Pisarniška aplikacija, ki bere misli

Umetna inteligenca prinaša povsem novo uporabniško izkušnjo pri delu s pisarniškimi aplikacijami. Tudi dokumentni sistemi pri tem niso izjema.

Sodobni dokumentni sistemi že dolgo niso več le aplikacije, ki bi na urejen način hranile najrazličnejše vrste poslovnih dokumentov in zaposlenim v podjetju omogočale njihovo hitro iskanje ter urejanje. Znajo še marsikaj drugega in lahko učinkovito vodijo sodelovanje zaposlenih ter tako ustvarjajo konkurenčno prednost. Razvoj dokumentnih sistemov bodo v prihodnjih letih močno krojile tudi tehnologije s področja umetne inteligence, kot so strojno učenje, zaznavno računalništvo, prepoznavanje govora idr. Te obljubljajo pravcato revolucijo načinov dela in zagotavljajo, da bodo v prihodnje pridobivanje, shranjevanje, obdelava in arhiviranje podatkov in informacij še precej bolj učinkoviti. Kaj bodo torej znali in zmogli moderni dokumentni sistemi?

Samodejna klasifikacija in obdelava dokumentov

Tehnologija optičnega prepoznavanja pisav in znakov (OCR) je zadnja leta postala neverjetno uspešna pri prepoznavanju tako tipkanih kot pisanih besedil, a jo umetna inteligenca lahko še oplemeniti. To stori tako, da »prebere« podatke v dokumentu in razume (beri: pravilno razloči) informacije v njem ter jih v nadaljevanju pravilno razvrsti in avtomatizira delovne tokove, ki sledijo posameznim dokumentom v povezanem postopku. Vse to seveda opravi v zgolj drobcu časa, ki ga za isto nalogo porabi človek.

Tak sistem se sprva drži postavljenega niza pravil, a tehnologija strojnega učenja poskrbi, da se njegove sposobnosti identifikacije in obdelave podatkov stalno izboljšujejo, kar pomeni, da se taka rešitev iz ponavljajoče se izpostavljenosti podobnim dokumentom s sočasno analizo ukrepov uporabnikov nauči, kaj z njimi ti počno. In prej ali slej to počne kar sama. Bržkone smo zdaj na pragu tiste vmesne faze – uporabniki bodo sprva potrdili ali preklicali opravila, ki jih je v dokumentih opravila z umetno pametjo nadgrajena aplikacija. Dokler ta ne bo postala pri svojem delu tako vešča, da ji bo veljalo zaupati – takrat pa bo avtomatizacija dokumentnega tokokroga doživela svoj vrhunec. Od zajema prek obdelave do arhiva bodo minile zgolj sekunde (če seveda vmesni proces ne bo zahteval interakcije uporabnika).

Sistem za upravljanje dokumentov, podprt z umetno inteligenco, lahko, na primer, s prepoznavanjem različnih elementov, kot so številke računa, postavke vrstic in tako naprej, identificira in razvršča račune, četudi se ti elementi pojavijo na različnih mestih in v različnih pisavah ali velikostih. Da tehnologija deluje v praksi, kaže primer družbe PepsiCo, ki se je odločila avtomatizirati prej ročno likvidacijo računov. Dokumentni sistem, opremljen z rešitvijo ABBYY FlexiCapture za prepoznavanje računov, je v samo treh mesecih obdelal več kot 21.000 računov (oziroma 40.000 strani dokumentov) v petih različnih jezikih – z minimalnimi napakami.

Kakovostna ekstrakcija podatkov

Z natančnim branjem informacij in razumevanjem konteksta lahko sistem za upravljanje dokumentov, ki temelji na umetni inteligenci, dvigne delo s podatki na popolnoma novo raven. Podatke, ki jih črpa iz različnih dokumentov, lahko hitro razvršča in posreduje drugim poslovnim rešitvam in uporabnikom ter tako zaposlenim pomaga delati bolje, odločevalcem pa sprejeti boljše odločitve.

Razvrščanje in spajanje dokumentov

Umetna pamet je tudi boljša od ljudi pri povezovanju ogromnih količin podatkov oziroma dokumentov. Sodoben sistem lahko skoraj hipno razvrsti več tisoč dokumentov v skupine glede na predhodno klasifikacijo in uporabnikom pomaga razumeti, kako so posamezni dokumenti povezani. Umetna pamet pogosto vidi širši kontekst in povezave, ki bi človeku ostale skrite.

Napredna varnost v navezi z biometrijo

Umetna pamet v dokumentnem sistemu lahko pomagajo izboljšati varnost in zavarovati podatke o strankah, saj hitreje in natančneje odkrije občutljive oziroma osebne podatke ter poskrbi za ustrezno ravnanje (dovoli dostop le pooblaščenim osebam). V prihodnje lahko pričakujemo večjo navezo dokumentnih sistemov in biometričnih tehnik, kot sta prepoznavanje obraza in prstnega odtisa. Funkciji samodejnega razvrščanja in obdelave hkrati pomenita, da dokumenti ne ostanejo na nezavarovanih lokacijah, medtem ko čakajo na ustrezne aktivnosti.

Podatkovna analitika na steroidih

Verjetno največji potencial pa poslovnim okoljem predstavlja naveza dokumentnega sistema in analitike. Česa bodo tovrstne tehnologije sposobne, že danes nakazujejo t. i. kognitivne platforme v obliki storitev, kot so IBM Watson, Microsoft Azure Cognitive Services in OpenText Magellan. Strojno učenje, napovedna analitika in napredna vizualizacija podatkov na enem mestu lahko podjetjem dajo povsem nov vpogled v podatke in omogočijo marsikatero konkurenčno prednost. Medtem ko si zaposleni lahko obetajo pisarniške aplikacije, ki jim bo malodane brala misli, pa se direktorji veselijo rešitev, ki jim bodo pomagale brati stanje na trgu.