Oskrbovalne verige maloprodajnih trgovin...

...ali kaj vse se mora zgoditi, da na polici v trgovini vedno najdemo svoj priljubljeni izdelek.

Mnogo stvari v življenju se zdi samoumevnih. Ena izmed teh je, da zavijemo v najbližjo trgovino, ko nekaj potrebujemo, pobrskamo po policah, nesemo k blagajni, plačamo in želeno imamo. Pa je res tako preprosto in samoumevno, da je vse vedno na razpolago? Če si zaželimo kakšen bolj eksotičen izdelek, potem še nekako razumemo, da ga ni vedno in povsod. Kaj pa čisto običajni izdelki, kot so mleko, salame, zelenjava, čokolade? Prepričan sem, da bi se vsak močno začudil, če bi prišel v trgovino po mleko in ga ta ne bi imela. Morda bi se nam to celo lahko pripetilo v kakšni manjši lokalni trgovini, ki jih je v resnici vedno manj, vsekakor pa je praktično nemogoče, da bi se zgodilo v velikih trgovinah. Zakaj pa je tako? Resnica se skriva v procesih, ki tečejo v ozadju in o katerih povprečen kupec ne ve nič. Način oskrbovanja se namreč precej razlikuje, če vodimo majhno lokalno trgovino ali pa veliko trgovino, ki je del večje trgovinske verige. Če je v majhni namreč vse odvisno od ene osebe, je v veliki od različnih skupin zaposlenih ljudi in informacijskega sistema, ki podpira prav vse poslovne operacije v podjetju.

Prav tako se oskrbovanje trgovin močno razlikuje, če gre za trgovino z avtomobilskimi deli, s špecerijo ali športno opremo. Tokrat se bomo v članku pobliže seznanili s tistim tipom trgovin, ki nam je vsem najbližji, saj je najbolj običajen in najbolj nujno potreben – s trgovinami s špecerijo. To so torej trgovine, v katerih kupimo hrano, živila, pijače in v nekaterih tudi še kakšne druge, neživilske izdelke, ki pa so vseeno namenjeni vsakdanji uporabi.

Oskrbovalna veriga v majhni živilski trgovini

Vemo, vedno manj je majhnih lokalnih trgovin, kjer lahko kupimo osnovna živila, a vendar še vedno obstajajo, predvsem tam, kjer jih veliki diskontni trgovci ne morejo izriniti – torej v manjših, vaških okoljih. Jasno, majhna trgovina, ki na teden proda 20 kartonov mleka, nikakor ne more cenovno tekmovati z veliko trgovsko verigo, kjer se proda nekaj tisoč kartonov mleka dnevno.

V teh majhnih trgovinah se vsi poznajo med seboj, lastnik je ponavadi tudi prodajalec in edini zaposleni. Točno ve, koliko mora česa naročiti, da bo imel vedno nekaj na polici. Prav tako ima stalne dobavitelje, pri čemer nima nobenega vpliva na nabavne cene. Vse skupaj je dokaj preprosto: vedeti mora, kaj ljudje potrebujejo/kupujejo, koliko česa se proda, kdaj mora naročiti dobaviteljem ter kakšna je njegova zaloga izdelkov. Če mu kdaj česa zmanjka, mu kupci sami povedo, prav tako kot mu sporočijo, če si želijo kupovati kakšne nove izdelke. Če trgovec preceni, da se mu izplača uvesti nov izdelek, bo poiskal dobavitelja ter kupcem ponudil tisto, kar želijo, če je seveda želja razumna in bo z uresničitvijo kupčevih želja tudi kaj zaslužil. No, lahko tudi preceni, da z novim izdelkom ne bo nič zaslužil, bo pa osrečil svojo stalno stranko – in če je teh malo, je vsaka zelo pomembna.

Načini, kako ima majhen trgovec nadzor nad svojo trgovino, so zelo različni. Nekateri imajo vse zapisano v kakšnem zvezku, drugi so tako izurjeni, da imajo vse v glavi, spet tretji pa bodo vse skupaj zapisovali v kakšen Excelov dokument, morda celo uporabili katerega od programov, ki so temu namenjeni in jih je na trgu mnogo.

Intervju, Sebastjan Medved. Senior Director Professional Services, East Europe, SymphonyAI Retail CPG

Obvladovanje dobavne verige je kompleksen proces, še posebno v zadnjih letih: razmah spletne prodaje, covid, pritisk na cene, pritisk potrošnikov na hitrost dobave itd. Kaj pa je največji izziv za ponudnike programske opreme, ki omogoča obvladovanje podatkov trgovskim verigam?

Tudi pred pojavom vseh modernih metod in problemov je bil izziv podoben, če ne v svojem bistvu celo enak. Največji izziv ponudnikov programske opreme je to, da zagotavljamo trajnostne rešitve, ki po eni strani v hitrem roku zadostijo aktualni problematiki ter jo rešujejo, po drugi strani pa zagotavljamo stabilnost produkta ter zadržimo strategijo razvoja same programske opreme. V nasprotnem primeru se lahko hitro znajdemo v situaciji, kjer zaradi prilagoditev, brez tehtnega premisleka zaidemo v težave, ki se konkretno v programski opremi kažejo kot nevzdržna ter prekompleksna rešitev za bodoče upravljanje, kar vodi v visoke stroške oziroma nezadovoljstvo s programsko opremo, ki ne sledi koraku časa.

Svoje strokovnjake pošiljate po vsem svetu, čeprav je veliko tega pošiljanja zdaj pravzaprav digitalnega – na daljavo. Vaša programska oprema pa omogoča upravljanje fizičnih produktov v velikih trgovskih verigah. Na kakšen način poskrbite za zlitje teh dveh svetov – digitalnega in fizičnega?

Digitalni svet se fizičnemu predstavi kot orodje. Orodje, ki omogoča pogled v stanje operacij v realnem času, s potrebnimi podatki za odločanje in podporo odločevalcu. Čeprav se morda zdi, sploh na začetku, vpeljevanja digitalno podprtih procesov v samo poslovanje kot dodatna obveznost, nepotrebno zlo ali pa še kaj hujšega, se na daljši rok izkaže, da je tovrstna podpora dobrodošla, če ne celo nujna za uspešno izvajanje procesov. Danes lahko, recimo, zaposleni v trgovini v trenutku preveri stanje zaloge artikla, ki ga želi dopolniti, zalogo artikla v centralnem skladišču, stanje odprtih naročil, predvidene dobave ter projekcijo zaloge, predhodne ter bodoče planirane promocijske aktivnosti s samim artiklom, kar mu omogoča optimalnejšo odločanje o tem, ali donaročiti artikel ali po tem ni potrebe. Brez digitalne podpore bi bilo za pridobitev teh istih podatkov treba »zavrteti« kar nekaj telefonov in zelo dobro poznati specifike posameznih artiklov. In ravno v tem je ključ, saj s standardizacijo procesov ter z digitalizacijo dvigamo raven optimizacije skozi celotno organizacijo.

Kakšna je razlika pri načrtovanju programov za upravljanje treh trgovin s 300 artikli ali trgovskih verig z 2.500 trgovinami in s 15.000 artikli?

Moje osebno mnenje je, da ne bi smelo biti popolnoma nobene razlike! Ključ je v sami definiciji poslovnih procesov, ki jih v osnovi pokriva programska oprema. Poslovni proces v trgovinski dejavnosti je enak in v sami definiciji zelo preprost. Največja težava organizacij s »tremi trgovinami« je ta, da so poslovni procesi pogosto zelo fleksibilni ter prilagojeni posameznim situacijam oziroma izkušnjam, za katere odgovorne osebe verjamejo, da so edine pravilne. S tem prepričanjem se lahko kaj hitro znajdemo v situaciji, kjer imamo več izjem kot samih pravil oziroma si ustvarjamo okolje single point of failure. Izjem si organizacija z 2.500 trgovinami in s 15.000 artikli preprosto ne more dovoliti, saj se s tem ogroža celotna dobavna operacija. Sistem »treh trgovin« se še vedno zanaša na fail safe način reševanja težav prek telefona ter gimnastike znotraj fizično mogočih operacij ter zato ne goji zavedanja o pomembnosti standardizacije procesov in prilagajanja dokazanim praksam iz industrije. Kot posledica tega je pogosto opažen, žal, ponekod še vedno precej mačehovski odnos do rešitev ERP. Na drugi strani imamo kompleksne sisteme, ki so porodne težave prebrodili ter gredo v implementacijo rešitev ERP oziroma njihove prilagoditve zelo premišljeno, zelo pogosto ob pomoči zunanjih svetovalcev, ki so strokovnjaki za poslovne procese.

Pri svojem delu se srečujete z različnimi strankami, ki v poslovnem merilu veljajo za velika podjetja. Ali je velika razlika v načinu, kako stranke upravljajo svoje artikle? Ali so si procesi večinoma podobni?

Generalno so procesi dejansko zelo podobni med vsemi našimi strankami. V osnovi so največje razlike v samem poslovnem modelu posameznega podjetja, same operacije pa so v večji meri zelo podobne. Kot primer lahko navedem podjetje, ki svoje procese izvaja predvsem centralno, s svojo centralno nabavo, z distribucijo blaga prek centralnih skladišč ter koordiniranih promocij v maloprodaji. Na drugi strani imamo pa podjetje, kjer centrala skrbi izključno in samo za procese upravljanja matičnih podatkov ter podporo samim operacijam, maloprodajne lokacije pa predstavljajo t. i. franšizerji, ki imajo nadzor nad poslovanjem v sami poslovalnici. Pri prvem modelu se naloge in operacije v večji meri centralizirajo in opravljajo v skupnih službah, pri drugem modelu imamo pa zelo vitko centralno službo, katere cilj je podpora posameznim franšizerjem oziroma maloprodajnim enotam. V osnovi popolnoma različna poslovna modela, pa ju je vseeno mogoče implementirati v isti programski rešitvi ob predpostavki poznavanja poslovnih procesov ter potreb enega ali drugega modela. Kot je bilo že omenjeno v začetku, največji izziv programske rešitve je, da je prilagodljiva različnim poslovnim modelom, vendar po drugi strani načrtovana in razvita z dovolj razmisleka, da ostaja vzdržna ter celovita.

Zadnje čase zelo popularna umetna inteligenca premika določene meje. Tudi v vašem podjetju se ji posvečate že nekaj časa, kar se kaže tudi v imenu podjetja. Kje pa je po vašem mnenju največja priložnost zanjo v vaši branži?

Po mojem mnenju je v zadnjem času pojem umetne inteligence morda preveč zasičen s produkti umetne inteligence, ki je sposobna sintetiziranja odgovorov ter interakcije, ni pa umetna inteligenca le to (ChatGPT). V našem podjetju se z umetnointeligenčnimi rešitvami ukvarjamo že dlje časa. V segmentu ERP predvsem na področju napovedovanja prodaje ter pomoči pri boljši napovedi. Razvoj gre primarno v dve smeri. Prva je preciznejša napoved prodaje, druga – morda še pomembnejša – pa je poenostavljanje upravljanja napovedovanja prodaje ter avtomatiziranja naročanja. Osnovna ideja je, da se razbremeni uporabnika opravil, ki jih je mogoče z uporabo umetnointeligenčnih tehnologij dovolj zanesljivo pokriti. Tu je predvsem poudarek na dovolj zanesljivo, saj ko vam ChatGPT »servira« neposrečen odgovor, se morda zdi smešno, v poslovnem svetu pa se primer naročila dveh tovornjakov hitro pokvarljivega blaga preveč takoj pretvori v nezanemarljivo poslovno škodo. Zato menim, da umetna inteligenca je prihodnost kot pomoč in orodje za hitrejšo in optimalnejšo dosego cilja, vendar ni odgovor za vse in popolno avtomatiko vsega. Danes potrebujemo ljudi za odločanje in upravljanje ERP-rešitev, potrebovali jih bomo tudi v bodoče, umetna inteligenca pa je le orodje, ki nam bo omogočalo, da te odločitve sprejmemo hitreje ter morda z več informacijami, kot jih imajo morda danes.

Na mnogih poslovnih področjih se je že zgodila disrupcija, ko so prišla mlada podjetja

ter se utečenega posla lotila z drugačnim pristopom. Na vašem področju se kaj takšnega še ni zgodilo. Mislite, da se je mogoče dobavnih verig lotiti z nekim novim, s svežim pristopom in pokvariti načrte velikim igralcem na trgu?

To sicer ni čisto res, da se na našem področju ne najde mlado novo podjetje z drugačnim pristopom – prej nasprotno, to se dogaja stalno. Naša naloga in poslanstvo sta, da produkt ohranjamo v koraku s časom. Po eni strani mora biti dovolj prilagodljiv, da zadosti različnim poslovnim modelom in zahtevam naših strank, po drugi strani pa mora zagotoviti stabilnost. Največja prednost velikih igralcev na trgu je, da so danes sposobni zagotavljati stabilnost in zaupanje v naložbo z veliko mero zaupanja ter referenc. Moramo se zavedati, da implementacija – najsi gre za inicialno ali pa zamenjavo obstoječega sistema – zahteva veliko investicijo, tako časovno kot stroškovno in – nenazadnje najpomembnejšo – prilagoditev ter konsolidacijo samih poslovnih procesov znotraj organizacije. Predvsem zadnja je bila v preteklih letih morda najbolj podcenjena. V zadnjih časih pa opažamo ter pozdravljamo spremembo trenda, saj prihaja do globalnega zavedanja, da implementacija ERP-sistema ni le strošek IT, ampak strateška investicija organizacije oziroma celotnega podjetja.

Predstavljajmo si primer, ko takšna trgovina proda 50 kg moke na teden in trgovec ve, da mora imeti podobno zalogo moke vsak teden. Potem pa se v trgovini oglasi lastnik vikenda, ki ga obišče le enkrat na mesec. Ker se je na hitro odločil, da bo na vikend povabil še svoje prijatelje, bo spekel pice. Prijateljev je veliko, vsi imajo družine z veliko otroki, zato potrebuje veliko moke in obišče lokalno trgovino. Da ga ne bi naslednjič situacija spet presenetila, se je odločil, da bo vzel nekaj moke še na zalogo, zato kupi 30 kg moke. Saj veste, tudi za kakšen kruh bo prišla prav. Trgovec je sicer vesel, da je prodal kar 30 kg moke naenkrat, ampak hkrati je ta nepričakovani kupec izpraznil njegovo zalogo, in to v petek. Naslednja dobava moke v trgovino pa bo šele v torek. Trgovec zato pokliče dobavitelja, če bi lahko bila moka dobavljena kaj prej, ampak žal dobavitelj nima nobene poti v tiste konce, saj je načrtoval svojo pot tja v torek. In tako je trgovina do torka brez moke.

V ponedeljek pa se v trgovini oglasi njegova stalna stranka in ostane brez moke, ki jo je nameravala kupiti. Seveda ima vsak problem mnogo različnih rešitev in v majhnih sistemih/trgovinah je dokaj enostavno spremeniti vsak proces, pa čeprav samo za enkrat. Trgovec se, recimo, odloči, da se bo sam zapeljal do dobavitelja in kupil moko. S tem si bo seveda naredil minus pri tej dodatni moki, hkrati pa bo osrečil svojo stalno stranko, kar pa je več vredno od tistega malega zaslužka, ki bi ga ustvaril sicer.

Glede na to, da se je to trgovcu zgodilo prvič, bo morda imel v prihodnje več moke na zalogi, da se ne bi več zgodilo, da stranka ostane brez nje. Moka je živilo, ki ga stranke stalno kupujejo, zato ne bi smel imeti težav z malo večjo zalogo.

Celoten proces s katerim lastnik/trgovec upravlja majhno trgovino, je zanj lahko hitro spremenljiv. Vsaka sprememba se tiče skorajda izključno njega. In v resnici je takšnih majhnih trgovin dandanes izredno malo.

Kako pa je s tem v velikih trgovinah? Tam je vsaka sprememba procesa lahko počasna in vključuje veliko število vpletenih.

Kaj je oskrbovalna veriga (Supply Chain)?

Oskrbovalna veriga je sistem oziroma omrežje, ki združuje različne poslovne enote. Začne se pri dobaviteljih surovin, da lahko proizvajalec naredi izdelke, ki jih potem distributer pripelje do trgovcev, ti pa jih na koncu prodajo potrošnikom. Oskrbovalna veriga torej ni samo mreža različnih procesov, ampak združuje tudi mnogo entitet, ljudi in informacij. Z drugimi besedami, oskrbovalno verigo lahko opišemo kot faze, skozi katere gre izdelek, preden na koncu doseže potrošnike. Vsi ti koraki, da se to zgodi, so oskrbovalna veriga.

Dobra uglašenost celotne verige pa je ključna, da prodaja dobro poteka. V primeru, da zataji le en sam deležnik v njej, bo na koncu potrošnik nezadovoljen, kar pa lahko vodi do manjše prodaje in celo do zaprtja trgovin. S tem se sproži verižna reakcija, saj bodo vsi deležniki v oskrbovalni verigi prisiljeni k spremembam zaradi manjše prodaje.

Kaj pomeni upravljanje oskrbovalne verige (SCM – Supply Chain Management)?

Z učinkovitim procesom upravljanja oskrbovalne verige bomo ne samo zmanjšali stroške, ampak tudi skrajšali čas od proizvodnje do trgovine. Vse to je lažje s sodobnimi programi, saj nam omogočajo pregled nad celotno oskrbovalno verigo ter učinkovito upravljanje vseh procesov na enem mestu.

Upravljalec oskrbovalne verige bo tako poskušal poskrbeti, da ne bo pomanjkanja izdelkov, ter se bo trudil za zmanjšanje stroškov.

Proces upravljanja oskrbovalne verige delimo na štiri glavna področja:

• Upravljanje povpraševanja, ki je sestavljeno iz treh delov:

• Planiranje povpraševanja – proces napovedovanja prodaje, ki zagotavlja, da so artikli zanesljivo dobavljeni ob pravem času.

• Planiranje izdelkov – sistematični pristop k planiranju, kupovanju in prodaji izdelkov s ciljem povečanja dobička.

• Planiranje promocij – marketinška tehnika, ki povečuje povpraševanje in prodajo na podlagi posebnih cenovnih ugodnosti, izpostavljenosti v trgovini, demonstracij, bonusov, daril itd.

• Upravljanje oskrbe je sestavljeno iz petih delov:

• Načrtovanje oskrbe – je proces, ki določa, kako najbolje izpolniti zahteve, ki izhajajo iz načrta povpraševanja.

• Načrtovanje proizvodnje – se ukvarja s procesi v proizvodnji ter upošteva proizvodne zmogljivosti.

• Planiranje zaloge – poskrbi za optimalno količino zaloge ob pravem času za zadovoljitev povpraševanja po izdelkih.

• Planiranje kapacitet – določa potrebno število delavcev in opreme za zadovoljitev povpraševanja po izdelkih.

• Planiranje distribucije – je načrtovanje premikanja blaga od dobavitelja ali proizvajalca do prodajnega mesta. Planiranje distribucije je celovit izraz, ki se nanaša na procese, kot so pakiranje, skladiščenje, logistika.

• Načrtovanje prodaje in operacij (S & OP) – je mesečni integriran proces upravljanja podjetja, ki omogoča vodstvu, da se osredotoči na ključne dejavnike v dobavni verigi, vključno s prodajo, trženjem, z upravljanjem povpraševanja, s proizvodnjo, z upravljanjem zalog in uvajanjem novih izdelkov.

• Upravljanje portfelja izdelkov – je proces, ki se ukvarja z izdelki, vse od ideje za prodajo do uvedbe na tržišče.

Z dobrim sistemom upravljanja oskrbovalne verige bomo poskrbeli, da kupcu priljubljeni izdelek v trgovini vedno na voljo in po primerni ceni, ob kateri bo vsak deležnik v oskrbovalni verigi prejel primerno plačilo.

Ali lahko, prosim, malo bolj po domače?

V maloprodaji se vse začne in konča pri kupcu. Vprašanje, okoli katerega se vrti vsa zgodba pri oskrbovalnih verigah, pa je: Koliko in katere izdelke bodo kupci pripravljeni kupiti?

Ključnega pomena je torej, da ugotovimo, katere izdelke bodo kupci sploh želeli kupovati, in ko to storimo, moramo ugotoviti še, koliko bodo kupovali. Od obojega je odvisna konča prodaja in od te prihodek. Od razlike med nabavno in prodajno ceno pa je odvisen dobiček podjetja. In od njega je odvisno življenje podjetja. Ali bo rastlo ali bo nekaj časa stabilno in bo kasneje začelo počasi ugašati? Tendenca našega življenja je, da vsaka stvar mine prej ali slej – dobra in slaba. Če trgovec zaspi na dobrih preteklih rezultatih, ga trg kmalu kaznuje in lahko začne počasi ugašati. Trgovci se zato vedno znova in znova trudijo, da v svoje trgovine privabijo kupce ter s tem ustvarjajo dobiček. Z dobrim sistemom upravljanja oskrbovalne verige bo imel trgovec vedno na razpolago prave podatke, na podlagi katerih se bo lahko odločal ali pa bo to namesto njega celo naredil računalnik.

Kot smo že omenili, je prva naloga, da za to določena skupina zaposlenih pri trgovcu ugotovi, kateri izdelki se bodo prodajali. V pomoč pri tem jim je program, ki na podlagi različnih parametrov in izkušenj pripravi seznam artiklov. Običajno druga skupina z drugim programom ugotovi, kolikšna naj bi bila prodaja teh artiklov. Pri tem se uporabljajo podatki pretekle prodaje in ob pomoči statističnega napovedovanja prodaje izračunajo, koliko izdelkov se bo približno prodalo, kar hkrati tudi pomeni, koliko posameznih izdelkov je treba naročiti pri dobavitelju. V zadnjem času na to področje seveda silovita vdira umetna inteligenca, ki je pri napovedovanju prodaje bistveno boljša od statističnega izračuna, hkrati pa zna v izračun vključiti tudi mnogo parametrov, od katerih je odvisna prodaja, denimo vreme, geografska lega itd.

Tako, zdaj vemo, katere artikle potrebujemo in koliko. Potem pa je naslednja naloga trgovca poskrbeti, da bo vse te artikle lahko naročil, jih dobil pravočasno in hkrati tudi v želenih količinah. Pri tem se seveda lahko marsikaj zatakne.

Ali dobavitelj res lahko zagotovi želeno količino v pravem času? Pri običajnih, vsakodnevnih artiklih se kakšne večje nevšečnosti skorajda ne pripetijo, če vmes ne poseže kakšna višja sila, recimo požar v večjem skladišču, izredna suša, naravne nesreče, epidemije itd. Kakšen vpliv lahko imajo težave na enem koncu sveta na trgovce na drugem koncu, smo lepo videli med covid epidemijo. Oskrbovalne verige so se pošteno zatresle. Medtem ko so v nekaterih segmentih težave hitro izginile, so imeli v posameznih zapleti zelo dolg rep. Vsi še dobro vemo, kako zaradi pomanjkanja čipov ni bilo mogoče dobiti novega avta. No, računalničarji smo se v tem času srečali s težavo, da ni bilo moč dobiti priljubljenega Raspberry PI računalnika, če pa že, je bila njegova cena astronomsko visoka.

No, pa recimo, da se nam je uspelo z vsemi dobavitelji dogovoriti za želene artikle, v želenih količinah ob želenem času. Naročila je treba oddati, običajno z namenskim programom, ki to naredi elektronsko. In potem čakamo? Morda je res videti, da potem čakamo, pa vendar se v resnici spet zvrsti kopica različnih procesov. Namreč, dobavitelju smo poslali naročilo in ta dela pri pripravi dobave. Ko je pri njem vse pripravljeno, pa je treba vse artikle pripeljati do trgovca. Pri večjih trgovcih je to običajno v njihova skladišča. Koliko tovornjakov bomo potrebovali, da bodo vse pripeljali do trgovca? Ali lahko njihove poti kakorkoli optimiziramo? Kaj pa, če je artiklov preveč za en tovornjak? Kako bomo potem to najučinkoviteje opravili? Vsaka vožnja s tovornjakom ima pač svojo ceno. Več tovornjakov, kot bo potrebnih, večji bo strošek dostave, manjši bo dobiček trgovca. Za to pa poskrbi drug program, ki ga uporabljajo v logistiki in bo vse izračunal najbolj optimalno, da bodo stroški čim manjši.

Na drugi strani pa pošiljke pričakujejo v skladiščih trgovca. Recimo, da prihaja 50 tovornjakov robe v isto skladišče na isti dan. Ali ima skladišče dovolj ljudi, da bodo vse to raztovorili v enem dnevu? Ali bodo morali vozniki tovornjakov čakati dva dneva in izgubljati čas in denar? Morda pa bi dobave naročili ob različnih urah? Kolikšna pa je sploh zmogljivost skladišča? Koliko palet lahko razložijo v eni uri? Kolikor ljudi potrebujemo? Za vse to poskrbi program, ki olajša delo načrtovalcem.

Vse pošiljke so torej prispele v različna skladišča trgovcev in spet je treba pripraviti pošiljke, ki jih bodo, običajno s tovornjaki, razvozili po trgovinah. Kako naj dobavitelj pripravi izdelke, da bodo imeli v skladišču čim manj dela, ko bodo izdelke pripravili za dostavo v trgovine? Za to je pomembno, da je informacija o pakiranju izdelkov znana že vnaprej, tako dobavitelju kot tudi trgovcu. Če namreč izdelki prispejo zloženi na paleti ter je na vsaki paleti 20 škatel in v vsaki škatli pet kosov, to pomeni, da je prišlo 100 kosov na eni paleti. Če bi trgovina potrebovala tri kose, potem bi v skladišču morali delavci razdreti pošiljko na paleti, odpreti škatlo in iz nje pripraviti tri kose, ki se verjetno med seboj ne bi zložili tako dobro, kot so se škatle. Kaj pa, če bi trgovina potrebovala pet kosov? Potem bi morali samo razdreti paleto ter pripraviti eno škatlo. Jasno je, zakaj se potreba običajno zaokrožuje na logistično enoto – škatlo, recimo. Vedno in povsod se namreč stremi k temu, da smo čim bolj optimalni, torej da imajo v skladišču čim manj dela z vsako pošiljko, ki jo morajo sprejeti in preposlati naprej. Pri vsem tem nam spet pomaga program.

Artikli so bili torej nabrani v skladišču (t. i. order picking). Pri tem seveda ni zanemarljivo, ali delavec v skladišču pripravi pet pošiljk v eni uri ali pa deset. Ob nekaj tisoč trgovinah in nekaj deset skladiščih se vsaka optimizacija zelo pozna. Na dogovorjeni dan so artikli dobavljeni v trgovine, tam jih morajo zaposleni prevzeti, kar pomeni običajno prešteti, pregledati ter zložiti na police. Odvisno sicer od tipa trgovin, ampak ponavadi trgovine nimajo velikih lastnih skladišč, kar pomeni, da gre veliko artiklov neposredno na prodajne police, da so na voljo potrošnikom. Koliko pa imamo prostora na policah ter za kakšne artikle? Kako sploh vemo, kakšna je kapaciteta naše trgovine? Kako veliki so izdelki ter kako jih lahko zložimo? Za vse to poskrbi program, ki pomaga pri načrtovanju polic. Kateri izdelek bo na kateri polici ter koliko in na kakšen način jih bomo lahko zložili? Vsi poznamo običajne trike trgovcev, ki strateško namestijo izdelke po svoji trgovini, da je za izbrane mogoča večja prodaja. Zakaj so vedno čokoladice, žvečilni gumiji in podobno nameščeni tik ob blagajni, tam kjer čakamo v vrsti? Verjetno ga ni človeka, ki ne bi kdaj ob čakanju v vrsti začutil nujo, da kupi ravno tisto čokoladico, ki tam tako potrpežljivo čaka. Zakaj so mesnine velikokrat čisto na koncu trgovine, da se moramo na poti do tja sprehoditi mimo veliko polic?

Seveda je zgoraj opisani primer le eden izmed mnogih različnih procesov, ki se odvijajo v trgovskih verigah. Velika razlika v procesu je, če neki izdelek uvajamo prvič v trgovine. Ali bi radi imeli promocijsko akcijo določenih izdelkov? Kaj pa, ko želimo določene izdelke umakniti iz prodaje? Kako pa ravnamo z izdelki, ki morajo biti vedno na voljo v trgovini, recimo mleko, kruh, sadje, zelenjava itd.? Zelo zanimiv proces poteka pri artiklih, ki morajo biti redno dobavljeni v trgovine, torej morajo biti vedno na voljo potrošnikom. Omenili smo že, da večina trgovin nima svojega lastnega skladišča ali pa je to izredno majhno. Prav zato je pomembno, kdaj trgovina dobi dobavljene artikle, da jih bo imela kam zložiti ter da jih hkrati ne bo zmanjkalo. Za to poskrbi t. i. CAR (Computer Aided Replenishment) oziroma občasno lahko zasledite tudi kratice AOP (Automated Order Processing). Gre za program, ki poskrbi za samodejno naročanje. Odvisno od produkta so tudi nastavitve samodejnega naročanja lahko različne. Od tega, da se naroči določen artikel, ko pridemo do neke minimalne zaloge, pa vse do tega, da se artikel naroča glede na napovedano prodajo. Pri tem je pomembno koliko časa bomo z določeno zalogo pokrivali potrebe prodaje v trgovini. Program bo generiral samodejna naročila najbolj optimalno, bodisi morda vsak dan, enkrat na teden, enkrat na mesec itd. Takšni programi so v izredno pomoč pri naročanju artiklov v trgovinah, kjer imamo velik asortiment. Pri veliki količini izdelkov je namreč nemogoče, da bi se nekdo ukvarjal z vsakim posebej. Na podoben način se lahko oskrbujejo tudi skladišča, kjer program spet poskrbi, da je na zalogi vedno primerna količina artiklov. Idealno je, da imamo vedno zalogo, a nikoli preveč. Kako to zagotoviti, je pa tista umetnost, ki se pogosto skriva v dobro zasnovanih programih.

Naslednji pogost proces v trgovinah je tudi alokacija. Običajne gre pri tem za promocijske artikle, kjer se trgovec z dobaviteljem dogovori za določeno količino nekega artikla, recimo snežnih frez. Seveda je dobro pri tem upoštevati tudi napoved prodaje, vključno z drugimi parametri, kot je vreme. Nihče ne bo kupoval snežne freze decembra, če o zimi ne bo nikakršnih sledi. V primeru, da pa je sneg že novembra, pa bo treba snežne freze spraviti iz skladišč do trgovin. Vendar po kakšnem ključu? Programi za alokacijo poskrbijo, da trgovina v Kopru ne dobi enakega števila snežnih frez, kot jih trgovina v Kranjski Gori. Vse to se izračuna samodejno, glede na podatke, ki jih program ima. Hkrati pa se tudi naročila generirajo samodejno, kar zna biti velik prihranek pri času, če je treba snežne freze spraviti do, recimo, 2.500 trgovin naenkrat. Programi za alokacijo so nam v veliko pomoč tudi, kadar bi radi neki artikel povsem umaknili iz skladišč ter ga premaknili v trgovine, da bi ga razprodali. Takrat je običajno tudi kakšen popust na te artikle itd.

Še en zelo pomemben proces v oskrbovalnih verigah je tudi vračilo blaga. Bodisi vračilo v skladišče zaradi neprodaje v trgovinah, reklamacije ali pretečenega roka uporabe. Vse takšne poti artikla morajo biti ustrezno zabeležene ter hkrati ustrezno optimizirane. Ali jih bo pobral tovornjak, ki je ravno pripeljal robo iz skladišča ter se vrača v skladišče? Ali bomo za to naročili poseben prevoz, ki bo odpeljal samo vrnjene artikle? Vse to je izredno pomembno, saj trgovine običajno nimajo prostora, da bi skladiščile izdelke, hkrati pa jih omejujejo tudi različni predpisi, ki, recimo, omejujejo transport pretečenih živil skupaj s še uporabnimi.

Poseben proces poteka tudi za sveže, pokvarljive izdelke. Tukaj se mora vse odvijati bistveno hitreje. Jogurt, ki ima rok trajanja nekaj dni, ne more potovati od dobavitelja do trgovine en mesec. In hkrati, ko bo jogurtu pretekel rok trajanja, se mora ta umakniti iz trgovine in običajno vrniti v skladišče. Kaj potem naredi trgovec s takimi izdelki, pa je v veliki meri odvisno od zakonodaje.

Eden od pomembnih procesov je tudi določanje cen. Kakšne cene imajo lahko artikli, da jih bodo ljudje kupovali? Pri tem je seveda treba paziti, da trgovec ne gre pod nabavno ceno izdelka, razen če je to edina možnost, da bo vsaj nekaj denarja dobil nazaj za izdelke. Namreč ravno razlika med nabavno in prodajno ceno artikla bo trgovcu prinašala dobiček. Pri cenovnem upravljanju se tudi trgovci poslužujejo mnogih trikov, da kupci rajši kupujemo. Poznamo primer, ko je trgovec močno znižal ceno WC-papirja, celo tako zelo, da ga je prodajal za nižjo ceno, kot je bila nabavna. Vsak, ki je v trgovino prišel samo zaradi izredno poceni WC-papirja, je hkrati kupil še veliko drugi stvari. Seveda je s tem trgovec pri WC-papirju delal izgubo, ampak je na drugi strani izboljšal prodajo drugih artiklov, ki jih drugače ne bi prodal, če ne bi ljudje prišli po WC-papir.

ERP in še več

Kot ste opazili, je v članku velikokrat omenjen program, ki omogoča lažje upravljanje posameznih procesov in teh programov se je nabralo kar nekaj. Zagotovo ste že slišali za programe ERP (Enterprise Resource planning), ki pod eno streh ponujajo res veliko, a hkrati so programi za oskrbovalne verige mnogo več ali pa za celotno sliko uporabljajo še neke tretje programe. Kaj pa je najpomembnejše pri vseh teh programih? Da se med seboj zelo dobro »razumejo«. Namreč le dobra povezljivost vseh teh komponent omogoča dober pregled nad vsemi procesi v oskrbovalni verigi in le dober pregled nad celoto bo omogočil dobro poslovanje trgovskega podjetja. Ta pregled pa bo zagotavljal optimizacijo v vsakem koraku celotnega procesa. Vsi ti programi, povezani v celoto, morajo biti na vhodu in izhodu sposobni komunicirati z različnimi drugimi programi. Pogosto se namreč zgodi, da v celotni verigi sodelujejo programi različnih razvijalcev, in nič nenavadnega ni, da je v celotno orkestracijo programov za oskrbovalne verige vključenih veliko različnih podjetij/ponudnikov specializirane programske opreme. Vsak je namreč specializiran na svojem, pogosto ozkem področju. Le malo svetovnih velikih razvijalcev je sposobnih pokrivati celotno verigo.

Zapleteno, mar ne?

Oskrbovalna veriga za maloprodajne trgovine je lahko precej dolga z mnogo vpletenimi deležniki. In ker ne živimo v idealnem svetu, je obvladovanje vsega dogajanja precej težko in zapleteno, še posebno, če nimamo celotnega pregleda nad situacijo. Mnogo stvari se zgodi na poti od proizvajalca, prek dobavitelja, prevoznikov, skladišč do trgovin. Kontejnerji padajo z ladij, tovornjaki imajo nesreče, zgodijo se druge naravne nesreče, pridejo epidemije. Hkrati pa smo potrošniki vedno bolj zahtevni. Vse želimo imeti na dosegu, takoj, čim prej. Spletni trgovci so postali pravi mojstri v prodaji. Ne samo da znajo poskrbeti za uspešno prodajo, znajo zagotoviti tudi izredno hitro dostavo. Nove in nove tehnologije vdirajo v celotne sisteme. Skladišča postajajo samodejna, saj je vedno večji problem z zaposlenimi, ki so običajno ozko grlo pri delih z manjšo dodano vrednostjo. Trgovine uporabljajo drone z nameščeno kamero, ki ob pomoči umetne inteligence ponoči samodejno naredijo delno inventuro, saj je podatek o zalogi izredno pomemben. Spletni trgovci pospešeno iščejo poti do še hitrejše dostave kupcem. Na potezi so dostavni droni. Danes naročiš in še isti dan dobiš. Ali pa morda še isto uro. Nekaj, o čemer lahko v Sloveniji večinoma le sanjamo, saj smo v povprečju še vedno pri tem, da iz tujine dobiš paket hitreje kot iz Slovenije. Imamo mnogo prostora za izboljšave.

Povsod, kjer je potrebna optimizacija, bodisi poti bodisi zaloge itd., bo umetna inteligenca v prihodnosti precej pripomogla k boljšim rezultatom. Tudi obvladovanje mnogih prodajnih kanalov bo nekaj, kar bo računalnik opravljal bistveno boljše in hitreje. Danes se spletni trgovci ne borijo več za kupce v istem smislu kot včasih, ko je bilo treba ljudi še prepričati, da je takšen nakup lahko tudi povsem varen in v redu. Danes smo kupci večinoma že seznanjeni z izdelkom, njegovo kvaliteto, uporabo. Danes iščemo samo najcenejšo možnost nakupa in hkrati najhitrejšo. Potem pa se včasih odločamo med tem, ali bomo nekaj prihranili ter dlje časa čakali, ali pa bomo plačali malo več in hitro dobili. Mnogi spletni trgovci ponujajo možnost različno hitrih dostav. Jasno, ekspresno hitro je dražje. Ampak če nekaj potrebujemo prav zdaj in se ne bi vozili v oddaljeni trgovski center, potem imamo rešitev na dlani.

Tisti, ki bodo postali najbolj fleksibilni, hitri in odzivni, tisti bodo zmagovali v prodaji. Da pa si kot trgovec lahko takšen, moraš obvladati zelo dolgo verigo procesov, ki je opisana v tem članku. No, resnici na ljubo je različnih procesov v oskrbovalni verigi še mnogo, mnogo več. V članku smo se osredotočili le na tiste največje, najpogostejše. Čeprav je trgovina v bistvu precej stara dejavnost in se v tehnološkem smislu zadnja leta dogajajo velike spremembe, pa je pri tem še vedno možnost velikih izboljšav. Mnoge dejavnosti so pretresli novi, mladi igralci na trgu, ki so se stvari lotili na drugačen, svež način. In tudi pri oskrbovalnih verigah je to mogoče, a se še ni zgodilo. Poenostavljati velike sisteme je vsekakor mukotrpno delo, predvsem pa moraš dejavnost v celoti zelo dobro poznati, preden lahko karkoli poenostavljaš in spreminjaš načine dela. Mnogo se stavi na umetno inteligenco, ki pa sama po sebi ne bo rešila nobene težave.

Ko boste naslednjič v trgovini posegali po svojem najljubšem pivu ali čokoladi, pa le pomislite malo, kaj vse se je moralo zgoditi, da ste lahko prišli do svojih priljubljenih stvari.

Slovar pojmov:

Supply Chain – oskrbovalna veriga, dobavna veriga

SCM – Supply Chain Management – upravljanje oskrbovalne verige

Retail – maloprodaja, trgovine z izdelki za končne kupce (potrošnike)

trgovska veriga – Podjetje, ki ima v lasti ali v upravljanju večje število trgovin.

CAR (Computer Aided Replenishment) – računalniško upravljana oskrba

AOP (Automated Order Processing) – samodejno procesiranje naročil

ERP (Enterprise Resource Planning) – sistem za upravljanje sredstev podjetja

inventura – popis trenutnega stanja zalog