Komunikacije prihodnosti so celovite in poenotene

Sodobne poslovne telekomunikacije so rešitve po meri. Podjetja najrazličnejše komunikacijske kanale, kot so internet, fiksna in mobilna telefonijo, družabna omrežja, video itd., različno integrirajo v svoje poslovanje. Preverili smo, kako se v praksi lotevajo telekomunikacijskih izzivov.

Še pred poldrugim desetletjem bi poslovne komunikacije tesno povezovali predvsem s klasično telefonijo, ki danes počasi, a vztrajno izgublja tla pod nogami. Njeno vlogo je tako v domačih kot poslovnih okoljih že skoraj v celoti prevzela telefonija IP. Ta ne ponuja le znatno boljše kakovosti prenosa govora (zvoka), temveč kup dodatnih storitev. A pomembno je to, da je pravzaprav internet tista tehnologija, ki je postala nov »standard« na področju telekomunikacij, saj je ljudem omogočila bistveno cenejše komuniciranje po vsem svetu – bodisi preko telefonov IP, spletnih brskalnikov ali pa vrste drugih namenskih aplikacij in storitev. V poslovnih okoljih so danes prisotne najrazličnejše implementacije t. i. poenotenih komunikacij, kjer nameščene aplikacije skrbijo, da je računalnik hkrati telefon, imenik, tajnica in beležnica.

Poenotene komunikacije

Izraz poenotene komunikacije opredeljuje integracijo komunikacijskih orodij, ki ljudem pomagajo komunicirati, sodelovati in nasploh opravljati svoje delo bolj učinkovito. Poleg že omenjene telefonije IP lahko v to skupino rešitev štejemo še tehnologijo zaznavanja prisotnosti uporabnika in sporočilne sisteme. V tem primeru gre za rešitve, ki uporabljajo sinhrono komunikacijo, ta pa se dogaja v realnem času – pogosto velja zanje tudi oznaka sočasna komunikacija z različnih lokacij. Poslovni svet pozna tudi druga, asinhrona komunikacijska orodja, med katera štejemo e-pošto, Twitter in podobne rešitve. Ta vrsta komunikacije se dogaja takrat, ko se posamezni uporabnik odloči zanjo in se le redkeje odvija v realnem času na obeh ali več udeleženih straneh. Najlažje jo označimo kot komunikacijo tipa »ob različnem času in različnem kraju«. Cilj rešitev s področja poenotenih komunikacij je integracija programske opreme, ki podpira tako sinhrono kot asinhrono komunikacijo v eno rešitev, prek katere ima uporabnik na svoji (poljubni) napravi dostop do vseh orodij, ki jih poslovno okolje uporablja v namene komuniciranja in sodelovanja zaposlenih.

Poenotene komunikacije zaposlenim omogočajo, da z njihovih delovnih miz izgine vrsta naprav, saj se že računalnik po zaslugi programske opreme spremeni v celo vrsto orodij. Takšne spremembe se nadaljujejo v konferenčnih sobah podjetij, če jih ta opremijo z videokonferenčnimi sistemi (beri: kamerami, mikrofoni, zvočniki, zasloni za deljenje vsebine). V sodobnih okoljih je s poenotenimi komunikacijami ustrezno poskrbljeno tudi za mobilne zaposlene, torej tiste, ki stik v obliki klica, videoklica ali e-pošte z matičnim podjetjem ohranjajo prek pametnih telefonov in tablic.

V idealnih primerih gre okolje poenotenih komunikacij še dlje, saj integracija zajema zaledne sisteme in storitve. V takšnem primeru lahko sistem za opravljanje spletnih konferenc izkorišča zmogljivosti avdio sistema v konferenčni sobi, ker pa je ta povezan s platformo za telefonijo IP podjetja in aktivnim imenikom, lahko zaposleni vse akcije, kot so klicanje sodelavcev, udeležba v spletni klepetalnici ali videokonferenčni klic, proži dobesedno na klik.

Orodja za poenotene komunikacije se očitno znatno prekrivajo z orodji za sodelovanje. Poleg skupinskega klepeta se znajo ta orodja povezati tudi z rešitvami za vodenje projektov, nekatere naprednejše rešitve pa premorejo celo funkcionalnosti klicnih centrov, kot sta avtomatski klicalnik in odzivnik. Klicni centri so bili v preteklosti uporabljani le v velikih podjetjih, saj sta njihova uvedba in vzdrževanje zahtevala znatna finančna sredstva. Po zaslugi razvoja tehnologije si danes storitve profesionalnih klicnih centrov lahko privoščijo tudi manjša podjetja, in to za povsem sprejemljiv izdatek, z vsemi funkcionalnostmi in prednostmi, kot jih premorejo veliki klicni centri.

Moč poslovnih aplikacij, podprtih s telekomunikacijami

Aplikativna podpora je za podjetja vse pomembnejša, ko preučujejo uvedbo poenotenih komunikacij v svoje poslovanje. Sistemske integracije sodobnih telekomunikacij, kjer vlada t. i. fiksno-mobilna konvergenca, v pisarniško okolje in njihovo povezovanje s pisarniškimi aplikacijami je tako pristalo na vrhu prioritet podjetij. Cilj podjetij je telefonijo in druge komunikacijske kanale čim bolj brezšivno integrirati z osrednjim informacijskim sistemom (ERP) ter vrsto poslovnih aplikacij, kot so aplikacije za upravljanje odnosov s strankami (CRM), klicni center, rešitve za skladiščno poslovanje, servis, računovodstvo in druge.

»Podjetja se pri iskanju sistemskih integratorjev pogosto odločajo za partnerje, ki jim lahko razvijejo ali prilagodijo rešitev na ključ. T. i. implementacije po meri so zelo zaželene, saj poslovnih uporabnikov danes ne zanima več zgolj prihranek pri stroških komuniciranja, ta je seveda še vedno dobrodošel, temveč želijo vedeti predvsem to, kako nova orodja izkoristiti v delovnem procesu in doseči boljše rezultate ter večjo produktivnost,« aktualne razmere na področju poenotenih komunikacij razlaga direktor podjetja SoftNET, Andrej Boštjančič.

V poslovnem okolju, kjer se poslovna telefonija – fiksna in mobilna – neposredno povezujeta s sistemom za upravljanje odnosov s strankami ali osrednjim poslovno-informacijskim sistemom ali drugo namensko aplikacijo, lahko zaposleni o stranki na drugi strani telefona/zaslona/aplikacije vidi praktično vse podatke, in to še preden se oglasi ali odgovori na klic oziroma klik. Prikazani podatki so lahko najrazličnejših oblik – npr. informacije o prejšnjih dogovorih, kontno stanje, aktualne ponudbe, ipd. Napredna integracija telekomunikacijskih rešitev omogoča tudi neposredno snemanje pogovorov (»zaradi zagotavljanja visokega nivoja storitve«, kot nas nekateri uporabniki teh rešitev prijazno »opomnijo« na svojih linijah za podporo uporabnikom), pa tudi njihovo zaračunavanje – če gre za primere svetovanja po telefonu.

Telefonska centrala z novo (virtualno) dimenzijo

Za prilagodljivost telekomunikacij v podjetjih še vedno skrbi nekakšna »telefonska« centrala, ki pa je bistveno več kot zgolj centrala v klasičnem pomenu te besede. V bistvu gre za virtualiziran strežnik, sposoben najrazličnejših telekomunikacijskih nalog in vlog. Tako lahko skrbi za upravljanje telefonskega imenika podjetja ter morebitnih namenskih telefonskih linij – predvsem tistimi iz nabora 080 in 090, če jih podjetje uporablja. Vloga takšnega strežnika je tudi zagotavljanje integracije telefonije z že omenjenimi poslovnimi aplikacijami, kot so e-poštni odjemalci, sistemi ERP, CRM in druge poslovne aplikacije. Po njegovi zaslugi tudi faksiranje postane storitve, faksirna sporočila pa so prejeta in poslana v obliki elektronske pošte. Rešitev, ki povezuje najrazličnejša omrežja in sisteme v podjetju, lahko v naprednejših oblikah central omogoča celo integracijo s sistemoma varovanja in alarmiranja, pri čemer povezana v mobilno omrežje in podprta s sistemom brezprekinitvenega ali rezervnega napajanja omogoča nemoteno delovanje in varovanje podjetja tudi ob morebitnem izpadu internetne povezljivosti ali elektrike.

Ponudniki stavijo na rešitve po meri

Sodobne telekomunikacije so več kot le telefonija in internet, čeprav temeljijo na povezljivosti – fiksni ali mobilni. Telekomunikacijski ponudniki poslovnim uporabnikom ponujajo najrazličnejše oblike povezovanja v internet in med lokacijami, predvsem najem optičnih povezav, pa tudi varnih zasebnih vodov. Poslovnim uporabnikom so na voljo izjemno visoke zmogljivosti širokopasovnih povezav, tudi do 100 Gbit/s. Podjetja z več poslovnimi enotami se pogosto odločajo za povezovanje le-teh prek varnih zasebnih omrežij, t. i. povezav VPN, saj so te cenovno ugodna rešitev, omogočajo hitro postavitev, obenem pa so zelo prilagodljive in v primeru rabe močne enkripcije tudi dovolj varne za prenos občutljivih poslovnih podatkov.

Trenda računalništva v oblaku in zunanjega izvajanja storitev sta zaznamovala tudi področje telekomunikacij. Nekatera podjetja se po vzoru ITja odločajo tudi za predajo področja telekomunikacij v izvajanje specializiranemu ponudniku oziroma za t. i. upravljane storitve. Motiv je jasen: optimizacija stroškov. Pri ponudniku ima tako posamezno podjetje lastnega skrbnika – za poslovno ponudbo in tehnično podporo, za vse upravljane in uporabljane storitve, torej internet, telefonijo, druge oblike povezljivosti ter rešitev za komuniciranje in sodelovanje, pa prejme le en račun.

»Poslovne telekomunikacije je treba vedno obravnavati celovito, saj lahko podjetje le tako dobi kar najboljšo, glede na lastno poslovanje optimizirano rešitev. Optimizirate lahko le tisto, kar poznate in merite. Pred prenovo področja telekomunikacij je treba najprej analizirati obstoječe stanje infrastrukture IKT ter pripraviti načrt njegove posodobitve in optimizacije glede na želeno ali zahtevano rabo sodobnih telekomunikacij. Pri tem seveda upoštevamo tudi zahteve posameznih delovnih mest in zaposlenih, torej ljudi, ki bodo z novimi rešitvami in storitvami dejansko delali – v pisarni ali na terenu,« pravi Matej Meža, direktor podjetja Mega M.

Čeprav ima večina telekomunikacijskih operaterjev sestavljene nekakšne komunikacijske pakete in cenik storitev, praktično vsi po vrsti radi prisluhnejo strankam, ki si želijo rešitev po meri, saj je to zanje tudi priložnost za dober projekt integracije. Želje in potrebe podjetij po komunikacijskih rešitvah in storitvah so vendarle vedno bolj specifične, zato jih ponudniki obravnavajo individualno, a celovito. Le ustrezno sestavljena in povezana telekomunikacijska rešitev daje prave rezultate.