Odklopimo priponke
Elektronska pošta ne zasede skorajda nič prostora, vsaj za današnje velikosti diskov in podatkovnih shramb na splošno. Pri velikem poštnem arhivu pa je križ s priponkami, saj lahko te zasedejo silno veliko prostora in upočasnjujejo brskanje po elektronski pošti. Rešitev - priponke enostavno "odklopimo".
Natanko to ponuja dodatek za Outlook, DetachPipe - omogoča, da priponke odstranimo iz elektronskih poštnih sporočil. Namesto priponke v sporočilo doda povezavo na priponko, ki je shranjena v mapi na disku. To je koristno tako za uporabnike, ki uporabljajo Outlook v povezavi s strežnikom Exchange, kot tudi za uporabnike, ki pošto prenašajo v svoj računalnik. Z odstranjevanjem priponk se razbremeni strežnik Exchange, v katerem je pošta shranjena, pa tudi osebna datoteka s pošto, torej datoteka PST. Kar naenkrat bo postalo hranjenje večletnega arhiva elektronske pošte veliko lažje in predvsem hitrejše.
Odstranjevanje priponk lahko nastavimo kot samodejno ali pa jih v naprej predpisano strukturo map shranjujemo po potrebi. DetachPipe prepozna tudi podvojene priponke in jih shrani samo enkrat. Če si kasneje premislimo, lahko priponke spet "pripnemo" k sporočilom, vendar ime priponke ne bo več enako, dodana mu bo tudi zadeva sporočila. Ni jasno, ali gre za načrtovano delovanje ali pa morda napako v delovanju. Če so priponke take vrste, da jih je mogoče dobro stisniti, lahko namesto odstranjevanja uporabimo možnost, da jih stisnemo v datoteko ZIP in s tem prihranimo prostor.
DetachPipe poleg odstranjevanja in stiskanja priponk ponuja še možnost, da ob pošiljanju zelo velikih priponk teh sploh ne pripnete sporočilu, temveč jih prenesete v oddaljeni strežnik, sporočilu pa se namesto priponke pripne bližnjica do spletnega mesta, na katerem je na voljo priponka. Pri uporabi te možnosti premislite, ali so v vaših priponkah morda podatki, ki jih ne želite zaupati nikomur. Pri poslovni elektronski pošti je lahko to še posebej nevarno, saj so priponke pogosto zaupne narave.
Preden boste DetachPipe uporabili, premislite, ali je primeren za vaš način dela. Če boste priponke odstranili iz poštnih sporočil, do njih ne boste imeli dostopa, če uporabljate strežnik Exchange in Outlook prek spleta. Glede na to, da DetachPipe ni brezplačen, velja opozoriti še na to, da boste v preizkusni dobi lahko odstranili priponke, ko bo preizkusna doba minila, pa jih ne boste mogli vrniti, ne da bi program kupili. Sicer pa preizkusna različica tako ali tako dovoli odstraniti le sto priponk naenkrat.
In še nekaj - preden se lotite odstranjevanja tisočev priponk iz vaše poštne baze, dvakrat premislite ali imate dovolj časa. Čiščenje naše 2 GB baze s 50.000 sporočili je namreč trajalo preko 5 ur. In v tem času je bilo delo z računalnikom zaradi obremenjenosti le pogojno uporabno, z Outlookom pa še to ne. Preostalih dveh arhivskih baz smo se zato raje lotili čez vikend...
DetachPipe
Kaj: Dodatek za Microsoftov Outlook, ki iz sporočil odstrani priponke.
Izdeluje: DataMystic, www.datamystic.com.
Cena: 30-dnevna brezplačna različica, lahka različica 14,87 EUR, polna različica 22,33 EUR.
Za: Enostavna raba, inovativna zamisel.
Proti: Ni uporabno pri dostopu do pošte na daljavo, vprašljivo varovanje zasebnosti.
Kar naenkrat bo postalo hranjenje večletnega arhiva elektronske pošte veliko lažje in predvsem hitrejše.