Ko tiskanje postane storitev

Se mar tudi vaši informatiki vedno znova ubadajo z vzdrževanjem tiskalnikov in izgubljajo dragoceni čas? Torej je čas, da tiskalniško okolje v roke vzamejo specialisti.

Tradicionalno so podjetja kupovala vrsto (pogosto zelo različnih) tiskalnikov, optičnih bralnikov in fotokopirnih strojev za rabo v posameznih oddelkih. Oddelek IT je bil kar privzeto odgovoren za njihovo vzdrževanje, predvsem je skrbel, da so bila črnila in tonerji na zalogi, da je programska oprema (beri: gonilniki) delovala ter da se tiskalniki niso (pre)pogosto kvarili. Skrbniki IT in vodje oddelkov so si po svojih najboljših močeh prizadevali, da je bilo tiskalniško okolje prilagojeno potrebam poslovnih uporabnikov, a hkrati iskali rešitve za tiskanje, skeniranje in upravljanje dokumentov, s katerimi bi zmanjšali število izpisanih dokumentov in skupne stroške. Tako kot v avtomobilskem svetu velja, da je najcenejši tisti kilometer, ki ga ne prevozimo, je tudi v svetu tiskanja najcenejši tisti dokument, ki ga ne natisnemo.

A brez papirja v poslu očitno ne gre, čeprav se najrazličnejše rešitve za brezpapirno poslovanje trudijo dokazati drugače. V zadnjih šestih letih je kljub najrazličnejšim prizadevanjem po zajezitvi tiskanja količina natisnjenih dokumentov v poslovnih okoljih v ZDA zrasla za dobrih devet odstotkov. Prav, tiskali bomo še naprej. Mar lahko hkrati tiskamo ceneje? Odgovor na to vprašanje so med prvimi našli kar proizvajalci tiskalnikov sami, a ne na način, da bi znatno pocenili naprave ali potrošni material. Izumili so upravljane storitve tiskanja.

S tiskanjem naj se ukvarjajo specialisti

Upravljane storitve tiskanja (MPS) ubirajo drugačen pristop, saj tiskanje, skeniranje in kopiranje dokumentov zapakirajo v celovito storitev, za katero skrbi specializirani ponudnik. Podjetje tako pravzaprav najame implementacijo in upravljanje tiskanja, za vzdrževanje in zalaganje naprav s potrošnim materialom ter podporo in svetovanje pa skrbi ponudnik. Pri tovrstnih storitvah gre za več kot zgolj nadzor nad tiskalniki, saj so lahko vključene najrazličnejše naprave, ki uporabljajo papir (tudi fotokopirni stroji, telefaksi ipd.). Pogodba MPS vključuje upravljanje vseh naprav za tiskanje in zajemanje podatkov.

Prednosti tiskanja kot storitve

Ena očitnih koristi je seveda prenos skrbi, povezanih z nakupom, vzdrževanjem in s posodabljanjem tiskalniškega okolja, z oddelka IT na zunanjega ponudnika. A ker ima ta obilo izkušenj z optimalnimi ureditvami tiskalniških okolij, v praksi podjetja s predajo tiskanja v zunanje izvajanje znižajo stroške tiskanja ter ustvarijo prihranke časa, kar ne nazadnje dviguje tudi produktivnost zaposlenih.

Prihranki denarja za podjetje so lahko tudi zelo veliki. Ponudniki storitev MPS bodo našli različne načine racionalnizacije in konsolidacije števila tiskalnikov. Najpogosteje jih nadomeščajo z oddelčnimi večopravilnimi napravami, prav tako pa so novejše naprave bistveno učinkovitejše – tiskajo hitreje in ceneje ter nudijo vrsto dodatnih funkcionalnosti (zlaganje in spenjanje dokumentov ipd.). Na ta način ponudnik skrči floto tiskalnikov, ne da bi negativno vplival na produktivnost dela zaposlenih.

Pogosto spregledan, a nič manj pomemben vidik upravljanih storitev tiskanja je tudi zmanjšanje količine odpadkov, saj si ponudnik prizadeva, da bi tiskanje porabilo kar najmanj virov – torej je privzeto vklopljeno obojestransko tiskanje, varčevanje s črnilom ipd. Manj izpisanih listov pa pomeni manjšo porabo potrošnega materiala in manj odpada.

Ker je naloga ponudnika, da vzdržuje tiskalnike in dobavlja potrošni material, tako sprosti pomembne vire v IT-oddelku podjetja, informatiki pa se lahko posvetijo drugim projektom. Zaposleni pač ne porabljajo več časa za popravila tiskalnikov.

Vsaka medalja ima dve plati

Storitve MPS so idealne za podjetja, ki potrebujejo kar najbolj prilagodljivo tiskalniško okolje. A manjša podjetja lahko še vedno dosežejo nižje stroške tiskanja, če sama upravljajo in vzdržujejo svoje naprave (po navadi le tiskalnik ali dva).

V luči uredbe GDPR sta povsem novo dimenzijo dobili zasebnost in zaupnost – v centraliziranem tiskalniškem okolju ju je nekoliko težje zagotoviti. Prav zato podjetja zaposlenim, ki upravljajo občutljive podatke in dokumente, spet vračajo na mizo tiskalnike, kar pa močno podraži vse skupaj.

Za produktivnost gre

Ponudnikom storitev MPS velja dati priložnost – pogosto namreč niso le specializirani vzdrževalci tiskalnikov, temveč tudi strokovnjaki za skeniranje in upravljanje dokumentov. Kot taki pa lahko podjetju s prenosi dobrih praks pomagajo prenoviti in izboljšati z dokumenti povezane poslovne procese. Prav tako lahko podjetju pomagajo uvesti oblačno in mobilno tiskanje, prilagodljiva delovna mesta itd. Analitsko podjetje IDC ocenjuje, da predaja tiskanja v upravljanje zunanjemu specialistu podjetjem omogoča do 30-odstotno znižanje stroškov tiskanja, ti pa postanejo tudi bistveno predvidljivejši. Koliko odstotkov podjetju prineseta večje zadovoljstvo zaposlenih in novo pridobljeni čas informatikov, pa naj izračuna vsak zase.