Navidezno posedanje ob kavici

Sestanke bolj ali manj vsi sovražimo, kljub temu pa se jim v poslovnem svetu največkrat ne moremo izogniti. Nasprotno, kaže, da se z vedno bolj divjim kapitalizmom le še množijo. Vsaj delna rešitev? Navidezni ali spletni sestanki.

Sami spletni sestanki se po načinu izvedbe ne razlikujejo od navadnih sestankov. Oboji namreč potrebujejo najmanj gradivo za obravnavo ali vsaj temo. Prav tako mora imeti spletni sestanek vodjo sestanka ali moderatorja. In, ne nazadnje, je treba izdelati tudi zapisnik sestanka.

Bistvena razlika med spletnim in navadnimi sestanki je fizična oddaljenost med udeleženci. To pa samo po sebi prinaša določene omejitve, saj ljudje poleg z govorom komuniciramo tudi na druge načine, z obrazno in telesno mimiko, načinom izgovarjave besed in podobnim. Uporaba vsega tega je na sestankih v živo samoumevna in velikokrat tudi namerno uporabljena - kadar gre za prepričevanje sogovornika. Pri spletnih sestankih je vse te kanale treba šele vzpostaviti, saj samo hkratno pisanje in risanje po istem dokumentu ni dovolj. Potrebujemo najmanj še zvok in sliko. In prav to zadnje je tisto, kar spletne sestanke približa učinkovitosti sestankov v živo.

Kako se spletnih sestankov sploh lotimo? Po korakih, tako kot se lotevamo navadnih sestankov. Tudi za navadne sestanke, posebej ko gre za več kot štiri udeležence, potrebujemo dodatno opremo oziroma posebej za sestanke prilagojene prostore. Enako velja tudi za spletne sestanke, saj so potrebe v svojem bistvu pri obojih enake.

Souporaba aplikacije z vidika moderatorja v rešitvi Genesys

Navidezna sejna soba

Izhodišče vsakega sestanka takoj za določitvijo obravnavane teme je seveda gradivo. Ponavadi ga sestavljajo razne predstavitve in dodatna dokumentacija. Pri navadnih sestankih je gradivo ponavadi preprosto natisnjeno na papir, oziroma zadnje čase v elektronski obliki prikazano s projektorjem na platno. Pri spletnih sestankih pa je gradivo vedno v elektronski obliki.

Pri tem je treba poudariti, da sama elektronska oblika gradiva še ne pomeni, da je vidno vsem udeležencem. Vsaka oblika zapisa dokumenta zahteva določen program za pregled ali spreminjanje. To pa pomeni, da morajo za pregledovanje dokumenta v wordovski obliki imeti vsi udeleženci sestanka nameščen najmanj Word oziroma katerega izmed združljivih programov.

Večina orodij za spletne sestanke to težavo reši tako, da dokumente, ki jih želimo predstaviti vsem udeležencem, najprej spremeni v posebno obliko. Pregled tako zapisanega dokumenta pa omogoča že samo spletno orodje. Na žalost taka oblika zapisa ni prenosljiva med različnimi orodji.

Pristop do spreminjanja dokumentov v to obliko je med orodji različen. Orodji WebEx in LiveMeeting to naredita samodejno, ko dokument odpremo. Slabost tega pristopa so omejitve, katere dokumente lahko spreminjamo. Drugi za to potrebujejo nameščen program, s katerim dokument odpremo. Zanimiv je še pristop orodja LiveMeeting, ki ustvari navidezni tiskalnik, s katerim katerikoli dokument enostavno spremenimo v primerno obliko.

Priprava gradiva za sestanek v rešitvi Genesys

Kje in kdaj imamo sestanek?

Potem, ko smo pripravili predstavitev in dodatno gradivo ter ga spremenili v primerno obliko, lahko začnemo obveščati in usklajevati udeležence sestanka. Vsa orodja ponujajo možnost takojšnjega sklica sestanka. To bi pač pomenilo, da vsem predvidenim udeležencem sestanka razpošljemo vabilo po e-pošti, da imamo ravnokar sestanek. Predvidevamo lahko, da večina udeležencev ne čaka, da končamo pripravo gradiva, pogosto je ravno nasprotno. To pomeni, da je za sklic sestanka treba kar nekaj usklajevanja.

Večina orodij razen Vyew omogoča sklicevanje sestankov na določen datum in ob določeni uri. Vsako od orodij omogoča tudi urejanje napovedanih sestankov, saj je teh lahko kar nekaj. To bo posebej pomembno, če se bodo orodja za spletne sestanke začela množično uporabljati. Največja slabost je pomanjkanje integracije teh orodij z uveljavljenimi koledarskimi aplikacijami. Svetla izjema pri tem je LiveMeeting, saj omogoča samodejno dodajanje sestanka v Outlook. Ni pa to idealna rešitev, ki bi omogočala usklajevanje sestanka neposredno iz Outlooka.

Sestanke ponavadi sklicujemo med različnimi udeleženci, zato je zelo pomembno, da so v e-pošti z vabilom na sestanek tudi vse potrebne informacije za ureditev udeleženčevega računalnika za sodelovanje na spletnem sestanku. Temu moramo posvetiti posebno pozornost, ko je za sodelovanje na spletnem sestanku treba namestiti dodatno programsko opremo. V velikih podjetjih namreč uporabniki pogosto nimajo pravice samostojno nameščati dodatne programske opreme in se morajo za to dogovoriti posebej s skrbnikom. Vsak tak poseg zahteva svoj čas in ga je treba upoštevati pri izboru datuma sestanka. V nasprotnem primeru bo naš še tako dobro pripravljen spletni sestanek padel v vodo. Pri tem se najbolje odreže Vyew, saj se v celoti odvija znotraj brskalnika in ne potrebuje namestitve dodatne programske opreme.

Moderatorjev pogled in klepet v rešitvi LiveMeeting

Se slišimo? Se vidimo?

Zdaj, ko je sestanek usklajen z udeleženci in gradivo pripravljeno, nam ostane še izvedba samega sestanka. Na vsakem sestanku imajo udeleženci svoje vloge. Pri sestankih v živo so vloge nekaj samoumevnega, oziroma se jim ne posveča prav pretirane pozornosti. Spletni sestanki pa zahtevajo od sklicatelja večjo pozornost pri določitvi vlog, saj sama orodja omogočajo občutno večji nadzor nad tem, kaj udeleženci sestanka lahko počnejo.

Pri navadnih sestankih bi vprašanje "Ali se slišimo?" verjetno zvenelo precej butasto, razen če nimamo sestanka ob vzletni stezi. Pri spletnih sestankih pa je pritrdilen odgovor na to vprašanje še posebej pomemben. Govor je namreč najpomembnejši komunikacijski kanal med udeleženci. Možno ga je sicer nadomestiti s tipkanjem oziroma "chatom", a ta še zdaleč ne dosega učinkovitosti govora. Govor je namreč osnovno človeško orodje za sporazumevanje. Telefonija sicer že nekaj časa omogoča konferenčne klice, vendar ti niso doživeli široke rabe, saj so omejeni izključno na govor.

Različna orodja za spletne sestanke ponujajo različne možnosti izvedbe konferenčnega pogovora. Najpreprostejši način je ta, da je konferenčni klic prepuščen nekomu drugemu, recimo telefonskemu operaterju, ali pa se uporabi katero izmed drugih rešitev za glasovno komunikacijo prek računalnika, kot je na primer Skype. V takem primeru sicer nimamo neposrednega nadzora nad govornim sporazumevanjem iz programa za spletne sestanke. Ne moremo npr. izklopiti zvoka vsem drugim udeležencem, ko ima predavatelj predstavitev. Prav tako ni mogoče samodejno vklopiti govora novemu predavatelju in ga izklopiti prejšnjemu, ko se predavatelji zamenjajo. Je pa zaradi uporabe specializiranih storitev za prenos zvoka ta ponavadi boljši in bolj zanesljiv.

Boljši način je uporaba orodja, ki omogoča poslušanje predstavitve, ne omogoča pa konferenčnega klica. Ta način je podoben izvedbi sej v parlamentu, ko govorniki stopajo posamično za mikrofon. To zahteva zelo spretnega vodjo sestanka, saj se kaj rado zgodi, da želijo vsi udeleženci besedo hkrati. Predvsem se to dogaja med razpravami, ki ponavadi sledijo sami predstavitvi.

Najboljši način pa je seveda ta, da so pogovori med udeleženci omogočeni znotraj programa za sestanke, saj je tako omogočena tako predstavitev kot razprava. Prav tako to omogoča snemanje predstavitve in razprave kot prilogo k zapisniku sestanka.

Poleg samega govora je za učinkovito predstavitev ali razpravo dobrodošlo tudi to, da govorca vidimo. Ljudje namreč poleg govora komuniciramo tudi z mimiko obraza in telesa.

Večina orodij ponuja možnost prenosa videa. Pri uporabi zunanjih programov za prenos videa veljajo podobne omejitve kot pri prenosu zvoka. Upoštevati je treba tudi, da je za prenos videa potrebna tudi dodatna strojna oprema ter zmogljivi računalniki, saj zahteva kar nekaj procesorske moči. Predvsem pa je potrebna kakovostna in zmogljiva povezava v internet, saj prenos videa potrebuje kar nekaj pasovne širine. Kaj rado se zgodi, da nam zaradi video prenosa začne klecati celotno orodje in tako naredi sam spletni sestanek neizvedljiv.

Spletni sestanek v rešitvi Vyew

Kje je tabla?

Šele ko vsi udeleženci vidijo predstavitev, imajo dostop do dodatnega gradiva in slišijo ali morda celo vidijo predavatelja, lahko končno začnemo z bistvom sestanka. Predavatelj mora imeti nadzor nad tem, kaj preostali udeleženci vidijo, saj jih tako vodi skozi predstavitev. Poleg tega je predavatelju na razpolago kar nekaj pripomočkov.

Najpogosteje rabljen pripomoček tudi pri navadnih sestankih je tako imenovani "laser" ali tista rdeča pika na platnu, s katero predavatelj pokaže na določene dele prikazane predstavitve. Vsa orodja omogočajo tudi pisanje in risanje po sami predstavitvi, kar predavatelju olajša delo. To je ena izmed prednosti spletnih sestankov, saj je to pri "navadnih" predstavitvah na platno mogoče, toda zaradi tehničnih ovir redko uporabljeno.

Nepogrešljiv pripomoček, ki ga najdemo skoraj v vsaki sejni sobi, je tudi tabla. Danes so te table večinoma bele in po njih lahko pisarimo z barvnimi flomastri. Vsa spletna orodja ponujajo pripomoček, ki je enakovreden taki tabli, le da ima ta bistveno prednost, saj lahko vsebino shranjujemo in jo pozneje vključimo v zapisnik ali pa uporabimo za posredovanje idej naprej.

Posebej uporaben pripomoček je prikaz delujočih programov na namizju oz. kar celotnega zaslona udeležencem sestanka. Tako dosežemo zelo učinkovit prikaz dokumentov, saj lahko uporabimo neposredno kar program, s katerim je gradivo nastalo. To je učinkovito predvsem pri prikazu raznih shem, načrtov ali slik ter pri prikazu uporabe računalniških aplikacij. Omogoča tudi razširitev orodja spletnega sestanka s funkcionalnostmi drugih orodji. Posebej se to pozna pri razpravah, ki sledijo sami predstavitvi.

Razprava

Po končani predstavitvi ponavadi sledi razprava. Od vrste sestanka je odvisno, kakšna bo in kako dolgo bo trajala. Predstavitvam novih izdelkov ali storitev ponavadi sledi kratkotrajna razprava v obliki vprašanj in odgovorov, sestanku, na katerem se usklajujejo različna mnenja okoli pomembnih odločitev, pa sledi dolgotrajna razprava z malo vprašanji in veliko odgovori. To pogojuje tudi pripomočke ki jih za razpravo lahko uporabimo. Ti nam morajo omogočiti učinkovito modeliranje le-te, saj je ponavadi namen sestanka priti do sklepov, in to v nekem končnem času.

Kot smo že omenili, razprava večinoma poteka prek glasovnih konferenc, na katerih se lahko udeleženci slišijo in pogovarjajo med seboj, kot bi bili v istem prostoru. Težave lahko nastanejo pri burnih razpravah, saj pri spletni konferenci moderator težko udari po mizi in naredi red. Tu pridejo prav vloge, ki jih na začetku sestanka moderator določi udeležencem. Iz teh vlog sledi, kaj lahko udeleženci počnejo na sestanku. Prav tako nekatera orodja omogočajo, da se udeleženci lahko prijavijo k besedi. Oziroma sporočajo predavatelju, ali je hitrost predstavitve morda prehitra ali prepočasna. V orodju Raindance se to dobesedno naredi tako, da udeleženec dvigne roko.

Pri razpravah je izvedba glasovanj učinkovit pripomoček, posebej pri sprejemanju odločitev ali sklepov. Večinoma deluje tako, da moderator ali vodja sestanka uvrsti določeno vprašanje na glasovanje, udeleženci pa o njem glasujejo. Podobna so glasovanjem v parlamentu, ko s pritiskom na tipko izberejo ponujeno možnost. Za razliko od parlamenta pa se tu lahko postavi na izbiro več odgovorov in ne samo za ali proti.

Zelo prav pridejo tudi prej omenjeni pripomočki za pisanje in risanje po predstavitvah, saj tako lahko udeleženci sočasno oblikujejo dokumente. S pripomočki za sodelovanje na aplikacijah pa lahko neposredno vplivajo na izvedbo spremembe. Posebej pri sestankih, kjer se šele določa okvire oziroma zastavlja projekte.

Samodejno pošiljanje zapisnikov po koncu sestanka iz rešitve WebEx.

Zapisniki

Po razpravi je ponavadi sestanka konec. Tako kot pri navadnih sestankih je tudi pri spletnih sestankih na koncu treba izdelati še zapisnik. Pri navadnih sestankih je za zapisnik ponavadi določen nekdo izmed udeležencev; zelo koristno je, če se ga določi ob začetku sestanka in ne ob koncu. Spletni sestanki pa te težave ne poznajo, saj zaradi svoje narave ves čas zapisujejo, kaj se dogaja v orodju, prav tako lahko snemajo pogovore in video prenos.

Nekateri sistemi omogočajo shranjevanje sprememb v strežniku, drugi pa na krajevnem disku moderatorja. V obeh primerih je priprava zapisnika le prečiščevanje nepotrebnih vsebin, če je to seveda zaželeno.

Z zapisnikom pa smo prišli tudi do konca našega sestanka in, če smo naredili vse korake uspešno, bi moral biti tudi naš spletni sestanek uspešen. Oziroma, če smo natančnejši, sestanek je bil uspešno pripravljen in voden. Vsebina je pač odvisna od udeležencev.

Rešitev WebEx omogoča spletne sestanke z vgrajeno video povezavo.

Sestankov ponavadi ne organiziramo na ulici

Spletni sestanki že po svoji naravi uporabljajo za stik z udeleženci prenose podatkov po omrežju. Zaradi oddaljenosti se za ta prenos večinoma uporablja javno omrežje internet. V primerjavi z navadnimi sestanki bi to bilo nekako tako, kot če bi imeli sestanke na javnem mestu, recimo na postaji podzemne železnice. Tega pač ne počnemo, saj so sestanki ponavadi zaupne narave in ponavadi potekajo za zaprtimi vrati. Pri spletnih sestankih to dosežemo s šifriranjem podatkov, ki potujejo po javnem omrežju. Skoraj vsa orodja uporabljajo šifriranje SSL.

Kje je moja pisarna?

Orodja za spletne sestanke skupaj z drugimi orodji za delo prek interneta vedno bolj najedajo tradicionalno pojmovanje pisarne kot mesta, kjer nekdo preživi večino delovnega časa. To pa od zaposlenih zahteva vedno večjo prilagodljivost novim tehnologijam in zahtevam, ki jih te prinašajo. Na začetku smo omenili, da spletni sestanki obljubljajo prihranke predvsem pri stroških in času, potrebnem za izvedbo sestankov na oddaljenih krajih.

To področje je še razmeroma v povojih; to se vidi tudi po razlikah med orodji, predvsem pri nenehnem dodajanju novosti, in kaže na dejstvo, da orodja za spletne sestanke še niso dosegla vseh zahtev in pričakovanj uporabnikov in se še razvijajo. Ta orodja se bodo v prihodnosti dokaj hitro spreminjala, predvsem zaradi hitrega razvoja glasovnih in video konferenc, ki ga je sprožilo pospešeno uvajanje širokopasovnega dostopa do interneta.

Zanimivo je tudi, da so vsa orodja na voljo le kot plačljiva storitev, razen orodja Vyew, ki je zastonj. Nobeno pa ne ponuja možnosti nakupa orodja kot samostojnega izdelka. Sklepamo lahko, da podjetja to področje vidijo kot potencialni vir prihodkov od prodaje storitev in ne izdelkov. To jih nekako postavlja ob bok ponudnikom storitev, kot so telefonski operaterji.

Če se bodo orodja za spletne sestanke množično prijela, bo vedno manj pomembno, ali smo na pravem mestu ob pravem času. Pomembno bo le, da smo v stiku s pravimi informacijami in ljudmi ob pravem času. Tako je pravo mesto lahko tudi jadrnica sredi morja. Pa ne pozabite, kavo si boste morali skuhati sami.

MS LiveMeeting

LiveMeeting je del nove Microsoftove strategije, s katero se želi prilagoditi novim smernicam po svetu in seveda ohraniti vlogo vodilnega podjetja pri podpori pisarniškega poslovanja. Spletni sestanki so logična nadgradnja paketa Office, zato z njim dobro sodeluje. Za razliko od drugih izdelkov Office pa LiveMeeting ni samostojni izdelek in se ga lahko uporablja samo kot plačljivo storitev.

LiveMeeting za prikaz dokumentov uporablja format, ki ga ustvarimo s tiskanjem na navidezni tiskalnik. Tako je mogoče prikazati katerokoli gradivo, ki ga je mogoče natisniti.

Za organiziranje sestankov se uporablja spletna stran. Skladno s tem, v kateri izmed vlog (administrator, organizator ali član) smo, sklicujemo sestanke ali pa se jih udeležujemo. Omogočen je tudi tako imenovani MeetingLobby ali predsoba. Gre za spletno stran, na kateri lahko udeleženci "čakajo" na povabilo na sestanek. S te strani lahko tudi komunicirajo z lastnikom sestanka ter ga tako opozorijo, da so pripravljeni.

LiveMeeting omogoča enostaven pregled nad udeleženci sestanka, in sicer s ploščo, na kateri so prikazani vsi udeleženci z ikonami, ki kažejo na njihovo vlogo. S te plošče je poleg urejanja vloge in pravic udeleženca možno tudi vzpostaviti neposredni stik z udeležencem. Vidijo jo vsi udeleženci sestanka.

LiveMeeting za izvedbo konferenčnih klicev uporablja zunanjega operaterja. Sam nadzor nad konferenčnim klicem pa se izvaja neposredno iz rešitve. Prenos slike znotraj programa ni omogočen.

LiveMeeting ponuja vsa standardna orodja za pomoč pri učinkoviti izvedbi spletnih sestankov. Omenimo samo nekatera, saj večino istih orodji ponujajo tudi druge rešitve. Med najpomembnejšimi je možnost označevanja in dodajanja pripomb na predstavitve s strani vseh udeležencev. Zelo pomembna je tudi možnost souporabe programov ter orodja za izvedbo glasovanj. Za pripravo poročila nam ponuja posnetke poteka sestanka, ki jih lahko poberemo s spletne strani.

Zasebnost sestanka zagotavlja s protokolom SSL.

Microsoft LiveMeeting

Kaj: Rešitev za izvedbo spletnih sestankov.

Izdeluje: Microsoft, www.microsoft.com/office/uc/livemeeting/default.mspx.

Cena: 375 dolarjev na mesec za neomejeno rabo s petimi uporabniki oziroma 750 dolarjev za deset uporabnikov. Ali pa 0,35 dolarja na minuto za vsakega uporabnika.

Za: Preprostost priprave gradiva za predstavitev, uporabniški vmesnik.

Proti: Zapleten način prijave na sestanke, ni integrirane video in telefonske konference.

WebEx

WebEx obljublja sodelovanje s komerkoli kjerkoli in v resničnem času. Rešitev sicer uporablja odjemalca za izvedbo sestanka, a mora imeti ob tem obvezno odprto okno brskalnika. Tudi organizacija sestankov poteka na spletnem mestu.

Priprava gradiva je preprosta, saj se gradivo lahko neposredno prenese v rešitev. Poleg tega brez težav preoblikuje različne oblike dokumentov za predstavitev.

Tako kot večina rešitev tudi WebEx ponuja možnost organizacije sestankov neposredno iz Outlooka ali pa s spletnega mesta rešitve. Poleg tega pri organiziranju sestankov ponuja obilo možnosti, ki lahko novega uporabnika prej zmedejo, kot mu pomagajo natančno prilagoditi sestanek svojim potrebam. Tako kot pri drugih imamo tudi tu na voljo takojšnje sklicevanje sestankov, ki nam vsaj delno prihrani ukvarjanje s podrobnimi nastavitvami.

Za organizacijo konferenčnih klicev imamo na voljo zunanjega operaterja ali pa lahko uporabimo vgrajeno možnost prenosa zvoka.

Na desni strani okna, kjer se odvija predstavitev, so plošče, ki omogočajo pregled nad dogajanjem med udeleženci. Med njimi je plošča, na kateri lahko spremljamo prihode, odhode in stanje udeležencev. Ta nam tudi omogoča nastavitve vlog in pravic udeležencev.

Poleg spremljanja udeležencev je tu mogoče tudi vzpostaviti slikovno povezavo z udeleženci. Lahko prenašamo samo sliko predavatelja ali enega izmed udeležencev ali pa video do treh udeležencev poleg predavatelja. Zadnja možnost je zelo potratna, kar zadeva računalniške vire.

Med njimi je tudi plošča, ki omogoča tipkano pogovarjanje (chat), in plošča, ki na katero si lahko delamo zapiske.

Tudi pri rešitvi WebEx se srečamo s standardnim naborom orodji. Omogočena je souporaba programov in namizja.

Ob koncu sestanka nam rešitev ponudi možnost shranjevanja dokumentov, pogovorov, glasovanj in podobnega na krajevni disk. Pri poznejšem odpiranju smo imeli težave, saj program ni prepoznal oblike shranjenega gradiva...

Tudi WebEx za zagotavljanje zasebnosti uporablja šifriranje SSL.

WebEx

Kaj: Rešitev za izvedbo spletnih sestankov.

Izdeluje: WebEx, www.webex.com.

Cena: 75 dolarjev po gostitelju na mesec za najmanj pet gostiteljev za obdobje najmanj enega leta ali 0,33 dolarja na minuto sestanka po udeležencu. Možna pa je tudi okrnjena funkcionalnost z enim gostiteljem za ceno 49 dolarjev na mesec.

Za: Pregleden uporabniški vmesnik.

Proti: Zmrzovanje slike med videokonferenco, težave pri poznejšem odpiranju zapisnikov.

Genesys meeting center

Genesys za svoje delovanje ne uporablja posebnih odjemalcev, temveč deluje neposredno v spletnem brskalniku z uporabo komponent ActiveX in jave. Tako za uporabo nujno potrebujemo spletni brskalnik Internet Explorer.

Prikazati zna samo predstavitve v obliki PowerPoint in Astoud, za prikaz drugih dokumentov pa priporočajo souporabo programov. Za naprednejši način prikaza predstavitev je treba imeti nameščen PowerPoint.

Kot druge plačljive rešitve tudi Genesys ponuja tako organizacijo sestankov ob določeni uri in dnevu kot tudi organizacije takojšnjih sestankov. Pri prvi možnosti omogoča kar precej nastavitev; to je dobrodošlo predvsem, ko udeleženci sestankov prihajajo iz različnih podjetij.

Zanimivo je predvsem to, da neposredno iz programa ni mogoče naložiti dodatnega gradiva. Vedno ga moramo naložiti s spletnega mesta, s katerega upravljamo sestanke.

Tako kot pri konkurenci je tudi tu organizacija konferenčnih klicev prepuščena drugim operaterjem.

Vloge na sestanku se delijo na moderatorja, predavatelje in udeležence. Vsaki od njih so dodeljene pravice, a se jih lahko med sestankom spreminja.

Prenos videa je pod nadzorom moderatorja sestanka. Moderator je namreč določa, kdo bo prikazan udeležencem.

Sama orodja za izvedbo predstavitve so precej toga in nedodelana. Omogočena je tudi souporaba programov, pa tudi souporaba celotnega namizja.

Zapisnike lahko gledamo in prenašamo s spletnega mesta. Vsebujejo tako dokaj podroben opis dogajanja na sestankih, pa tudi vsa glasovanja in ankete.

Tudi Genesys omogoča 128-bitno šifriranje podatkov SSL, treba je paziti le, da se tega ne pozabi izbrati ob organizaciji sestanka,

Genesys meeting center

Kaj: Rešitev za izvedbo spletnih sestankov.

Izdeluje: Genesys conferencing, www.genesys.com.

Cena: Storitve se zaračunavajo po porabljenem času.

Za: Dostopnost, preprosta souporaba dokumentov, enostaven čisti uporabniški vmesnik, uporaben in enostaven urejevalnik dokumentov.

Proti: Nalaganje dodatnega gradiva samo prek spletnega mesta.

Vyew

Vyew je med rešitvami za spletne sestanke posebnost, saj za svoje delovanje ne potrebuje nameščanja dodatne programske opreme; to je v celoti izvedeno znotraj spletnega mesta. Poleg tega je še v beta fazi, tako da je temu primerna tudi ponujena funkcionalnost.

Kot spletna aplikacija mora Vyew najprej vse predstavitve prenesti v strežnik in jih preoblikovati tako, da jih lahko brskalnik prikaže. Pri tem si pomaga s programom Macromedia Flash, ki poskrbi za prikaz interaktivnih vsebin. Zelo eleganten način, kako zaobiti omejitve, ki jih postavljajo spletni brskalniki in koda HTML.

Vyew ne omogoča organizacije sestankov vnaprej, pač pa takojšen sklic sestankov. Uporabnik preprosto ustvari nov sestanek ali vpiše številko tekočega sestanka, ki mu jo je sporočil sklicatelj sestanka.

Tudi pri vlogah udeležencev sestanka je Vyew precej skop, saj pozna samo dve vlogi: predavatelj in obiskovalec.

Kot smo že omenili, Vyew uporablja za prikaz gradiva Flash, zato je sam nadzor nad prikazanim gradivom dober.

Vyew ne omogoča prenosa slike ali zvoka. Pri tem si moramo pomagati z drugimi rešitvami. Tako je tudi vodenje sestanka oteženo, saj je treba hkrati upravljati več programov hkrati.

Za izvedbo predstavitve imamo na voljo vsa "standardna" orodja, kot so tabla ter pisanje po predstavitvi. Ne omogoča pa souporabe programov, kar je precejšnja pomanjkljivost v primerjavi z drugimi orodji.

Tudi izdelava zapisnikov je prepuščena vodji sestanka, saj Vyew ne ponuja nobene možnosti samodejne izdelave povzetkov dogajanja na sestanku. Lahko pa si vsako sliko posebej pošljemo po e-pošti.

Vyew trenutno ne ponuja možnosti šifriranja, je pa to obljubljeno v kratkem. S tem je uporabnost rešitve zaenkrat dokaj okrnjena.

Vyew

Kaj: Spletni urejevalnik besedil.

Izdeluje: Vyew, vyew.com.

Cena: Zastonj v beta fazi.

Za: Dostopnost, preprosta souporaba dokumentov, enostaven čisti uporabniški vmesnik, uporaben in enostaven urejevalnik dokumentov.

Proti: Pomanjkanje šifriranja pri prenosu podatkov, zelo omejen nabor funkcij urejevalnika besedil, odvisnost od povezave v internet.