S tehnologijo nad dokumente

Poiskali smo deset trendov s področja upravljanja dokumentov, ki bodo zaznamovali naslednjih ducat mesecev.

Upravljanje dokumentov je v poslovnem svetu vse pomembnejše, saj podjetjem prinaša prednosti, kot so večja učinkovitost, boljša produktivnost zaposlenih, nadzor nad različicami dokumentov (t. i. verzioniranje) in upravljanje celotnega življenjskega cikla dokumentov. Skratka, gre za rešitve, ki dokumentni nered pomagajo spremeniti v dokumentni red.

Vzpon oblačne hrambe dokumentov

Zdi se, da so podjetja še nedavno menila, da oblaku ne bodo zaupala poslovanja na področju kritičnih podatkov in dokumentov. Pa poglejmo, kje smo danes. Po podatkih portala The ECM Consultant bo v bližnji prihodnosti najbolj zaznaven trend v svetu rešitev za upravljanje dokumentov prav raba oblačnih storitev, med katerimi naj bi največjo rast zabeležile storitve oblačne hrambe dokumentov.

Poglejmo, zakaj. Že če dokumente upravljamo lokalno, so njihovo spremljanje, deljenje, shranjevanje in druga opravila lahko precej zahtevni. Tudi zato, ker se dokumenti po podjetju nahajajo dobesedno povsod. Tistim, ki jim jih je uspelo zajeti in ohraniti v namenskem dokumentnem sistemu, se lahko le priklonimo. Čestitke. A podjetja se še vedno relativno redko odločajo za uvedbo dokumentnega sistema, čeprav ta vzpostavi dokumentni red. Večina jih raje dela malce »po domače«. V zadnjem desetletju se je tako že precej »razpasla« ne najboljša praksa oblačne hrambe dokumentov. Oblak, ki je bil včasih omenjen predvsem kot možnost za hrambo varnostne kopije dokumentov, tako zdaj postaja njihov »dom«. Ni težko ugotoviti, zakaj je shranjevanje v oblaku med zaposlenimi vse bolj priljubljeno, saj gre za priročen način hrambe datotek. Poleg tega do dokumentov v oblaku lahko dostopajo, kadarkoli to potrebujejo, s katerekoli naprave, ne da bi bili povezani z omrežjem podjetja. Ni (absolutno) varno, je pa praktično.

Ko se dokumentov loti umetna inteligenca

Umetna inteligenca ima velik vpliv na upravljanje dokumentov. Tovrstna orodja zaposlenim ne prihranijo le časa, podjetju pa denarja, ampak obenem tudi omogočajo, da so dokumenti dostopnejši. Umetna inteligenca je začela nadomeščati stare metode upravljanja dokumentov, pri katerih so morali zaposleni ročno »vlagati« in pridobivati dokumente. Lep primer je tudi programska oprema za prepoznavanje pisav (OCR), kjer algoritmi za obdelavo dokumentov, ki vključujejo umetno inteligenco in strojno učenje, znatno povečajo natančnost prepoznave rokopisa. V nadaljevanju se to vidi tudi po tem, da programska oprema danes bolje razume nestrukturirane dokumente in je natančnejša pri razvrščanju dokumentov.

Avtomatizirano razvrščanje dokumentov

V ne tako oddaljeni preteklosti so morali zaposleni v podjetjih dokumente razvrščati ročno. Samo pomislite, koliko časa bi danes zaposleni potreboval, da bi pregledal prav vsak dokument, opredelil njegovo kategorijo in ga ustrezno arhiviral. In to velja za papirne in digitalne dokumente … Gre za postopek, ki je časovno potraten in podvržen napakam. Na srečo je nedavni tehnološki razvoj omogočil avtomatizacijo razvrščanja dokumentov z uporabo strojnega učenja in umetne inteligence. Zaradi prednosti avtomatizacije tega postopka postaja kategorizacija dokumentov precej natančnejša in je manj podvržena napakam.

Poenoteno iskanje

Ne tako malo podjetij hrani in upravlja svoje dokumente v več kot enem sistemu ali aplikaciji ali celo več kot enem sistemu za upravljanje dokumentov! To zaposlenim, ki iščejo informacije za opravljanje poslovne naloge, povzroča dodatne nepotrebne korake. Poenoteno iskanje omogoča podjetjem, da premagajo informacijske silose z iskanjem dokumentov na enem mestu in s prejemanjem rezultatov ne glede na izvirno lokacijo dokumentov. S tem se skrajša čas, ki ga zaposleni porabijo za iskanje informacij, kar poveča produktivnost in učinkovitost dela.

Avtomatizacija poslovnih procesov

Podjetja vse bolj cenijo možnost avtomatizacije ponavljajočih se opravil. To velja tudi za opravila, povezana z upravljanjem dokumentov, kot so vnos podatkov, deljenje in (pre)usmerjanje dokumentov, potrditve in odobritve ... Avtomatizacija poslovnih procesov ne pospešuje le hitrosti, s katero dokumenti prehajajo skozi različne faze, temveč zagotavlja tudi višjo raven natančnosti in doslednosti pri ravnanju z informacijami. Z izvajanjem avtomatiziranih poslovnih procesov lahko podjetja zmanjšajo tveganje nastanka napak zaradi ročnega dela, skrajšajo čas obdelave in izboljšajo splošno sledljivost dokumentov. Ta trend je še posebej ključen v kontekstu sodobnega poslovnega okolja, kjer digitalna preobrazba zahteva agilne in učinkovite mehanizme za upravljanje dokumentov.

Robotska avtomatizacija procesov

Naslednji korak na področju avtomatizacije se skriva pod kratico RPA. Programska oprema za robotizirano avtomatizacijo procesov postaja velik hit v poslovnih okoljih in je tudi pomemben trend na področju upravljanja dokumentov zaradi izjemnega vpliva na učinkovitost, natančnost in stroškovno učinkovitost dela z dokumenti. Z uporabo programskih robotov za avtomatizacijo ponavljajočih se opravil, ki temeljijo na pravilih, lahko programska oprema išče in primerja vrednosti in vsebine v dokumentih, jih vnaša v druge aplikacije in sisteme ter v obliki novih dokumentov servira zaposlenim, strankam ali tretjim aplikacijam in sistemom. Z avtomatizacijo opravil, kot so vnos podatkov, razvrščanje in potrjevanje, rešitve RPA pomagajo zmanjšati verjetnost nastanka človeških napak, povečujejo hitrost obdelave dokumentov in zagotavljajo doslednost v delovnih tokovih upravljanja dokumentov.

Enostavnejše sodelovanje

Z uporabo integriranih orodij za sodelovanje pri sočasnem delu z dokumenti lahko podjetje odkrije novo dimenzijo produktivnosti ali pa zgolj racionalizira potek dela z njimi in poskrbi za nemoteno izvajanje povezanih procesov. Med pandemijo so podjetja ugotovila, da morajo zaposlenim omogočiti delo na daljavo in zagotoviti popoln dostop do poslovnih dokumentov, res uspešna pa so bila tista, ki jim je uspelo na daljavo zagotoviti tudi učinkovito sodelovanje zaposlenih. Ponudniki rešitev zdaj dajejo velik poudarek razvoju programske opreme za skupinsko sodelovanje, ki omogoča bolj nemoteno in učinkovito – tudi dokumentno in dokumentirano – sodelovanje zaposlenih, ki se nahajajo v podjetju, in tistih, ki so doma ali na drugem koncu sveta.

Tesnejša integracija

Kot rečeno, se večina podjetij pri poslovanju zanaša na različne sisteme in aplikacije. Ti lahko delajo z istimi ali drugačnimi dokumenti. Za učinkovito upravljanje dokumentov v podjetju strokovnjaki priporočajo uvedbo sodobnega dokumentnega sistema, ta pa mora imeti na voljo širok nabor integracij, ki vsem sistemom omogočajo pridobivanje informacij – in to brez človeškega posredovanja. Integracije sistemov in aplikacij lahko pomagajo povečati produktivnost in sodelovanje med zaposlenimi iz različnih oddelkov ali z zunanjimi partnerji.

Polni potencial teh aplikacij je danes omejen tudi na račun »statične« uporabniške izkušnje, ki jo zagotavljajo glavni sistemi ali sistemi za upravljanje dokumentov. A ko so stvari enkrat integrirane, torej medsebojno povezane, lahko sodobne rešitve za upravljanje dokumentov uporabnikom omogočajo prilagoditev uporabniškega vmesnika njihovim vsakodnevnim potrebam. Prav personalizacija uporabniške izkušnje – od iskanja do ustvarjanja in deljenja dokumentov – je hkrati tudi eden največjih trendov na področju upravljanja dokumentov in vsebin v poslovnih okoljih.

Odprava informacijskih silosov

Vse do zdaj našteto odlično deluje v teoriji, le redko kje pa tudi v praksi. Tam strokovnjaki za upravljanje dokumentov pogosto naletijo na »stara sidra«, ki močno držijo. Gre za t. i. informacijske silose oziroma izolirano shranjevanje dokumentov v sistemih, aplikacijah in na drugih lokacijah. Če se podatki in dokumenti ne delijo med oddelki ali poslovnimi enotami, to vodi v neučinkovitost in pogosto povzroči najmanj podvajanje dela. V najslabšem primeru lahko privede tudi do napak in poslovne škode, saj se v izrazito silosnih okoljih rado primeri, da ima vsak oddelek svojo različico »podatkovne resnice«. Opisane težave je vsaj delno mogoče rešiti z umetno inteligenco, saj ima ta sposobnost združevanja podatkov iz različnih virov, nato pa jih predstavi na koherenten način. Prav zato je uvedba dokumentnega sistema tako zelo priporočljiva – ta podjetje in zaposlene dobesedno prisili v dokumentni red, saj zahteva jasne podatkovne in dokumente temelje in skupni imenovalec ter prinaša enotna »pravila igre«.

Prihaja tehnologija veriženja blokov

Uporaba tehnologije veriženja blokov za zagotavljanje varnosti dokumentov je vse pogostejša, nenadkriljiva pa je »nespremenljiva knjiga zapisov«, vsaj v poslovnih okoljih, kjer sta transparentnost in poštenost zaželeni. Pri blockchainu gre za obliko digitalne knjige, v katero je mogoče shraniti katerokoli vrsto podatkov, pri čemer je ni mogoče spremeniti ali zlorabiti. Ta vrsta glavne knjige omogoča varno shranjevanje dokumentov in njihovo kroženje na nespremenljiv način, ne da bi tretja oseba morala preverjati njihovo pristnost. Nekateri sistemi za upravljanje dokumentov imajo omenjeno tehnologijo že integrirano, da bi zagotovili nadvse varno okolje za dokumente, ne da bi pri tem ogrozili njihovo dostopnost.

Kako pa vi skrbite za dokumentni red?