Obvladajmo Gmail

Aprila so na vrsti različna spomladanska čiščenja, zato smo tudi mi zvijače in nasvete temu primerno obarvali. Zanimali so nas predvsem e-poštni programi in njihove bolj ali manj napredne možnosti, prvi pa je prišla na vrsto spletna e-poštna storitev Gmail.

Googlove storitve elektronske pošte, znane pod imenom Gmail, bržkone ni treba posebej predstavljati, saj jih uporablja več sto milijonov ljudi, med njimi tudi veliko število Slovencev. Gmail, ki je bil sprva res le e-poštni odjemalec, je z leti in številnimi dodatki postal vse kaj drugega kot zgolj elektronski nabiralnik. Z dodajanjem možnosti klepeta, koledarja, seznama opravil in povezave z dokumenti Google Docs ali fotografijami spletišča Picasa se je funkcionalnost Gmaila močno povečala. A Googlovi programerji se pri tem niso ustavili, na voljo je že nova "igrača".

Google Buzz

Uporabnike Gmaila je konec februarja pozdravila nova Googlova storitev, imenovana Google Buzz. Gre za še en dodatek, ki se je samodejno dodal uporabnikovemu Gmail računu in bo poskušal njegovo spletno interakcijo narediti še bolj družabno. Da gre za Google zelo pomembno spletno storitev, nakazuje tudi njen položaj, saj se Buzz namesti neposredno pod mapo prejetih elektronskih sporočil.

Tega obvestila o zadnji Googlovi novotariji preprosto niste mogli spregledati.

Na prvi pogled se Google Buzz zdi kot še en pripomoček za komunikacijo z ljudmi, s katerimi si tudi že sicer izmenjujejo elektronska sporočila. Buzz je na prvi pogled videti kot mešanica opisov Twitterja in Facebooka, h katerima seveda lahko dodamo še kak opis. Tako kot pri vseh storitvah, temelječih na družabnih omrežjih, tudi z Google Buzz na enem mestu spremljamo dejavnosti naših "stikov" (prijateljev, znancev ...) na vseh spletiščih, ki to podpirajo, še posebej pri Googlovih hčerinskih in povezanih spletnih dverih, kot so Picasa Web Albums, Blogger in YouTube.

Ob prvi prijavi v storitev Google Buzz se vam bo odprl seznam ljudi, s katerimi ste doslej že komunicirali, in vam omogočil hitro izbiro stikov, ki jih želite podrobneje spremljati. Ko se tako povežemo s prijatelji, se nam bo v Gmailu njihovo stanje redno osveževalo in bomo hitro lahko opazili, če so kaj novega komentirali, naložili fotografije ... itd.

Socialno mreženje je bogatejše še za eno vsegazmožno aplikacijo.

Uporabnik se sicer lahko odloči, ali bo samo sledil določenim prijateljem ali pa bo dopustil možnost, da ga tudi ti podrobneje spremljajo. Prav tako je po zgledu drugih spletnih skupnosti mogoče svoj profil zapreti ali odpreti za širšo javnost, oziroma si svoje stike popredalčkati - na prijatelje, sodelavce, znance ...

Delitev svojih informacij z drugimi mora uporabnik seveda potrditi.

Za uporabnike, ki se jim zdi Google Buzz še ena nepotrebna navlaka, pa je seveda na voljo možnost, da ga (popolnoma) izklopijo. Ob tem Gmail tudi zbriše že prednastavljeni (a neaktivirani) Buzz profil, ki ga je ustvarila nova storitev.

Gmail Ninja

Gmail premore številne funkcije, ki življenje in delo uporabnikov precej poenostavijo in predvsem pohitrijo. V Googlu zato ponujajo celo vrsto nasvetov, kako si dodatno optimizirati posamezna opravila, da bi do želenih rezultatov prišli kar najhitreje. Da bi uporabnikom kar se da poenostavili predstavitev novih funkcionalnosti, so uporabili prikaz mojstrov borilnih veščin, t. i. nindž. Uporabniki začetniki se tako ponašajo z belim pasom, medtem ko imajo že skoraj hekersko naravnani uporabniki naziv Gmail Master.

Skladno z naborom znanja, ki ga uporabnik premore pri svojem delu z e-nabiralnikom, se menja tudi prikaz digitalnega bojevnika.

Beli pas

Da bi postali pravi nindža začetniki, torej si priborili beli pas, moramo kljub vsemu osvojiti nekaj precej zanimivih znanj. Z njimi pa ne bomo le uredili svojega nabiralnika, temveč bomo predvsem bolje razumeli številne možnosti, ki nam jih ponuja spletna elektronska pošta v navezi z drugimi Googlovimi storitvami.

Zvezdice

Beli pas je namenjen uporabnikom, ki vsak dan prejmejo manjše količine sporočil, posledično pa tudi potrebujejo manj znanja za njihovo urejanje. Uporabniki, ki bi radi postali nindže z belim pasom, se morajo tako naučiti označevati bolj pomembna sporočila - to storijo z uporabo zvezdic, ki jih vklopijo s klikom pred posameznim sporočilom.

Gmail omogoča tudi preprosto iskanje po sporočilih, označenih z zvedico, zato je ustrezno označena sporočila mogoče še toliko laže najti.

Odgovor s klepetom

Ena izmed možnosti, kako še pohitriti komunikacijo med dvema uporabnikoma storitev Gmail, je denimo ta, da na prejeto e-sporočilo odgovorimo s klepetom (možnost Reply by chat), saj bomo tako s sogovornikom v realnočasovnem stiku (če je seveda prijavljen na svoj Gmail račun).

Uporaba nalepk

Za organizacijo dela z e-poštnim nabiralnikom je zelo priročna tudi uporaba t. i. nalepk, ki jih lahko pripnemo posameznim sporočilom. Mimogrede, posameznemu sporočilu lahko dodamo več kot zgolj eno nalepko, te pa so lahko različnih barv in opisov, s čimer uporabniku še dodatno olajšajo iskanje med množico sporočil. Ustvarjanje nalepk je zelo preprosto. Po izbiri sporočil(a), ki jih/ga želimo označiti, s padajočega menuja Labels lahko izberemo že prednastavljene možnosti nalepk ali pa možnost Create new. Nato le vnesemo ime, s katerim želimo imeti opremljeno nalepko (denimo: Ne pozabi, Opomnik, Naloga ...).

Označena sporočila bodo prejela izbrano nalepko. Ta uporabniku nato ob kliku nanjo prikaže vsa sporočila, označena z enako nalepko. Za še hitrejše delo nalepke ponujajo tudi možnost povleci in spusti, torej uporabnik zgolj klikne in drži gumb miške nad posameznim sporočilom ter ga premakne na posamezno že označeno nalepko. Če imate v Gmailu vklopljene bližnjice za vnose s tipkovnice, boste do menuja nalepk prišli preprosto s pritiskom črke "L".

Iskanje namesto razvrščanja

Veliko uporabnikov za iskanje posameznih sporočil še vedno uporablja bodisi razvrščanje po pošiljatelju, zadevi ali datumu, kar seveda utegne biti precej zamudno. Gmail ima namreč silno zmogljiv in hiter iskalnik, zato ga velja tudi uporabljati. Preprost vnos pojmov, ki nas zanimajo, v iskalnik in pritisk gumba išči nam bo namreč takoj postregel z relevantnimi zadetki, razvrščenimi po datumu, s čimer imamo bistveno večje možnosti, da bo iskano sporočilo (ali več njih) že na prvi strani zadetkov.

Zgled: če nas zanimajo sporočila z besedo shopping, jo vpišemo v iskalnik in hip zatem prejmemo seznam sporočil, v katerih nas prijatelji/prijateljice nagovarjajo k druženju pri nakupovanju.

Arhiviranje starejših sporočil

Število prejetih sporočil se dandanes strmo povečuje, s tem pa se manjša njihova preglednost. Večina uporabnikov starejša sporočila potrebuje le redko, zato jih velja spraviti v arhiv, kjer bodo vedno na voljo, nabiralnik pa bo zato precej preglednejši. Sporočila v arhiv pošljemo preprosto, saj jih le označimo in kliknemo možnost Archive. Nato so ta sporočila prenesena v arhiv, imenovan All mail, od tam pa se zopet (posamično) prikažejo, če nam, denimo, kdo pošlje elektronsko pošto, ki se navezuje na posamezno starejše sporočilo.

archive.jpgUvoz sporočil in stikov z drugih e-poštnih računov

Kot uporabnik storitev Gmail lahko v svoj elektronski nabiralnik uvozimo tudi e-pošto in stike računov pri drugih ponudnikih, kot so Yahoo!, Hotmail, AOL in številnih drugi. V pomoč nam je preprost čarovnik, v katerega zgolj vpišemo zahtevane podatke in že se vsebine drugega računa znajdejo v našem nabiralniku. Če storitve Gmail še ne uporabljate, bi jo pa želeli zgolj preizkusiti, prav funkcija uvoza ponuja tudi možnost posredovanja pošte s starega na novi račun. Sicer je časovno omejena na 30 dni, a v tem času boste že spoznali, ali vam Gmail bolj ali manj ustreza.

S klikom gumba Import mail nas preprost čarovnik pospremi čez nekaj nastavitev starih e-poštnih računov, iz katerih bi radi podatke prenesli v Gmail. Hitrost prenosa je seveda odvisna od količine sporočil in njihovih priponk.

Gmail v personalizirani podobi

Uporabniki lahko Gmail tudi preoblečemo po svojem okusu. V razdelku Themes, ki ga najdemo na menuju nastavitev (Settings), nam je na voljo več kot 30 prednastavljenih preoblek uporabniškega vmesnika, če pa med njimi ne najdemo ustrezne, si lahko barvno podobo z nekaj kliki priredimo tudi po lastnem okusu.

Izbira tem dodobra poživi sicer pregleden, a dokaj pust vmesnik. Tisti, ki imate kaj ustvarjalne žilice, si lahko barvno kombinacijo oblikujete povsem po svoje.

"Zatožite" pošiljatelje neželene pošte

Gmailovi uporabniki po svetu prejmejo na milijarde sporočil, med njimi tudi precej nezaželenih. Prav zato Gmail ponuja možnost sodelovanja pri odpravi te nesnage, ki se je v praksi izkazala za nadvse učinkovito. Če pa po kakšnem čudnem naključju v vaš e-poštni nabiralnik zaide nezaželeno sporočilo, ga preprosto označite in kliknite gumb Report spam. S tem ga boste poslali k Googlu v nadaljnjo analizo in če ga bodo strokovnjaki spoznali kot nezaželeno pošto, ga naslednjič ne bo več v vaš nabiralnik. Prav (po)moč skupnosti je v zadnjih letih zelo pripomogla k zmanjšanju nezaželenih sporočil v nabiralnikih storitve Gmail in to je dejansko ena njenih "konkurenčnih prednosti".

Zeleni pas

Naprednejši uporabniki storitve Gmail si že lahko prislužijo oznako zelenega pasu. Seveda pa morajo pri tem pokazati, da obvladujejo nekatere napredne možnosti, ki jih omenjeni spletni poštar ponuja.

Glasovni in videoklepet

Klepetajte iz oči v oči z družino in/ali prijatelji. Seveda ta funkcionalnost zahteva namestitev glasovnega in videoklepeta, ki pa je brezplačen in ga je moč namestiti v nekaj sekundah. Ne pozabite, da za kaj takega potrebujete ustrezno strojno opremo, torej zvočnik(e) in mikrofon ozr. spletno videokamero, storitev pa deluje le v operacijskih sistemih Microsoft Windows XP, Mac OS X 10.4 ali njihovih novejših različicah. Okno klepeta se v tem primeru nadgradi še z video sliko, ki jo je moč tudi razširiti čez zaslon.

Tehnološka nadgradnja klepeta za dobro uporabniško izkušnjo sicer zahteva tudi širokopasovno povezavo v splet, to pa leta 2010 ne bi smelo biti prevelika ovira. Uporabnik v povečanem prikazu videokomunikacije poleg sogovornika v manjšem oknu vidi tudi sebe.

Opravila pod nadzorom

Gmail nam poleg spremljanja elektronske pošte in omogočanja klepetov ponuja tudi učinkovit pregled nad opravili, kjer si lahko pripravimo različne sezname, jih opremimo z opombami ter, jasno, odkljukamo, ko smo jih opravili.

S seznamom opravil, ki se nam prikaže ob vsaki prijavi v poštni račun Gmail, bomo nanje le težko pozabili.

Delo z opravili je otročje lahko, aktiviramo pa jih s klikom na vnos Tasks, ki je na levem menuju tik pod stiki. Opravila preprosto vpišemo, označimo z datumom in dodatnimi vpisi - lahko jim tudi dodamo elektronska sporočila ali druge vsebine. Seveda opravila lahko tudi zbrišemo, ko smo jih opravili, ali pa zgolj odkljukamo. Dokončana opravila lahko s seznama tudi skrijemo, uporabimo le kombinacijo možnosti Actions > Clear completed. Do opravil lahko dostopamo tudi z mobilniki, in sicer tako, da se prek spleta povežemo na stran http://gmail.com/tasks ter ob vnosu svojega uporabniškega imena in gesla pridobimo vpogled v svoja opravila, ki jih seveda lahko tudi v celoti urejamo.

Spletni vmesnik opravil na iPhonu.

Če smo posameznim opravilom dodali tudi časovne omejitve (beri: datum in uro), se bodo l prikazale tudi na Googlovem koledarju in nas prijazno opomnile nase.

Druga praktična možnost, kako si shraniti posamezno opravilo ali opombo, pa se nanaša na shranjevanje osnutkov e-sporočil. Vsebino, ki si jo želimo zapomniti, preprosto vpišemo v novo e-sporočilo, nato pa shranimo njegov osnutek, da nas zvesto čaka na levem menuju pod imenom Drafts.

Če vam gre pisanje e-sporočil hitreje od rok in ne potrebujete naprednejših možnosti sistema opravil, so lahko tudi osnutki e-sporočil zelo praktična možnost opominjanja na kakšno opravilo, ali dve ali tri.

Uporaba filtrov za sortiranje sporočil

Tako kot vsi zmogljivejši e-poštni odjemalci tudi Gmail podpira uporabo različnih pravil za razvrščanje prispele pošte. Pravila slišijo na ime filtri in so v razdelku Filters v sklopu nastavitev (Settings). S filtriranjem sporočil lahko avtomatiziramo več opravil, denimo določenim sporočilom dodamo nalepke, jih premaknem v arhiv ali drugo mapo, izbrišemo, dodamo zvezdico, nekam posredujemo ... skratka, možnosti je zares veliko.

Čarovnik za nastavitev filtrov je preprost uporabljati, omogoča pa celo vrsto možnosti razvrščanja e-pošte.

Za hitrejši dostop do filtriranja in delno predizpolnitev polj v čarovniku pa se preprosto postavimo na sporočilo (ali več njih), za katero želimo pripraviti pravilo, in s klikom možnosti Filter messages like this na padajočem menuju gumba More actions.

Predogled priponk

Gmail za priponke sporočil ponuja nadvse domiselno možnost predogleda, pri čemer priponk ni treba prenesti v krajevni računalnik. Ob pomoči hišnega Google Docs namreč Gmail lahko v spletnem brskalniku (in obliki HTML) odpre celo vrsto datotek, od besedil, grafov, tabel do dokumentov v zapisu pdf.

Vsebino posameznih dokumentov si lahko hitro poprej ogledamo v spletu in se šele nato odločimo za prenos v računalnik.

Preklic poslanega sporočila

Vsakomur med nami se je že kdaj zgodilo, da je sporočilo poslal bodisi napačnemu človeku ali pa je pravemu človeku poslal napačno vsebino. V tem primeru Gmail ponuja možnost preklica sporočila, vendar ta velja zgolj nekaj sekund po tem, ko smo sporočilo poslali, vklopiti pa jo moramo v razdelku Labs, kjer je tudi sicer več eksperimentalnih funkcij.

Če smo hitro (takoj) prepoznali napako, imamo nekaj sekund časa, da jo brez posledic odpravimo.

Nastavitev odzivnika za primer odsotnosti

Vas bo dopust ali službena pot za več dni (tednov) oddaljila od računalnika in elektronske pošte? Gmail za takšne primere ponuja nastavitev odzivnika, ki bo pošiljateljem sporočil poslal povratno sporočilo z razlago vaše odsotnosti. Pošiljanje sporočil je moč datumsko omejiti, dodatna možnost, ki jo vsekakor priporočamo, pa je ta, da se obvestila o odsotnosti pošiljajo le ljudem, ki jih imamo shranjene med stiki, saj bodo sicer tudi vsi drugi prejeli vaša obvestila. V nastavitvah poiščite možnost Vacation Responder, jo vklopite in nastavite sporočilo ter želene omejitve glede trajanja.

V primeru odsotnosti si lahko elegantno nastavite lasten e-poštni odzivnik.

Obarvajte sporočila s čustvi

Prikaz čustev in občutij v tipkanem sporočilu lahko dosežemo na več načinov. Eden je uporaba ustreznega besedila, ki pa od pisca zahteva kar nekaj znanja, zato so to opravilo v zadnjih letih prevzele različne ikonice z digitalnimi obrazi različnih grimas, poimenovane emotikoni. Te seveda najdemo tudi pri Gmailu in nam med tipkanjem sporočil hitro priskočijo na pomoč. Poleg vrste obrazov imam ona voljo tudi ikone za hrano, ranjeno srce in številne druge.

Svoje čustveno stanje lahko hitro ponazorimo z uporabo ustreznega emotikona ...

Verjamemo, da je novih funkcionalnosti, ki jih ponuja storitev Gmail, veliko, zato smo vam tokrat predstavili nekatere najpogosteje rabljene. V prihodnji številki bomo ta znanja še nadgradili, saj nas čakata še naslova Črni pas in Gmail Master.