Kdor spremlja in meri, ta lahko upravlja
Sistemi za upravljanje vsebin v podjetjih niso več niša, temveč postajajo nujnost. O njihovi uporabnosti ni dvoma, zablestijo pa takrat, ko jih podjetja povežejo s poslovnimi procesi in z drugimi (zalednimi) sistemi, kot so kadrovski in računovodski sistemi, nabava, sistemi za upravljanje odnosov s strankami in drugo.
Sistemi za upravljanje vsebin (angl. Enterprise content management; ECM) podjetjem pomagajo organizirati, upravljati in deliti nestrukturirane vsebine, kot so dokumenti, fotografije, računi, dobavnice, ankete, tehnične specifikacije izdelkov, elektronska pošta, vsebine spletnih strani itd. Podjetja tako poslovno programsko opremo uporabljajo za shranjevanje, urejanje, sodelovanje in sledenje vsebinam, ki zadevajo samostojno ali projektno delo zaposlenih. Poleg zagotavljanja nadzora in obvladovanja nestrukturiranih vsebin pa sistemi ECM znatno prispevajo tudi k zvečanju informacijske varnosti v podjetjih. Zaposleni imajo pač svoji funkciji oziroma delovnemu mestu prilagojen dostop do vsebin, sistemska rešitev pa bedi tako nad življenjskim ciklom vsebin in informacij kot tudi zagotavlja tekočo avtomatizacijo opravil v poslovnih procesih in delovnih tokovih, povezanih z njimi. Sistemi ECM so združljivi z vrsto danes najbolj priljubljenih pisarniških zbirk in njihovimi datotekami (.doc, .xls, .odf ...), fotografijami (.jpeg, .tiff, .png ...), e-pošto, spletnimi standardi (.xml, .html), orodji za načrtovanje (CAD, itd.) ter številnimi drugimi programskimi platformami, ki jih najdemo v poslovnih okoljih. Z uporabo sistema za upravljanje vsebin podjetja obvladajo izziv varne hrambe velikanskih količin vsebin in datotek, distribucije informacij ter postavljanja in upravljanja delovnih tokov. Sistemi ECM spodbujajo skupinsko delo in sodelovanje zaposlenih, brezšivne integracije z drugimi poslovnimi sistemi pa zaposlenim omogočajo velik prihranek časa.
Rešitev, ki nosi oznako sistem ECM, mora biti sposobna shranjevati in upravljati velikanske količine podatkov v obliki najrazličnejših datotek, podpirati različne organizacijske modele rabe podatkov ter zaposlenim in delovnim skupinam omogočiti hitro in enostavno iskanje in delo z vsebinami. Seveda ne smejo manjkati vsi ključni gradniki informacijske varnosti.
Na kaj paziti pri izbiri sistema ECM?
Izbor sistema ECM nikakor ni enostaven. Ker se njegovo delovanje dotika praktično vsega, kar podjetje počne, je smiselno poiskati rešitev, ki je že »serijsko« čim bolj prilagojena načinu poslovanja podjetja. Pri odločitvi za sistem ECM velja podrobneje preučiti naslednje:
Integracija: Sistem upravljanja vsebin se mora brezšivno povezati v obstoječo infrastrukturo organizacije. Od kakovosti integracije je močno odvisno njegovo delovanje in zadovoljstvo zaposlenih pa tudi izkoriščenost virov IT. Če je obstoječe okolje IT zelo heterogeno, mora podjetje iskati sistem ECM, ki podpira sočasno rabo več zbirk podatkov, datotečnih sistemov in strežnikov. Prav tako velja preveriti zmožnost integracije z vsemi ključnimi poslovnimi aplikacijami v organizaciji, saj mora biti prioriteta sposobnost sistema, da enostavno hrani in upravlja datoteke in informacije, ki jih zaposleni ustvarjajo z oblačnimi aplikacijami (npr. Salesforce), pisarniškimi programi (npr. LibreOffice), razvojnimi aplikacijami (AutoCAD ipd.) in drugimi nepogrešljivimi poslovnimi programi.
Funkcionalnosti: Najosnovnejša zahteva, ki jo mora sistem ECM izpolnjevati, je upravljanje dokumentov v njihovem celotnem življenjskem ciklu, od nastanka do izbrisa in seveda na vseh vmesnih stopnjah. Upravljanje dokumentov se med podjetji lahko korenito razlikuje, a večina sistemov ECM podpira kakovostno upravljanje najrazličnejših vsebin. Zahtevnejša poslovna okolja bodo iskala prilagodljiv sistem, ki jim bo omogočil prilagajanje metapodatkov lastnemu okolju in procesom ter navadam zaposlenih. Napredne funkcionalnosti modularnih sistemov ECM so lahko drage, zato velja s ponudnikom temeljito preveriti, kaj vse podjetje potrebuje. Na splošno pa vendarle velja, da podjetja, ki šele uvajajo sistem ECM, komaj dobro izkoristijo osnovne funkcionalnosti sistema.
Združljivost: Zagotavljanje združljivosti z lokalno zakonodajo in morebitno regulativo je ena tistih nalog, pri kateri so lahko sistemi ECM podjetjem v izdatno pomoč. Ne le, da sistem bedi nad upoštevanjem najrazličnejši pravil in določil, podjetju lahko prihrani zelo veliko časa in stroškov, če ga doletita morebitna revizija ali tožba. Sistem ECM hrani vse s posameznim projektom ali nalogo povezane dokumente na enem mestu, zato jih je bistveno laže in hitreje iskati in pregledovati. Med druga orodja sistema ECM s področja združljivosti sodita tudi večnivojski sistem uporabniškega dostopa ter nadzor nad rabo prijavnih podatkov (gesel, naprav, lokacij). Evropska uredba GDPR, ki bo stopila v veljavo maja prihodnje leto, bo vsekakor močno pospešila prodajo sistemov ECM.
Podpora: Tako kot pri večini za poslovanje kritičnih rešitev je tudi v primeru sistema ECM podpora s strani ponudnika zelo pomembna. Vsako podjetje si želi za partnerja zanesljivega ponudnika, takega, ki se bo hitro in ustrezno odzval ob morebitnih težavah. Velikani z globalno službo tehnične pomoči so tipičen izbor mednarodnih korporacij in podjetij, ki poslujejo v več državah ali na več celinah. Manjša podjetja, kamor sodi večina slovenskih poslovnih subjektov, pa si rada pomagajo tudi sama, saj tako prihranijo marsikateri evro. Pri izbiri ponudnika imajo veliko vlogo dostopnost dokumentov o odpravi napak, treningi in izobraževanje zaposlenih ter vodniki za hitro odpravo tehničnih napak.
Cena: Sistemi ECM so »resne« rešitve, zato je njihova cena pogosto zasoljena. V svetu ECM rešitev, ki bi ustrezala vsem podjetjem, seveda ni. V praksi je pogosto ponudnik tisti, ki sistem ECM prilagodi in integrira v podjetju, zato velja ob odločitvi za uvedbo sistema ECM upoštevati tudi te stroške. Ceniki sistemov ECM so le redko javno objavljeni, ponudniki jih sproti prilagajajo povpraševanju podjetij.
Razlike med sistemom upravljanja vsebin (ECM), dokumentnim sistemom (DMS) in sistemom upravljanja spletnih vsebin (CMS)
Ob iskanju sistema za upravljanje vsebin v poslovnih okoljih bomo hitro naleteli tudi na ponudbo dokumentnih sistemov (DMS). Gre sicer za precej podobni programski rešitvi, ki pa ju vendarle loči kar nekaj pomembnih razlik. Dokumentni sistemi so namenjeni predvsem hrambi dokumentov, sistemi ECM pa znajo upravljati bistveno večji nabor datotek, tudi fotografije, video posnetke, e-pošto itd. Sistemi ECM so pač že v osnovi zasnovani za delo in obvladovanje nestrukturiranih podatkov. Številni sistemi ECM znajo ustvariti samodejno kategorizacijo vsebin, to počno na podlagi metapodatkov, ki jih najdejo v datotekah. Praviloma so v sisteme ECM vgrajene bolj robustne varnostne rešitve, saj so namenjeni podjetjem in organizacijam v panogah, kjer so revizije in tožbe pogostejše, npr. v finančni industriji, odvetniških pisarnah, zdravstvu pa tudi šolstvu. Za podjetja, ki bi rada predvsem uredila kaos na področju dokumentacije, bo verjetno bolj smotrn in cenejši izbor klasičnega dokumentnega sistema.
Sistem upravljanja vsebin se mora brezšivno povezati v obstoječo infrastrukturo organizacije.
Sistemov ECM tudi ne gre zamenjevati s programsko opremo za upravljanje spletnih vsebin (CMS) in z različnimi portalnimi rešitvami. Rešitve CMS praviloma skrbijo le za objavo vsebin na spletni strani ali internem portalu podjetja, sistem ECM pa upravlja vse možne vsebine v podjetju.
Kakšen sistem ECM potrebujem?
Na prvi pogled so vsi sistemi ECM videti zelo podobno in to še oteži izbor. Ključna funkcionalnost organizacije (kategorizacije) in upravljanja datotek se sicer lahko razlikuje glede na izvedbo, a je na splošno precej podobna. Razlike nastajajo drugod, in sicer:
Hramba podatkov: Če podjetje ustvarja res velikanske količine podatkov, vsekakor potrebuje skalabilen sistem ECM. Večina rešitev resda je skalabilnih, prav tako se s sposobnostjo obsežnejše hrambe podatkov povečuje tudi cena.
Sodelovanje: Uvedba sodelovalnih funkcij bo zanimala podjetja, v katerih zaposleni veliko sodelujejo med seboj ali pa z zunanjimi sodelavci. Izvedba sodelovalnih funkcij se med sistemi ECM lahko precej razlikuje, zato jih velja pred nakupom temeljito preizkusiti.
Enostavnost rabe: Nasvet, naj bo rešitev enostavna in intuitivna za uporabo, je že zelo »zlajnan«, a še kako drži. Enostavno rešitev bodo zaposleni prej (p)osvojili, odpora bo manj, rezultati pa boljši. Vsak resen ponudnik bo omogočil časovno omejen brezplačen preizkus rešitve.
Infrastruktura IT: Izvedba rešitve ECM mora že takoj odgovoriti na vprašanje, kje bo sistem ECM hranil podatke. Podjetja imajo na voljo troje: krajevno, v oblaku ali pa v hibridni postavitvi. Za podjetja, ki krajevno ustvarijo veliko dokumentov, je logičen izbor krajevna izvedba, so pa oblačne rešitve cenejše. Pri hibridnih postavitvah je možnosti, da lahko gre kaj narobe, hitro več.
Izobraževanje zaposlenih: Ne glede na to, kako privlačen in enostaven je uporabniški vmesnik sistema ECM, gre še vedno za zelo zapletene in zmogljive programe, ki jih različni oddelki in zaposleni uporabljajo v različne namene. Vsako podjetje bi zato moralo vračunati tudi strošek izobraževanja uporabnikov programa, bodisi v obliki predavanj v podjetju ali obiska spletnih tečajev.
Če veš, kaj imaš, lahko to upravljaš
Za sisteme upravljanja vsebin velja enako pravilo kot za vse druge upraviteljske rešitve. Podobno kot lahko oddelek IT upravlja le tiste vire IT, ki jih pozna in ti premorejo upraviteljska orodja, lahko sistem ECM zaposlenim pomaga upravljati vsebine, ki jih prepozna in do katerih ima dostop. Pred uvedbo sistema ECM je torej treba narediti dober načrt in ga med uvajanjem rešitve povezati s čim več viri podatkov in vsebin. Ob slabi izvedbi namreč tudi najboljša in najdražja rešitev ne bo sposobna čudežev.