Kako obvladati stroške oblačnih storitev?

Poraba za oblačne storitve strmo narašča. Čeprav se zdijo stroški posameznih oblačnih storitev obvladljivi, lahko hitro uidejo izpod nadzora. Posebej, ko je na delu senčni IT.

S tem, ko smo ljudje svoje domove spremenili v oddaljene pisarne, smo nehote ustvarili popolno študijo primera rabe oblačnih storitev v poslovne namene. Od video konferenc, spletnih sestankov, najrazličnejših orodij za sodelovanje in deljenje vsebin – po zaslugi oblačnih storitev je poslovni svet dokazal, da lahko posel deluje tudi zunaj ustaljenih poslovnih okolij.

Drži, oblak lahko veliko da poslu, a obstaja vrsta informatikov, ki nanj ne prisegajo. Ti pogosto s prstom pokažejo na stroške, ki skoraj nikoli niso zgolj številka, ki jo kot najugodnejšo prikaže ponudnik. Dodatna past pa se skriva v tem, da se zdijo vodstvu in zaposlenim posamezne storitve zelo dostopne (beri: poceni), zato jih pridno dodajajo v svoj arzenal orodij – kar pa lahko konec meseca ustvari precej visok račun. Sploh v velikih podjetjih, kjer je spremljanje tovrstne porabe težje. Kako torej obvladati stroške oblačnih okolij in storitev?

Skrbno načrtovanje

V preteklosti so oddelki IT lahko precej natančno ocenili stroške nakupa, namestitve, vzdrževanja in nadgradenj strojne in programske opreme ter storitev in na podlagi tega ustvarili realne napovedi in proračune. Storitve v oblaku zahtevajo skrbnejše načrtovanje, saj jih je večina v obliki naročnin, spet druge pa se plačujejo po dejanski porabi.

Licenciranje se pogosto izvaja bodisi na uporabnika bodisi na (u)porabo, zato je za natančno predstavo o tem, kakšni bodo mesečni stroški, nujno, da ima podjetje kar najbolj natančno predstavo o številu zaposlenih, ki bodo uporabljali posamezno oblačno storitev. Podcenjevanje povpraševanja organizacije po storitvi je pogosta napaka in vodi do višjih stroškov, saj mora podjetje presežno porabo plačati po ceniku ali pa nadgraditi naročnino. Strokovnjaki predlagajo, da podjetja v mesečni proračun za IT že »vračunajo« nekaj fleksibilnosti in preverijo možnosti, katere naročnine izbrati, da nihanja v številu uporabnikov ali obsegu porabe ne bodo preveč moteča/boleča.

Upravljanje porabe

Ker se storitve v oblaku v podjetju uporabljajo na različne načine, lahko stroški zlahka uidejo izpod nadzora, posebej če zaposleni ne razumejo v celoti posledic njihove uporabe. Če licenca v oblaku temelji na modelu porabe, lahko aplikacije, ki jih zaposleni »pustijo prižgane«, povzročijo kopičenje stroškov. Analitiki so že naleteli na več primerov, ko so podjetja stroške za oblačne storitve znižala za 70 odstotkov že samo s tem, ko so zaposlene naučila, da oblačne storitve po prenehanju rabe izklopijo.

Dober način, kako prihraniti denar, sta tudi skrbno preverjanje in odstranjevanje starih ali neželenih uporabniških računov zaposlenih, ki storitev ne potrebujejo več.

Hramba podatkov v oblaku je še eno področje, kjer lahko načrtovanje in upravljanje uporabe prineseta znatne prihranke pri stroških. Neučinkovito shranjevanje podatkov lahko dolgoročno povzroči visoke stroške, saj več kopij ali nepotrebnih datotek zavzame dragocen prostor. Premišljen načrt pri odločanju, katere datoteke naj bodo shranjene v oblaku (pogosto gre za varnostne kopije) in katere bi lahko bile shranjene na lokalnem strežniku po potencialno nižjih stroških, bo pomagal pri obvladovanju teh stroškov.

Vpogled v storitve

Naložbe v orodja, ki zagotavljajo nadzor nad (u)porabo oblačnih storitev in oblačno infrastrukturo, lahko odkrijejo znatne prihranke. Ta orodja lahko pomagajo tudi pri izbiri najboljših možnosti v oblaku za različne dele podjetja pa tudi pri prepoznavanju in odstranjevanju aplikacij, ki niso (več) v uporabi, ter izboljšanju funkcionalnosti obstoječih aplikacij.

Poleg tega bo poznavanje uporabe storitev v oblaku temelj za natančnejše napovedovanje prihodnje uporabe, zato bo lažje predvideti stroške in jih tudi lažje nadzorovati. Platforme za upravljanje storitev v oblaku so lahko zelo koristne, posebej če imate že zdaj občutek, da jih nimate povsem pod nadzorom.

Preglednost licenc in uporabnikov na enem mestu pomaga tudi pri internem obračunavanju. Storitve v oblaku pogosto predstavljajo izziv za računovodje, saj je stroške težko razdeliti med posamezne oddelke. Z jasnim sledenjem, kdo uporablja katero storitev, bo dolgoročno lažje razdeliti račune za storitve v oblaku, kar bo finančno breme razširilo na več oddelkov – in ti stroški ne bodo »obešeni« le na proračun oddelka IT.

Integracija oblačnih storitev

Mnoga podjetja že uporabljajo mešanico lokalnih in oblačnih virov v t. i. hibridni infrastrukturi v oblaku, zato je za spremljanje (u)porabe in skladnost z drugimi poslovnimi aplikacijami pomembno, da so storitve integrirane na različnih platformah za upravljanje.

Posamezna storitev v oblaku je lahko v nekaterih primerih najboljša možnost za podjetje, vendar pa hkrati velja, da so paketi storitev lahko stroškovno učinkovitejši – to domačo nalogo (beri: izračune) boste morali opraviti sami.

Zagotavljanje, da so storitve v oblaku integrirane z drugimi sistemi, ki jih uporablja podjetje, ima številne prednosti, kot so preprosto zbiranje in prenos podatkov ter enostavnost uporabe za zaposlene – premetavanje datotek po različnih platformah, tudi če so te v oblaku, namreč še zdaleč ni učinkovito.