Pisarna prihodnosti

Petindvajset let mineva od prvega skupka pisarniških programov, znanih pod imenom Microsoft Office. Izdelek je v četrt stoletja prilezel do statusa legende in je danes sinonim za urejanje besedil, računanje preglednic in izdelovanje predstavitev. Da je Pisarna veliko več od naštetega, dokazuje tudi nova velika različica paketa – Office 2016.

 Office 2016 je v mobilni različici prispel tudi na Applov operacijski sistem iOS. Microsoftovi pisarniški programi so bili na telefonih iPhone in tablicah iPad toplo sprejeti.

Microsoft Office je najbolj priljubljena zbirka pisarniških programov na svetu, uporablja jo dobra milijarda ljudi. Ni ga uporabnika računalnika, ki ne bi poznal urejevalnika besedil Word, preglednic Excel, predstavitev PowerPoint in odjemalca elektronske pošte Outlook. Kljub temu je Office 2016 več kot le našteti favoriti. Zbirka se je razširila z oblačnimi storitvami Office 365, mobilnimi različicami pisarniških programov in omembe vrednimi novinci, med katerimi ne manjka niti telefonija Skype for Business. Office 2016 je na voljo v operacijskih sistemih Windows, OS X, Android in iOS. Čeprav je Pisarna priljubljena na vseh platformah, je na PCjih in Macih praktično nepogrešljiva.

Office 2016 se razlikuje glede na operacijski sistem. Največ priboljškov je deležna Pisarna za Okna, sledi ji različica za jabolčna računala s sistemom OS X. Microsoft se trudi, da bi bile  spremembe smiselne in povezava z oblačnim delom zbirke logična. Ne gre za nove stvari, ki jih z Office 2016 lahko počnemo, temveč za to, kako smo s ponujenimi zmožnostmi učinkovitejši in produktivnejši. Pisarna je prenovljena. Orodja, ki jih je zaradi reorganizacije precej lažje najti, so osvežena, olajšano je sodelovanje in deljenje dokumentov, varnost pa zadovoljivo razširjena,  da bodo z njo zadovoljna tudi najbolj boječa podjetja. Pomanjkanje bolj zvenečih pridobitev nakazuje Microsoftovo usmeritev. Z rednim dotokom manjših popravkov in priboljškov bi radi uporabnike prepričali, da je naročnina na storitev boljša možnost od enkratnega nakupa zbirke pisarniških programov.

Do Pisarne 2016 pridemo na več načinov. Osrednji je naročnina na oblačno storitev Office 365 Personal, ki obsega Pisarno za računalnike PC in Mac z aplikacijami Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher in Access (zgolj za Okna) ter 1 TB prostora v oblaku OneDrive in brezplačne minute v telefoniji Skype. Seveda je na voljo tudi samostojen nakup, paket Office Home and Student vsebuje Word, Excel, Powerpoint in OneNote, Office Home and Business,  poleg naštetih pa še Outlook; Office Professional pa zbirki doda še Publisher in Access. Poleg navedenih je omogočen nakup (beri: naročnina) nekaterih poslovnih različic, ki se osredotočajo na Exchange, SharePoint, OneDrive for Business in Skype for Business. V Redmondu so obnovili tudi pripomočka Visio in Project, a ju je treba kupiti ločeno od zbirke Office 2016.

APPLE

Microsoft na Applu

Office 2016 prihaja pet let po zadnji različici Pisarne za računalnike Mac. Uporabniški vmesnik je še vedno razdeljen na trakove z ukazi, ki so očiščeni navlake in tako bolj urejeni. Prvi vtis je odličen, zdi se, da je spremenjeno vse. Kljub temu se ob prehodu z Office 2011 v različici 2016 takoj počutimo domače, kar je svojevrsten dosežek, ki ga cenimo. V paketu so urejevalnik besedila Word, upravitelj preglednic Excel, orodje za predstavitve PowerPoint, odjemalec elektronske pošte Outlook ter beležnica OneNote. Zbirka se izdatno opira na Microsoftovo oblačno shrambo OneDrive. Uporaba oblačne shrambe nam olajša skakanje z ene naprave na drugo. Dokument, spočet na tablici, lahko dokončamo na računalniku, nato pa s telefonom popravimo še finese. Aplikacije v zbirki so hitre, zmogljive in prilagojene zaslonom Retina. Nadležna in nasičena plavajoča okna so stvar preteklosti, njihove zmožnosti so lično popredalčkane v akcijske trakove.

 Urejevalnik besedila Word za računalnike Mac je močnejše orodje od hišnega Pages. Zamerimo mu le, da ni slovenskega črkovalnika.

Office 2016 je najbliže izkušnji pisarniških programov z Windows. Tudi drugih prednosti ne gre zanemariti. Če PowerPoint ne seže niti do kolen Applovemu pripomočku Keynote, pa sta Word in Excel močnejši orodji od Pages in Numbers. Pri Wordu pogrešamo le slovenski črkovalnik, ki ga tudi v različici 2016 še ni. Če urejevalnik besedila in pripomoček za preglednice potrebujemo v mešanem okolju, kjer si datoteke delimo z uporabniki PCjev, vprašanja o koristnosti pisarniške zbirke Office na Macu kljub vsemu ni. Če pa naša elektronska korespondenca zajema vsaj en strežnik Exchange, bomo Microsoftove Pisarne na OS X z Outlookom na čelu veseli kot otrok lizike.

Videz

Namestitev je ekspresna in poenostavljena. Brez težav in posredovanja se namesti na način operacijskega sistema Windows. Težaško delo opravi sama, mi se dogajanja zavemo šele, ko je postopka že konec. Ob prvem zagonu nove zbirke težko najdemo opevane spremembe. Vidnih priboljškov skorajda ni, Excel ima na prvi pogled zgolj enega – šest novih oblik grafov. Večina zmožnosti v Wordu, Excelu in PowerPointu je na istem mestu, kot je bila pred tremi leti. Enak ostaja tudi akcijski trak, zato delo z novimi različicami programskih pripomočkov ne bo ravno pretreslo našega vsakdana. Enotni videz programov v zbirki se ni bistveno spremenil. Barvite sheme, kjer je vsaka od aplikacij prepoznavno obarvana, ter večji trak z orodji sta osrednja elementa, ki paket približata tudi napravam z zasloni, občutljivimi za dotik. Reorganizacija vgrajenih zmožnosti je uspešna, navigacija med funkcijami olajšana. Nedavno odprti dokumenti romajo z naprave na napravo, večina uporabniških nastavitev žal ne. Integracija z oblačno shrambo OneDrive je boljša na jabolčnih računalih Mac, kjer se dokumenti v skupni rabi pokažejo v obstoječi datotečni shemi in za uporabo deljenih predmetov ni treba iskati elektronskega vabila. Uporabnikom računalnikov z operacijskim sistemom Windows isto funkcionalnost tako zagotavlja zgolj trik s sinhronizacijo oblaka OneDrive na krajevni disk, ki žal hitro zahteva precej dragocenega diskovnega prostora in ni najbolj posrečena možnost.

Word – sodelovanje

Office 2016 je prelomna izdaja zbirke. Pomembnost nadgradnje se tokrat ne kaže v izboljšanem uporabniškem vmesniku, predrugačenem videzu ali svežem pristopu pri reševanju delovnih problemov. Velikost različice nosi na svojih plečih sodelovanje. Slednje je sicer v računalnike z operacijskim sistemom Windows vpeljala že različica 2013, a so zastavljeni temelji tokrat dobro nadgrajeni, izkušnja pa obogatena. Prvič so v namizni različici urejevalnika besedil Word spremembe pri hkratnem delu na dokumentu, shranjenem v oblaku OneDrive, vidne takoj, ko ji eden izmed sodelujočih natipka. Urejevalnik besedila Word je tako odpravil mučno potrjevanje posameznih sprememb, spremembe različnih avtorjev se v različici 2016 osvežujejo samodejno, v živo, brez potrebe po osveževanju trenutnega pogleda. Žal ni vse tako lepo, kot se zdi sprva. Ker Word še vedno zaklepa dokument po odstavkih, je v praksi omogočeno zgolj hkratno delo različnih avtorjev na ločenih koncih besedila. Namizni urejevalnik tako še vedno caplja za istovrstnimi spletnimi orodji, ki te omejitve nimajo. Uporabniški vmesnik je obogaten z gumbom Share, ki olajša shranjevanje dokumenta v oblaku in pošiljanje vabil želenim sodelavcem.

 V Redmondu nas želijo prepričati, da je naročnina na zbirko pisarniških programov Office 365 edina prava pot do Worda, Excela, PowerPointa in druščine.

Poleg velike pridobitve hkratnega urejanja v živo bo sodelujočim pri delu na istem dokumentu v pomoč tudi posodobljena različica zgodovine sprememb. Pri skupinskem delu prej ali slej pride do tega, da kdo od sodelujočih »zamoči« do točke brez vrnitve. Spremembe se na srečo sproti vestno shranjujejo, do njih pridemo ob pomoči stranskega traku, ki nam dokument hitro povrne v sprejemljivo stanje.

Najbolj priljubljen del zbirke Office, urejevalnik besedila Word, je deležen tudi privlačne pridobitve z nazivom Tell Me. Gre za umetno pamet, ki nam pomaga poiskati želeno zmožnost. Pripomočku brez nadležne pojave v obliki nekdaj osovražene sponke Clippy željo izrazimo s poljubnimi besedami, nato nam ta postreže z ustreznim ukazom. Če želimo v dokument vstaviti graf, v pripomoček vpišemo How do I insert chart in zmožnost nam je takoj na voljo. Ker je zmožnosti v Wordu zares veliko, je vrednost nove pridobitve neprecenljiva. Tell Me seveda ni brez napak, največja je, da ne zna slovensko. V pomoč pri splošnem iskanju nam je izboljšana povezanost z iskalnikom Bing. Če nas zanimajo pomen in druge podrobnosti o najdenem pojmu, je korak do njih skrajšan in poenostavljen.

 Sodelovanje je pogojeno s povezavo v oblak. Če je dokument shranjen v oblačni shrambi OneDrive, ga lahko hkrati ureja več avtorjev. Poskrbljeno je tudi za popisovanje sprememb in shranjevanje različic.

Excel

Tudi najbolj dragocen del pisarniške zbirke, od katerega so odvisni številni poklici, na prvi pogled ni videti drugače od predhodnika z letnico 2013. Zmogljiv žepni računalnik, ki je nepogrešljivo orodje finančnikov, analitikov in drugih, ima večino sprememb skritih v ozadju. Zahtevno iskanje Power Query, ki je bilo v različici 2013 na voljo v obliki vtičnika, ima tokrat osrednjo vlogo pri pridobivanju podatkov iz zunanjih virov. Sodelovanja na način Worda v Excelu ni, je pa na voljo bližnjica Tell Me, ki predstavljenemu problemu samodejno pripne paleto rešitev in nam običajno prihrani precej klikov pri iskanju med številnimi zmožnostmi. Preglednice so obogatene z nizom novih vrst poslovnih grafov, kot so Waterfall, Histogram, Pareto, Box&Whisker, Treemap in Sunburst. Če zanje še nismo slišali, jih verjetno sploh ne potrebujemo, drugače bomo najbrž navdušeni.

Microsoft je dopolnil storitev za poizvedbe znotraj Pisarne, ki so ji dali ime Insight. Ob pomoči te funkcije lahko zdaj neposredno iz Excela ali PowerPointa poiščemo razlago izbrane besede ali fraze, najdeno vsebino pa tudi elegantneje vgradimo v dokumente. Za nameček je Microsoft poskrbel za posladek in predstavil programček, ki enačbe, ročno napisane s prstom, pisalom ali miško, samodejno spremeni v lično oblikovano digitalno različico, ki jo lahko nato seveda še popravljamo. Seznam dobrodošlih sprememb se z naštetim ne konča, med drugim najdemo malenkosti, kot sta samodejna poravnava napačno vstavljenih fotografij ter hitrejše delovanje obračalnih (angl. pivot) tabel.

 Primer novega grafa z imenom Sunburst. Poleg samodejnega dopolnjevanja enačb so sveži grafični prikazi podatkov najvidnejša pridobitev Excela 2016.

Outlook in Skype

Čeprav je prebiranje elektronske pošte eno pogostejših delovnih opravil, se odjemalec Outlook skozi čas ni bistveno spreminjal. Microsoft je elektronsko korespondenco iz različice v različico resda izdatno zaljšal in ji pomagal ohraniti sodoben videz, vendar zmožnosti, ki bi bolje krotile poplavo sporočil, ni na spregled niti v različici 2016. Ker je Outlook namenjen predvsem hišni sinhronizaciji Exchange ActiveSync, dobimo uporabniki drugih poštnih storitev okrnjen pripomoček, katerega zmožnosti ne sežejo dlje od odjemanja IMAP. Čeprav so s stiki in koledarji (drugih storitev) težave, je odjemanje pošte dobro. Omeniti velja prebrisano pripenjanje datotek v oblak OneDrive. Čeprav pri dodajanju dokumenta sporočilu izberemo fizično datoteko, se po elektronski pošti posreduje zgolj povezava do dejanskih bajtov. Podobno zvijačo poznata tudi Google in Dropbox, a ju čarovnija v Microsoftovem pripomočku prekaša.

Z organizacijo prispele pošte se ukvarja orodje Clutter, ki sporočila razvrsti po pomembnosti. Podobno zbiranje nepomembnih sporočil v ločenem imeniku pozna tudi mobilni Outlook. Zadeva se v praksi obnese dobro in bo uporabnikom, ki jim je taka tuja pomoč všeč, postala nepogrešljiva. Žal se namizna in mobilna različica med seboj ne sinhronizirata, zato je umetno upravljanje pošte za zdaj ločeno. Če vsak dan uporabljamo obe različici programa, nas bo pomanjkljivost motila.

Elektronska pošta ni edini način komunikacije znotraj zbirke pisarniških programov Office 2016. Poleg Outlooka je tu še Skype for Business. Slednji enako kot običajen Skype omogoča glasovne, video in skupinske klice, posredovanje zaslona in zmožnosti, ki jih je Skype for Business podedoval od predhodnika Lync (npr. koledar).

MOBILNO

Mobilna Pisarna

 Mobilna pisarna je enaka ne glede na napravo ali mobilni operacijski sistem.

Mobilne različice pisarniških programov zbirke Office so enake, ne glede na ime (Office Mobile, Office for iPad), napravo ali operacijski sistem. Microsoft je z njimi operacijski sistem Windows 10 izenačil s tekmeci. Obenem so uporabnikom na poti brezplačno na voljo samostojne mobilne aplikacije Word, Excel, PowerPoint, Outlook in OneNote, ki delujejo tudi na prenosnikih in računalnikih z operacijskim sistemom Windows 10. Gre za univerzalne aplikacije, ki se s prilagajanjem uporabniškega vmesnika priležejo različnim zaslonom mobilnih naprav. Tako na manjšem telefonu teče ista različica programske opreme kot na dvanajst palcev velikem prenosniku, le videti je drugače, ker je na manjšem uporabniški vmesnik skril manj pomembne funkcije, da bi privarčeval s skopo odmerjeno zaslonsko površino. Vse različice so prilagojene dotiku. Za uniformnost paketa poskrbijo enake barvne sheme kot pri namizni različici zbirke. Seveda gre za okleščene inačice programov, ki kljub vedno večjemu številu najrazličnejših zmožnosti ne dosegajo zmogljivosti namiznih različic.

Sway

Naročnina na oblačno storitev Office 365 je z vsako novo različico paketa pisarniških programov  privlačnejša zmožnost. Poleg rednih nadgradenj in različic za poljubno napravo dobimo za cenovno ugodno mesečno kvoto tudi nekaj povsem samosvojih aplikacij. Med njimi so lažje različice programov Office za operacijski sistem Windows 10, ki navdušijo s svetlobno hitrostjo izvajanja zahtevanih operacij, ter dve povsem sveži aplikaciji, Sway in Delve. Slednja je namenjena iskanju in upravljanju elektronske pošte, stikov, dogajanja v družabnih omrežjih ter dokumentov, shranjenih v oblačni shrambi OneDrive. Večja pridobitev za spletno zbirko pisarniških aplikacij je Sway, pripomoček, ki povsem dojame Microsoftovo usmeritve v oblak. V osnovi gre za preprosto orodje za izdelovanje spletnih strani in predstavitev. Vse, kar pripomoček od uporabnika zahteva, je slikovno gradivo in besedilo. Rezultati so nadvse všečni in hitro dosegljivi. Zmes Worda in PowerPointa nas v hipu prelevi v pravega profesionalca, ki privlačne interaktivne spletne predstavitve stresa iz rokava. Čeprav je Sway načeloma del oblačne zbirke Office 365, ga je za zdaj mogoče uporabljati tudi ločeno (beri: brezplačno). Prijave sprejemajo na spletišču Sway.com.

 Po mnenju mnogih najboljša pridobitev Pisarne z letnico 2016 je v spletu na voljo brezplačno.

Za konec

Office z različico 2016 ohranja primat na področju pisarniških programov. Kljub temu ima nadgradnja grenak priokus. Medtem ko se je strojna oprema, na kateri teče Pisarna, v zadnjih letih precej spremenila, se zbirka Office ni. Nabor zmožnosti in način dela s pisarniškim paketom Office sta praktično enaka že nekaj časa. Še vedno pogrešamo precej manjkajočih funkcij in boljšo podporo zaslonom na dotik. Daljša raba razkrije, da sprememb v bistvu sploh ne opazimo. Če ne bi bilo drugačne barvne sheme, vsaj na PCju ne bi vedeli, ali delamo z Office 2013 ali z 2016. Microsoft se vedno bolj nagiba k oblaku. Naročnina je privlačna izbira z zmogljivimi spletnimi funkcijami ter rednimi mesečnimi posodobitvami in popravki. Office 2016 predstavlja novo Microsoftovo usmeritev, kjer velikih premikov vsakih nekaj let ne bo več. Podobno kot operacijski sistem Windows 10 bo pisarniška zbirka rasla počasi, redno in bo z majhnimi koraki stopala po poti prihodnosti. Največ napredka je pri poslovni rabi, kjer bo izdatna povezanost z oblačno shrambo padla na najbolj plodna tla. To, da Office 2016 v praksi deluje na vseh možnih napravah, od telefonov do računalnikov, je le še češnja na pisarniški smetani. Zbliževanje najrazličnejših naprav se bo v prihodnosti bržčas nadaljevalo, zato ni daleč dan, ko bomo vsa pisarniška opravila izvajali enakovredno, ne glede na fizično orodje, na katerem bo tekla zbirka Office.

MICROSOFT Office 2016

Zbirka pisarniških programov.

Prodaja: Microsoft.

Cena: Od 100 evrov na leto naprej.

Za:    Dovršeno sodelovanje, mesečni popravki, enoten videz.

Proti:    Poveličevanje naročniškega modela.