Pozor, prihajajo programski roboti

Sodobne tehnologije nam olajšajo in pohitrijo delo. Po robotih, ki so letvico produktivnosti »v nebo« dvignili v industriji, dobivamo še robotsko avtomatizacijo poslovnih procesov. Kaj zmorejo programski roboti in česa (še) ne?

Tehnologije, označene s kratico RPA (angl. Robotic Process Automation), omogočajo avtomatizacijo ponavljajočih se procesov, takšnih, ki ljudem jemljejo veliko časa in volje (ker so večinoma duhamorni). Njihov razvoj se je začel pred dobrim desetletjem, sprva v obliki mikro orodij, ki so sčasoma pridobivala dodatne funkcionalnosti, potrebne za izvajanje nalog v velikih podjetjih in organizacijah. Analitsko podjetje Gartner rešitvam s področja RPA napoveduje lepo prihodnost, saj jih uvršča v segment najhitreje rastoče programske opreme.

Vzpon avtomatizacije

Veliko podjetij se sprašuje, zakaj sploh potrebujejo programske robote. Ne spreminja se stalno le način dela, ampak tudi metode avtomatizacije delovnih procesov. Te imajo izjemen potencial z vidika digitalne preobrazbe delovnih mest – bržkone celo tako velikega kot stroji v prvi industrijski revoluciji. Toda robot v pisarni? Pri pisarniškem delu?

Koncept avtomatizacije pisarniških poslovnih procesov podjetja vleče prav toliko kot avtomatizacija proizvodnje. Velja priznati, da nekateri poslovni in pisarniški procesi vendarle niso tako zelo inteligentni in zahtevni, kot bi jih radi ljudje prikazali. Nekateri procesi dejansko obstajajo samo zato, da podatki pridejo iz ene aplikacije ali več in sistemov v druge aplikacije in sisteme, ki sicer medsebojno ne komunicirajo. Avtomatizirati pa bi veljalo tudi procese, ki od človeka zahtevajo veliko časa, da jih opravi.

Pametnejše upravljanje procesov je doslej od podjetij zahtevalo velike finančne vložke, saj je malodane privzelo zamenjavo ali nadgradnjo IT-okolja, npr. prek uvedbe novega poslovnega informacijskega sistema (ERP), rabe orodij za upravljanje poslovnih procesov (BPM) ali uvedbe centra deljenih storitev (in podatkov).

Sodobno poslovanje omogoča večje spremembe v segmentu optimizacije procesov, nove tehnologije, kakršna je robotska avtomatizacija, pa so predpogoj za takšne spremembe. Žal se ljudje robotov že nekako nagonsko bojimo, zato smo skeptični tudi do ideje o programskih robotih. Kaj, če bodo ti prevzeli naše službe? Toda to razmišljanje je napačno, saj robotska avtomatizacija prvenstveno prevzame tista opravila, ki ljudem niso všeč.

Z umetno inteligenco ali brez

V praksi obstajata dve ločeni, a povezani kategoriji orodij za avtomatizacijo, katerih namen je ustvariti pametnejše in učinkovitejše poslovne procese. Vsaka izmed njiju izziv reši na svoj način. Prva kategorija se imenuje robotska avtomatizacija procesov (RPA). Ta orodja so tehnološko dozorela v zadnjem desetletju. Podjetja, ki so programske robote že implementirala, poročajo o uspešni uporabi ob razmeroma nizkih stroških. Druga kategorija je inteligentna avtomatizacija – ta vključuje orodja s kognitivnimi sposobnostmi. Te tehnologije so šele v povojih, vendar imajo v bližnji prihodnosti izjemno velik potencial za preoblikovanje poslovanja. Uvajanje tehnologij, ki temeljijo na umetni inteligenci, velja za naslednji revolucionarni poslovni podvig, postopki uvajanja pa hitro napredujejo. Strokovnjaki, ki delajo na tem področju, menijo, da je to najbolj revolucionarna tehnologija, kar jih bomo videli v naslednjih treh do petih letih. Vendar pa so tehnologije, ki temeljijo na umetni inteligenci, le del tehnologij prihodnosti: resnična moč je v kombinaciji tehnologij, predvsem pa v človekovem upravljanju le-teh. Zgolj človek ali zgolj stroj ne moreta preseči kombinacije človeka in stroja, ki delujeta v navezi.

Kje blestijo programski roboti?

Cilj uvedbe avtomatiziranih programskih robotov je izboljšati poslovanje prek znižanja stroškov, preprečevanja napak in pospeševanja izvajanja procesov. To lahko podjetja dosežejo z vključitvijo robotov v običajne poslovne procese, ki so obsežni, strukturirani, ponavljajoči se in potekajo v skladu z določenimi pravili.

Kaj rešitev RPA v resnici počne? Programski robot posnema vse aktivnosti rabe miške in/ali tipkovnice, ki jih izvaja zaposleni, od odpiranja e-pošte in njenih priponk do izvajanja zahtevnejših korakov v poslovnem procesu z uporabo različnih poslovnih aplikacij. Rešitev RPA lahko blesti pri vseh ponavljajočih se nalogah ali procesih, ki ne zahtevajo človeške presoje, kot so ročni vnos podatkov v več aplikacij(ah), zbiranje podatkov iz enega sistema ali več ter sestavljanje in pošiljanje poročil, sledenje spremembam in posodabljanje podatkov med sistemi ali opravljanje različnih vrst natančno opredeljenih nalog v različnih sistemih.

Danes programske robote uporabljajo predvsem srednje velika in velika podjetja, čeprav so primerni za podjetja vseh velikosti. Rešitev RPA podjetjem prinese povečanje učinkovitosti dela, saj zaposleni ne zapravljajo časa za ponavljajoča se opravila, pa tudi absolutno natančnost, saj robot pri natančno opredeljenih procesih ne dela napak, ki se lahko pripetijo (manj skoncentriranemu) človeku. Podjetja draži tudi divja produktivnost programskih robotov, saj ti ne poznajo prostih dni, vikendov ali praznikov, delujejo lahko ves čas. Med očitnimi sinergijami rabe programski robotov pa podjetja izpostavljajo povečano zadovoljstvo strank. Roboti namreč poskrbijo, da stranke ne čakajo (dolgo) na odgovore ali blago, krajšajo čakalne dobe …

Pod črto programski robot ogromno prispeva k digitalni preobrazbi podjetja, saj znižuje stroške dela, uvaja stabilnost poslovanja in optimizira porabo virov.

Kje začeti?

Podobno kot za digitalno preobrazbo tudi za programske robote velja, da gre za neprekinjeno aktivnost in ne zgolj za enkraten projekt. Vedno več je procesov, ki jih je mogoče robotizirati in avtomatizirati. Navadno podjetja začno s pripravo koncepta, s katerim dokažejo, da tehnologija deluje v njihovem okolju. Tak pilotski projekt je pomemben, saj z njim podjetje pridobi izkušnje, kaj pomeni robotizirati posamezen proces in kje ter kakšna so ozka grla. Pilotski uvedbi naj sledi poglobljena analiza vseh drugih procesov, ki so kandidati za robotizacijo. Med njimi velja najprej izbrati tistega, ki podjetju lahko prinese največ prihrankov ob najmanj vloženega napora. Opogumljeni z rezultati in bogatejši za dodatne izkušnje utegnete programske robote hitro vzljubiti.

Napake pri uvajanju programskih robotov

Seveda pa gre tudi pri uvajanju programskih robotov lahko kaj narobe. Podjetjem se pogosteje pripetita predvsem dve napaki. Ob uvajanju tehnologij RPA največjo napako predstavlja izbira neustreznega procesa za avtomatizacijo. Pisarniških opravil in področij za avtomatizacijo je sicer v sodobnih poslovnih okoljih veliko, vendar ni nujno, da so vsi ti procesi primerni kandidati za rabo programskih robotov. Kot smo že omenili, velja najprej poiskati ponavljajoče se procese s strukturiranim vnosom podatkov in čim večjo pogostostjo izvedbe. V tem primeru bomo lahko programskemu robotu natančno opredelili delo (beri: posneli ročno delo ljudi), in ker bo to delo lahko bliskovito hitro ter natančno opravljal, bomo uživali v izjemnih prihrankih časa in denarja.

Podjetja, ki ne premorejo kadrov z ustreznim tehničnim znanjem, naj za prvo uvedbo programskega robota raje izberejo specializiranega zunanjega izvajalca. Že res, da utegne zato biti začetek rabe programskih robotov nekoliko dražji, a alternativa, ki lahko doleti podjetje, je bistveno slabša: da porabi ogromno časa in finančnih sredstev, a programski robot ne bo deloval po pričakovanjih. Ta opazka ni iz trte izvita, saj tudi Gartnerjevi analitiki svarijo, da utegne v letu 2021 kar 40 odstotkov podjetij, ki uvajajo programske robote, svojo odločitev obžalovati – bodisi zaradi neustrezne izbire, omejene uporabnosti ali nezmožnosti doseganja skalabilnosti.

Slab ali neustrezen zunanji izvajalec lahko prav tako ustvari večjo »škodo« ali pa manj prihrankov. Dejstvo je, da je izkušenih svetovalcev in implementatorjev s področja robotske avtomatizacije procesov malo, zato velja poiskati ponudnike, ki se lahko dokažejo z dejanskimi referencami in ne zgolj brošurami, ki opredeljujejo sodobne tehnologije.

Prav je, da podjetje k rabi programskih robotov pristopi pametno in hkrati sramežljivo, a z natančno določenimi, lahko tudi visokoletečimi cilji.

Ključni trendi na področju programskih robotov

Hiter razvoj programskih robotov to področje »vleče« v različne smeri, kar je lahko le dobro, saj bodo imela podjetja vse več izbire. Ta je že danes zelo pestra, saj je na svetu okoli 150 različnih programskih robotov, ki se med seboj znatno razlikujejo – tako pri navedbah o učinkovitosti in zasnovi kot samem pristopu k avtomatizaciji opravil in nalog.

Sodelovanje človeka in robota

Robotska avtomatizacija procesov je v preteklosti stavila predvsem na divjo učinkovitost in časovne prihranke (ki so hkrati tudi finančni), zdaj pa se vedno več ponudnikov programskih robotov ukvarja s pripravo novih rešitev, ki predvidevajo sodelovanje programskega robota in zaposlenega. S tem, ko bi človek in »stroj« sočasno sodelovala pri posameznih nalogah, bi lahko dejansko uresničili koncept inteligentnega dela in dosegli novo raven učinkovitosti. Človek bi v tem primeru zaznal in preučil nalogo ter programskemu robotu predal v bliskovito hitro izvajanje avtomatizirane naloge. Že naslednji hip pa bi lahko dobil rezultate in nadaljeval delo ter tako učinkovito opravljal kompleksnejša opravila.

Dokazovanje vrednosti

Če so se v preteklosti podjetja razveselila malodane vsakega programskega robota, bodo zdaj iskala specializirane za njihov način dela. Temu se že prilagajajo tudi ponudniki, ki po vzoru zagotavljanja poslovne programske opreme tudi programske robote vse pogosteje ponujajo kot storitev (iz oblaka). Podjetja pa merijo kakovost izvajanja storitev (dvig produktivnosti), skrbijo za operativno preobrazbo dela in spremljajo vplive na zaposlene. Ti so se po prvotnem strahu v večini primerov že razveselili programskih robotov, saj prevzemajo dolgočasna in moreča opravila, medtem ko sami opravljajo bolj intelektualno in izpopolnjujoče delo.

RPA utira pot umetni inteligenci

Programski roboti niso le nosilci avtomatizacije, marsikje skrbijo za pospeševanje uvajanja naprednih tehnologij, med katerimi prednjačijo rešitve, podprte z umetno inteligenco. Prav po zaslugi dokazov, kako lahko programski roboti podjetjem pomagajo poslovati bolje, so ta postala manj skeptična do tehnologij strojnega in globokega učenja, obdelave govora, napredne analitike ipd.

Programski roboti kot konkurenčna prednost

Podjetja, ki že uporabljajo programske robote, razmišljajo o naslednjem koraku. Zdaj ko bolje poznajo njihovo delovanje, razmišljajo v smeri, da bi tem robotom prilagodila poslovne procese in tako dosegla še večjo učinkovitost. Poleg optimizacije poslovnih procesov si večina podjetij želi doseči popolno avtomatizacijo opravil, saj ta prinaša kar največ vrednosti. Podjetja zato kompleksne procese drobijo na enostavnejša opravila – pač na takšne naloge, ki jih programski robot opravi z odliko.