Kako ločiti med upravljanjem in avtomatizacijo procesov?

Analitiki Forrester Research napovedujejo, da se bo področje t. i. robotske avtomatizacije procesov v naslednjih treh letih malone podeseterilo. Pristopov k avtomatizaciji poslovanja je več, katerega potrebuje vaše podjetje?

Robotsko avtomatizacijo procesov lahko enostavno razložimo na primeru elektronske obdelave prejetih računov. Podjetje, ki ga namenoma ne bom imenoval, je za obdelavo 400 prejetih računov vsak mesec potrebovalo skupino ljudi, ki je za to opravilo porabila v povprečju od štiri do pet ur. Ko jih je nadomestil avtomatiziran sistem, sestavljen iz skenerja, rešitve za optično prepoznavanje vsebin (OCR) in namenske programske opreme, je vodstvo obnemelo. Ne le, da je rešitev potrebovala za obdelavo elektronskih in papirnih računov vsega tri sekunde, bila je precej natančnejša od ljudi. Hkrati je odkrila še različne dodatne podatke, ki so bili v nadaljevanju zelo koristni pri optimizaciji poslovanja – npr. zaračunane zamudne obresti, ki bi se jim bilo mogoče izogniti.

Takšne in podobne zgodbe seveda pomagajo prodajati rešitve za avtomatizacijo, čeprav obenem drži tudi to, da bi moralo marsikatero podjetje pred avtomatizacijo procesov te ustrezno prenoviti ali vsaj urediti, torej potrebuje celovitejši pristop k avtomatizaciji, kar, denimo, predstavlja rešitev za upravljanje poslovnih procesov.

To, da ob tolmačenju obeh pojmov prihaja do zmede, je razumljivo. Obe metodologiji sta si zelo komplementarni, a imata zelo različne cilje in obseg. Lahko bi zapisali, da sta upravljanje in avtomatizacija procesov dejansko dve strani istega kovanca. Obe predstavljata dragocen nabor orodij, ki jih vodstvo lahko uporabi za doseganje operativne odličnosti v podjetju. Prav tako se z njima povezane tehnologije med seboj ne izključujejo. V praksi je pogosto tako, da so doseženi rezultati najboljši takrat, ko sta uporabljeni obe tehnologiji, ki skrbita za poslovno preobrazbo.

Pomenljive razlike

Medtem ko se obe metodologiji in z njima povezane tehnologije ukvarjajo z avtomatizacijo, vse pogosteje se uporabljata pri projektih digitalne preobrazbe, ne moreta nadomestiti druga druge. Rešitev za upravljanje procesov gleda na poslovanje celovito, pred seboj ima t. i. veliko sliko. Tehnologije avtomatizacije uporablja na posameznih mestih, a omogoča tudi integracijo z drugimi, zunanjimi tehnologijami ter deležniki in ponuja orodja za optimizacijo poslovanja in povečanje produktivnosti ljudi, vključenih v poslovne procese. Rešitev BPM opredeljuje in pojasnjuje vse naloge v zvezi s procesom in ustrezno predstavlja delo ljudi, strojev, sistemov – torej delovne tokove. Podjetju v nadaljevanju omogoča, da identificira področja, na katerih lahko delovne tokove še nadalje optimizira in izboljša poslovanje.

Nasprotno pa je robotska avtomatizacija procesov (RPA) predvsem agnostična aplikacija, najuporabnejša za ponavljajoče se naloge. Sama tehnologija se s poslovnimi dogodki in opravili ubada na nižji ravni oziroma ožjem področju, ki ga želi pohitriti. Svojo pravo vrednost bodo take aplikacije za avtomatizacijo dosegle šele ob pomoči umetne inteligence, ki jih bo osvobodila, podjetjem pa omogočila, da uporabljajo vedno večji delež »digitalne delovne sile«.

Pa še ena ključna razlika je med njima: doba povrnitve naložbe. Vodstva podjetij so pod velikim pritiskom, saj želijo lastniki kapitala videti takojšnje rezultate poslovne preobrazbe. S tega vidika je robotska avtomatizacija procesov v prednosti, saj jo opazovalci dojemajo kot zagotavljanje odličnosti procesov oziroma poslovne procese na steroidih.

Katero izbrati?

Podjetje, soočeno z nalogo ali projektom (delne ali celovite) avtomatizacije poslovanja, mora izbirati med obema metodologijama. Očitno je, da bo robotsko avtomatizacijo procesov izbralo za vse dele poslovanja, ki jih je možno avtomatizirati brez integracije in se pogosto ne spreminjajo. Rešitev BPM pa bo svojo nalogo opravila na področjih, kjer je treba v poslovni proces integrirati zaposlene, sisteme in podatke drugih podjetij (dobaviteljev, strank itd.) ter povsod tam, kjer je zahtevana natančna presoja.

V praksi bo kompleksen projekt bržkone zahteval obe metodologiji in tehnologiji. Tipičen zgled uporabe je celovita avtomatizacija poslovnega procesa, npr. plačila terjatev v zavarovalnicah. Robotska avtomatizacija poskrbi za premikanje podatkov oziroma evidenc med zbirkami podatkov oziroma aplikacijami, ob zaznanih anomalijah oziroma večjih odstopanjih pa rešitev BPM delo preusmeri k zaposlenemu (to je prej storila samodejno). No, po novem bo tudi v tej vlogi robot, seveda ustrezno usposobljen za zadano nalogo.