Red je red, posebej pri dokumentih

Zaposleni v podjetjih porabijo med desetino in petino delovnega časa za iskanje dokumentov, podatkov in informacij. Uvedba dokumentne rešitve se zato izplača tako rekoč slehernemu poslovnemu okolju.

Dokumenti so srce vsakega podjetja in so temelj njegovega poslovanja, napredka ter prihodnosti ne glede na to, ali gre za dokumente, ki se uporabljajo za vodenje evidenc, ali za dokumente, ki so potrebni za namene odločanja. V 21. stoletju vedno več podjetij tradicionalno upravljanje papirnih dokumentov zamenjuje z digitalnim. Ne zgolj zato, ker je elektronske datoteke lažje vzdrževati, ampak tudi, ker je elektronski arhiv »lažji« in varnejši, poleg očitnih prednosti, da so dokumenti v njem enostavneje dostopni (zaposlenim in aplikacijam) ter sledljivi.

Zaradi izjemno velike količine dokumentov in podatkov v poslovnih okoljih lahko upravljanje elektronskih dokumentov postane podobno težko obvladljivo kot v primeru papirnih. V nadaljevanju predstavljamo deset učinkovitih načinov za vzdrževanje in urejanje zbirk elektronskih dokumentov.

Prepoznavanje potrebe po dokumentnem sistemu

Sistem za upravljanje dokumentov je sestavni del poslovnega okolja. Celovita programska oprema podjetjem pomaga pretvoriti s papirjem preobremenjene pisarne v brezpapirno okolje. A še preden podjetje izbere sistem za upravljanje dokumentov, mora natančno oceniti svoje potrebe. Še tako »pameten« program za upravljanje dokumentov se morda ne bo ujemal z vsemi poslovnimi potrebami podjetja, zato bo opredelitev funkcionalnosti in predvsem »posebnosti«, ki jih potrebuje podjetje, pomagala znatno zožiti možnosti izbire rešitve za upravljanje dokumentov.

Funkcije, ki jih velja imeti v sistemu za upravljanje dokumentov, so poleg zanesljive in varne hrambe dokumentov ter učinkovitega iskalnika podatkov predvsem funkcije za sodelovanje in povezovanje zaposlenih ter informacij. Zelo dobrodošla je tudi funkcionalnost obnove dokumentnega sistema ob morebitni katastrofi. Če je dokumentni sistem grajen modularno, je to velik plus z vidika razširljivosti in stroškov – podjetje lahko plačuje le tiste funkcije (module), ki jih dejansko uporablja. S tega vidika so dokumentni sistemi v oblaku navadno v prednosti pred lokalnimi namestitvami.

Priprava dokumentov za organizirano shranjevanje

Dokumentno obremenjena poslovna okolja preprosto morajo svoje dokumente hraniti v digitalni obliki. Bistveno je, da podjetje elektronske datoteke organizira in označi, še preden jih shrani (v arhiv). Kategorizacija namreč močno olajša migracijo podatkov pri implementaciji dokumentnega sistema. Poleg tega zagotavlja hitro in enostavno pridobivanje dokumentov.

Pri izbiri sistema za upravljanje poslovnih dokumentov bodite pozorni na funkcijo skeniranja dokumentov, v nasprotnem primeru bo precej zahtevno prenesti kupe papirnih dokumentov v digitalno obliko.

Za organizacijo dokumentov je zelo pomembno, da se podjetje dogovori o enotnem načinu organizacije. Nekateri zaposleni vse dokumente odlagajo v isto mapo, drugi v različne mape, spet tretji ustvarijo v mapah še več podmap. Čeprav so vsi trije pristopi pravilni (beri: z nobenim od njih ni prav nič narobe), lahko njihove kombinacije v praksi zmedejo dokumentni sistem. Prav zato velja pri ustvarjanju in shranjevanju datotek vzpostaviti in upoštevati enoten pristop. V ta namen strokovnjaki podjetjem priporočajo, da ob uvedbi dokumentnega sistema ustvarijo tudi predloge dokumentov, map in pravila poimenovanja ter razvrščanja, ki jih podjetje oziroma zaposleni najpogosteje uporabljajo.

Dokumentni sistem prav tako odpravi pogoste težave z več »različicami resnice« v poslovnih okoljih, ko vsak zaposleni ali oddelek ureja »podoben«, a enako poimenovan dokument. Odprava podvajanja dokumentov in sledenje spremembam sta nalogi, ki ju velja zaupati dokumentnemu sistemu. Sodobna programska oprema odpravlja dvojne vnose podatkov, saj prepozna datoteke ter mape s podobnimi imeni in vsebino.

Poslovni procesi in avtomatizacija dela

Sistem za upravljanje dokumentov optimizira poslovne procese, povezane z dokumenti, ter zaposlenim prihrani obilo časa (in truda). Urejeni poslovni procesi so tudi predpogoj za učinkovito avtomatizacijo dela, npr. prenos dokumentov med podpisniki ipd.

Organizirani in urejeni dokumenti so tudi temeljni kamen uvedbe robotske avtomatizacije procesov, saj programski robot blesti pri delu z urejenimi dokumenti – torej s tistimi, kjer so jasno opredeljena polja/področja z informacijami ali s podatki, ki jih mora zajeti ali obdelati.

Organizirani in urejeni dokumenti so tudi temeljni kamen uvedbe robotske avtomatizacije procesov.

Indeksiranje vsebine

Sistem za upravljanje dokumentov zmanjša potrebo po iskanju na stotine različnih dokumentov na različnih mestih. Z indeksiranjem lahko podjetja hitro in preprosto poiščejo dokumente na podlagi enega parametra ali več, opisov in ključnih besed. Poleg tega napredni dokumentni sistemi omogočajo iskanje na podlagi metapodatkov. Oznake, podpisi, opombe ter iskanje po datumu in času (nastanka ali spremembe) močno olajšajo in pohitrijo iskanje dokumentov ter pridobivanje podatkov.

Podobno kot pri enotnem strukturiranju papirnih dokumentov in njihovem odlaganju v mape ali predale tudi dokumentni sistem preferira enoten sistem označevanja dokumentov. Neusklajeno poimenovanje datotek in map namreč otežuje njihovo iskanje.

Zaščita občutljivih datotek

Sistemi za upravljanje dokumentov ohranjajo ravnovesje med racionalizacijo delovnega toka, preglednostjo in zasebnostjo dokumentov. Če se podjetje ukvarja z izjemno občutljivimi informacijami in zasebnimi datotekami, mora izbrati sistem z robustno zasnovo, ki omogoča zaklepanje posamezne vrste datotek za zgolj pooblaščene uporabnike ali skupine zaposlenih. Preverjanje pristnosti, sistem gesel in varna skupna raba omogočajo podjetjem nadzor dostopa zaposlenih do občutljivih dokumentov. Ocenite potrebe po sodelovanju (ekipe) zaposlenih in se odločite, kdo potrebuje dostop do česa. Dodelite dovoljenja za dostop in spremljajte scenarij rabe v praksi.

Potek dela z dokumenti

Dober sistem za upravljanje dokumentov bo podpiral poslovni tok dela z dokumenti, integriral dokumente v poslovne procese podjetja in zaposlenim omogočal (tudi sočasno) sodelovanje znotraj dokumentov. Pred tem pa se morajo podjetja pripraviti na digitalizacijo in označevanje svojih datotek. Postopek omogoča hitro iskanje in identifikacijo dokumentov. Rezultat optimizacije delovnega toka za obdelavo dokumentov so izboljšana poslovna učinkovitost, avtomatizirani opomniki (npr. za roke obdelave/oddaje), takojšen vpogled v dokumente, pripravljene za odobritev (npr. računi), in pregled nad stanjem dokumentacije (npr. pri projektnem delu).

Izvedite temeljito revizijo

Revizija je neposredno povezana z upravljanjem dokumentov. Tehnično se nanaša na popolno oceno ali pregled poslovnih knjig. Zagotavlja, da v podjetju vse deluje ali poteka po načrtih, zato lahko izvedete notranjo in zunanjo revizijo, da zagotovite, da vse poteka tako, kot ste načrtovali, tudi v smislu upravljanja dokumentov. Pravilno vodenje dokumentacije v elektronski obliki pomaga tudi pri reviziji poslovanja, saj izboljša dostopnost zahtevane dokumentacije. Prav tako naredi potek dela pregleden in sledljiv za revizorje.

Upravljanje shrambe in uničenja dokumentov

Življenjski cikel dokumenta je odvisen od vrste poslovanja, pravnih in regulatornih zahtev ter poslovne odločitve podjetja. Sistem za upravljanje dokumentov je lahko nadvse koristen, ko gre za upravljanje življenjskega cikla posameznega dokumenta. Označevanje dokumentov kot aktivnih, zaključenih, arhivskih ali pripravljenih za izbris podjetju pomaga učinkovito izkoristiti dokumentni sistem. Upravljanje življenjskega cikla dokumenta ima poleg skladnosti z zakonskimi zahtevami številne prednosti, kot so preprečevanje zastojev dokumentov, upravljanje varovanja podatkov (v sistemu in arhivu) ter obvladovanje stroškov (tudi elektronska hramba je strošek).

Upravljanje življenjskega cikla dokumenta ima poleg skladnosti z zakonskimi zahtevami številne prednosti, kot so preprečevanje zastojev dokumentov, upravljanje varovanja podatkov ter obvladovanje stroškov.

Dodatne možnosti avtomatizacije dela

Upravljanje dokumentov je sposobno avtomatizirati različna opravila, izkoriščati poteke dela in zbirati (dodatne) podatke za podatkovna skladišča, programsko opremo in opozorila. Z avtomatizacijo lahko podjetja upravljajo dokumente in zbirajo evidence. To bo zaposlenim dodatno pomagalo pri odkrivanju vsebin, prepoznavanju različnih dokumentov in preusmeritvi dokumentov/podatkov na prave zaposlene.

Preprost uporabniški vmesnik

Sistem za upravljanje dokumentov se ukvarja z različnimi izzivi in lahko premore »nešteto« funkcij, a ni treba, da so vse funkcije, podatki in informacije (sočasno) prikazani na zaslonu vsakega uporabnika. Dober program bo skrbnikom omogočil prikazovanje elementov, specifičnih za posameznega zaposlenega. S poenostavitvijo uporabniškega vmesnika, ki je preprosto razumljiv, bo ta zaposlenemu bližji in bolj uporaben ter mu bo omogočil izvajanje nalog brez motenj ter hitrejše odkrivanje in reševanje morebitnih težav.

Najboljše prakse veljajo za široko paleto različnih panog, ki imajo opravka z veliko količino dokumentov. Vsaka panoga ali podjetje, ki potrebuje hkratno usklajevanje med različnimi oddelki in zaposlenimi ob vpogledu v spremembe v dokumentih, bo zagotovo imelo koristi od uvedbe sistema za upravljanje dokumentov. Učinkovit sistem upravljanja dokumentov lahko bistveno izboljša poslovne rezultate, saj neposredno vpliva na sledenje poteku dela in izpolnjevanje rokov, ki sta dva ključna mejnika vsakega projekta, prav tako pa informacije in podatki na dosegu roke (klika miške) opolnomočijo slehernega zaposlenega.