pri tem tvegate, da v primeru prekoračitve kvote preneha delovati tudi vaša spletna stran.

Kot omenjeno, pa boste po vsej verjetnosti omejeni na predale velikosti od 500 MB do 2 GB, kar je za današnje razmere res malo.

Naj vam namignemo še nekaj. Z nekaj telovadbe in računanja boste morda tudi pri naših ponudnikih prišli do večjih poštnih predalov, ni pa nujno, da bo zato cena kaj bolj ugodna, ampak vsaj velikosti poštnih predalov si boste malce svobodneje določali.

Praktično vsi ponudniki gostovanja imajo v ponudbi tako imenovane reseller pakete. Ti so namenjeni predvsem podjetjem, ki se ukvarjajo z izdelavo spletnih strani. Kupec takega paketa ima povsem proste roke, da v cPanelu (nadzorna plošča gostovanja) ne omeji poštnih predalov. Za zdaj ponudniki še ne razmišljajo, da bi to svoboščino odpravili.

Že veste, kam pes taco moli? Trik je torej, da si lahko tudi sami omislite tak reseller paket in ga delite s prijateljskim podjetjem (enim ali več), stroške si pa nato razdelite.

Dobra novica za lastnike omrežnih diskov Synology

Synology omrežni diski so v bistvu pravi strežniki. Če ga v podjetju ali doma že imate, lahko na precej preprost način, kar prek administrativne konzole, namestite praktično vse to, kar Google ukinja. Toliko, kolikor imate prostega prostora na diskovnem polju, toliko ga imate na razpolago tudi v teh storitvah. Diskovna polja, velika nekaj terabajtov, so precej običajna pri takih domačih ali poslovnih postavitvah.

Imeli boste torej elektronsko pošto z lastno domeno, svoj Drive, prostor za datoteke, sinhroniziran koledar in kontakte, svoje zapiske boste odlagali v podobno storitev, kot je Google Keep, s sodelavci in prijatelji pa boste lahko dokumente urejali skupaj podobno kot v Google Docs.

Potrebna pa je mera previdnosti, kajti svoj omrežni disk boste morali odpreti širnemu svetu. Predlagamo, da sestavljanje te sestavljanke zasebnega oblaka zaupate strokovnjaku, ki bo poskrbel, da bodo na vaši požarni pregradi odprta le vrata, ki so nujno potrebna za delovanje storitev ter da bodo vsi programski moduli na omrežnem disku posodobljeni in ustrezno zaščiteni.

Synology storitve, ki bodo temelj zasebnega oblaka:

• Synology Mail Plus – nadomesti Google pošto, kontakte, koledar in takojšnje sporočanje. Še uporabniški vmesnik je sila podoben Googlovemu okolju. Pozor: brezplačnih je le pet poštnih predalov. Za ostale je treba dokupiti licence.

• Synology Office – nadomesti Google dokumente, preglednice in predstavitve.

• NoteStation – alternativa za Google Keep.

Za nemoteno delovanje takega zasebnega oblaka je statični javni IP-naslov nujen. Domači uporabniki ga večinoma nimajo in marsikje ga ponudniki tudi dodatno zaračunajo. Poslovni uporabniki pa s pridobivanjem statičnega IP-naslova ne bodo imeli večjih težav.

Plusi in minusi postavitve zasebnega oblaka v primerjavi z rešitvami v javnem oblaku? Vse imate pri sebi, kar je lahko prednost in tudi slabost. Med slabosti bi pa zagotovo lahko prišteli več dela z vzdrževanjem strojne in programske opreme. Nujno je treba poskrbeti za varnostno kopiranje datotek, da vas ne bi odpoved diskov ali same naprave po nepotrebnem stala podatke.

Odločitev je lahka, če imate nekaj proračuna

Ko se boste odločali, boste na eni strani tehtali plačljive rešitve, ki v celoti nadomestijo staro storitev G Suite, pa naj bo to nadgradnja na Google Workspace, selitev v Microsoftov oblak, v Zoho Workplace ali pa ustvarjanje lastnega zasebnega oblaka z omrežnim diskom.

Na drugi strani pa se naberejo delne rešitve, ki so večinoma tudi plačljive in s katerimi rešite le elektronsko pošto, pozabiti pa morate na vidik sodelovanja s sodelavci, poslovnimi partnerji (ali z družino) v obliki skupnega urejanja dokumentov, skupnih koledarjev, imenikov, video konferenc in podobno.

Če strnemo: brez nekaj finančnega vložka rezultat nikakor ne bo optimalen. Domačim uporabnikom svetujemo, da se pozabavajo z vzpostavitvijo zasebnega oblaka z omrežnimi diski Synology, če že imajo napravo.

Za poslovne uporabnike pa sta skok iz javnega oblaka v zasebnega ali celo nazaj v čase poštnih predalov POP3 in IMAP ter izguba storitev, ki so jih bili navajeni, precej nerazumna.

Oba najprepoznavnejša ponudnika orodij za tako imenovano sodobno delo (modern workplace) , tako Google kot Microsoft, imata odlična orodja. Zaradi visoke stopnje integriranosti posameznih gradnikov njunih ekosistemov ter vedno večjega števila uporabnikov, ki te storitve uporabljajo, sta ostala praktično brez resne konkurence.