Pomočnik za projekte
Project sodi med najmanj znane Microsoftove izdelke, vendar povsem po krivici. Z njim lahko namreč projekte varno in dokumentirano vodimo od zasnove do cilja, v novi različici 2002 tudi najrazsežnejše.
Učinkovito vodenje projektov je po mnenju strokovnjakov eden ključnih elementov za uspeh, pa naj gre za poslovanje podjetij, razvoj izdelkov, organizacijo dogodkov ali kaj tretjega. Učinkovit nadzor časa, razporejanje sredstev, obravnavanje izjem in še marsikaj drugega so ključni elementi, ki določajo, ali posamezen projekt uspe ali ne. Pri tem je primerna programska oprema zlata vredna, zlasti tam, kjer število sredstev in nalog presega zmožnosti posameznika ali skupine, da bi to učinkovito opravljali "na pamet" ali klasično ("ročno"). Žal na uporabo takih orodij naletimo še vedno le pri razmeroma majhnem številu projektov, čeprav se tudi v Sloveniji na tem področju v zadnjih letih stanje precej izboljšuje.
Vstopimo torej v svet projektnega vodenja, kjer so nadvse pomembni spremljanje poteka, pravočasna informacija in hitro ukrepanje. Programska oprema pride še kako prav tam, kjer so naloge močno povezane in odvisne med sabo, že manjša sprememba pa lahko krepko omaje trdnost celotnega projekta. Seveda le, če na spremembo ni ustrezne reakcije. Microsoft za take naloge ponuja paket Project, ki je nedavno doživel dokaj obsežno osvežitev in celo pridobil novo različico. Kljub temu da Project ni edini tak izdelek, pa ima danes največji tržni delež. Nova različica je še za korak bliže boljšemu obvladovanju največjih projektov, obenem pa jo je z novimi orodji še laže uporabljati tistim, ki se s projektnim vodenjem šele zbližujejo.
Razširitev družine in novosti
Microsoft Project 2002 je tako kakor dosedanje različice na voljo v več izvedbah. Oba "debela" odjemalca, Project 2002 Standard in Project 2002 professional, sta namenjena vodenju projektov v skupinah, razlikujeta pa se predvsem po naboru funkcij za zahtevnejše kupce. Professional ima dodatna orodja za nadzor projektov, sredstev, poročanje in analizo, ki so prilagojeni zahtevnejši rabi pri velikih projektih. Oba se tesno povezujeta z novim članom družine, strežnikom Project 2002 Server. Ta nadomešča dosedanji izdelek Project Central in rabi kot centralna shramba za podatke o projektih. Nanj se lahko priključuje tudi "tanki" odjemalec Project 2002 Web Access, ki omogoča, da imamo do projektnih informacij in dokumentacije dostop prek spletnega brskalnika. Slednji izdelek je še posebej zanimiv, ker ne zahteva namestitve dodatne programske opreme pri uporabnikih. Omeniti velja tudi možnost dostopa do projektnih informacij v okviru odjemalca Outlook.
Okolje programa Project 2002 bo marsikomu povsem domače, saj je uporabniški vmesnik povzet po orodjih iz paketa Office XP. Zaradi podobnosti, pa tudi povezljivosti s paketi, kot so Word, Excel in Outlook, bi pravzaprav Project lahko šteli za člana družine Office, tako pa ga obravnavajo tudi pri samem Microsoftu. Iz Offica so prišle pametne oznake (Smart Tags), ki lahko pomagajo pri hitrem izbiranju opravil, čeprav je to stvar navade - marsikaterega uporabnika zna motiti in bo zato možnost izključil ali pa bo uporabil dosedanje postopke. Žal nosi Project s sabo še nekatere res nerodne omejitve, najhujša med njimi pa je najbrž ta, da lahko razveljavimo le zadnji korak sprememb. Vsi drugi programi iz paketa Ofiice, pa tudi sicer, že dalj časa poznajo razveljavitev poljubnega številka korakov nazaj, zato je to omejitev res težko razumeti. K sreči nekaterih nerodnosti iz prejšnje različice, kot je tipka Delete, ki je zbrisala vrstico namesto vsebine celice, zdaj ni več.
Ena pomembnejših novosti je projektni vodnik (Project Guide), nov čarovnik in sistem pomoči, ki tudi manj izkušene vodi po postopkih za učinkovit opis in vodenje projektov. Zasnovan je tako, da uporabnika vodi po korakih, od tega, kako vnesemo podatke o nalogah in jih povežemo med seboj, določimo sredstva, spremljamo potek projekta in tako naprej. Pri vnosu projekta so navodila vidna v stolpcu na levem robu zaslona, tako da jih nikoli ne prikrijemo s samo delovno površino. Za povrh je mogoče ta navodila razširiti z lastnimi dokumenti HMTL in XML, tako da je lahko koristen pomočnik tudi za specifične vrste rabe.
Izboljšani so tudi vsi osnovni moduli paketa, na primer prikaz in delo z gantogrami, koledarji in seznami opravil. Seveda je še naprej poglavitni poudarek nad nadzoru in izkoristku skupnih sredstev, ki so na voljo za posamezne projekte. Zato v določenih primerih precej koristi, da si lahko zasedenost teh sredstev (ljudi, delovnih sredstev ...) ogledamo tudi grafično.
Project 2002 se v vseh različicah močno usmerja k spletni predstavitvi podatkov. Pregled podatkov na spletnih straneh, največkrat v intranetu podjetja, je še nazornejši kakor doslej in družno s strežnikom Project 2002 Server ponudi zelo učinkovito in pregledno delovno okolje za člane projektnih skupin. Posameznik lahko v prilagodljivih osebnih spletnih dverih vsak trenutek vidi, katera stara in nova opravila ali naloge ga čakajo, katera sredstva ima za to na voljo in koliko časa je za to predvideno.
Seveda pa prikaz ni samo enostranski. Če posamezniki dosledno izpolnjujejo podatke (kar je tudi nadzorovano) o poteku svojega dela, imajo vodje projektov vselej svež pogled na to, kako utripa projekt. Za najzahtevnejše, ki potrebujejo res nenehen nadzor nad projektom, so na voljo nova orodja za poročanje in analizo v realnem času, tako da se je moč vselej hitro odzvati na nenadne spremembe ali težave. Takrat je še kako prav, da lahko zdaj v Projectu posnemamo potek projektov vnaprej in s tem opazujemo razvoj dogodkov, še preden se zgodijo. Marsikdaj namreč lahko šele pri simulaciji opazimo težavo ali pa priložnost za nadaljnjo optimizacijo (zmanjšanje sredstev, s tem pa stroškov) projekta.
Project Server
Project Server je zagotovo ena najzanimivejših novosti novega paketa. Kot rečeno, izdelek rabi kot povezovalni element med različnimi odjemalci in kot shramba podatkov o projektih. V celoti je skladen z Microsoftovo arhitekturo .NET, Microsoft pa ga tudi uradno šteje med strežnike .NET. Izboljšava v primerjavi z dosedanjim izdelkom Project Central je tudi dejstvo, da je za uporabo Project Serverja uporabljen podoben licenčni model kakor za druge Microsoftove strežnike, med drugim tudi tedaj, ko strežnik uporabljamo samo prek spletnega odjemalca Project Web Access. Za shrambo podatkov uporablja strežnike podatkov SQL Server 2000, kar celoti daje potrebno zanesljivost, dosegljivost in stopnjevano razširljivost.
Pri velikih projektih se večkrat zgodi, da vsi udeleženci nimajo iste programske osnove (Projecta), zato je koristna novost, da zna Project po novem obvestila o nalogah in mejnikih v projektih posredovati tudi po elektronski pošti. To je morda še zlasti zanimivo, kadar k projektu pritegujemo zunanje izvajalce ali pa moramo k njemu pritegniti nove sodelavce na hitro, brez možnosti predhodne priprave (programske opreme).
V okviru projektov navadno kroži cela gora dokumentacije, ki je pomembna tako za samo dokumentiranje opravljenega kakor tudi za nadaljnje korake v projektu. Srečujemo se s pretokom dokumentov, ki zahteva disciplino in urejenost. Zato je pomembno, da Project 2002 tu dejavno pomaga z novimi možnostmi souporabe dokumentov v okviru projektnih postopkov. Glede tega se zna Project tesno povezati z Microsoftovim izdelkom SharePoint Team Services, ki skrbi prav za vodenje in pretok dokumentov. Prav tako je dobrodošla možnost, da lahko sledimo posameznim postopkom, na primer reklamacijam strank ter nadaljnjemu postopku razreševanja teh ugovorov in težav.
Tako kot dosedanje različice in večina sodobnejših Microsoftovih programov ponudi Project 2002 tudi razvojno okolje, v katerem lahko napišemo programe za specifične potrebe pri vodenju projektov. To opravimo z vgrajenim razvojnim okoljem Visual Basic for Application (VBA), ki ga že poznamo iz številnih drugih izdelkov. Osnovne možnosti je mogoče prilagoditi ali pa razširiti z novimi funkcionalnostmi. To velja še zlasti za povezavo podatkov projekta z drugimi viri, na primer zbirkami podatkov. Lep napredek je na tem področju podpora uvozu in izvozu
?
Projekti za korporacije
Project je zrasel tudi navzgor, predvsem glede podpore velikim podjetjem in njihovi specifiki pri vodenju projektov. Za velike stranke je prilagojen že novi način vodenja in dodeljevanja skupnih sredstev, ki jih lahko defniramo glede na organizacijsko enoto, podružnico in podobno. V velikih podjetjih (pogosto pa tudi v srednje velikih) so zaposleni največkrat specializirani za posamezno področje, glede tega pa lahko odslej v Projectu zadolžitve dodeljujemo tudi po specifičnem znanju, opisanem pri vsakem posamezniku. Velike organizacije imajo navadno tudi lastne šifrante iz oznake, tako za sredstva kot za postopke, odslej pa lahko to dodeljujemo posameznim dejavnostim, pri čemer imamo na voljo uporabniško (oziroma sistemsko) nastavljiva polja. Uporabimo lahko tudi posebej pripravljene predloge, ki olajšajo vnašanje podatkov in sistematizirajo delo tudi takrat, ko pri projektu sodeluje več tisoč ljudi.
Microsoft Project 2002 bo naprodaj že poleti, cene pa se bodo gibale od 600 dolarjev za različico Standard, 1000 dolarjev za profesionalno izvedbo do 1500 dolarjev za strežnik. Pri slednjem so v ceno vštete licence za pet uporabnikov, za vsakega nadaljnjega pa je treba odšteti za 180 dolarjev. Že pred začetkom prodaje pa Project 2002 dobiva podporo s strani številnih drugih izdelovalcev, kot sta PeopleSopft in SAP, ki podpirata integracijo svojih podatkov z Microsofovim orodjem. Menda je takih partnerjev danes že več kot 250. To je lepo priznanje, ki potrjuje, da Project sodi med najboljše take programe, obenem pa je vse bolj nepogrešljiv pri vsakdanjem delu na najrazličnejših vrstah projektov.
Ali je Microsoft Project 2002 odgovor na vse zahteve projektnih vodij in udeležencev projektov? Najbrž ne, je pa to seveda odvisno od zahtev posameznega projekta. Za celovito obvladovanje projektov (recimo dokumentacije) še vedno potrebujemo več orodij (pa čeprav Microsoftovih), kar lahko oteži in podraži izvedbo. Prav tako si bodo specialisti morali še vedno poiskati dodatne module za reševanje specifičnih potreb ali pa razviti lastno rešitev s programskim jezikom. Kljub temu si upamo trditi, da je takih uporabnikov razmeroma malo. Če odmislimo to, se v Project 2002 vsekakor splača vložiti denar, saj lahko koristi na zelo različnih ravneh, zlasti v širokih in ohlapnih delovnih skupinah.
Microsoft Project 2002
Kaj: Programski paket za podporo vodenju projektov.
Izdeluje: Microsoft, www.microsoft.com.
Prodaja: Microsoft, http://www.microsoft.com/slovenija/, (01) 585 34 49.
Cena: Standard - 600 dolarjev, Professional - 1000 dolarjev, Server - 1500 dolarjev (dodatna licenca 180 dolarjev).
Za: Projektni vodnik, spletni dostop do projektnih podatkov, orodja za upravljanje sredstev pri velikih projektih.
Proti: Še vedno ni celovitih rešitev (za posamezne stvari potrebujemo dodatna orodja in izdelke), podpira razveljavitev le za en korak nazaj.