Razširimo Outlookovo uporabnost

Strežnik Exchange je Microsoftov paradni konj, ko gre za izdelke, namenjene sporočanju. Že zdavnaj je prerasel v nadvse zapleten ekosistem, ki ni več namenjen le izmenjavi elektronske pošte znotraj organizacije in s svetom. Brez pretiravanja lahko zapišemo, da strežnik Exchange ne bi bil niti približno tako uporaben, če na drugi strani ne bi imel tudi odličnega odjemalca.

Kmalu bo dvajset let, kar je Outlook zaživel samostojno življenje z različico Outlook 97, in v tem času je prehodil dolgo pot. Outlook tako ni le orodje za prejem, pošiljanje in organiziranje elektronske pošte, temveč je postal vsestranski organizator, saj v njem lahko vodimo tako koledar, opravila in beležke kot tudi stike, ki se v povezavi s strežnikom Exchange ali oblakom Office 365 priročno sinhronizirajo na vseh napravah, ki jih uporabljamo.

Klikni in povleci

Ste se že kdaj znašli pred nalogo, da iz elektronskega sporočila, ki ste ga prejeli, naredite koledarski vpis? Če nismo vešči dela z Outlookom, smo šli v razdelek koledarja in nato iz elektronske pošte kopirali potrebne podatke in jih pridno vpisovali v koledar. Ena izmed poti, kako si to delo olajšati, je enostaven »klikni in povleci« elektronskega sporočila na ikono koledarja. Odprlo se bo okno, v katerem samo še določimo datum, vsebina poštnega sporočila pa bo že pripeta v telesu koledarskega vpisa. Podobno si lahko olajšamo tudi vnašanje novih stikov. Outlook bo v tem primeru že vpisal elektronski naslov, dopolniti pa bomo morali še podatke o telefonu in naslovu.

Najbolj pa bi bili uporabniki veseli, če bi »umetna inteligenca« znala iz elektronskih sporočil že izluščiti podatke o datumih in časih, telefonske številke in druge podatke. Algoritmi za to so že na voljo.

Zmogljivosti Outlooka pa niso povsem odvisne samo od Microsofta. Kot se spodobi, so pri izdelovalcu predvideli, da lahko dodatke, ki širijo uporabnost osnovnega programa, pišejo tudi zunanji programerji.

Nabor dodatkov za Outlook sicer ni tako obsežen, kot bi pričakovali, jih je pa dovolj, da med njimi najdemo kakšnega, ki nam olajša delo z elektronsko pošto ali pa Outlook poveže s katero izmed storitev, ki jih uporabljamo pri vsakdanjem delu. Marsikateri teh dodatkov deluje le, če smo z Outlookom povezani v strežnik Exchange ali v Office 365. Mimogrede, Outlook seveda ni edini, ki ima dodatke. Ti so na voljo praktično za vse aplikacije iz zbirke Office in jih dobimo na naslovu store.office.com.

Ko boste brskali po Microsoftovi tržnici za novimi koristnimi dodatki, boste ugotovili, da jih je, logično, precej vezanih na povsem določene spletne storitve ali ponudnike izdelkov, denimo Uber, Yelp, Starbucks. Ker ti ponudniki (še) niso navzoči pri nas, tudi dodatki niso tako zanimivi za namestitev. Prav tako boste ugotovili, da je vseh dodatkov za Outlook razmeroma malo. Vsaj tržnica tako kaže. Z nekaj brskanja po spletu pa najdemo še nekaj takih, ki imajo samostojno namestitev mimo tržnice in so, največkrat, plačljivi.

Se Outlook ne zažene pravilno?

Prav dodatki za Outlook lahko marsikdaj ponagajajo in onemogočijo Outlooku normalen zagon. To največkrat pomeni, da program »zamrzne«, še preden se docela odpre. Pomaga, če iz ukazne vrstice poženemo »outlook.exe /safe«, s čimer dosežemo, da se problematični Outlook zažene v varnem načinu, torej brez dodatkov. Nato v nastavitvah izklopimo dodatek, za katerega mislimo, da povzroča preglavice.

Nekaj osnovne diagnostike nam je na zavihku Datoteka (File) vedno na voljo. Dodatki, ki povzročajo zastoje, se rdeče obarvajo in tako laže odpravimo napako.

Message Header Analyzer

Sistemski upravitelji so nemalokrat postavljeni pred tako imenovano poročilo NDR (non-delivery report), ki jim ga pošljejo bolj ali manj nervozni uporabniki. Drži, ta poročila so za povprečnega uporabnika povsem neberljiva, pa čeprav v njih največkrat precej jasno piše, v čem je problem. Message Header Analyzer je koristno orodje, ki pregledno tabelarično prikaže glavo prejetega elektronskega sporočila. Izvedeli bomo, prek katerih poštnih strežnikov je sporočilo potovalo, kakšna je bila zakasnitev v teh strežnikih, kako je bilo ocenjeno na protismetnem pregledu …

Social Connector

Eden izmed uporabnih dodatkov, ki poveže elektronsko pošto z družabnimi omrežji Facebook in Linkedin. Ko vam elektronsko pošto pošlje nekdo iz vašega družabnega omrežja, se izpišejo informacije o njem ter pretekle interakcije z njim, od elektronskih sporočil, prilog, ki sta si jih izmenjevala, pa do skupnih sestankov, ki so bili zavedeni v koledarju. Če uporabljate Outlook 2010 ali starejšega, potem Social Connector odlično opravlja svojo nalogo in je mogoče prek njega urediti celo sinhronizacijo stikov z družabnimi omrežji. Z zadnjo različico (Outlook 2016) pa je, žal, Microsoft začel opuščati te povezljivosti. Dodatek ostaja in je že del osnovne namestitve, oziroma postaja vedno bolj del Outlooka, povezuje pa se lahko le še z omrežjem LinkedIn.

Boomerang

Eden izmed osnovnih postulatov zagovornikov učinkovitega dela je prazen poštni predal (več o tem v okvirčku). Tisti, ki sledijo načelom praznega poštnega predala, vedo, da je za živce najslabše tisto sporočilo, ki bi ga radi pospravili, pa ga ne moremo, ker, denimo, še čakamo na odgovor. Dodatek Boomerang z majhno zvijačo pomaga prav pri tem. Elektronsko sporočilo lahko namreč varno umaknemo iz mape, Boomerangu pa naročimo, naj ga po določenem času spet premakne nazaj v osnovno mapo za prejeta sporočila. Premik je mogoče tudi pogojiti s tem, da se zgodi le, če na sporočilo ni nihče odgovoril. Ker gre za značilen primerek pomočnika za zagotavljanje višje storilnosti, je tudi delo z Boomerangom do skrajnosti preprosto. Klik ikone in želenega zamika in vse je opravljeno.

Inbox zero

Metodo organizacije elektronske pošte Inbox Zero, kar bi lahko prevedli kar s »prazen poštni nabiralnik«, je razvil strokovnjak za produktivnost Merlin Mann. Glavna značilnost te metode je, da naj bi se uporabnik zelo striktno držal nekaj osnovnih navodil pri delu z elektronsko pošto. Cilj je seveda vedno prazen (ali skoraj prazen) poštni predal.

Po tej metodi moramo z vsakim sporočilom narediti le eno izmed naštetega: izbrisati, delegirati, odgovoriti, odložiti, narediti.

Zaradi potreb arhiviranja najbrž ne bomo brisali, lahko pa vso elektronsko pošto umikamo v drevesno strukturo, še najbolje v eno mapo. Iskalnik po elektronski pošti je v Outlooku postal res uporaben, zato ni več potrebe, da bi si delali zapleteno drevesno strukturo po strankah ali projektih.

Nekaj priporočil za učinkovito delo z elektronsko pošto: odjemalca za elektronsko pošto imejte pognanega le takrat, ko preverjate elektronsko pošto; novo pošto pregledujte le ob polnih urah; najprej izbrišite ali arhivirajte čim več novih sporočil, nato posredujte vsa tista sporočila, na katera lahko najbolje odgovori nekdo drug; na vsa sporočila, na katera lahko odgovorite v manj kot dveh minutah, odgovorite takoj, preostala pa premaknite v posebno mapo; enkrat na dan si vzemite čas, da odgovorite na vsa čakajoča sporočila iz te mape.

V idealnem poštnem predalu torej ni neprebranih sporočil. Si predstavljate, kakšen duševni mir to prinese preobremenjenemu pisarniškemu delavcu?

Seveda pa to ni vse, kar zna. Napisana sporočila lahko Boomarang namesto nas pošlje s časovnim zamikom, zna pa tudi poiskati najprimernejši čas za sestanek.

Find Time

Tisti, ki veliko uporabljajo koledar, imajo najbrž tudi precej zasedenega. Dogovarjanje o možnem terminu je torej lahko prava muka. Find Time tu priskoči na pomoč, saj glede na parametre (predvideno trajanje sestanka) pogleda koledarje vseh udeleženih in predlaga možne termine. Največja moč tega dodatka se pokaže znotraj (povezanih) organizacij, saj dodatek le v tem primeru lahko pride do podatkov o zasedenosti drugih udeležencev.

Google Apps Sync

Obvezen dodatek za vse tiste, ki živijo v Googlovem ekosistemu, a bi kljub temu radi uporabljali Outlook za delo in pri tem ne izgubljali živcev z mučnim ročnim nastavljanjem elektronskega predala. Podprte so vse različice od Outlooka 2003 naprej. Po namestitvi bo v Outlooku delovala sinhronizacija elektronske pošte, stikov, koledarja in zapiskov. Tudi pri selitvi podatkov iz starega poštnega sistema (POP3, IMAP …) v Googlov ekosistem ta dodatek pride prav, saj vsebuje tudi migracijska orodja, ki uvozijo podatke iz računalnika in jih prenesejo v oblak.

Paypal for Outlook

Vsem, ki vsak dan plačujejo prek Paypala, bo dodatek za Outlook precej olajšal delo. Po uspešni integraciji in vpisu gesla bo plačevanje enostavnejše. Ni se več treba prek spletnega vmesnika prijavljati v Paypal, marveč lahko plačujemo kar iz Outlooka. Ko gre za plačilo pošiljatelju elektronske pošte, le kliknemo »next« in v naslednjem koraku potrdimo plačilo. Če bi želeli plačati nekomu tretjemu, pa lahko to postorimo tudi le z enim klikom.

Messageware Utility Belt

Dodatek v Outlook pripelje nekaj orodij, ki so nam sicer na voljo v operacijskem sistemu, a tako lahko dostopamo do njih kar iz samega odjemalca za pošto. Koledar ima zelo dobrodošlo funkcijo, s katero lahko hitro izračunamo, koliko dni je v časovnem razdobju, ki nas zanima. Tisti, ki si ne zapomnijo mednarodnih klicnih kod lahko v pregledovalniku mednarodnih klicnih kod izvedo pravo informacijo. Mnogim pa bo najuporabnejši pretvornik časovnih pasov. Malce moti le to, da je plačljiv, stal nas bo slabih šest dolarjev na leto. Prvih 14 dni pa ga lahko uporabljamo brezplačno.

Nirsoft MailPassView (www.nirsoft.net)

MailPassView ne spada ravno v kategorijo vtičnikov za Outlook, a če vas doleti, da morate seliti svoj profil z Outlooka v nov računalnik in še vedno uporabljate povezave POP ali IMAP, vam bo ta program prišel še kako prav. Zna namreč pobrskati za najosnovnejšimi parametri povezav, ki jih imamo nastavljene v Outlookovih profilih. Tako ne izpiše samo uporabniškega imena in gesla, ki smo ga morda že pozabili, temveč tudi druge parametre, kot so odhodni in dohodni strežnik, vrsta prijave in vrata, prek katerih se povezujemo v poštni strežnik. Vse na enem mestu, torej.