Kdor obvladuje podatke, dokumente in informacije, obvladuje poslovanje
Aprila je organizacija ResearchAndMarkets objavila zanimivo poročilo s področja upravljanja vsebin v poslovnih okoljih – obdelala ga je tako z vidika tehnologije kot tržnih trendov.
Analitiki so pri tem ugotovili zdravo evolucijo rešitev in spremljajočih tehnologij, kot tudi izpostavili najboljše ponudnike rešitev ECM ter prihodnje priložnosti za zaslužek. Nekoliko presenetljivo, vsaj zame, so bila v lanskem letu najboljše stranke ponudnikov dokumentnih sistemov in rešitev za upravljanje vsebin proizvodna podjetja. Ta so ponudnikom za rešitve in licence skupno odštela (preračunano) več kot štiri milijarde evrov. Analitiki si trenutno stanje razlagajo nekako takole: potreba po shranjevanju, upravljanju in omogočanju enostavnega dostopa do vseh dokumentov, povezanih s proizvodnjo, kot so naročila, delovni nalogi, pogodbe, računi, certifikati, dokumenti o inšpekcijskem pregledu in usposabljanju itd., proizvodna podjetja (in njihove dobavitelje) malodane sili v uvedbo rešitev za upravljanje dokumentov. Brez njih bi v proizvodnji vladal kaos, trpela bi učinkovitost, stroški bi bili znatno višji kot sicer. Naslednje presenečenje, spet vsaj v mojih očeh, je bila kategorija najhitreje rastočega področja, ki uvaja rešitve za upravljanje vsebin – gre namreč za vladne organizacije. Najrazličnejše državne organizacije po svetu so največjim ponudnikom rešitev ECM v letu 2018 nakazale približno tri milijarde ameriških dolarjev, trend rasti pa naj bi se nadaljeval do leta 2022, ko bodo takrat že precej bolje organizirani in »dokumentno popredalčkani« birokrati za tovrstne rešitve namenili že pet milijard dolarjev letno.
Poglejmo še na stran ponudnikov in njihove izzive. Ti zvečine razumejo, da so mobilne naprave preplavile naš vsakdan, tudi službeni, podjetja pa zaposlenim vse bolj prepuščajo izbiro mobilne naprave (t. i. trend nošenja lastnih naprav na delovno mesto – BYOD). Mobilnost je torej zelo pomemben vidik sodobnega poslovanja, zato ponudniki rešitev pospešeno uvajajo storitve in platforme, ki podpirajo t. i. inteligentno upravljanje vsebin na mobilnih napravah. Gre pravzaprav za mobilnim napravam in komunikaciji prilagojeno različico oblačnih rešitev ECM, vse s ciljem, da jih podjetja in zaposleni čim hitreje (p)osvojijo. Tudi v svetu upravljanja dokumentov in vsebin postajajo vse bolj priljubljeni hibridni modeli, saj vedno več podjetij prevzema strategijo upravljanja podatkov, ki narekuje, da ima del podatkov v oblaku in del na lokaciji. Kar pa je za starejše dokumentne rešitve (pre)velik izziv, zato jih velja nadgraditi.
Medtem ko je uvedba rešitev ECM pomagala podjetjem pri zavarovanju podatkov in preprečevanju nepooblaščenega dostopa, jih je (vendarle) treba nenehno nadgrajevati, če naj bodo učinkovite pri zmanjševanju varnostnih tveganj. Prav dejstvo, kako nadležni so sodobni napadalci v svojih poskusih kraje in zlorabe podatkov, vedno več podjetij (pri)sili v to, da starejše dokumentne sisteme zamenjajo z oblačnimi storitvami upravljanja vsebin, kjer za varnost same rešitve/platforme in v njej shranjenih dokumentov skrbi ponudnik. Dolgoročno se zdi, da bo oblak (p)ostal končna postaja za dokumente, pa če nam je to všeč ali ne.