Res učinkovito delo na daljavo

Včasih je bilo začasna ali celo zasilna rešitev, dolgotrajna pandemija pa je podjetja prisilila, da so o delu na daljavo začela resno razmišljati. Postaja namreč nova normalnost. To so ključni tehnološki vidiki vzpostavitve hibridnih delovnih mest.

Že dve leti je tega, kar so bila številna podjetja malodane prisiljena sprejeti nove načine dela, saj je globalna virusna pandemija s seboj prinesla tudi do tedaj nepredstavljiv vpliv na delovna mesta. Po podatkih Mednarodne organizacije za delo (ILO) je še lani dobrih 93 odstotkov zaposlenih živelo v državah, ki so uvedle ukrep zapiranja podjetij, pisarn in drugih delovnih mest. Delo zaposlenih se je zato preselilo v domača okolja, s podjetjem pa so bili povezani prek interneta. Delali so torej na daljavo. Gartnerjeva raziskava pa že napoveduje, da bo v določeni meri skoraj polovica (48 odstotkov) zaposlenih tudi po pandemiji ohranila delo na daljavo.

Novemu stanju se morajo očitno prilagoditi tudi delovna mesta. Najlažje ob pomoči tehnologije. Oblikujejo se t. i. hibridna delovna mesta. Podjetja namreč želijo, da zaposleni tudi pri delu na daljavo ohranijo vsaj enako raven produktivnosti kot v pisarni, pri čemer se spopadajo z izzivi, povezanimi z razširitvijo IT-okolja in tiskalniških pripomočkov v domove zaposlenih. Zaposleni si namreč tudi doma želijo enako raven podpore in storitev, kot so je vajeni v pisarni.

To pa pomeni, da želijo tudi doma uporabljati zmogljiv računalnik, velik monitor in kakovostno tipkovnico ter miško, še posebej, če bodo v domačem okolju oddelali poln delovnik. Pri tem je zelo pomembna skrb za ergonomijo – kakovosten stol, miza (posebej taka z nastavljivo višino), nosilec monitorja in ustrezna razsvetlitev so enako pomembni kot računalniška oprema. V domačem okolju je lahko tudi več hrupa kot v pisarni, zato pridejo prav tudi slušalke s tehnologijo izničevanja hrupa.

Na poti v brezpapirno poslovanje

Delo na daljavo je odlična priložnost, da podjetja poskusijo v prakso uvesti brezpapirno poslovanje, čeprav se številna tiskanju še dolgo ne bodo odpovedala. Oddelek IT v podjetju naj zato poskrbi, da bodo zaposlenim, ki delajo od doma, na voljo znane poslovne aplikacije ali pa njihove oblačne različice.

Za dokumenti red – pa tudi sledenje nalogam – velja uvesti dokumentni sistem in rešitev za e-podpisovanje dokumentov, saj to močno olajša dokumentno izmenjavo na daljavo, posebej pri dokumentih, ki zahtevajo enega podpisnika ali več.

Rešitve za sodelovanje in sestankovanje

Ob delu na daljavo se še največ izzivov pojavlja na področju zagotavljanja učinkovite komunikacije – tako znotraj podjetja kot zunaj njega. Sodelovanje zaposlenih, sestanki s strankami so mogoči tudi na daljavo, pri čemer velja zaposlenim zagotoviti kakovostne kamere in mikrofone za kakovostno videokonferenčno izkušnjo. Poiščite kratice, ki označujejo visoko ločljivost (HD), predvsem pa se izognite najcenejšim/vstopnim modelom, saj so ti pogosto stran vržen denar.

Odvisno od potreb in velikosti podjetja velja razmisliti tudi o namenskih videokonferenčnih rešitvah v sobi za sestanke ter predvsem sprejeti dogovor o rabi (le) ene aplikacije za sestanke na daljavo, saj to olajša izobraževanje zaposlenih in pomeni manjše breme licenc.

»Komunikacija, tako interna kot globalna, je za naše podjetje ključnega pomena, torej je bila nepogrešljiva tudi v času pandemije, saj so morali zaposleni sodelovati med seboj, sestankovati s strankami itd. Čeprav podjetje premore lasten oddelek IT, smo postavitev videokonferenčnega sistema raje zaupali strokovnjakom. Pravilno smo se odločili, saj so zaposleni nad enostavno uporabo in zasnovo sistema, ki nam ga je predlagal in namestil telekomunikacijski ponudnik A1 Slovenija, navdušeni. Upravljanje podjetja je enako učinkovito, kot če bi zaposleni dejansko sedeli v istem prostoru,« je povedal Mirko Hudovernik, direktor oddelka IT v podjetju Cablex, d. o. o.

Zagotavljanje zanesljive povezave

Odlična internetna povezava v domačem okolju ni tako samoumevna, kot je v poslovnem okolju. Za ponavadi precej manj zmogljivo pasovno širino se namreč v domačem okolju poleg številnih naprav družinskih članov (mlajši se prav tako lahko šolajo na daljavo) 'borijo' še televizorji, pametni sesalniki in druge pametne naprave. Rezultat je lahko slab, povezava ali brezžični usmerjevalnik pa 'poklekne' pod bremenom vseh zahtev. Večino izzivov lahko reši že kakovosten brezžični usmerjevalnik, ki nadomesti bolj kot ne povprečno rešitev, ki jo zagotavlja ponudnik telekomunikacij.

Za kakovostno delo na daljavo velja torej zagotoviti zanesljivo povezavo s svetom. Če je na lokaciji možnost optičnega priključka, potem jo vsekakor velja izkoristiti, saj so optične povezave manj občutljive in navadno precej bolj zmogljive od bakrenih. Preverite pri ponudnikih telekomunikacijskih storitev.

Tiskanje na daljavo

Medtem ko je računalnike in aplikacije relativno enostavno prenesti na drugo lokacijo, večji izziv predstavlja tiskalniška infrastruktura, saj številna podjetja uporabljajo oddelčne tiskalnike, ki strežejo več (deset) zaposlenim. Proizvajalci tiskalnikov so zato razvili rešitve, ki podpirajo hibridna delovna mesta v podjetjih vseh velikosti. Večina rešitev povezuje tiskalniške naprave in oblačne storitve, s čimer zaposlenim ponuja prilagodljivo rešitev tiskanja in skeniranja z oddaljenih lokacij, hkrati pa skrbnikom še vedno omogoča centralizirano upravljanje in nadzor nad stroški tiskanja.

Različna podjetja uporabljajo različne rešitve za upravljanje tiskanja. V velikih in ponavadi tudi precej heterogenih tiskalniških okoljih se oddelek IT odloča za uporabo kompleksnega, a zato nadvse zmogljivega tiskalniškega strežnika, ki mu zaupa vsa tiskalniška opravila. A ker ta še vedno zahteva, da podjetje poganja tiskalniški strežnik na lokaciji, kjer se tudi hranijo na naprave poslani podatki, je to povezano z določenimi fiksnimi stroški. Gre pa tudi drugače. S prenosom tiskalniškega strežnika v oblak lahko podjetje znatno zmanjša stroške, povezane z lokalnim strežnikom – tako strojne opreme kot licenc. Hkrati pa zagotovi večjo varnost dokumentov, saj se ti nahajajo v izredno varnem oblaku ponudnika, in upravljanje stroškov tiskanja.

»V času pandemije so številna podjetja potrebovala rešitve, ki bi jim omogočile tiskanje in skeniranje od koderkoli. Številnim smo implementirali rešitev, ki jim omogoča tiskanje ali skeniranje v storitvah (in iz njih) v oblaku tretjih oseb, kot so na primer Google Drive, OneDrive in Box. Veliko skrbi je bilo tudi glede varnosti. S preverjanjem pristnosti uporabnika na strani skrbnika, z nadzorom dostopa in s šifriranjem podatkov smo zagotovili varnost tiskanja in optičnega branja. Centralno upravljana rešitev poleg tega vključuje tudi sledenje obsegu tiskanja in postavljanje pravil ter omejitev tiskanja, kar pomeni, da so stroški tiskanja tudi v primeru hibridnih delovnih mest in dela na daljavo pod nadzorom,« nam je zaupal Ciril Kraševec, direktor podjetja Xenon forte.

Za podjetja z manjšimi zahtevami pri tiskanju na daljavo pa je morebiti lahko ustrezna že Microsoftova storitev tiskanja v oblaku Universal Print, ki organizacijam omogoča upravljanje tiskalniške infrastrukture prek storitev v oblaku Microsoft 365, kar še dodatno poenostavi tiskanje in skeniranje v pisarniških ter poslovnih okoljih, ki uporabljajo Microsoftove oblačne rešitve.

Pandemičnim razmeram so se prilagodile tudi spremljajoče storitve. Ponudniki rešitev in upravljanih storitev tiskanja tudi v domače pisarne pospešeno uvajajo oddaljeno spremljanje naprav, pravočasno dostavo potrošnega materiala in prediktivno vzdrževanje, ki so bili še pred leti rezervirani le za poslovna okolja.

Varnost kot imperativ

Za podjetja, ki želijo omogočiti pristno poslovno okolje zaposlenim, ki delajo na daljavo, je informacijska varnost ključnega pomena. Domača okolja pač niso tako dobro zaščitena kot IT-okolje podjetja, zato so vdori v delovna okolja zaposlenih, ki delajo od doma, vse pogostejši.

Domača lokacija zaposlenega je z vidika informatika ali varnostnega strokovnjaka skorajda enaka podružnici podjetja. Temeljito jo je treba zaščititi. Pri tem velja upoštevati dobre varnostne prakse in 'higieno', torej da službene naprave, ki imajo dostop do podatkov podjetja, res upravlja le zaposleni. Otroci, partner, sosedje ali kdorkoli drug nimajo s službenimi napravami kaj početi.

Varnostni strokovnjaki podjetjem prav tako toplo priporočajo uvedbo večfaktorske avtentikacije za vse poslovnokritične vire, storitve in aplikacije. Večfaktorska avtentikacija namreč močno oteži delo napadalcem, tudi če se ti, denimo, polastijo uporabniškega imena in gesla.

Hekerji prav tako dobro vedo, da gre prek tiskalnikov in večopravilnih naprav veliko poslovnih dokumentov, zato so ti vse pogosteje tarča napadov. Varnostno letvico velja dvigniti tudi pri skeniranju dokumentov. Kako? Enostavno, skeniranemu dokumentu v zapisu PDF lahko dodamo podpis z digitalnim certifikatom. Z elektronskim podpisom dosežemo enak učinek kot s pečatom ali z lastnoročnim podpisom na papirnem dokumentu. Ker je podpise v digitalnem dokumentu lažje ponarediti kot pečate ali podpise na papirju, podjetja uporabljajo digitalna potrdila za preprečevanje lažnega predstavljanja.

Skratka, orodij in rešitev za varno in produktivno delo od doma ne manjka, izziv je le v njihovi čim bolj optimalni implementaciji. Pa na izobraževanje uporabnikov ne pozabite ...