Programski (ro)boti za vsakogar

Potreba po avtomatizaciji dela še nikoli ni bila večja – vsi bi radi z manj postorili več. Kaj lahko storijo (ro)boti?

V trenutnem negotovem gospodarskem okolju se podjetja v vseh panogah spopadajo s potrebo po čim učinkovitejšem izvajanju kompleksnih poslovnih procesov. Pri tem jim doseganje ciljev otežujejo dejavniki, kot so pomanjkanje kvalificirane delovne sile in manjši proračuni, ki so tako posledica pandemije kot inflacije. Prav zato je potreba podjetij po avtomatizaciji čim večjega števila opravil postala pomembnejša kot kadarkoli prej.

Področje tehnologije ima rešitev. Celo več jih je. Najobetavnejša med njimi »sliši« na kratico RPA. Kaj je RPA? Robotska avtomatizacija procesov (RPA) je praksa uporabe programske opreme za samodejno izvajanje ponavljajočih se nalog, povezanih s ključnimi procesi podjetja. RPA lahko podjetje uporabi za racionalizacijo in optimizacijo procesov na številnih področjih, od prodaje in trženja do kadrovske službe, računovodstva, usposabljanja zaposlenih itd.

Tehnologije RPA ponujajo praktično neomejene možnosti. Programsko opremo za avtomatizacijo, ki jo podjetja pogosto imenujejo kar programski (ro)boti, je mogoče implementirati v malodane katerokoli poslovno okolje in poskrbeti za izvajanje kompleksne avtomatizacije opravil, tudi takšnih, ki vključujejo več stopenj ali funkcij. Še najlažje je to izvedljivo na področjih, kjer uporabljamo programsko opremo ali, povedano po domače, »nekaj klikamo in tipkamo«. Posebej, če se to delo ponavlja.

Številne koristi RPA

Na osnovi programske robotike in umetne inteligence lahko rešitve RPA podjetjem pomagajo znižati stroške, povečati natančnost dela, pospešiti procese ter izboljšati kakovost pa tudi dvigniti zadovoljstvo strank. Rešitve RPA zagotavljajo tudi dodatno varnost, ko gre za občutljive podatke in finančne informacije, saj se ne »zagovorijo«, kot se to lahko pripeti zaposlenim.

V prihodnje se bo uporaba RPA znatno povečala. Podjetje Gartner ocenjuje, da bo zgolj letos to področje zraslo za petino, podjetja pa bodo za rešitve RPA porabila okoli tri milijarde evrov. Podobna dvomestna rast je pričakovana tudi prihodnje leto.

Ne nadomešča/-jo ljudi

Čeprav se zaposleni pogosto bojijo tako »klasičnih« kot programskih robotov, cilj RPA ni nadomestiti ljudi, temveč skrajšati število ur, ki ti jih porabijo za opravljanje ponavljajočih se (beri: dolgočasnih) nalog. Takšne naloge lahko vključujejo obdelavo zahtevkov, vnos podatkov ali zgolj prenašanje teh iz ene programske rešitve v drugo ter vračanje dobljenega rezultata. Če to delo prevzame programski (ro)bot, zaposlenim ostane več časa, da se osredotočijo na umsko zahtevnejše naloge – ali, denimo v primeru ekip v klicnih centrih, omogoči, da se posvetijo strankam, ki imajo »nenavadne« zahteve.

V trenutnem delovnem okolju, ki ga zaznamujejo hibridne rešitve in delo na daljavo ter tudi izgorelost zaposlenih, lahko rešitve RPA pomagajo odstraniti vsakodnevne, duhomorne naloge s seznama opravil in tako izboljšajo angažiranost zaposlenih ter zmanjšajo izgorelost. Programski (ro)bot tako ni tekmec zaposlenega, temveč njegov najboljši prijatelj, ki zlepa ne odkloni naložene naloge, pa naj bo ta še tako dolgočasna.

Kaj velja upoštevati pri uvedbi RPA?

Kombinacija avtomatizacije in strojnega učenja je nadvse prilagodljiva, saj pomeni, da se lahko rešitev RPA v poslovnem okolju tudi uči in prilagaja, ne da bi za to zahtevala izrecna navodila. Medtem ko hitro in natančno dokonča ponovljive naloge, sčasoma postane vse bolj inteligentna. RPA to doseže z uporabo algoritmov in statističnih modelov, ki analizirajo podatke in »sklepajo« iz vzorcev, nato pa to »znanje« uporabijo pri prihodnjih nalogah.

Danes že obstajajo namenski programi, katerih nalogi sta spremljanje opravil, ki jih izvajajo zaposleni, ter prepoznavanje korakov/procesov, ki jih je mogoče avtomatizirati. Ti so odlično izhodišče za uvajanje avtomatizacije, in to prav tam, kjer je najbolj potrebna.

Toda koristi od izvajanja RPA ne pridejo same od sebe, ko podjetje kupi in zažene novo programsko opremo. Čeprav kratico sestavlja beseda avtomatizacija, sistemi RPA vsaj sprva zahtevajo dosledno spremljanje programerjev in zaposlenih, ki sčasoma te rešitve nastavijo tako, da lahko delujejo optimalno ter se znajo prilagoditi tudi manjšim spremembam in anomalijam.

Seveda obstaja tudi cenejša možnost, ki se marsikje že obnese v praksi. Nekatera podjetja so celo ubrala pot, kjer »netehnični« zaposleni, torej ljudje z malo ali nič izkušnjami s programiranjem, postavijo procese in poslovne aplikacije za izvajanje s programskimi boti. Ideja je preprosta in lahko zelo učinkovita: zaposleni najbolje vedo, kaj želijo doseči, in si lahko programskega bota prilagodijo po svojem okusu. Na ta način postanejo kvazi razvijalci RPA.

Merjenje donosnosti naložbe v avtomatizacijo procesov

RPA pogosto zahteva znatno finančno naložbo, ki pa sicer obljublja, da se bo hitro povrnila. Prav zato velja natančno meriti njene učinke, npr. prihranjene delovne ure, prihranjeni denar in povečano produktivnost, saj bo tako lažje vodstvo spodbuditi k podobnim naložbam na več področjih.