Prenova državnih dokumentnih temeljev

Po skoraj dveh desetletjih bo slovenska javna uprava dobila nov dokumentni sistem. Projekt z odmevnim imenom Krpan je težak 3,4 milijona evrov.

Ste se kdaj spraševali, zakaj morate na različnih okencih in pri stiku z državnimi uradniki vedno znova v take in drugačne obrazce vpisovati vedno ene in iste (osebne) podatke? Hja, kljub več sto podatkovnim zbirkam te niso bile prav pogosto povezane med seboj niti usklajene. Po novem pa bodo. Še letos bodo prvi uporabniki v javni upravi lahko uživali v novem dokumentnem sistemu in pod njim delujoči arhitekturi. Že prva javna predstavitev prenove informacijskega sistema za podporo upravljanju dokumentarnega gradiva v javni upravi, vodenega kot projekt Krpan, je dala precej odgovorov. Domača IKT-podjetja je zanimalo predvsem to, kdo je dobil posel in koliko je zaslužil. Ministrstvo za javno upravo (MJU) je za izvajalca izbralo konzorcij treh domačih podjetij, in sicer družbe MARG, Avtenta ter APS Plus, ki bodo prispevale vsaka svoj kamenček v državni dokumentni mozaik in si v petih letih razdelile 3,4 milijona evrov sredstev.

Nujna prenova

Da slovenska javna uprava potrebuje nov dokumentni sistem, je hitro postalo jasno vsakomur, ki se je poglobil v njen način dela. Obstoječi sistem je star 18 let, zato niti arhitekturno niti funkcionalno ni več kos zahtevam sodobnega časa in navadam uporabnikov. Tako vzdrževanje kot sama raba sistema, ki je trenutno nameščen v 130 organih javne uprave in upravlja 1355 zbirk podatkov, sta povezana z visokimi stroški. Več kot 13.000 uporabnikov, ki danes delajo z omenjenim sistemom, bo v naslednjih mesecih (nekateri pa šele čez več kot leto dni) postalo boljše volje, saj bodo pod prste, ki vodijo miško in uporabljajo tipkovnico, dobili precej prijaznejšo in modernejšo aplikacijo.

»Naše želje oziroma zahteve so narekovale enotno centralno postavitev rešitve, ki bo delovala v državnem računalniškem oblaku (DRO) in bo integrirana z obstoječimi zalednimi sistemi, za vzdrževanje pa bodo skrbeli državni informatiki. Nov dokumentni sistem bo premogel posameznim organom in službam prilagojene uporabniške vmesnike ter vsebine, določene funkcionalnosti bodo uporabnikom dostopne prek mobilnih naprav, naš cilj pa je postati t. i. ponudnik mikrostoritev – za podpisovanje, odpremo, številčenje itd., kar nam danes predstavlja svojevrsten izziv,« je ob predstavitvi projekta Krpan povedala Kristina Valenčič, ki na MJU vodi prenovo dokumentnega sistema.

Javni upravi prilagojena poslovna rešitev

Temeljni kamen nove rešitve predstavlja dokumentni sistem GovernmentConnect družbe MARG, ki se že dokazuje v številnih državnih organizacijah, med drugim na ustavnem sodišču, ministrstvu za obrambo, Fursu, zavodu za zaposlovanje, univerzi v Ljubljani, uradu za preprečevanje pranja denarja, upravi za javna plačila in še bi lahko naštevali. Gospodarske družbe pa to rešitev za upravljanje dokumentov poznajo pod imenom BusinessConnect, pri čemer velja, da se dobre prakse iz poslovnega sveta prenašajo v javno upravo in obratno. Omenjeno podjetje bo skrbelo tudi za razvoj in prilagoditev vseh potrebnih funkcionalnosti.

Poleg številnih standardnih funkcionalnosti dokumentnih sistemov bo ponudnik rešitev prilagodil za postopke dela z vladnim gradivom ter omogočil podrobnejše upravljanje nalog. Kot je povedala Valenčičeva, želijo nadrejeni spremljati tudi vmesna opravila nalog, ki jih opravljajo zaposleni, na voljo bo tudi t. i. upravna statistika. Med novimi funkcionalnostmi rešitve bo zaposlenim v javni upravi prav prišla enotna podpisna mapa, kjer bo uporabnik na enem mestu dobil v podpis vse dokumente, ne glede na to, kje nastanejo. Tesnejša bo tudi integracija z drugimi sistemi e-uprave, blagajno, MRVL, OPSI itd., pri čemer bodo izkoristili že nekatere doslej uporabljane skupne gradnike (SI-CES, SI-CAS, Pladenj, SOVD).

Tudi Evropa nam privošči ...

Dobra novica je, da je projekt Krpan sofinanciran tudi z evropskim denarjem, kar pa hkrati pomeni, da mora biti implementiran in v uporabi pravočasno (saj nihče ne želi vračati denarja). Za implementacijo nove rešitve v organih javne uprave bosta (po)skrbela dva ponudnika, in sicer družbi Avtenta in APS Plus, katerih nalogi bosta tudi usposabljanje in podpora uporabnikom – novosti za slednje bo vendarle precej.

Javno naročilo je že v izvajanju, trenutno ima največ dela proizvajalec dokumentnega sistema, ki še razvija ustrezne prilagoditve, uvedba rešitve pri posameznih organih javne uprave pa se bo začela prihodnje leto in po načrtih zaključila leta 2021.