Google namesto Exchangea
Predstavljajte si za našo malo Slovenijo običajni scenarij - imamo majhno novo podjetje z največ petimi zaposlenimi, ki bi si rado postavilo informacijsko okolje. Ali naj skoči v Microsoftov objem ali naj se prepusti komu drugemu, npr. Googlu?
Razdelajmo, kaj danes majhno podjetje v resnici potrebuje? Največkrat osebni računalnik (ali prenosnik) za vsakega zaposlenega. Kaj še? Osrednji prostor za hrambo podatkov oz. datotek in seveda programe za obdelovanje tega. Največkrat sta to programa za obdelavo besedil in preglednic, redkeje računovodski program (majhna podjetja uporabljajo računovodske servise), včasih morda kak namenski program. Smo kaj pozabili? Dostop do interneta in elektronsko pošto, seveda.
Še o Google Apps
O Google Apps smo v Monitorju že pisali:
Zares moj Google, september 2007
Raba pisarne v Googlovem oblaku, oktober 2008
Oba članka sta na voljo tudi na www.monitor.si
In najbolj običajna rešitev? Nekdo (podjetje, posameznik, študent) postavi Windows strežnik z Microsoft Exchangeom, uporabnikom pa si kupi Microsoft Office. Ta rešitev je tako zelo običajna, da se je lahko Microsoft pred kratkim pohvalil, da so skupni letni prihodki Microsofta od strežnika Exchange Server kar 2 milijardi dolarjev; če bi bila skupina samostojno podjetje, bi bila deveti največji ponudnik programske opreme na svetu. Pa poglejmo stroške za tako rešitev. Če številke nekoliko zaokrožimo in določimo, da ima naše podjetje pet uporabnikov, gre takole:
Za osnovno IT postavitev (brez osebnih računalnikov ali prenosnikov, povezljivosti v splet, omrežnih kablov in stikal, kar potrebujemo v vsakem primeru) torej potrebujemo približno 9000 evrov in še dodatnih 300 evrov na leto za zaščito. Pri čemer seveda nismo šteli znanja in časa nekoga, ki bo vse to znal postaviti in to seveda primerno zaračunal. Pravzaprav potrebujemo tudi nekoga, ki bo vsaj nekaj znalca in bo znal zadevo tudi vzdrževati. Če je to eden izmed uslužbencev, je njegova "cena" lahko 0 evrov, sicer pa je cena takih storitev danes okrog 50 evrov na uro. In ure kar hitro (in velikokrat) tečejo. Sploh ni poceni, kajne?
(opomba - po objavi članka so nas opozorili na napako - v resnici se "da priti skozi" tudi z manj zmogljivim strežnikom in Windows Small Business Server, kar znese 6700 EUR in ne 9000, op.ur.)
(vse cene so z vključenim DDV)
(Pri)varčujmo
Pa poskusimo nekaj privarčevati ... Če nimamo ravno zelo razvajenih zaposlenih (oz. če smo zelo strog šef ;), se lahko namesto za Microsoftov Office odločimo za OpenOffice.org. In že imamo v žepu dodatnih 2300 evrov. Res je, z OpenOfficeom znajo biti ob kompleksnejših dokumentih kdaj tudi težave, upam pa si trditi, da 99 % poslovnih uporabnikov s kompleksnimi dokumenti ne dela.
Hm, toda OpenOffice.org ne premore poštnega odjemalca, ki bi lahko nadomestil Outlook in njegove zmožnosti sodelovanja s strežnikom Exchange. Če to torej res nujno potrebujemo (če smo vajeni sklicevanja sestankov, skupnih koledarjev, zastavic in podobnega), bomo morali vendarle kupiti pet Outlookov. Cena - 500 evrov. Strežnik z Exchangeom in brez MS Officea nas bo torej stal še vedno zajetnih 7200 evrov.
Pa je mogoče še kako privarčevati? Seveda, če smo neobremenjeni s preteklostjo, če podjetje postavljamo na novo, z novimi zaposlenimi, ki, kot sem zapisal zgoraj, niso "razvajeni", se lahko odločimo za "Oblak". Konkretno - za Google Apps.
Osnovni ...
Ena ključnih prednosti Googlove pošte v primerjavi s čimerkoli je odlična obramba pred nezaželeno pošto.
O Google Apps smo v Monitorju že nekajkrat pisali, zato bo to poglavje nekoliko krajše. Poanta "Googlovih programov" je v tem, da lahko svojo domeno (npr. podjetje.si) zelo enostavno povežemo z Googlom in do svoje pošte pridemo prek (npr.) mail.podjetje.si, do koledarja s koledar.podjetje.si in dokumentov z dokumenti.podjetje.si. Da, gre za običajne in priljubljene storitve Gmail, Google Calendar in Google Docs, ki pa so videti kot "naši" in omogočajo tudi zelo enostavno deljenje med uporabniki naše domene. Gmail je sicer spletni program, ki pa omogoča tudi branje pošte z odjemalci POP3 in/ali IMAP, Docs danes že kar dobro prebavi tako besedilne (Word) kot preglednične (Excel) dokumente in omogoča tudi zelo dobro sodelovanje uporabnikov na njih. In tako Gmail kot Calendar sta na voljo za veliko število telefonov in sta torej na voljo vedno in povsod.
In, kar je najlepše - za delovanje ne potrebujemo zgornjih 7200 evrov + vzdrževalca, saj za vse to poskrbi Google. Za obrambo pred nezaželeno pošto (v prejšnji številki Monitorja smo izmerili, da je pri tem početju najboljša rešitev na trgu), obrambo pred virusi, za varnostne kopije. In, ne nazadnje, za diskovni prostor, saj vsakemu našemu uporabniku dovoli zasesti kar 7 GB prostora.
Res pa je, da je koncept spletnega dela za marsikaterega uporabnika, ki je "gor zrasel" na Oknih, nekoliko nenavaden in moteč. Taki se lahko namesto za običajen Google Apps Standard odločijo za Google Apps Premier, ki ponuja še nekaj več, vendar pa ni več zastonj.
... in napredni Google.
Osnovni prijavni zaslon za Google Apps
Google Apps Premier, na katerega nas podjetni guglovci vržejo takoj, ko vpišemo google.com/a (šele s podrobnim branje te strani najdemo tudi zastonjsko različico Standard), se odlikuje po nekaj ključnih podrobnostih.
Za začetek - za vsakega uporabnika nas bo stal 40 evrov na leto (torej 200 evrov na leto za naš primer petih uporabnikov), vendar pa je na voljo tudi 30-dnevni preizkusni rok. Seveda zato v spletnem Gmailu ne bomo več videli reklamnih vložkov. Nadalje - vsak uporabnik ima na voljo 25 GB in ne več "le" 7 GB prostora. Obramba pred nezaželeno pošto je s sistemom Postini še nekoliko bolj natančna (glej članek v poletni številki Monitorja), predvsem pa se Google s pogodbo zavezuje, da bo storitev delovala z 99,9 % zanesljivostjo. Kdor se bo lotil malce računati, bo hitro prišel do dejstva, da taki zanesljivosti običajni smrtniki z nekakšnim zunanjim gurujem ne bodo segli niti do kolen.
Predvsem pa je v različici Premier možno uporabiti program Google Apps Sync, ki omogoča, da Google pravzaprav zaigra naš strežnik Exchange. Uporabljamo torej Outlook (500 evrov, glej zgoraj), vendar še vedno odpadejo vsi zgornji "tisočevrski" stroški za strežnik.
Če je naš "Exchange" v oblaku
Ko (vsakemu uporabniku) namestimo Google Apps Sync, Outlooku pravzaprav namestimo dodaten način povezovanja s strežnikom, ki je sicer označen kot "MAPI", se pravi enako kot običajni Exchange, vendar kot edino nastavitev sprejme uporabniško ime in geslo za povezovanje z računom Google Apps. Po vnovičnem zagonu Outlooka (če smo ga uporabljali že prej) opazimo nov profil, ga izberemo in že se nam "v oblak" začne pretakati vsa pošta, ki smo jo že do zdaj imeli v Outlooku. In seveda vsi koledarski zaznamki in vsi stiki. Pravzaprav se tja pretoči celotna Outlookova datoteka PST ali OST, če smo nekoliko bolj tehnični. Presenečeno smo ugotovili, da je ta pretok zelo hiter (seveda odvisno od širine povezave v svet), saj smo pred časom preizkušali zastonjsko sinhronizacijo, ki je za nekaj gigabajtov pošte potrebovala nekaj dni. Tokratna sinhronizacija nekaj gigabajtov pošte se je (na 100 Mb/s povezavi) končala v nekaj urah.
Ob namestitvi sinhronizacijskega programa ta najprej v oblak prenese vso našo pošto.
In seveda ključno - po začetni sinhronizaciji se ta še naprej opravlja sproti, v ozadju. To pa de facto pomeni, da uporabljamo Outlook enako, kot da bi zadaj stal naš krajevni Exchange strežnik, le da ga "igra" Google. No, skoraj, kajti vse vendarle ne deluje, večina opravil pa. Pa poglejmo.
Deluje:
Označevanje pošte je enako pregledno v Outlooku in v sinhroniziranem spletnem vmesniku.
Koledar v Outlooku in spletnem vmesniku. Sinhroniziran.
Ne deluje:
Sinhronizacija načeloma deluje, včasih pa se ji vendarle kolcne.
Na seznamu (www.postini.com/webdocs/gapps_sync/google_apps_sync_chart.pdf) je še nekaj podrobnosti, ki manjkajo oz. so drugačne, kot če uporabljamo Exchange, toda dejstvo je, da ključne stvari vendarle delujejo.
Kako torej?
Lahko torej priporočimo Google kot nadomestek za Exchange? Iz enomesečnega preizkušanja različice Premier in nekaj osebnih izpovedi naših sodelavcev, ki so v Gapps preselili že kar nekaj manjših podjetij/strank, lahko zapišemo - da, če gre za dovolj majhno podjetje, ki ni obremenjeno s preteklostjo, oz. katerega uslužbenci "niso razvajeni".
Če gre za novo podjetje, ki je v začetku zelo majhno in začenja vse od začetka, je lahko prihranek zagonskih in vzdrževalnih tisočev evrov ključen. Pravzaprav bo lahko za marsikoga dovolj kar Gapps Standard, ki ne omogoča sinhronizacije z Outlookom, temveč v celoti temelji na spletnem delu. Uporabniški vmesnik Gmail je sicer res nekoliko čudaški, vendar tudi zelo močan, ko se ga privadimo.
No, če ima podjetje uslužbence, ki so bili do zdaj vajeni delati z Outlookom in ki tudi sicer težko prežvečijo spletne programe (priznajmo, delo z njimi je vendarle drugačno od dela z običajnimi programi), bo rešitev v plačljivi različici Premier. Odtehtal bo klasični Outlookovski vmesnik, hkrati pa bo na voljo še nekoliko boljša obramba pred nezaželeno pošto. Vse skupaj bo sicer nekoliko dražje, še vedno pa precej ceneje od začetnih stroškov za strežnik, Windows Server in Exchange. Pa še vzdrževalca za vse to ne bomo potrebovali.
Je pa še tretja kategorija (poleg večjih podjetij, ki se jim bomo tu izognili) - podjetja, ki imajo med uslužbenci "znalce", ki torej ne potrebujejo vzdrževalne pogodbe in torej po nakupu nimajo nobenih stroškov s strežniško opremo. Taki znalci so verjetno že toliko časa na svetu, da se bolje počutijo, če imajo vse strežnike pod svojo roko, zato je zelo verjetno, da bodo vse skupaj težko pustili preseliti nekam "v oblak".
No, tudi Google Apps ni brez napak. Kljub obljubljeni 99,9 % zanesljivosti.
Podatke o ceni Microsoftovih programov smo dobili od uradnega Microsoftovega distributerja.