Pro et contra

Zanima me, kdaj bomo končno dosegli to slovito brezpapirno poslovanje, ki nam ga obljubljajo že desetletja? Se tudi vam zdi, da tiskamo v resnici enako, če ne celo več?

Boris Šavc: Papir je varen

Že od nastanka računalnikov poslušamo o koncu papirne dobe. Skorajda ni podjetja, ki ne bi fantaziralo o delovnem okolju brez papirja. Žal prehod ni tako preprost, kot se zdi sprva. Pisarna brez papirja v osnovi pomeni, da podjetje dokumente pretvori v elektronsko obliko. Večina takih rešitev zajema računalniški sistem za samodejno odlaganje prejetega papirja v oblak in arhiviranje dokumentov, prejetih elektronsko. Prednosti so očitne, rešitev je prijazna do okolja, pisarne so rešene papirne navlake, delavci pa dela, kar omogoči znaten finančni in časovni prihranek. Slednji je dokaj zavajajoč. Ker rešitve za poslovanje brez papirja zahtevajo nakup namenskega optičnega bralnika in posebne programske opreme, ob večjih potrebah pa celo plačilo dodatnega diskovnega prostora, je hujšanje izdatkov lažno. Za nameček sistemi za poslovanje brez papirja pred zagonom zahtevajo precejšen časovni vložek, zato se prihranek na strani delavcev izniči z večjo obremenjenostjo osebja z oddelka za informatiko.

Drevesa, ki jih rešimo z manjšo porabo papirja, se najverjetneje zadušijo, zaradi večje porabe elektrike, ki jo pokurijo strežniki in drugi računalniki ob dodatnem znojenju, zaradi digitalnega arhivirnega sistema. Vzdrževanje sistema za elektronsko arhiviranje dokumentov je zahtevno in ne dopušča napak. Že najmanjša človeška zmota hitro postane prava mora, ki zlahka zaustavi delovni proces v podjetju. Vsi zaposleni niso enako dovzetni za spremembe. Mnogim lahko sprememba delovnega procesa, ki jo zavračanje papirja vsekakor prinese, povzroči odpor do dela. Ti dodatnih delovnih postopkov nikoli zares ne osvojijo, zato so pri delu okornejši in počasnejši kot prej. Ker živimo v zlati dobi hekerskih dejavnosti, so elektronsko shranjeni podatki nadvse dovzetni za krajo. Najhujši scenarij, ki ni tako redek, kot bi morda mislili, je izguba za podjetje dragocenih informacij. Za vedno!

Papir je za krajo manj občutljiv, delo z njim je hitrejše in enostavnejše. Omogoča hitro iskanje želenih informacij, lažje ga je deliti med sodelujočimi, ne zahteva povezave s spletom, elektrike ali dodatnega znanja za uživanje podatkov v njem. Dokumente, optično prebrane v elektronsko obliko, je težje popravljati in odlagati v arhiv, saj si različni ljudje po svoje razlagajo rabo računalniškega sistema za arhiviranje. Papir, ki je nekdaj smetil pisarne, v elektronski obliki smeti računalnike. Še huje, pisarna sploh ni brez papirja. Čeprav v podjetju skorajda ni več delavca, ki ne bi delal s takšnim ali drugačnim računalnikom, je papirja iz leta v leto več. O tem, da se ne motim, me prepriča že bežen pogled na pisalno mizo našega urednika.

Matej Šmid: Prihodnost je binarna

Odgovor na zgornje vprašanje je zelo odvisen od tega, katero starostno skupino uporabnikov se odločimo vzeti za vzorec in/ali v kakšni skupini uporabnikov/prijateljev se sami gibljemo. Ne glede na oboje pa je dejstvo, da danes doma tiskamo le še zelo redko, v resnici se res lahko pogovarjamo le o poslovni rabi tiskalnikov.

Rekel bi, da predvsem zelo mlada in agilna podjetja že od vsega začetka razmišljajo digitalno, brez misli na papir. Delo opravljajo z računalniki, računovodske programe najemajo »v oblaku«, enako tudi storitev za delo s faksi, osnova ostaja elektronska pošta, hej, vse bolj celo Facebook, morda počasi celo Snapchat. Če kak dokument »uleti« na papirju, ga pretvorijo v PDF, iskanje po njih dandanes tako ali tako omogoča že kar operacijski sistem.

Podobno digitalna so tudi večja podjetja, ki imajo obenem veliko denarja (da so se lotila pretvorbe iz papirja v bite) in so dovolj ozaveščena, da je digitalno poslovanje pač veliko enostavnejše, hitrejše in odpornejše zoper napake. Ta podjetja so tudi vložila v strojno in programsko podprt dokumentni sistem, ne nazadnje tudi v e-poslovanje.  

Težava je v resnici le v tistih podjetjih, ki so »vmes«. Srednje velika podjetja, s srednje starimi zaposlenimi, ki sodijo v nekakšne dinozavre današnje digitalne dobe in so, pozor, na to celo ponosna. Z zaposlenimi, ki si elektronsko pošto (brez nje pač tudi oni ne morejo) naprej natisnejo, saj jo je tako menda lažje brati, oz. »so tako navajeni«. Menda jim celo papir bolj »diši«. Ah ne, to velja le za branje papirnih knjig, ali pač? Z zaposlenimi, ki si dokumente, ki so jih pridobili prek spleta, najprej natisnejo na papir, »da jih imajo shranjene«. Še več, z zaposlenimi, ki si celo članke iz spletnih časopisov najprej natisnejo, v debele papirne kupe, da jih potem »lažje preberejo«. Taka podjetja, ki jih tudi osebno poznam, imajo zato velike zabojnike za papir, v katerih se prej ali slej znajdejo vse te informacije, ki so v osnovi izšle iz digitalnega sveta, na koncu pa pristale na mrtvih drevesih. Preden romajo v kontejnerje, pa seveda do zadnjega kotička zasedajo pisalne mize, kjer, na to je treba spomniti, magična kombinacija tipa Ctrl-F pač ne deluje. Zato so taki uporabniki tudi manj produktivni, počasnejši, slabše organizirani, tudi o tem sem prepričan.

In to vse zato, ker jih v objem novih (ah, no, v resnici že kar starih) tehnologij delodajalec enostavno ne prisili. Morda ima res nameščen števec natisnjenih listov na tiskalniku, seveda z namenom varčevanja, le zares nadzoruje ga ne. In tudi če ga, raje zamiži na eno oko, kot da bi zaposlenemu kršil njegove pravice do pridobivanja informacij prek papirne poti. Hej, morda je tako tudi zato, ker je tudi sam delodajalec tukaj natanko takšen kot njegovi zaposleni?

Toda, »nič bat«, dinozavri so izumrli, tudi naši papirni dinozavri bodo, prej ali slej.