Raba pisarne v Googlovem oblaku

Splet je iz dneva v dan bogatejši z vse bolj zmogljivimi storitvami, ki počasi prevzemajo vlogo namenskih programov za računalniška namizja. Eden najbolj izpopolnjenih paketov, ki je povrhu vsega še brezplačen za osnovno rabo, je Google Apps for Domains.

Spletni skupek Google Apps for Domains (GApps) se je rodil s prvo zmogljivo spletno aplikacijo, GMail, 1. aprila 2004. Ta je postavila nove standarde uporabniške izkušnje za splet. V nekaj letih so v skupku pristali še urejevalnik besedil (po nakupu mladega podjetja Writely), preglednica, koledar, domača stran (iGoogle), urejevalnik spletišč, takojšnje sporočanje ter še nekatere spletne storitve. Še danes velja, da lahko vsako od aplikacij uporabljamo neposredno z Googlovim računom, še zanimivejša pa je raba skupka GApps, saj ga lahko povežemo s poljubno domeno, ki jo imamo v lasti. O vzpostavitvi skupka GApps je pisal že David Vidmar v članku "Zares moj Google" septembra 2007. Tokratni članek je nekakšno logično nadaljevanje. V nadaljevanju si bomo ogledali nekatere nasvete in zanimive novosti skupka, ki so ga v zadnjem letu naredile nadvse primernega za osebno in tudi poslovno rabo.

Pisarna v oblaku

Skupek GApps (google.com/a) je na voljo v brezplačni različici (Standard Edition), kjer je raba nekaterih storitev pospremljena z nevsiljivimi oglasi. Ker lahko številne storitve (e-pošta, koledar, sporočanje ...) uporabljamo tudi z drugimi odjemalci, Google z oglasi prav gotovo ne pokriva stroškov vzdrževanja skupka. Pravi razlog za zastonjsko rabo je možnost spoznavanja posameznih uporabnikov za čim bolj učinkovito strežbo oglasov, ko deskajo drugod po spletu. To seveda odpira vprašanje zasebnosti in varnosti, o katerem si lahko več preberete v posebnem okvirčku.

Nadzorna plošča GApps standardne, brezplačne različice.

Ena največjih prednosti dela v oblaku je nična namestitev in vzdrževanje. Potrebujemo le dovolj sodoben spletni brskalnik in odprt račun pri ponudniku, ki ga lahko odpremo v nekaj minutah povsem brezplačno. Še več. Storitve se iz dneva v dan dopolnjujejo in širijo. Novostim v skupku je namenjen poseben blog, na čigar objave se splača naročiti, saj bomo tako vedno na tekočem z novostmi v ponudbi. Blog novosti najdemo na spletnem naslovu feeds.feedburner.com/GoogleAppsUpdates.

Pregled zanimivih možnosti skupka GApps pričnimo pri starosti vseh storitev, spletni e-pošti GMail.

E-pošta

GMail je zaoral ledino pri sodobnih spletnih aplikacijah, saj je do skrajnosti izkoristil zmogljivosti brskalnikov, predvsem gradnika za asinhrono komunikacijo s strežnikom, ter skriptne kode javascript (vse to je kasneje postalo znano pod razvpito kratico Ajax). Zanimiva podrobnost je podpora IE6, ki so jo Googlovi inženirji omogočili šele pred nekaj dnevi, in to zaradi tesnega sodelovanja z Microsoftom, ki je moral objaviti poseben popravek za tolmač kode javascripta, da je IE6 sploh sposoben izvajati kodo GMaila.

Pomudimo se še za hip pri varnosti. V različne storitve GApps se vedno prijavljamo prek varne povezave (prepoznamo jo po oznaki protokola, ki je https in ne zgolj http). Ko pa smo prijavljeni, nas storitve GApps prepoznajo po žetonu, ki je shranjen v piškotku. Zaradi hitrejšega delovanja so storitve večinoma izpostavljene prek običajnega, nezaščitenega protokola http. Vendar je večina storitev GApps na voljo tudi prek varne povezave, ki jo lahko omogočimo preprosto tako, da spremenimo povezavo URL do storitve. Npr. namesto naslova http://mail.google.com uporabimo https://mail.google.com. Google ni privzeto omogočal varne povezave zaradi njenega nekoliko počasnejšega delovanja, zdaj pa je na srečo na voljo posebna nastavitev, s katero si lahko omogočimo varno povezovanje v prihodnje. V GMailu lahko z izbiro Settings/Nastavitve | General/Splošno izberemo stikalo Always use https/Vedno uporabi https. Uporabniki brskalnika Firefox imamo še eno možnost: namestimo lahko dodatek CustomizeGoogle (addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/743), ki nam bo omogočil ne le varno povezovanje do večine Googlovih storitev, temveč nam lahko še odstrani oglase, doda številčenje zadetkov iskalnika in še veliko več.

Varnosti je namenjena še ena novost GMaila. Na dnu strani najdemo obvestilo o zadnji dejavnosti, ki je videti nekako takole: "Zadnja aktivnost v računu: pred 15 minutami na naslovu IP 19.185.18.115.  Podrobnosti". Klik povezave "podrobnosti" odpre novo okno, v katerem lahko vidimo seznam naslovov IP, s katerih so se zvrstile zadnje povezave do storitve, bodisi prek spleta bodisi prek posebnega odjemalca e-pošte. Če so še vedno dejavni dostopi tudi z drugih naslovov IP, jih lahko s tega mesta prekinemo. Tako lahko npr. odjavimo pozabljeno sejo, ki smo jo pustili odprto na katerem od javnih terminalov (npr. v internetni kavarni).

Če se odločimo, da bomo GMail uporabili kot osrednje skladišče naše e-pošte, kar je vsekakor priporočljivo zaradi same narave storitev v oblaku (e-pošta nam bo tako vedno na voljo, s katerekoli naprave), nam lahko pride še kako prav pripomoček Email Uploader, ki zna prenesti nakopičeno e-pošto v naših namiznih odjemalcih (Outlook, Thunderbird ...) neposredno na naš račun GMail. Preneseno e-pošto bo ustrezno označil, glede na mape, ki smo si jih organizirali na namizju. Pripomoček najdemo na naslovu mail.google.com/mail/help/email_uploader.html.

Omenimo, da ima plačljiva različica GApps na voljo dodatna orodja, s katerimi je mogoče prenesti tudi pošti iz strežnikov IMAP, kot je npr. Exchange. GMail trenutno podpira shranjevanje prek 7 GB e-pošte v brezplačni različici (in 25 GB v plačljivi).

Še ena, nadvse priročna možnost GMaila, je črpanje e-pošte z največ petih dodatnih e-naslovov. Tako lahko na enem mestu beremo pošto, ki prihaja na šest različnih naslovih (GMailov + pet dodatnih). GMail si lahko prilagodimo tako, da bomo na posamezen račun odgovarjali z identiteto, ki je skladno z naslovom, na katerega smo pošto prejeli. Ustrezne nastavitve najdemo pod Nastavitve/Settings | Računi/Accounts. Dodatne identitete nastavimo pod Pošlji e-poštno sporočilo kot/Send mail as, dodatne e-nabiralnike, s katerih bo Gmail namesto nas redno črpal prispelo e-pošto, pa pod Nalaganje pošte iz drugih računov/Get mail from other accounts.

Možnosti je še več, skupek GApps si lahko prilagodimo tako, da pripada več domenam, katerih lastnik smo, isto uporabniško ime pa je potem na voljo na vseh nastavljenih domenah. In tudi to še ni vse: GMail obravnava uporabniško ime na poseben način: ignorira vse pike v imenu, dopušča pa tudi poljubno pripono, ki jo zapišemo za znakom +. Vsi naslednji naslovi so tako za GMail enaki in pripadajo istemu nabiralniku:

Različni zapisi istega e-naslova nam lahko pridejo še kako prav pri filtriranju prispele e-pošte. Pripona za znakom + je koristna tudi takrat, ko želimo spremljati, ali ne bo e-naslov, ki smo ga zaupali določenemu spletišču, ki nam zagotavlja zaupnost, nenadoma postal cilj e-slame.

GMail je izjema med brezplačnimi e-poštnimi storitvami tudi zato, ker nas ne ovira, če bi namesto spletne aplikacije raje uporabili namizni ali kak drugi odjemalec, ki smo ga vajeni. Izbiramo lahko med posredovanjem pošte na tretji e-naslov ali z dostopom prek protokolov POP ali IMAP. Dostop s protokolom POP nam omogoča, da vso e-pošto prenesemo na namizje. Pri tem lahko GMail izvirno sporočilo pusti v nabiralniku, arhivira ali izbriše. Še boljša možnost je dostop IMAP. Z njim v vseh odjemalcih urejamo isti nabiralnik. Sporočilo, ki smo ga prebrali v spletnem GMailu, je tako prebrano, tudi ko nabiralnik uporabljamo prek namiznega odjemalca ali npr. mobilnega telefona. Enako je tudi z oznakami in drugimi stanji sporočila. Dodatni dostop do nabiralnika urejamo pod Nastavitve/Settings | Posredovanje in POP/IMAP/Forwarding and POP/IMAP. Omenimo tudi, da je za GMail na voljo izvrsten odjemalec za mobilne naprave, razvit v javi. Najdemo ga na naslovu m.google.com/mail

GMail omogoča uporabo najrazličnejših odjemalcev, s posredovanjem ali dostopom POP ali IMAP, od katerih je slednji za hkratno rabo z več napravami najpriročnejši.

Koledar

Naravnost izjemen pripomoček za vsakdanja opravila je spletni koledar, ki je prav tako na voljo kot del skupka GApps ali kot samostojna aplikacija, ki jo uporabljamo s katerimkoli računom Googla, eden od naslovov, na katerih je koledar na voljo, je calendar.google.com.

Ker gre za storitev v oblaku, je najbolje, da se najprej naročimo na nekaj javnih koledarjev. Najprej si lahko za našo lokacijo omogočimo vremensko napoved za nekaj dni vnaprej. Pod Nastavitve/Settings |Splošno/General določimo naš Kraj/Location (npr. "Ljubljana, Slovenija"), spodaj pa pod Pokaži vreme za mojo lokacijo/ Show weather based on my location izberemo °C.

Za tem lahko dodamo še nekaj zanimivih koledarjev. V nastavitvah izberemo jeziček Koledarji/Calendars in na njem kliknemo gumb Dodaj koledar/Add calendar. Tu lahko ob pomoči iskalnika najdemo "slovenski prazniki", lunine mene z izrazom "moon phases" in še kopico koledarjev, ki nas zanimajo.

Koledar nas lahko na dogodke opozarja s pošiljanjem sporočil SMS, tudi k slovenskim operaterjem.

Verjetno najzanimivejša in za rabo koledarja neprecenljiva možnost pa so Mobilne nastavitve/Mobile Setup. Ob ustrezni nastavitvi nas bo koledar samodejno obveščal prek obvestil SMS. Zadeva deluje z večino svetovnih operaterjev, trenutno so uradno (www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=37226) v Sloveniji podprti Mobitel, Simobil in Tušmobil.

Preprosto vnesemo našo številko mobilnega telefona, na katerega bomo prejeli sporočilo z verifikacijsko kodo. Ko jo pravilno vnesemo v ustrezno polje, bo pošiljanje omogočeno. Zdaj lahko vsakemu dogodku v koledarju določimo večje število opomnikov, ki se bodo samodejno in natančno posredovali prek sporočil SMS. Google je nedavno prenovil možnosti opomnikov, ki jih zdaj lahko nastavimo na poljubno število minut, ur ali dni pred dogodkom. Poleg opomnikov SMS je mogoče nastaviti tudi opomnike, ki se pošljejo na e-naslov, oz. prikazna okna, ki pa delujejo le, če smo z brskalnikom v ustreznem trenutku na spletišču koledarja.

Omenimo še, da lahko koledar nastavimo na poljuben dnevni interval preprosto tako, da z miško povlečemo prek izbranih dni na manjšem koledarju meseca na levi. Podobno lahko tudi večdnevni dogodek vnesemo tako, da najprej z miško povlečemo prek vseh dni dogodka na osrednjem koledarju, zatem pa vnesemo podrobnosti o dogodku.

Tako kot pri e-pošti tudi pri koledarju nismo ozko omejeni z izborom odjemalcev. Lahko ga brez posebnih težav usklajujemo z Outlookom (www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=89955), prav tako je na voljo dodatek za Thunderbird/Sunbird (addons.mozilla.org/en-US/sunbird/addon/4631). Koledar ponuja tudi izvrsten mobilni dostop, ki je na voljo na istem naslovu, www.google.com/calendar, koledar bo sam prepoznal odjemalca in mu prilagodil prikaz.

Zasebnost in varnost

Google ne skriva, da podatke, shranjene v številnih spletnih aplikacijah, analizira za bolj učinkovito ponujanje drugih storitev (beri: oglasov), ki jih ponuja. Zato se seveda postavlja vprašanje, koliko varni in zasebni so pravzaprav dokumenti, e-sporočila, zmenki in podobno, ki jih vnašamo v GApps.

Poglavitno zagotovilo, ki ga imamo uporabniki, je to, da si Google, če želi še naprej rasti, ne sme zapraviti zaupanja uporabnikov. Čeprav v resnici ne moremo biti prepričani, kaj se dogaja z našimi podatki, je v interesu podjetja, da jih ne zlorabi. Nekaj podobnega smo ljudje brez posebnih težav že navajeni sprejeti npr. pri bankah. Za storitve, ki nam jih ponujajo, smo jim pripravljeni zaupati praktično vse o naših prihodkih.

Google zagotavlja, da naših podatkov nikoli ne analizirajo ljudje, temveč izvlečke iz njih luščijo zgolj računalniški programi. Poleg tega so nedavno objavili, da vse podatke anonimizirajo po 9 mesecih hrambe, to pa pomeni, da iz zbranih podatkov izginejo osebni atributi, kot je ime, e-naslov, dostopna številka IP in podobno. Po drugi strani je zaradi pritiska vlad nekaterih držav Google že bil prisiljen izdati nekatere zbrane podatke, še posebej razvpit je bil kitajski primer. Ne glede na bolj ali manj iskrene namene podjetja so še vedno vlade svetovnih velesil tiste, ki lahko z zakonodajo ali kakšnim drugim vzvodom podjetje prisilijo, da se ukloni.

Dokumenti

Srce skupka GApps so dokumenti (Google Documents, v nadaljevanju GDocs, naslov docs.google.com). Že nekaj časa podpirajo tudi delo brez povezave v splet, za to pa potrebujemo poseben dodatek Gears, ki ga namestimo v naš spletni brskalnik. Dodatek Gears je na voljo za brskalnike Firefox (za Okna, Mac in Linux) in IE (tudi IE Mobile), poleg tega je tudi sestavni del Googlovega brskalnika Chrome (trenutno na voljo le kot preizkusna različica za Okna), najdemo pa ga na naslovu gears.google.com.

Podobno kot GMail za e-pošto lahko tudi GDocs postane naše osrednje odložišče za dokumente. Google ponuja tudi posebno orodje, s katerim lahko v GDocs naložimo kup dokumentov iz namiznega sistema. Orodje najdemo na naslovu http://code.google.com/p/google-gdata/ pod povezavo DocListUploader. GDocs trenutno omogoča shrambo naslednjih dokumentov: besedilo (dolžine do 500 kB) v zapisih html, txt, doc, rtf, sxw in odt; preglednice (do 1 MB) v zapisih csv, xls in ods; predstavitve PowerPoint (do 10 MB) v zapisih ppt in pps ter tudi dokumente Acrobat (pdf, do dolžine 10 MB). GDocs je spojen tudi z GMailom, zato lahko priponke vseh naštetih tipov odpremo neposredno v brskalniku, ne da bi jih morali prenesti na namizje in ustrezen namenski program. V oblaku si lahko dokumente uredimo v poljubno strukturo map in si te tudi barvno označujemo.

Urejanje dokumentov v spletnem brskalniku še nekaj časa ne bo tako udobno kot v posebnem, namiznem programu. Vendar imajo dokumenti v oblaku bistvene prednosti, nedosegljive namiznim konkurentom. Tako kot pri drugih storitvah so dokumenti v GDocs na voljo kadarkoli s katerekoli naprave, ki ponuja spletni brskalnik. Omogočajo hkratno(!) skupinsko delo in posredovanje dokumentov brez pošiljanja velikanskih priponk, zgolj s posredovanjem ustrezne povezave. V spletu imamo tudi varen arhiv vseh različic dokumenta skozi vso njegovo življenjsko dobo. Predvsem pa splet ponuja povsem inovativne načine sestavljanja dokumentov v različne kombinirane vsebine (mash-ups).

GDocs so nedavno pridobili možnost ustvarjanja in rabe predlog (templates). V spletu najdemo kopico že pripravljenih dokumentov (npr. življenjepisi, poslovna korespondenca, hišni proračun ...), ki jih lahko uporabimo takoj, brez zamudnega vzpostavljanja in oblikovanja. Pri ustvarjanju izberemo Nova/New | Iz predloge.../From template...

Novi dokumenti, tudi predstavitve, lahko temeljijo na eni izmed številnih predlog.

Sicer lahko v GDocs ustvarjamo nova besedila, predstavitve, preglednice in obrazce. Besedilo ne glede na njegovo izvirno poreklo (npr. uvožena datoteka .doc) urejamo kot vsebino HTML. GDocs nam omogoča celo neposredno urejanje kode HTML in tudi slogov CSS. Oboje je dostopno prek menuja Uredi/Edit. Dokumente je mogoče urejati v številnih svetovnih jezikih, za katere je na voljo črkovalnik, tudi slovenščini.

Še zanimivejše so spletne preglednice. Tudi te lahko pričnemo na temelju vnaprej pripravljene predloge ali pa jih izgradimo iz nič. Preglednice lahko vsebujejo več listov in so že v začetku nared za vnašanje tabelarično organiziranih podatkov, saj je naslovna vrstica že zaklenjena, urejanje po stolpcih pa je stvar klika ločilne črte. Seveda lahko podatke organiziramo tudi drugače, vendar bomo zelo pogosto potrebovali ravno privzeti način. Preglednica seveda ne bi bila preveč uporabna brez formul, GDocs pa ponujajo povsem nove, ki so posledica gostovanja v oblaku. Tako npr. pozna funkciji ImportXML in ImportHTML, ki znata prebrati poljuben podatkovni vir v spletu in ga preslikati v preglednico. Oglejmo si kar praktični zgled: Banka Slovenije na posebnem spletnem naslovu objavlja arhiv deviznih tečajev. Če imamo npr. preglednico v slovenščini in v celici B4 vnesen datum, lahko v neko od celic spodaj vnesemo formulo

=ImportHTML("http://www.bsi.si/podatki/tec-BS.asp?dat=" & Day(B4) & "." & Month(B4) & "." & Year(B4);"table";11)

Formula bo sestavila ustrezen naslov URL, z njega prebrala vsebino v HTML ter v preglednico vstavila 11. tabelo iz prejete vsebine, ki je ravno arhivska tečajnica za izbrani datum.

Najlepše pri vsem je, da je arhitektura formul za GDocs zelo odprta in je mogoče z nekaj programerskega znanja v sistem dodajati lastne, nove funkcije.

Še lepše je stanje pri najrazličnejših dodatkih za preglednice (Gadgets), ki jih prav tako lahko razvija skoraj vsak. GDocs nam npr. omogoča najrazličnejše vizualizacije podatkov. S povezavo na meniju Vstavi pripomoček.../Insert Gadget... prikličemo galerijo najrazličnejših dodatkov, s katerimi lahko izdatno popestrimo in izboljšamo preglednico.

V preglednico lahko vstavimo številne dodatke, ki omogočajo inovativne vizualizacije in še veliko več.

Še ena posebnost spletne narave preglednice so obrazci. GDocs jih celo izpostavlja kot posebno vrsto dokumenta, čeprav gre v resnici za preglednico, ki ji priredimo posebno pročelje za vnašanje podatkov - obrazec. Tega lahko kasneje posredujemo naokrog po e-pošti ali pa ga vstavimo na spletno stran. Do novega obrazca tako lahko pridemo prek izbire na domači strani GDocs: Nova/New | Obrazec/Form ali pa v poljubni odprti preglednici kliknemo jeziček Obrazec/Form in v njem Ustvari obrazec/Create a form. V obeh primerih se odpre urejevalnik obrazcev, v katerem preprosto določimo zaporedje vnosnih polj. Izbiramo lahko med krajšim in daljšim vnosom, izbiro med ponujenimi možnostmi, potrditvenimi polji, izborom s seznama in izbiro iz intervala od 1 do poljubne zgornje meje. Za vsako vprašanje lahko določimo spremno besedilo in ga označimo kot obvezen vnos. Google bo v ozadju pripravil preglednico, ki se bo samodejno polnila z odgovori. Kadarkoli želimo, lahko sprejemanje odgovorov končamo in preprosto analiziramo odgovore. Med stolpci tabele bo vedno tudi časovna oznaka, kdaj je bil odgovor dodan. Med uporabniki GDocs so se tako znašli celo profesorji, ki ob pomoči obrazcev hitro sestavijo izpit in ga razpošljejo v reševanje študentom; ti imajo omejen čas za dostavo odgovorov.

Urejevalnik obrazcev omogoča hitro sestavljanje vprašalnikov, ki jih razpošljemo po e-pošti ali vgradimo na spletno stran. Odgovori se bodo samodejno kopičili v preglednici GDocs.

Spletišča

Zadnji dodatek v skupek je orodje Sites, ki omogoča hitro izgradnjo spletišč za skupno rabo, ki so lahko zasebna (npr. intranetne-) ali delno (ekstranetne-) oz. povsem odprta (internetne aplikacije). Orodje Sites nadomešča precej okorno storitev Pages, ki jo Google počasi ugaša, temelji pa na tehnologijah mladega podjetja JotSpot, ki ga je Google prevzel že pred leti. Storitev Sites najdemo tudi na naslovu sites.google.com.

Sites je na neki način nadgradnja celotnega skupka, saj omogoča preprosto sestavljanje pripravljenih dokumentov, dodatno naloženih vsebin in dodatkov (Gadgets) v hierarhično urejeno strukturo spletnih strani. Kot pri običajnih dokumentih, tudi Sites spremlja zgodovino vsake posamezne strani in nakazuje kdo je stran spremenil, kdaj in kako.

Oblika spletnih strani temelji na izbrani predlogi, tako da je spletišče že v izhodišču lično oblikovano, z eno samo potezo pa ga lahko kdaj kasneje v celoti preoblikujemo.

Urejanje posamezne strani je v osnovi podobno urejanju besedila v GDocs. Ključna razlika se skriva pod menujem Insert. Razkrije se bogastvo možnosti, ki jih lahko vstavimo na stran. Tu bomo našli: koledarje, dokumente iz GDocs, videe z Google Video ali YouTube, fotogalerije iz Picase ... in tudi npr. okvir, ki prikazuje zadnje komentarje na vsebino strani. Seveda Sites podpira tudi poljuben standardni dodatek (Gadget), ki je na voljo za spletišče iGoogle.

Sites je na videz preprost dodatek v GApps, ki pa celoten skupek postavi na povsem novo raven. Pravzaprav se mora vsak, ki odšteva velike denarje za javne ali zasebne spletne dveri, kot so Microsoft SharePoint in podobne, pošteno zamisliti, ali mu v brezplačni Googlovi alternativi sploh kaj manjka, z zelo pomembnim dodatkom, da je z GApps vse skupaj na voljo na izjemno zmogljivi infrastrukturi, ki jo vzdržujejo drugi!

Na namizju

Različne spletne storitve so po prijaznosti že dohitele in ponekod celo prehitele namenske namizne programe. Samo vprašanje časa je bilo, kdaj bodo brskalniki ponudili tudi zagon spletnih naslovov v ločenih oknih, brez dodatkov, s katerimi bo spletna stran postala na videz enaka namiznemu programu.

Od nedavna imamo v ta namen na voljo vsaj tri zmogljive možnosti:

Možnost rabe storitev spletnih pisarn v namenskih oknih bo odpravila še eno oviro pri rabi storitev v oblaku, saj so zmogljiva spletišča vse manj strani za brskanje in vse bolj aplikacije, kjer Ajax in podobne tehnologije omogočajo uporabniško izkušnjo, primerljivo z namizjem. Spletne orodjarne, zaznamki, gumba nazaj in naprej ter podobna krama v takšnem okolju prav nič ne pomagajo. Vse bolj zmogljiva izvajalna okolja za kodo v javascriptu pa odpirajo možnosti obdelav podatkov, ki so danes še izključna domena namenskih programov za namizje.

Še več

Skozi ta pregled se nismo osredotočali na posebne zmogljivosti skupka GApps proti posameznim storitvam, ki so na voljo zgolj z Googlovim računom. Na koncu kljub vsemu omenimo, da je za povezane organizacije ali skupine veliko boljša izbira GApps. S tem lahko uporabijo poljubno domeno in hitro povežejo vse osebe znotraj organizacije. Veliko laže bo ustrezno deljenje dokumentov, upravitelj domene pa lahko celo prepove "uhajanje" dokumentov iz omejene skupine uporabnikov domene.

Brezplačna različica GApps ponuja dodajanje do sto uporabnikov (z utemeljeno prošnjo Googlu jih lahko odobrijo še več). Ob tem je treba poudariti, da lahko neprofitne in izobraževalne ustanove brezplačno izkoriščajo tudi najzmogljivejšo različico.

GApps ponuja posebno nadzorno ploščo, s katero lahko nadziramo uporabnike in posamezne storitve. Ključna nastavitev je izbira jezika in omogočanje novih funkcionalnosti. Nadzorna plošča v angleščini ponuja vedno zadnje novosti (ki so šele čez čas krajevno prilagojene). Ne glede na nastavitev jezika nadzorne plošče lahko uporabniki sami izbirajo jezik posamezne storitve v GApps. Večina je že v celoti prilagojena za Slovenijo. Na nadzorni plošči se lahko odločimo, da želimo takoj uporabljati tudi novosti posameznih storitev. Te Google sicer najprej dodobra preveri med posameznimi uporabniki, preden jih omogoči tudi v GApps, kjer ima za določene (plačljive) uporabnike veliko strožje zahteve o kakovosti storitev.

Na nadzorni plošči moramo izbrati angleščino in omogočiti nove storitve, če želimo uporabnikom GApps ponuditi zadnje, kar te storitve omogočajo.

Za programerje

Google seveda želi, da se zbrani podatki čim laže združujejo v nove in nove storitve. Zato praktično vse svoje sisteme izpostavlja tudi programerjem skozi najrazličnejše programerske vmesnike. Programerji lahko svoje aplikacije razvijajo na lastni infrastrukturi, od nedavna pa je del storitev skupka GApps tudi Google Application Engine. Ta ponuja programerjem zmogljivo Googlovo infrastrukturo, ki jo lahko ob pomoči kode v pythonu (kmalu tudi v drugih jezikih) izkoristijo za poljubno aplikacijo.

Kogar zanima tudi programsko manipuliranje vsebin v GApps, bo največ informacij našel na spletišču Google Data APIs: http://code.google.com/apis/gdata/.

Seveda ne pozabimo, da je v razne dokumente (npr. vizualizacije preglednic) in spletne strani mogoče vstavljati dodatke (gadgets), katerih razvoj je prav tako dokumentiran (code.google.com/apis/gadgets/) in jih lahko z nekaj znanja pripravimo tudi sami. Več o tem pa ob kakšni drugi priložnosti.

Programerski vmesniki različnih storitev so izdatno dokumentirani na straneh Google Code.