Naložba v rešitev za upravljanje dokumentov se (še kako) izplača

Oblačne platforme za upravljanje dokumentov in drugih poslovnih vsebin iz dneva v dan dokazujejo svoje prednosti.

Marsikatero podjetje se v poplavi podatkov, ki smo mu priče, sprašuje o smotrnosti implementacije dokumentnega sistema. Pri tem podjetja bolj kot cena rešitve in njena uvedba skrbita odziv zaposlenih – kako jih prepričati, naj tako rekoč vse, kar je povezano z dokumenti, po novem počno prek dokumentnega sistema. Tistim, ki omahujejo, bo vsekakor v pomoč nedavna raziskava družbe IDC, ki je ugotovila, da znaša petletna doba povrnitve naložbe (ROI) v dokumentni sistem kar 404 odstotke! Še več, polovica anketiranih organizacij je poročala o tem, da se jim je naložba povrnila že po vsega šestih mesecih. Takšne prihranke je težko prezreti. Sodobna tehnologija je podjetjem omogočila učinkovitejše obvladovanje in upravljanje dokumentov v digitalnem okolju. Tudi takšnem, ki temelji na oblaku. Upravljanje dokumentov v oblaku je za večino podjetij celo cenovno najugodnejši način, kako doseči varno ustvarjanje, sodelovanje in izmenjavo informacij ter dokumentov znotraj in zunaj podjetja.

Začetek uporabe rešitve za upravljanje vsebin v oblaku (ECM) je enostaven in predvsem takojšen. Rešitve oziroma storitve iz oblaka so zasnovane tako, da jih zaposlenim dobavite takoj ali pa hkrati s pisarniško opremo. Poleg tega jih večina deluje v brskalniku, torej skrbnikom IT v podjetju vzamejo le nekaj minut za konfiguriranje v obstoječe naprave. Podjetje lahko torej v vsega nekaj minutah odkrije svet povečane učinkovitosti in urejenih dokumentov. Poleg tega v primeru oblačne rešitve ni potrebe po dragih in pravočasnih namestitvah, dodatni infrastrukturi, nadgradnjah ali varnostnih kopijah. Še več, digitalizacija vstopnih dokumentov zahteva le povezavo z omreženo večopravilno napravo, ki optično prebrane dokumente pošlje v oblačno platformo, kjer se pretvorijo v digitalne dokumente in so na voljo v nadaljnjem delokrogu podjetja.

Prednastavljene rešitve je moč še dodatno prilagoditi

Platforme za upravljanje dokumentov v oblaku so navadno opremljene z zbirko predhodno konfiguriranih rešitev za tipične oziroma najpogostejše primere poslovne rabe, kot so upravljanje obveznosti do dobaviteljev, terjatve do kupcev, funkcije kadrovske službe in upravljanje pogodb. Te vnaprej pripravljene rešitve ponujajo podjetjem platformo za takojšen začetek avtomatizacije pretoka informacij.

Čeprav se nahajajo v oblaku, so kritični poslovni podatki zajeti, shranjeni in organizirani na smiseln in dosleden način, zato lahko uporabniki storitve po potrebi hitro iščejo in pridobivajo informacije. Vnaprejšnje določanje vlog, pravic dostopa, iskalnih izrazov in urnikov hrambe zagotavlja, da je delovanje programske opreme iz oblaka skladno z varnostno politiko in s poslovnimi procesi podjetja.

Ena boljših stvari pri oblačnih rešitvah za upravljanje vsebin je njihova (sicer ponekod precej omejena) sposobnost prilagajanja delovanja edinstvenim potrebam vsake organizacije. Po uvedbi rešitve ECM v oblaku ponudniki podjetja prepričujejo, naj z različnimi dodatki ali moduli poskrbijo za doseganje resnično visoke stopnje učinkovitosti. K tej najbolj pripomorejo avtomatizacija poslovnih procesov, napredne strategije digitalne preobrazbe in celo upravljanje spletnih obrazcev. V rastočih podjetjih namreč narašča tudi količina administrativnega dela, ki ga velja v kar največji meri avtomatizirati – skalabilna rešitev v oblaku pa je temu kos brez glavobolov in dragih naložb.

Za varnost podatkov je zgledno poskrbljeno

Ob misli na selitev podatkov v oblak se marsikdo ustavi – podjetja skrbita varnost in nadzor nad podatki »v računalniku nekoga drugega«. Ta strah je povsem odveč. Ugledni ponudniki dokazujejo, da v praksi ni boljšega mesta za varno zaščito podatkov kot prav v oblaku! Programska oprema za upravljanje vsebin v oblaku, ki je nameščena na platformi Amazon Web Services (AWS), omogoča uporabnikom dostop do podatkov in informacij v realnem času prek kateregakoli sodobnega brskalnika. Ponudniki rešitev ECM iz oblaka pogosto navajajo 99,99-odstotno razpoložljivost in 99,9999-odstotno trajnost dokumentov, to pa so številke, ki jim kdorkoli, ki je kadarkoli imel opravka z upravljanjem in vzdrževanjem IT-infrastrukture, težko oporeka. Povedano drugače: v takšnem oblaku so informacije varne, varnostno kopirane in vedno na voljo.

Morebiti bo prav uvajanje oblačne rešitve za upravljanje dokumentov najboljša poteza, ki jo bo letos storilo vaše podjetje …