Pisarna brez papirja
Sveti gral pisarniške programske opreme je poslovanje brez uporabe papirja. Ekološko, varčno in učinkovito. Owl Intranet Engine, sistem za upravljanje dokumentov, je korak v pravo smer.
Izdelek odprtokodne skupnosti je zasnovan na arhitekturi PHP/MySQL in kot tak prosto dostopen vsem morebitnim uporabnikom. Njegova osnovna zamisel je poustvariti uporabniško izkušnjo okenskega Raziskovalca, vendar brez vezi in omejenosti z okoljem. Tako lahko sistem postavimo v katerikoli strežnik, ki podpira njegovo zasnovo PHP. Za delovanje potrebuje poleg zbirke podatkov tudi spletni strežnik, ker je uporabniški vmesnik dostopen prek spletnega brskalnika. To pomeni, da so odjemalci takoj pripravljeni za delo in je delovanje neodvisno od zmogljivosti krajevnega računala, saj se vsa logika izvaja v strežniku. Namestitev je sila preprosta, ob predpostavki, da ima strežnik, v katerega nameščamo Sovo (angleško Owl), usposobljene vse storitve, ki jih potrebujemo (npr. PHP5, MySQL 5 in Apache2). Najprej vso vsebino prenesemo v poljuben imenik, do katerega mora imeti dostop naš spletni strežnik, nato napolnimo bazo iz priložene skripte (najdemo jo pod /DOCS/sql v korenskem imeniku sistema). Fino nastavljanje opravimo s spremembami datoteke owl.php (v mapi /config), ki je lepo dokumentirana in z vnaprej nastavljenimi možnostmi preprosta za spreminjanje. Tako, pripravljeni smo za delo. Prva prijava je vedno administratorska (admin/admin) in z njo naredimo prve korake po Sovi.
Osrednje okno, ki v marsičem posnema Raziskovalca. To je dobro, saj uporabnik tako večino časa preživi v znanem okolju, to pa olajša uvajanje.
Akcijski menu, ki se dinamično spreminja glede na uporabnikove pravice. Na primer, če uporabnik vsebine ne sme prenesti v svoj računalnik, mu sistem možnosti sploh ne ponudi.
V osnovi je sistem namenjen shranjevanju dokumentov oziroma datotek v imeniško strukturo, ki jo je pametno določiti že prej. Z njim upravljamo podobno kot z njegovim okenskim bratrancem. Objavljene datoteke je mogoče kopirati, urejevati, prestavljati, preimenovati in še marsikaj. Vsebino je mogoče razvrščati po vseh prikazanih parametrih. Ob objavi lahko datoteko opremimo s ključnimi besedami za lažje iskanje, ki je svetlobno hitro tudi ob veliki količini podatkov (preverjeno na sistemu z 80.000 objavljenimi dokumenti). Zaradi predhodnega indeksiranja besedišča v zbirko podatkov je Sova sposobna iskati tudi znotraj določenih datotek. V ta elitni klub se uvrščajo vsa tekstovna besedila s končnico .txt, .doc, .pdf ter .xls. Razen navadnih zapiskov poteka vsaka transakcija datotek s posredovanjem uporabnikovega računalnika. Kot primer naj navedem popravek vsebine nekega dokumenta, napisanega v programu Word. Najprej uporabnik želeni dokument poišče znotraj drevesne strukture, to lahko stori prek glavnega vmesnika, načrta strani ali vgrajenega iskalnika. Zatem uporabnik izbere prenos dokumenta v svoj računalnik. V tem trenutku dokument prevzame lokalni operacijski sistem in od njega je odvisno, kakšna je oblika pogovornega okna, ki vam ga ponudi. Toda v bistvu gre za dvoje, odpiranje ali shranjevanje. Kot pri običajnem prenosu datotek iz spleta, kajne? Ko je uporabnik zadovoljen s popravki, ki jih dejansko izvede na svojem računalu, tja novo različico dokumenta tudi shrani. Šele potem lahko gre nazaj v sistem Owl, na izbranem dokumentu izbere posodabljanje, poišče shranjene popravke in potrdi prenos nazaj. Lokalni operacijski sistem takrat pošlje datoteko nazaj v strežnik.
Sistem je narejen po vzoru naprednejših datotečnih strežnikov. Pozna različne nivoje uporabnikov in skupin ter njim določena dovoljenja nad datotekami. Z njihovo pametno uporabo lahko ustvarimo kompleksen, živ datotečni strežnik s prijaznim uporabniškim vmesnikom. Želite, da skupina uporabnikov ne vidi strogo zaupnih dokumentov? Nič lažjega. Hočete, da se ob prijavi znajdejo na področju oziroma v mapi, ki vsebuje le njim relevantne dokumente? Ni problema. Naj vsebino le berejo? Saj veste, da se da. Njihovim pravicam se dinamično prilagajajo menuji, ki so jim na voljo. Priporočam le, da se pred začetkom dela določijo natančna pravila, ki se jih je treba pri nadaljnjem delu dosledno držati. Skupinam in posameznim uporabnikom je namenjena tudi možnost medsebojnega sporočanja, s katerim si lahko izmenjavajo dokumente ali zgolj kratka obvestila. Kadar več uporabnikov hkrati dopolnjuje eno datoteko, morajo uporabiti zaklepanje, v nasprotnem primeru bi lahko prišlo do izgube nekaterih popravkov. Vse spremembe se zapisujejo v dnevnik. Za nameček lahko vklopimo tudi zmogljiv CVS (angleško - concurrent versions system), ki nam poleg informacij o spremembah shranjuje tudi prejšnje različice popravljenega dokumenta oziroma datoteke in s tem zagotavlja popolno sledljivost vsakemu objavljenemu dokumentu oziroma datoteki.
Upraviteljem je na voljo široka paleta dodatnih orodij za lajšanje njihovih tegob. Na prvem mestu velja omeniti razna poročila o delovanju, iz katerih lahko razberejo, kaj se je v sistemu dogajalo, kdo je kaj počel in kdaj je to storil. Prek administratorskega vmesnika izvajajo varovanje baze, imeniške in datotečne strukture. Upravljajo skupine, uporabnike in njihove pravice. Spreminjajo videz in zmogljivosti celotnega sistema. Na kratko, določajo, kakšen naj bo Owl in kaj se z njim lahko počne. Iz prakse vam lahko povem, da se sistem uporablja za vse mogoče. Nekateri ga uporabljajo za distribucijo informacij k strankam, drugi kot sistem za varovanje podatkov vseh računalnikov v podjetju, tretji za dokumentacijo po standardu ISO. Uporablja se še za trgovino na debelo, kjer trgovski potniki vsak dan objavljajo naročila v matično podjetje. Nekaj strank ga uporablja za skupinsko delo razvijalcev načrtov (z dodatkom zna Sova pogledati tudi znotraj datotek CAD), skoraj vse ga imajo za sistem sporočanja. Stranke s hčerinskimi podjetji ga uporabljajo za enotno poslovno komunikacijo s skupno interno dokumentacijo. Če je hčerinsko podjetje v drugače govoreči državi, to seveda ni težava, saj je program preveden v številne svetovne jezike (tudi slovenščino) in ob prijavi dobi uporabnik na zaslon vmesnik v svojem jeziku. Kot vidite, je področje rabe res široko, omejuje vas lahko le domišljija.
Datoteke, ki so posamezniku na voljo, so zbrane v okenčku za hitri dostop. Zelo priročno za pregled sprememb ter novosti od njegovega zadnjega obiska.
Po sistemu se uporabnik lahko premika na tri načine. Prek Raziskovalcu podobnega vmesnika, ob pomoči vrstice z informacijo o trenutnem imeniku ali pa, kot prikazuje slika, z načrtom strani.
Poglavitna prednost Sove so datoteke na enem mestu in seveda njihovo izmenjavanje med uporabniki. S tem je zmanjšana poraba papirja znotraj podjetja in povečana varnost pomembnih poslovnih dokumentov. Dostop do objavljenega materiala je dvojni, znotraj podjetja oziroma krajevnega omrežja (intranet) in zunaj njega (internet). To pomeni, da z ustreznimi pravicami in povezavo s spletom lahko pridete do podatkov kjerkoli, le hitrost prenosa se temu ustrezno zmanjša. Velik plus za programski paket pomeni tudi njegova cena, kajti sistem je moč dobiti brezplačno. Za nič evrov dobite osnovno različico, ki jo tudi opisujem. Poslovna različica vsebuje kar nekaj priboljškov, med drugim zna indeksirati tudi dokumente zadnjega pisarniškega paketa iz Microsofta ter datoteke, ki jih ustvari OpenOffice.org. Dobimo jo ob naročilu vsaj trimesečnega vzdrževanja, za katero odštejemo 299 dolarjev. Po mojih izkušnjah se brez možnosti, ki jih ponuja izboljšana Sova, da živeti brez skrbi. Predvsem zaradi politike v našem poslovnem svetu, saj velika večina uporabnikov uporablja starejše pisarniške pakete, preostali pa shranjujejo datoteke v formatu, razumljivem njim (npr. besedilo v .doc). Tudi odziv ustvarjalcev na uradnih forumih je odličen, saj glavni razvijalec "Bozz" odgovori na vprašanje praviloma v manj kot štiriindvajsetih urah. In to ne samo odgovori, kajti večinoma uporabnikovo težavo brezplačno razreši. Če se stvar res zaplete, se je s sistemom pripravljen povezati tudi na daljavo, a v tem primeru pričakuje plačilo po uradnem ceniku.
Napake in pomanjkljivosti seveda so. Največ težav povzročajo naši šumniki. Temu se vsaj delno izognemo z uporabo kodne tabele UTF-8. Delno zato, ker bodo težave še vedno imeli uporabniki sistema brez oken. Vsaj tisti, ki imajo v podjetju mešane operacijske sisteme, in tisti, ki nimajo določenega standarda poimenovanja dokumentov. Redna uporaba razkrije še nekaj vrzeli, a v prihodnosti nameravajo razvijalci dodati marsikatero spregledano malenkost. Izpostavim naj možnost urejevanja MS Office dokumentov znotraj sistema ob pomoči tehnologije WebDAV, olajšano objavljanje več datotek hkrati z javanskim programčkom, samodejno zaklepanje ob prenosu datotek ter izboljšano iskanje in zapisovanje v dnevnike. Sistem živi, se z vsakim dnem izboljšuje in res ni razloga, da ga ne bi začeli uporabljati tudi sami. Poleg Owl Intranet Engine, ki ga opisujemo mi, lahko preizkusite tudi Vmware različico, ki deluje "iz škatle", ali Ultra Lite oskubljeno različico paketa z osnovnimi možnostmi večjega brata, brez zbirke podatkov in uporabniških računov. Polno slovensko različico lahko preizkusite na naslovu http://www.owl.si (uporabniško ime in geslo sta "admin"), kjer najdete tudi slovenska navodila za uporabo.
OWL Intranet Engine
Kaj: Sistem za upravljanje dokumentov.
Izdeluje: Anytime Communication/Bozz It Consulting, owl.anytimecomm.com.
Cena: Osnovna različica brezplačna, poslovna od 299 USD naprej.
Za: Zrelost, široko področje rabe, slovenski prevod, cena.
Proti: Težave s šumniki.