Pro et contra: Sharepoint : Google sites

Vladimir Djurjič: Zakaj je SharePoint boljši od Google Sites

Dejstvo je, da so portalske rešitve, prek katerih sodelujemo in komuniciramo z drugimi, vse bolj priljubljene. Elektronska pošta preprosto ni dovolj ali primerna za vse, kar bi radi počeli z računalnikom, zlasti ko gre za izmenjavo datotek, še posebej večpredstavnih vsebin. Srečamo jih v različnih oblikah, ki segajo od socialnih omrežij do poslovnih dveri. Veliko tega je na voljo brezplačno in predstavlja lepo vstopnico v svet portalov, vendar to še ne pomeni, da vsaka storitev tudi optimalna izbira za želeno rabo.

Zlasti v pisarniškem okolju se danes srečamo z oblico različnih programov raznih izdelovalcev, ki so težko povezljivi v celoto. Zlasti tedaj, kadar želimo v podjetju optimizirati poslovne procese, pri katerih sodeluje večje število ljudi. Vedno lahko seveda v ta namen razvijemo namensko aplikacijo, a to je običajno drago in dolgotrajno. Lahko pa posežemo po izdelkih, kakršen je Microsoftov SharePoint, ki lahko poveže večino orodij in procesov v enovit sistem in pri tem vsaj delno razbremeni posameznika ter IT osebje.

SharePoint je seveda idealen za tiste, ki že danes uporabljajo Microsoftovo pisarno. Teh seveda ni malo. Avtorji so namreč v Office vgradili številne povezave na SharePoint, ki jih drugod ne srečamo. Od orodij za skupinsko delo v programih Word in Excel do uporabe Outlooka kot "offline" odjemalca za celotno portalsko vsebino, kadar pač nismo priključeni v internet. Samo orodje je razmeroma nezahtevno in za večino osnovnih operacij ne zahteva tesnega sodelovanja z IT osebjem v podjetju, temveč omogoča, da si posamezne skupine portalsko okolje urejajo same.

Res je, miselni preskok iz dosedanjega načina dela v portalsko okolje za skupinsko delo pogosto ni preprost. Uporabniki pogosto rabijo za to nekaj časa. Toda kaj kmalu se nato praviloma porodijo nove ideje in pričakovanja, kaj bi lahko na dverih (oz. procesu) naredili. Tedaj še kako pridejo v poštev napredne funkcije SharePointa, ki jih pri preprostih izdelkih, kot je Google Sites, težko najdemo. Denimo podpora delovnim tokovom (workflows). To je izredno močno orodje, ki lahko v prihodnje spremeni način, kako izdelujemo tudi najbolj kompleksne namenske aplikacije. Nič čudnega, če Microsoft postavlja SharePoint v ospredje svoje ponudbe pisarniških programov za naslednja leta.

Medtem ko pri zasebni rabi dveri varnost ni pereče vprašanje, pa je v poslovnem okolju povsem drugače. SharePoint ima v sebi vgrajenih kar nekaj varnostnih mehanizmov, ki jim brezplačne dveri ne pridejo niti blizu. To je še kako pomembno v današnjih časih, ko zaradi elektronskih komunikacij zaupne informacije rade in pogosto pricurljajo v javnost. Rad bi videl podjetje, ki mu je vseeno, kaj delajo njegovi zaposleni s poslovnimi informacijami in kje to počno.

SharePoint je odlično in prilagodljivo orodje, vendar še zdaleč ni popolno. Microsoft bo moral še zelo napeti vse sile, da ga bo spravil tja, kamor bi lahko prišel. Kot tak tudi ni namenjen vsakomur. V sedanji obliki nima nobene ambicije, da bi, denimo, postal zanimiv za zasebno rabo. Namenjen je podjetjem, za preizkus pa ni treba odšteti velikih denarjev. Osnovna različica je na voljo zastonj, tako za namestitev kot tudi gostovana pri različnih ponudnikih storitev.

Uroš Mesojedec: Zakaj je Google Sites boljši od Sharepointa

V oblaku so stvari drugačne. Za polom Viste sta enako kriva tako nesposobnost Microsofta, da bi znova uspešno kopiral Apple, kot preprosto dejstvo, da je operacijski sistem v dobi spletnih storitev vse manj pomemben, zakaj torej "downgrade" z XP na Visto? Tako tudi Google Sites (GS) ne treba, da je boljši od SharePointa, dovolj je, da je drugačen in zadosti dober, da zadosti najbolj akutnim potrebam delovnih skupin, ki si želijo učinkovitega sodelovanja.

Prilagajanje SharePointa je dolgotrajno in zapleteno opravilo. Integracija s Pisarno je sicer privlačna, a nas popolnoma zaklene v lastniške spone. Gre za staro zgodbo, ki jo poznamo ob večini lastniške programske opreme za namizje. Brezplačne alternative nedvomno zadostijo potrebam od 80 do 90 % uporabnikov, a nekako večina še vedno vztraja in mastno plačuje za preveliko zmogljivost. Kot bi za službena vozila nabavljali patrie, ker pač imajo tudi neprebojen oklep - kdo ve, kdaj ga bomo potrebovali.

V prihajajoči recesiji bodo zanesljive, zmogljive, a kljub temu poceni spletne storitve še kako privlačne za podjetja, ki bodo želela oklestiti stroške. Steve Ballmer je brez vsakega dvoma pokazal, kako zelo se boji z oglasi gnanega poslovnega modela, ki ga želi na vsak način, ne sprašujoč se za stroške, čim prej posnemati. To je seveda povsem razumljivo, saj izpodkopava trenutno strategijo iz Redmonda, temelječo na povezanem programju - Okna, Pisarna, Exchange, SharePoint... - ki kupce zaklepa v drago in neskončno spiralo nadgradenj, migracij, novih datotečnih formatov ...

Predlagam preprost preizkus. Izberite dve skupini v vaši organizaciji in eni naročite, naj izdela enostavno spletišče za sodelovanje z GS, druga pa naj izbere karkoli drugega, tudi SharePoint, če želijo. GS brenka na znane strune, ki zvenijo v malo bolj razvejenih sistemih, zato pozna posebno, t. i. "Team" različico (google.com/apps/intl/en/business/team.html), ki omogoča sodelovanje delovni skupini takoj, vnesemo le naš, poljuben e-naslov. Še en preizkus za tiste, ki že uporabljajo SharePoint. Za koliko se je zmanjšala velikost povprečnega e-sporočila, ki ga vaši uporabniki razpošiljajo naokoli? Če je še vedno večina dokumentacije zakopana v e-nabiralnikih, delate nekaj hudo narobe. Če ste pošiljanje priponk kljub temu izkoreninili, vse čestitke. A koliko vas je to stalo? In ali ste res gospodar svoje usode, ali plačujete različnim partnerjem, da vaš projekt ohranjajo pri življenju?

Vzpostavljanje spletišč je tipično opravilo, ki pade na že tako prezaposlene oddelke IT. GS jih namenoma zaobide, saj želi ponuditi učinkovita orodja za sodelovanje takoj, brez bojev s strojno in programsko podlago ter "brihtneži" iz ITja. Seveda je zaradi tega tudi marsikje preprosto prepovedan ali najmanj odsvetovan za rabo, pod pretvezo skrbi za varnost in svobodno razpolaganje z lastnimi dokumenti. V resnici pa jemlje moč marsikje vsemogočnemu ITju in jo polaga v roke uporabnikom. Še enkrat - poizkusite sami, še posebej, če želite sodelovati z zunanjim svetom in, če vas tako zelo skrbi za varnost, začnite z manj zaupnimi dokumenti. Saj vemo, v "powerpointih" je vse čudovito, preizkus v praksi pa razkrije tisto drugo, navadno tudi zelo drago plat.

"Medtem ko pri zasebni rabi dveri varnost ni pereče vprašanje, je v poslovnem okolju povsem drugače. SharePoint ima vgrajenih kar nekaj varnostnih mehanizmov, ki jim brezplačni portali ne pridejo niti blizu."

Ste pošiljanje gromozanskih priponk po e-pošti izkoreninili? In koliko vas je to stalo?