Njihovo veličanstvo – poslovni procesi

Upravljanje poslovnih procesov je za večino podjetij velik izziv. Mnoga celo menijo, da gre za visok strošek, ki se izplača le organizacijam z obsežnimi procesi, toda upravljanje poslovnih procesov in njihova avtomatizacija sta prihodnost poslovanja – za podjetja vseh vrst in velikosti.

Kaj sploh je upravljanje poslovnih procesov, ki se najpogosteje skriva za kratico BPM (angl. business process management)? BPM je organizacijska disciplina, kjer se podjetje »za trenutek ustavi« z namenom, da celovito pregleda posamezne procese in obenem tudi njihovo delovanje kot celoto. Skratka, analizira trenutno stanje in opredeli področja mogočih izboljšav za ustvarjanje učinkovitejše organizacije dela in boljšega poslovanja. Upravljanje poslovnih procesov je način, kako podjetje ustvarja, ureja in analizira predvidljive procese, ki sestavljajo jedro njegovega poslovanja. Vsak oddelek v podjetju je odgovoren za to, da vzame nekaj virov ali podatkov in jih pretvori v nekaj drugega – nekaj z dodano vrednostjo. Posamezen oddelek pa lahko upravlja ducat ali več ključnih procesov.

Naloga ali projekt?

Nič od naštetega. Upravljanje poslovnih procesov ni niti upravljanje opravil (ki se osredotoča na posamezne naloge) niti vodenje projektov (ki obravnava enkratne ali nepredvidljive dogodke). Pri upravljanju nalog gre za obravnavo ali organizacijo niza dejavnosti, ki izhajajo iz projekta. Projekti pa so pogosto enkratni in neponovljivi. Ko so ti dobro organizirani, kot v primeru gradbenih del, so dela zaključena pravočasno, skladno s stroškovnikom in brez skritih napak. A programska oprema, ki se uporablja za upravljanje projektov, npr. Microsoft Project, še ni orodje za upravljanje procesov. Upravljanje poslovnih procesov je namreč bolj osredotočeno na ponavljajoče se in tekoče procese, ki sledijo predvidljivemu vzorcu, prav zato jih je lažje upravljati.

Zakaj je upravljanje poslovnih procesov pomembno?

Posel ni svobodna umetnost, zato ne sme biti prepuščen inerciji, trenutnemu navdihu ali ravni energije (zaposlenih). Če podjetje ostane neorganizirano in nesistematizirano, lahko slabi poslovni procesi povzročijo propad poslovanja. Na individualni ravni zaposleni vidijo le en del procesa – svoj del iz mozaika skupne naloge. Le redki pa lahko pregledajo in predvsem vidijo vse učinke poslovnega procesa – torej, kje se ta začne in konča, katere ključne podatke potrebuje in kje so mogoča ozka grla in neučinkovitosti.

Neupravljani, kaotični procesi škodijo podjetju, saj vodijo v zapravljanje časa, nastanek napak, pomanjkanje podatkov, obtoževanje zaposlenih in izgubo motivacije zaposlenih. Z uporabo upravljanja poslovnih procesov lahko podjetja izboljšajo svoje procese in ohranjajo optimalno delovanje vseh vidikov poslovanja.

Ne glede na to, kaj podjetje počne, mora biti prva prioriteta upravljanje procesov.

Življenjski cikel BPM

Upravljanja poslovnih procesov se velja lotiti po korakih. Najbolj priljubljena metodologija pozna pet ključnih korakov. Začne se z načrtovanjem poslovnega procesa. V tej fazi podjetje sestavi obliko procesa ter določi, kdo bo izvajalec posamezne naloge znotraj procesa. Sledi modeliranje oziroma vizualna predstavitev procesa, kjer na račun boljše preglednosti podjetje lahko popravi kakšne podrobnosti, npr. po potrebi spremeni tudi zaporedje dogodkov/nalog ali pretok podatkov skozi proces. Zatem je na vrsti izvedba, kjer podjetje v živo preizkusi delovanje procesa, pogosto z majhno skupino zaposlenih. Strokovnjaki priporočajo, da podjetja v tej fazi omejijo dostop do občutljivih informacij, preden je proces na voljo vsem ali večjemu številu zaposlenih. Naslednja faza je spremljanje delovanja procesa v praksi. Podjetje mora uvesti meritve za spremljanje napredka, merjenje učinkovitosti in iskanje ozkih grl. Na podlagi podatkov iz meritev in metrik se lahko posveti zadnji fazi – optimizaciji procesov. Ob pomoči analize podatkov predlaga in uvede spremembe za izboljšanje poslovnih procesov.

Različne vrste upravljanja poslovnih procesov

Sisteme BPM lahko razvrstimo tudi glede na namen, ki mu služijo. S tega vidika prednjačijo tri vrste upravljanja poslovnih procesov.

BPM, osredotočen na integracijo

Ta vrsta sistema za upravljanje poslovnih procesov upravlja procese, ki se dogajajo med obstoječimi sistemi v podjetju (npr. ERP, CRM itd.) brez (večje) interakcije zaposlenih. Sistemi za upravljanje poslovnih procesov, osredotočeni na integracijo, imajo obsežen nabor vmesnikov in vtičnikov (API) s ciljem ustvarjanja procesov, ki delujejo zelo hitro in jih je moč avtomatizirati.

BPM, osredotočen na človeka

BPM, osredotočen na človeka, se uporablja za tiste procese, ki jih izvajajo predvsem ljudje. Takšni procesi imajo pogosto veliko odobritev in nalog, ki jih opravljajo posamezniki. Prav zato tovrstne rešitve BPM odlikujejo prijazen uporabniški vmesnik, enostavna obvestila in hitro sledenje dogodkom.

BPM, osredotočen na dokumente

Te rešitve za upravljanje poslovnih procesov so potrebne, ko je dokument (npr. pogodba) v središču procesa. Omogočajo usmerjanje, oblikovanje, preverjanje in podpis dokumenta, ko se ta premika skozi različna opravila med delokrogom.

Večina sistemov za upravljanje poslovnih procesov sicer vključuje elemente vsakega od naštetih, vendar ima vsak od njih pogosto kakšno posebnost ali specializacijo za posamezno področje.

Upravljanje poslovnih procesov v praksi

Oglejmo si nekaj primerov uporabe orodij BPM v praksi. V številnih podjetjih kadrovski oddelek od kandidatov za posamezno delovno mesto zahteva izpolnitev obsežnih papirnih obrazcev, kjer se vnos podatkov zatakne in pogosto tudi prekine pri skoraj vsakem kandidatu. Očitno je, da upravljanje tega poslovnega procesa še ni prišlo na vrsto. Če bi, bi podjetje z ustreznim orodjem in s sodelovanjem kadrovikov poenostavilo postopke pridobivanja in vnašanja podatkov, s čimer bi zmanjšalo stroške poslovanja in skrajšalo čas, potreben za njihovo izpolnitev. V kadrovski službi velja avtomatizirati tudi procese pregleda in odobritve urnikov zaposlenih, načrtovanja izobraževanj itd.

Prodaja je v večini podjetij že jasno opredeljen proces, po drugi strani pa zaposleni v oddelku prodaje lahko porabijo veliko časa za usklajevanje računov in terjatev z računovodstvom. Že drobna tipkarska napaka na računu lahko zagreni življenje prodajalcu. Tu na sceno stopi upravljanje poslovnih procesov, saj avtomatizira postopek odobritve računa, s čimer se odpravijo možnosti vnosa ročnih napak, ki sicer v praksi lahko nastanejo kot posledica prepisovanja podatkov s papirnih dokumentov ali vnosa podatkov med telefonskim pogovorom. Upravljanje poslovnih procesov v oddelku prodaje pomaga predvsem racionalizirati procese med celotno prodajno potjo in prodajnim ciklom ter zagotavlja pravočasno pošiljanje ponudb, računov in drugih dokumentov.

Računovodstvo je pogosto tisti oddelek v podjetju, ki je zasut s papirjem in z e-poštnimi sporočili, saj ima opravka z vsem, kar zadeva finance. Če želi, denimo, posamezen oddelek kupiti 10 novih prenosnikov, mora ponudbo, ki jo je pridobil od prodajalca prenosnikov, poslati v odobritev vodstvu in računovodstvu. A to je zgolj en sam primer, v računovodstvu pa je vsak dan na stotine podobnih. Brez ustreznega sistema in procesov bi računovodstvo spominjalo na norišnico. K sreči pa je moč prav v računovodstvu veliko procesov, ki vključujejo dokumentacijo, avtomatizirati (tako zajem kot obdelavo podatkov) ter pripraviti prilagojene delovne tokove za naloge, ki vendarle zahtevajo edinstveno obravnavo.

Proces ni projekt

Razprave o upravljanju procesov in projektov niso nove, čeprav se kljub različni definiciji postopka v praksi rada prekrivata. Vendarle pa se velja zavedati njunega pomena in predvsem razlik ter omejitev. Upravljanje procesov je stalna naloga s poudarkom na optimizaciji, učinkovitosti in doslednosti. Vodenje projekta pa je časovno omejeno, optimizacija se pogosto pojavi šele v zaključni fazi projekta (če sploh). Projekti so namenjeni ustvarjanju sprememb v procesu, medtem ko so procesi namenjeni izogibanju kakršnimkoli razlikam v rezultatih. Vodenje projektov zahteva razmišljanje zunaj okvirov, medtem ko upravljanje procesov zahteva zagotovitev, da je želeni rezultat dosežen z vsemi ustreznimi koraki. Uspeh podjetja je odvisen od sprejemanja ustrezne miselnosti za procesno delo v primerjavi s projektnim delom – izbira pa je odvisna od cilja, ki ga želi podjetje doseči.

Ne glede na to, kaj podjetje počne, mora biti prva prioriteta upravljanje procesov. Ne glede na to, ali gre za zagonsko ali že uveljavljeno podjetje z večdesetletno zgodovino, se stranke zanašajo nanj, da ustvari zanesljiv, visokokakovosten izdelek ali storitev – prav to pa omogočajo urejeni procesi. Vodenje projektov pa predstavlja možnost dviga poslovanja na višjo raven in je uspešno le, če so trenutni procesi pravilno upravljani. Na srečo je prav po zaslugi naprednih tehnologij upravljanje procesov danes lažje kot kadarkoli.

Orodjarna za vsako nalogo

Sistem za upravljanje poslovnih procesov se torej dotika vsakega dela poslovanja, zato je prav, da ima bogat nabor funkcij in orodij. Če ravno iščete ali uvajate novo rešitev BPM, predlagamo, da poiščete takšno, ki premore:

- orodje za vizualni diagram procesa,

- oblikovanje obrazcev po principu povleci in spusti,

- nadzor dostopa na podlagi vlog zaposlenih v podjetju,

- podporo mobilnim napravam in delu na daljavo,

- zmogljive funkcije skrbnika,

- rešitev za enotno prijavo,

- možnost integracije z obstoječimi sistemi in programskimi rešitvami,

- napredna poročila in analitika,

- meritve uspešnosti procesa.

Z uporabo rešitve BPM podjetje pridobi nadzor nad kaotičnimi in okornimi procesi, ustvari, preslika, analizira in izboljša poslovne procese. Prav tako upravljanje poslovnih procesov podjetju pomaga, da učinkoviteje izvaja vsakodnevne operacije, izboljša in optimizira kompleksne naloge ter uresniči zastavljene organizacijske cilje. Z natančnim spremljanjem in s stalno izboljšavo procesov pa je lažja tudi digitalna preobrazba.

Je BPM »drag špas«?

Ponavadi je. Sistemi upravljanja poslovnih procesov (BPM) so lahko precej zapleteni. Ob upoštevanju stroškov tehnologije in dela svetovalcev lahko lokalna implementacija napredne BPM-rešitve podjetje hitro stane pet- ali šestmestno število v evrih. Nekatera orodja BPM, ki so na voljo kot storitev iz oblaka, pa so precej dostopnejša, saj je mesečna naročnina nanje večinoma nekaj stotakov.

A poslovanje brez upravljanja poslovnih procesov prej ali slej spominja na bolečino. BPM pa je odlično zdravilo.