Pripomočki za samozaposlene

Ko mali podjetnik prvič obuje "privatniške" čevlje, ne ve, kaj ga čaka. Pojma nima, kako napisati račun, voditi knjige, odvajati davke in plačevati prispevke. Ker se spozna na svoj posel, je prepričan, da bo to dovolj. Posledice zmotnega mišljenja skušajo omiliti najeti računovodje in spletni pripomočki za male podjetnike.

V Sloveniji imamo bogato ponudbo spletnih pripomočkov za lajšanje vsakdanjih težav, s katerimi se mali podjetniki srečujemo na poslovni poti. Večina je preprostih, v posamezna opravila usmerjenih programov, ki niti ne tekmujejo z večjimi namiznimi paketi. Dandanes se z malo muje skoraj za vsako opravilo najde brezplačna aplikacija, ki nam uspešno pomaga pri delu. Ko jo prerastemo, se odpravimo na lov za komercialnimi rešitvami. Tako je tudi pri poslovnih programih za podjetnike in manjša podjetja. Nekateri predstavljeni ponudniki se tega zavedajo, zato ponudijo uporabnikom brezplačen ali poceni paket, s katerim se najprej navadimo delati z njihovim izdelkom. Drugi raje uporabijo preizkusno različico. Ker se je za tak preizkus treba prijaviti z vsemi podatki o pravni osebi, ki jo zastopamo, velja nameniti posebno pozornost odjavi, saj se kaj lahko zgodi, da po pretečenem obdobju prejmemo račun za naročeno storitev. Kot se za popolne začetnike spodobi, začnemo z najosnovnejšim programom, ki ima posrečeno ime.

Pridna Čebelica

S Čebelico se zlahka lotimo izdajanja računov sami. Preprost vmesnik bo jasen sleherniku, zato bo hitro opustil mazohistično uporabo krajevnega Worda ali Excela.

Čebelica je spletni program za male podjetnike z zunanjim računovodstvom. Majhnim podjetnikom pomaga izdajati račune, predračune in ponudbe. Pripomoček nikakor ne želi nadomestiti pomoči tretjega, saj Janko Metelko iz Čebelice pravi, da je pametno imeti računovodjo. Pravila računovodstva se vseskozi spreminjajo, zato naj delo opravlja tisti, ki se na to spozna. Vedno je dobro imeti nekoga, s katerim se lahko posvetujemo in ki opravlja zahtevnejše postopke ter nas opominja na prihajajoče obveznosti. Zato Čebelica nima orodij, ki bi nadomestila računovodjo.

Program za delovanje nima posebnih zahtev, saj deluje znotraj spletnega brskalnika. Tako je zanj primeren vsak operacijski sistem, ki omogoča uporabo katerega od priljubljenih brskalnikov. Po besedah razvijalcev so kakor nalašč brskalniki Firefox, Chrome, Safari, Internet Explorer ali Opera. Uporabniku sta na voljo dva paketa. Brezplačni Mini ponuja izdajanje do sto računov na mesec, izdelavo dokumentov v oblikah PDF, DOC in ODT, pošiljanje datotek po elektronski pošti, knjiženje plačil, seznam partnerjev, prikaz statistike, varno povezavo in podporo ob morebitnih težavah. Paket uporabljamo popolnoma brezplačno, kakor dolgo želimo. Če ugotovimo, da bi potrebovali več računov, izdelovanje predračunov in ponudb, seznam artiklov in storitev, ga lahko brez težav nadgradimo v paket Plus, ki se ob mesečnem plačevanju ceni na slabih deset evrov. Da bi se lažje odločili, nam pride prav dvomesečno preizkusno obdobje, ko nam ni treba plačati ničesar. Pri prijavi na preizkušanje moramo biti pozorni na rok, do katerega se moramo izpisati, če ne želimo prejeti računa. Po izteku paketa ga lahko tudi pomanjšamo v različico Mini ali izberemo enega izmed načinov plačevanja. Najugodnejše je poravnavanje obveznosti vsake pol leta, ki stane zgolj 40,8 evra. To je preračunano tri evre manj na mesec kot pri rednejšem plačevanju. Za dijake, študente in brezposelne, ki na novo odpirajo svoje podjetje, ponujajo snovalci Čebelice še dodaten popust. Našteti bodo prvo leto plačevali kar polovico manjši znesek od veteranov. Temu v podjetju Refaktor, ki je v ozadju Čebelice, pravijo program Vzlet.

Ob tako kočljivi zadevi, kot so poslovni podatki, nas je seveda zanimalo, kako je z zasebnostjo in varnostjo. Za oboje je poskrbljeno. Spletni promet je zavarovan s povezavo SSL, ki ga zašifrira z 2048- bitnim digitalnim certifikatom, podatki se redno varujejo, strežnik pa je zaščiten pred morebitnimi vdori. Motilo nas je določilo, da za izgubo podatkov nikakor ni kriv ponudnik storitve, ki naj bi se sicer po svojih najboljših močeh trudil, da uporabniku ne nastane kakšna gmotna škoda. Tudi statistika uporabe, ki se zbira v strežniku, nas ni navdušila, čeprav ponudnik trdi, da je beleženje tam zgolj zaradi zagotavljanja boljše storitve. Vemo, da so taka določila splošna in jih imajo v taki ali drugačni obliki skoraj vsa podjetja, toda mar ne bi bilo lepo, ko bi ponudnik sprejel vsaj malo odgovornosti za podatke, ki jih hrani? Vsaj ob vdoru v strežnik in za stranke, ki redno plačujejo za storitev, bi bila to dobrodošla svežina.

Cebelica.biz

Program za vodenje računov, predračunov in ponudb.

Kje: www.cebelca.biz.

Cena: Osnovni paket je brezplačen, razširjeni 9,80 evra mesečno.

ZA: Enostavnost, videz, cena.

PROTI: Brez prevzemanja kakršnekoli odgovornosti za podatke, zbiranje statistike o uporabi.

Zbiranje in stiskanje v poslovnem svetu

Izdelava dokumenta je preprosta, a jo v brezplačni različici kazi to, da Balirka h končnemu izdelku pripne svojo sliko. Logotip je resda precej diskreten, a je račun kljub vsemu videti neprofesionalno.

Naprednejša od Čebelice je Balirka, ki ima s kmetijskim opravilom zbiranja in stiskanja pridelka marsikaj skupnega. Osredotoča se na vse dokumente, ki jih pri svojem poslovanju potrebujejo zasebniki, manjša podjetja in društva, jih zbere in stisne v najrazličnejša poročila, s katerimi nadzorujemo poslovanje. Z orodji Balirke enostavno sestavimo ponudbo, račun in cenik. Z njo spremljamo potne naloge, si izmenjavamo dokumente in spremljamo denarni tok ter poslovni uspeh. Posebnost je Fascikel, ki ponuja nekakšno oblačno shrambo za zunanje dokumente, kot so na primer pogodbe, ki bi jih radi imeli vedno pri sebi. Prostor zanje ni neomejen, zato pri podjetju Kozolec uporabnikom z večjimi potrebami priporočajo uporabo katere od priljubljenih oblačnih storitev (Dropbox, Google Drive, SkyDrive). Prejete dokumente v Balirki shranjujemo na več načinov. Lahko jih poskeniramo, slikamo s fotoaparatom oziroma telefonom ali pa jih tja nalaga zunanji računovodja, ki mu dovolimo dostop do svojega računa. Za preizkus je na voljo brezplačna različica, ki za resno delo ni primerna, saj omogoča izdelavo zgolj desetih dokumentov na mesec, ima več omejitev kot zmožnosti, za nameček pa na končne izdelke prilepi še svoj logotip. Varnost Balirke zagotavlja ponudnik z varno povezavo SSL in sodobnimi varnostnimi mehanizmi, a kljub temu ne prevzema nikakršne odgovornosti. Podobno kot Čebelica tudi Balirka beleži statistiko rabe.

Balirka.com

Spletni program za poslovanje zasebnikov, manjših podjetij in društev.

Kje: www.balirka.si.

Cena: Od 9,90 evra na mesec.

ZA: Možnost sodelovanja z zunanjimi sodelavci, domača oblačna shramba.

PROTI: Neuporabna brezplačna različica.

Računovodski program miniMAX

Poleg odličnega sodelovalnega načina, kjer si podjetnik z zunanjim računovodstvom deli podatke, krasi miniMAX tudi vrsta poročil privlačnega videza.

Že Balirka je nakazala pot do uspešnega sodelovanja, kjer zunanjemu sodelavcu, najpogosteje v obliki računovodske storitve, po želji omogočimo dostop do svojega uporabniškega računa. MiniMAX gre še dlje. Aplikacija podjetja SAOP je široko zastavljena. Namenjena je tako računovodskim servisom kot njihovim strankam. Omogoča popolno sodelovanje, kar pomeni, da lahko uporabnik s pomočjo programa miniMAX izdaja račune, ki jih ima njegov računovodja v istem trenutku na voljo in poknjižene. V ta namen imata oba na voljo dva načina povezovanja. Po prvem scenariju nam dodeli dostop do miniMAX paketa kar računovodja, ki storitev plačuje ponudniku. Druga možnost pa je, da izbrani paket naročimo sami in računovodskemu servisu omogočimo dostop do njega. Med glavne naloge spletnega programa spadajo knjiženje dokumentov, obračun plač, potni nalogi, fakturiranje in druge računovodske dejavnosti, na primer neposredno oddajanje poročil v sistem eDavkov. Cenovno so paketi razdeljeni glede na uporabo, kjer je stranka računovodski servis ali sam podjetnik. V ceno je všteta pomoč uporabnikom, ki se opravlja kar prek spleta. Program je vedno osvežen z zadnjimi zakonskimi spremembami, saj zaradi narave spleta posegi pri uporabniku niso potrebni. Z delom je mogoče začeti takoj po sklenitvi pogodbe. Strojne zahteve so skromne, za delo z miniMaxom bo zadostoval že računalnik, sposoben poganjanja operacijskega sistema Windows XP. Poleg Oken so zahtevani še spletni brskalnik Internet Explorer, program Microsoft Excel in osebno digitalno potrdilo enega od slovenskih izdajateljev. Prehod z drugih sistemov si olajšamo z uvozi iz Excela, kjer miniMAX omogoča prenos šifrantov in otvoritvenih stanj. Za druge podatke je ponudnik programa vedno na voljo in pripravljen pomagati. Proti plačilu, seveda. Varnost podatkov je zagotovljena s sodobnimi varnostnimi mehanizmi in vsakdanjim arhiviranjem.

Minimax.si

Računovodski program.

Kje: www.saop.si

Cena: Od 30 evrov na mesec.

ZA: Sodelovanje, spletna pomoč in učenje, preizkusna različica.

PROTI: Kljub prosti naravi spleta omejenost na Microsoftov operacijski sistem in orodja.

Sodobna tajnica na steroidih

Mox je prava ekološka storitev, ki želi za vedno opraviti s papirjem.

Skupni projekt podjetij Unija, Marg, Avtenta in Adacta je mobilna pisarna Mox, ki v enem paketu združuje pripomočke za upravljanje dokumentov, podporo poslovanju in računovodstvo. Mox reklamirajo kot ekološko rešitev, ki za delo ne potrebuje papirja. Podjetnikova pošta ob uporabi storitve Mox ne prihaja več na stari naslov, temveč jo dostavljajo v center za digitalizacijo in jo arhivirajo skladno z zakonodajo. Tako lahko podjetnik pošto vsako jutro preveri kar prek spletnega vmesnika. Sistem uporabnika na enak način obvesti o vseh spremembah na njegovem transakcijskem računu in morebitnih obveznostih, ki jih je treba poravnati. Preveri, ali so prejeti računi pravilni, nato zanje samodejno izdela plačilne naloge. Podobno pregleda izdane račune in jih kasneje dostavi naslovniku. Podjetniku omogoča delo s potnimi nalogi, upravljanje plačil in preverjanje uspešnosti poslovanja. Osrednja funkcionalnost je namenjena računovodstvu, kjer se opazi vpliv priznane računovodske hiše, ki stoji za projektom. Za podjetnika obračuna dohodnino, DDV in pripravi vsa potrebna poročila, ki jih pošlje ustreznim naslovnikom (AJPES, ZPIZ, DURS in tako naprej).

Mox.si

Mobilna pisarna za podjetnike.

Kje: www.marg.si.

Cena: Od 19,90 evrov na mesec.

ZA: Udobnost, sodobnost in globina rešitve.

PROTI: Visoka cena, ki hitro preseže strošek računovodje v fizični obliki.

Podaljšana mobilna roka

MetaKocka pozna brezplačno trideset dni trajajoče preizkušanje, a se je zanj treba prijaviti z vsemi podatki, zato je priporočljiva skrb za pravočasno odjavo, če storitve po pretečenem roku ne bomo več uporabljali.

Spletne aplikacije sicer lahko uporabljamo tudi na pametnih telefonih, saj imajo ti sposobne spletne brskalnike, a se takšno delo ne more primerjati z učinkovitostjo in udobnostjo namenske aplikacije, kakršno ima MetaKocka.

MetaKocka je sestavljena iz štirih paketov, ki rastejo od manjšega k večjemu. Osnovni se imenuje Pisarna in ponuja sklop prodaje, kjer izdelujemo ponudbe, račune in dobavnice. Pisarna spremlja ažurnost plačevanja in pomaga pri izdaji opominov za neplačnike. Za pregled dogajanja imamo na voljo precej poročil, ki tudi s pomočjo grafov spremljajo učinkovitost prodaje. Drugi del Pisarne sta nabava in skladišče. Za razliko od drugih v članku opisanih programov gre tu že za pravo poslovno aplikacijo. Dejstvo podpirajo spremljanje nabave, obveznosti do dobaviteljev, sprejemanje in izdajanje blaga v skladišču, branje serijskih številk in črtnih kod ter pregledi vplačil in izplačil na transakcijskem računu. Delovni paket vse našteto razširi z modulom proizvodnje. Že omenjenim funkcijam doda zmožnost delovnih nalogov in načrtovanja proizvodnje. Paketu CRM je namesto proizvodnega dodan modul spremljanja poslovanja s poslovnimi partnerji. Vanj vnašamo sestanke, telefonske pogovore, elektronska sporočila in druge sorodne podatke, ki se nam zdijo pomembni pri komunikaciji z določenim partnerjem. Še zadnji paket se imenuje Tiskarji PPS. Kot pove že ime, je namenjen podjetnikom, ki se ukvarjajo s tiskom. Poleg Delovnih nalogov ima tudi modul, s katerim izdelamo kalkulacije različnih vrst tiskovin. Delo z MetaKocko je poleg spletnega vmesnika možno tudi v mobilnih aplikacijah za operacijska sistema Android in iOS. Poteza se izkaže za dobro, saj sta namenska programa uporaben dodatek k osnovnim aplikacijam.

Metakocka.si

Spletni paket za vodenje podjetja.

Kje: www.metakocka.si.

Cena: Od 30 evrov na mesec.

ZA: Mobilni programi, paketi, razdeljeni po uporabnosti, izčrpna poročila.

PROTI: Začetnikom bo Kocka (pre)huda ovira.

Faks po elektronski pošti

Delo s faksi nikakor noče umreti. Lahko pa se ga gremo brez namenske naprave.

Kljub zastareli tehnologiji se pošiljanje faksov kar noče in noče posloviti. Še vedno je marsikje v poslovnem svetu nepogrešljiv del komunikacije. Morda je tako zaradi nezanesljivosti elektronske pošte, določenih zadržkov pri dokumentih s pravno veljavo ali zaradi verodostojnega potrdila, ki ga prejmemo po dostavi faksirnega sporočila. Vztrajnost faksov v poslovnem okolju kljub vsemu ne pomeni, da pošiljanja in prejemanja ni mogoče posodobiti. Primerna spletna storitev za to opravilo je aFax. Gre za pošiljanje faksirnih sporočil z elektronsko pošto. Z naročilom izbranega paketa dobimo novo faksirno številko ali pa še naprej uporabljamo staro, saj jo v storitev aFax zlahka preusmerimo ali prenesemo. Z elektronsko pošto podprto pošiljanje faksirnega sporočila poteka tako, da pošiljatelj pošlje na faksirno številko sporočilo. Prejmemo ga po elektronski pošti kot priponko. Podobno potuje sporočilo v nasprotni smeri, ko smo sami v vlogi pošiljatelja. Faks pošljemo kot elektronsko sporočilo, prejemnik pa ga sprejme na svojo napravo. Prednosti takega početja so očitne. Prva je izredna mobilnost, saj so nam faksirna sporočila na voljo vedno in povsod. Delo z njimi je na voljo na napravah, ki ponujajo dostop do elektronske pošte. Sporočila pošiljamo in beremo s telefonom, tablico, prenosnikom, računalnikom in sorodnimi napravami, ne da bi bilo treba nanje karkoli namestiti. Ker smo že vajeni shranjevanja elektronske pošte, bomo imeli poslej tudi arhiv faksirnih sporočil. Pošiljanje in prejemanje ne zahteva gradiva, to pa v končni fazi zmanjša stroške, zato nimamo težav s papirjem in kartušami, za nameček se rešitev ponaša z višjo kakovostjo izpisa prejetih sporočil. Spletni faks aFax omogoča pošiljanje na več številk hkrati in nas o prejetih faksih obvešča s sporočili SMS. Pošiljamo lahko dokumente v oblikah DOC, DOCX, PDF in TXT, preglednice XLS in XLSX ter slike JPEG in GIF. Ponujeni paketi so trije, vsi vsebujejo tudi pošiljanje v tujino. Največja razlika je v številu strani, vštetih v osnovno ceno. Slednja se začne pri slabih petih evrih na mesec. Za večja predplačila ponujajo popuste, začetnikom pa je na voljo dvotedensko preizkusno obdobje, v katerem hitro uvidimo, ali je taka novost sploh za nas.

Afax.si

Pošiljanje faksirnih sporočil brez namenske naprave.

Kje: www.afax.si.

Cena: Od 4,95 evra na mesec.

ZA: Ekološka rešitev, nižji stroški, mobilnost rešitve.

PROTI: Ni spletnega vmesnika in oblačne shrambe.