Sistemsko obvladovanje dokumentov in datotek

Število dokumentov v poslovnih okoljih se še naprej povečuje, tako v analogni (beri: papirni) kot v digitalni obliki. Dokumentno bolj obremenjena poslovna okolja si danes praktično ne predstavljajo več dela brez sodobnega dokumentnega sistema oziroma sistema za upravljanje vsebin.

Podjetja sicer želijo imeti vedno manj opravka z dokumenti v papirni obliki, digitalno je pač prihodnost poslovanja, a praksa bo še dolgo narekovala sobivanje papirja in računalnikov. Upravljanje dokumentov je eno pomembnejših področij, ko podjetja presežejo obliko miniaturne organizacije. Metode in pristopi, kako obvladovati dokumente in datoteke v poslovnih okoljih, se danes znatno razlikujejo od tistih, ki so jih organizacije uporabljale pred desetletjem ali dvema. Danes so v ospredju programske platforme, računalniški oblak in mobilne rešitve, saj zaposleni dokumente in datoteke v poslovnih okoljih uporabljajo na najrazličnejše načine.

V večjih podjetjih nad delom z dokumenti bdi dokumentni sistem, ki zaposlenim močno olajša iskanje in upravljanje dokumentov. Ti sistemi so v zadnjem desetletju doživeli manjšo revolucijo. Vseprisotnost računalniških oblakov jih je iz strogo krajevne namestitve preselila tudi v zgolj oblačna ali pa hibridna okolja. Po zaslugi tehnologij, ki so dokumentne sisteme naredile v obliki storitve dostopne širšemu krogu uporabnikom, so te rešitve postale tudi cenovno dostopnejše. Danes si lahko podjetja vseh velikosti privoščijo odličen dokumentni sistem, kar v preteklosti nikakor ni bilo mogoče. Pod črto pa dokumentni sistem že dolgo ni več zgolj rešitev, ki hrani in povezuje najrazličnejše dokumente znotraj podjetja in med njegovimi podružnicami. Funkcionalnosti teh rešitev so prerasle zajem in shranjevanje dokumentov v elektronsko obliko, ki jo je moč urejati. Prava moč in vrednost teh rešitev se pokažeta v upravljanju dokumentov in vsebin, kjer sistemi z informacijami ne strežejo več zgolj zaposlenim v administraciji in upravi, temveč z ustreznimi informacijami zalagajo sleherno delovno mesto in zaposlenega.

Portali in sodelovanje zaposlenih

Veliko zaposlenih izraža željo po samostojnem delu in ga opravičuje z višjo produktivnostjo. A praksa to potrjuje le v redkih primerih. Sodelovanje je večkrat nujno pri projektnem delu, glede na sodobno komunikacijo pa je v podjetjih več sodelovanja tudi pri pripravi, urejanju in deljenju najrazličnejših dokumentov. Če je za sodelovanje zaposlenih v podjetjih desetletja skrbela elektronska pošta, jo kot orodje za sodelovanje začenjajo nadomeščati napredni dokumentni sistemi. E-pošta namreč še zdaleč ni primerno orodje, ko gre za iskanje sprememb in referenc v dokumentih, verzioniranje itd. Dokumentni sistemi, ki znajo podjetje spremeniti v enotno družbeno-sodelovalno področje, so vse bolj priljubljeni. In iskani.

Zaposleni celo večkrat zahtevajo različne portalne rešitve, ki jim omogočajo lažji dostop do informacij vseh vrst. Prodajno osebje se, denimo, zaveda, da so stranke kri sodobne organizacije. Njihovo zadovoljstvo še kako vpliva na poslovanje podjetja. Sodobne stranke pa so tehnološko napredne, digitalno razgledane in se znajo s podjetjem povezati po več poteh, ne le po elektronski pošti. Sodobni dokumentni sistemi zato postajajo nepogrešljivi pri projektnem delu. Deljenje dokumentacije med notranjimi in zunanjimi sodelavci pri projektu, povezovanje z različnimi portali strank in podobne rešitve so lahko pravi balzam za delo zaposlenih vseh vpletenih strani. Vedno več ponudnikov rešitev za upravljanje dokumentov na njih gradi tudi t. i. portalne rešitve, s katerimi podjetje postavi svojo lastno »poslovno enciklopedijo« za zaposlene, dostopno iz intraneta ali pa tudi zunaj podjetja.

Poslovna programska oprema v obliki »vsemogočnih« dokumentnih sistemov ne prevzame le vloge internih informacijskih dveri, temveč zaposlenim omogoča uporabniško izkušnjo, podobno tisti iz družbenih omrežij. Lahko se udeležijo pogovorov s sodelavci in zunanjimi strokovnjaki, preprosto postavijo vprašanje, spremljajo povezave do datotek in vsebin itd. Arhitekturno ogrodje dokumentnega sistema pa v ozadju skrbi za transparentnost in sledljivost.

Še več, cilj razvijalcev dokumentnih sistemov je povsem povzeti uporabniško izkušnjo z družbenimi omrežji. Tako, kot se danes številni zaposleni takoj po vklopu službenega računalnika skoraj nezavedno prijavijo v Facebook in preverijo novosti, bi želeli, da se lotijo z delom povezanih poslovnih nalog, pri čemer so jim na zaslon servirane vse ključne informacije, povezanje z njihovimi dejavnostmi. Vodita seveda seznam nedokončanih nalog/dokumentov in od njihovega zadnjega ogleda osvežene in nove vsebine. Sodobni dokumentni sistemi vsekakor imajo potencial, da lahko nadomestijo tako elektronsko pošto kot telefon, ki veljata za primarni metodi poslovne komunikacije, še posebej, če razvijalcem uspe njuni funkcionalnosti spretno integrirati v samo aplikacijo. Cilj je jasen, a ne tako preprosto dosegljiv: ustvariti je namreč treba brezšivno funkcionalnost ustvarjanja, urejanja, hrambe in deljenja poslovnih dokumentov, datotek in drugih vsebin.

Ker so sodobni zaposleni stalno v gibanju, iščejo informacije in urejajo tudi na pametnih telefonih in tablicah. Dokumentni sistem z letnico 2017 mora biti kos takemu načinu dela, večina ponudnikov zato ponuja integracijo v obliki mobilne aplikacije za najbolj razširjene platforme (Android in iOS). Dostopnost seveda ni vse, razvijalci morajo poskrbeti za prijaznost do uporabnika, saj sta omejena velikost zaslonov mobilnih naprav in morebitna nizka hitrost povezav svojevrsten izziv.

Lepši in prijazni do uporabnikov

K širši rabi dokumentnih sistemov je veliko prispevala predvsem njihova slogovna preobrazba. Starejše in pogosto okorne uporabniške vmesnike, ki so zahtevali ne ravno skromno krivuljo učenja uporabnika, so nadomestili pregledni in predvsem bolj intuitivni grafični vmesniki. Uporabniki so takšne aplikacije lažje sprejeli, jim dovolili, da pokažejo, kaj zmorejo, tudi če so še malo prej do njih gojili pravcati odpor. Z novimi rešitvami zaposleni razmeroma enostavno vnesejo, poiščejo in/ali uredijo dokumente, bistveno izboljšana pa je tudi podpora sodelovanju in skupinskemu delu. Sodoben dokumentni sistem je pravzaprav večživka, saj premore veliko funkcij, ki jih praktično nihče ne uporablja v celoti. A prav po zaslugi te širine in možnosti večopravilnosti je integracija teh rešitev v sodobna okolja postala vse lažja. Merilo, ki prepriča vodstvo podjetja, da uvede dokumentni sistem, je predvsem učinkovitost oziroma produktivnost zaposlenih. Ta se ob uporabi napredne rešitve za upravljanje dokumentov bistveno poveča, saj zaposleni bistveno hitreje najdejo prave informacije, bistveno manj je napak. Naslednja generacija dokumentnih sistemov, podprtih z umetno inteligenco, bo znala celo sama izpolnjevati obrazce, dokumente in bo zaposlenim prihranila veliko časa.

K širši rabi dokumentnih sistemov je veliko prispevala predvsem slogovna preobrazba njihovih uporabniških vmesnikov.

Ob pomoči sodobne tehnologije se tudi skupinsko delo – ne le znotraj podjetja, temveč tudi na daljavo – iz ovire oziroma nevšečnosti mimogrede spremeni v dejansko prednost. Čar uvedbe dokumentnega sistema je tudi v tem, da se med implementacijo zaposlenih v podjetju »preštejejo«, optimizirajo poslovne procese in poleg delovnega in dokumentnega tokokroga vzpostavijo tudi sistem odgovornosti. Tako tudi samo poslovanje postane bistveno preglednejše.

Primerni za vsako podjetje

Že ob omembi dokumentnih sistemov v oblaku smo zapisali, da so namenjeni praktično vsem podjetjem. Vsebine v digitalni obliki namreč danes najdemo v prav vseh podjetjih. Seveda so ti sistemi enim podjetjem bolj pisani na kožo kot drugim. Napredne dokumentne sisteme najpogosteje uvajajo hitro rastoča podjetja, ki želijo razvijati svoje poslovanje v smeri e-poslovanja. Rešitve za upravljanje vsebin lahko v takih podjetjih omogočijo učinkovito vodenje, spremljanje proizvodnje in prodaje ter upravljanje marketinga in proizvodnje. Številna proizvodna podjetja dokumentne sisteme uporabljajo z namero obvladovanja vodenja kakovosti, odličnosti, učinkovitosti, nadzora razvoja ...

Med »klasične« stranke seveda sodijo vsa izrazito dokumentno in/ali procesno intenzivna poslovna okolja, saj s temi rešitvami obvladujejo najrazličnejše dokumente in vsebine ter skrbijo za cenovno učinkovito poslovanje. Finančne ustanove, zavarovalnice in večji organi iz državne in javne uprave bi si brez dokumentnega sistema težko predstavljali stroškovno učinkovito poslovanje.

Zakaj je torej v slovenskih podjetjih še vedno sorazmerno malo uvajanja dokumentnih sistemov? Ocene kažejo, da ima sistem za upravljanje dokumentov vsako peto veliko podjetje in okoli pet odstotkov srednje velikih podjetij, med majhnimi podjetji pa skorajda ni uvedb. V tem pogledu Slovenija ne odstopa od držav iz regije vzhodne Evrope, kjer čistokrvne dokumentne sisteme uporabljata le dva odstotka podjetij. Je pa zato področje upravljanja vsebin toliko bolj obetavno, saj dosega visoko rast uvedb, približno 25 % na letni ravni. V razvitejših državah iz zahodne Evrope pa skorajda ni več večanja uvedb. A zato v teh državah sisteme za upravljanje dokumentov in vsebin uporablja dobra tretjina podjetij.

Razloge za trenutno stanje gre iskati predvsem v tem, da podjetja pogosto stopničasto osvajajo posamezne tehnologije. V Sloveniji so trenutno priljubljene predvsem programske rešitve za upravljanje odnosov s strankami (CRM), podatki pa se hranijo v njihovi zbirki podatkov ali osrednjem poslovno-informacijskem sistemu. A podjetja, ki želijo resnično urediti analogni in digitalni birokratski kaos v svojem poslovnem okolju, se lahko res zanesejo le na dokumentni sistem. Prav zato analitiki ocenjujejo, da se bo njihova prodaja v naslednjih letih povečevala hitreje od skupne prodaje poslovne programske opreme.