(Skoraj) popolna preobrazba

Microsoft Office (Pisarna) je eden najbolj razširjenih programskih skupkov ter nadvse pomemben in dobičkonosen izdelek za Microsoft, ki je skupek pisarniških programov že v prejšnjih različicah prignal skoraj do popolnosti. Kaj lahko ponudi nova različica?

Pred razvijalci novega paketa pisarniških programov, ki nastaja pod delovnim imenom Office "12" in bo pred izdajo še prekrščen (morda v Office Vista?), nikakor ni bila lahka naloga. Že prejšnje različice Pisarne so ponujale veliko več, kot je potrebovala večina uporabnikov, hkrati pa so bile številne zmožnosti precej težko dostopne. Nekako še danes velja pravilo 80/20, ki ponazarja, da večina uporabnikov potrebuje le okrog petino vseh zmožnosti Pisarne, a - na žalost njenih tvorcev - ne vsi istih. Zadnji dve aktualni različici Pisarne bi le pogojno lahko označili za uspešni, precej uporabnikov je odlašalo z nadgradnjo, saj v Pisarnah XP in 2003 niso našli pravega razloga zanjo. Po drugi strani pa je Pisarni, kljub čedalje močnejšim tekmecem, uspelo ohranjati velikansko prevlado pri tržnem deležu. Pa vendar je grožnja alternativnih pisarniških paketov, ki so brezplačni in v svežih različicah ponujajo enoten, standardiziran zapis dokumentov, močan motivator za Microsoft, ki se bo moral z novo Pisarno odločneje odzvati na potrebe trga, podobno kot je znova pognal zastali razvoj spletnega brskalnika, ko so ga začeli konkurenti resneje ogrožati.

Nov uporabniški vmesnik s trakom in pripetim okvirom slogov.

Preizkusna različica (beta 1) nove Pisarne je izbranim preizkuševalcem na voljo od lanskega novembra. Izdelek sicer v celoti še ni dokončan (izdaja je načrtovana za drugo polovico 2006), a je kljub temu mogoče preizkusiti že večino novosti. Te se skrivajo predvsem v uporabniškem vmesniku, saj Microsoft z novimi zmožnostmi ni pretiraval; navsezadnje smo zgoraj zapisali, da jih je še danes na pretek. Pisarna "12" v večini programov prinaša povsem nov videz uporabniškega vmesnika, ki bo tudi v Oknih XP ponudil vtis prihajajočih Oken Vista. Zelo opazen je tudi vpliv Pisarne, ki jo je Microsoft že izdelal za Mac OS X.

Trakovi

Microsoft je pogumno prenovil uporabniški vmesnik štirih pomembnih členov Pisarne: urejevalnika Word, preglednice Excel, predstavitvenega programa PowerPoint in namizne zbirke podatkov Access. Outlook, pripomoček za e-pošto, opravila in koledar, je prenovljen le pri ustvarjanju sporočil, drugi programi v skupku pa še vedno uporabljajo vmesnik, znan iz Pisarne 2003. Ključni štirje programi in delno Outlook po novem uporabljajo ukazni trak (ribbon). Ta združuje funkcionalnost menujev, orodnih vrstic in delno celo pogovornih oken v enotno, pregledno urejeno površino. Preklop na staro različico uporabniškega vmesnika ni na voljo niti kot možnost. Z uporabo Pisarne "12" smo obsojeni na rabo ukaznega traku.

Edini preostanek menuja na ukaznem traku je File.

A to sploh ni slabo. Med delom se trak zelo dobro izkaže. Zmožnosti, ki smo jih prej našli le s težavo, so tu urejene zelo logično in se sproti prilagajajo vsebini, ki jo urejamo. V Wordu najdemo na traku le osamljen ostanek nekdanjega razvejenega sistema menujev, ki ga ponazarja okvir File (Datoteka), ter drobceno orodjarno, na kateri so gumbi za shranjevanje dokumenta ter razveljavitev in ponovitev zadnjega ukaza. Vse druge zmožnosti so združene pod šestimi zavihki: Write (Pisanje), Insert (Vstavljanje), Page Layout (Oblika strani), References (Sklicevanje), Mailings (Pošiljanje) ter Review (Pregledovanje; prevodi v oklepajih so le za lažje razumevanje in ni nujno, da bodo taki tudi v končni različici, saj smo preizkušali angleško različico). Okvir File, ki je še najbliže nekdanjim menujem, ponuja obsežen prostor za seznam zadnjih dokumentov. Posamezne dokumente lahko na ta seznam trajno "pripnemo", da bodo hitro na voljo. Na levi strani najdemo znane ukaze (nov dokument, shrani, natisni...) in novo skupino, Finish (Zaključi), ki prinaša zelo uporaben seznam zaključnih opravil na dokumentu. Iz dokumenta lahko odstranimo vse skrite opisne podatke (metadata), omejimo njegovo spreminjanje ali ga v celoti zaklenemo ter tudi digitalno podpišemo. Microsoft je z novo skupino ukazov odgovoril na glasna negodovanja uporabnikov, ki še sami niso vedeli, koliko podatkov o sebi in svoji organizaciji razkrivajo, ko naokrog razpošiljajo na videz nedolžne dokumente. Po novem lahko s posebno nastavitvijo Wordu naložimo, da zaupne podatke iz lastnosti dokumenta odstrani pred vsakim shranjevanjem. V okviru File na dokaj neuglednem mestu najdemo tudi gumba za nastavljanje zmožnosti programa in izhod. Kot rečeno, je na voljo tudi zelo okrnjena orodjarna, zdaj poimenovana Quick Access Toolbar. Z veliko prilagajanja jo lahko spremenimo v klasično orodjarno, znano iz starejših Pisarn, vendar je tako početje precej nesmiselno. Okrnjeno orodjarno so v Wordu najverjetneje ohranili predvsem zaradi združljivosti z uveljavljenimi makro ukazi in razširitvami, ki brez nje sploh ne bi več delovali (nekateri že iz banalnega razloga, da jih brez orodjarne sploh ne bi bilo mogoče aktivirati).

Večino ukazov tako najdemo pod zavihki, ki so nekakšne razširjene orodjarne. Razdeljene so v več skupin, večina ima v naslovu še simbolček "+", s katerim prikličemo povezano pogovorno okno. V skupinah so pogosteje rabljeni ukazi ponazorjeni z večjimi ikonami. Glede na razpoložljivo širino zaslona bomo v skupinah ukazov našli bolj ali manj bogate galerije prednastavljenih zmožnosti. Skupina Quick Formatting tako nadomešča nekdanji seznam slogov. Nekatere galerije lahko tudi "pripnemo" na uporabniški vmesnik v obliki plavajočega ali zasidranega okvira. Novost Pisarne je sprotni, "živi" ogled učinka nastavitve, že ko se odločamo med ponujenim v galeriji. Čeprav je ta zmožnost nekoliko požrešna (lahko jo sicer izključimo), je zelo dobrodošla in precej zmanjša čas preizkušanja pravih nastavitev.

Excel ponuja nov pogled na vsebino, ki ustreza bodočemu izpisu.

Pametne oznake ostajajo, a so precej razširjene. Zdaj lahko govorimo o pravcatih pametnih orodjarnah. Če, denimo, izberemo del besedila, se ob njem prikaže plavajoča orodjarna za oblikovanje (floatie).

Programi skupka

S trakovi je prenovljen tudi Excel, ki poleg tega ponuja še nekoliko polepšane grafikone (zdaj niso več tako "ploščati"), uporabniki pa bodo cenili tudi nov pogled na dokument, ki ponazarja videz na papirju. V njem lahko preglednico nemoteno urejamo in sproti opazujemo, kako se bo "razporedila", ko bo natisnjena na liste izbranega formata. Teh bo lahko precej, saj Excel zdaj obljublja podporo urejanju do milijon vrstic in 16.000 stolpcev.

Nov uporabniški vmesnik je kot ustvarjen za PowerPoint. Izdelava predstavitev je zdaj zares enostavna. Zelo so prenovljeni tudi grafični slogi in zlahka lahko izdelamo bolj pisane in "plastične" predstavitve. V večini programov skupka lahko uporabljamo nove grafične elemente, poimenovane IGX Graphic. Tu bomo našli nekatere bolj zapletene diagrame, ki jih zlahka prilagodimo svojim potrebam, npr. drevesno hierarhijo, ciklični proces, piramidno relacijsko shemo... Vsi temeljijo na seznamu besedila, tako da jih res preprosto urejamo.

Tudi upravljanje preprostejših zbirk podatkov z Accessom je na voljo le skozi ukazni trak. Delo je poenostavljeno še s tem, da je privzeti pogled na zbirko podatkov kar preglednica. Tako bo Access zdaj še bliže zvestim uporabnikom Excela. Access prinaša tudi zelo veliko izdelanih predlog, s katerimi lahko hitro vzpostavimo svojo zbirko podatkov, omogoča uvoz vsebine poštnih predalov in seznama naslovnikov iz Outlooka, izboljšan uvoz vsebine v XML in tudi "upsizing" zbirke podatkov v podatkovni strežnik SQL Server.

Outlook zna po novem pod koledarjem prikazovati tudi opravila in zaznamke z zastavico.

Outlook po videzu še najbolj spominja na prejšnjo različico pisarne, le ob ustvarjanju novega sporočila povzame videz, podoben novemu Wordu. Sicer ponuja novosti, kot so branje kanalov RSS, integrirano hitro iskanje, s katerim lahko hitro omejimo prikazana sporočila, in nov okvir za opravila (To-Do Bar), ki povzema označena sporočila, današnja opravila ter naloge, ki so nam bile naročene prek Accessa, OneNote ali storitev SharePoint. Za lažje skupinsko delo je izboljšano tudi deljenje koledarja.

Druge novosti

Nadvse pomembna novost je nov, privzeti zapis dokumentov, ki je v resnici stisnjen skupek različnih datotek XML in določene binarne vsebine (npr. slik). Nov zapis označujejo nove končnice z dodanim "x": .docx, xlsx... Nov zapis ponuja številne prednosti: vsebino, ločeno od oblike, bolj strnjeno obliko, berljivost in lažje rekonstruiranje ob morebitni okvari. Predvsem pa je zapis XML precej bolj odprt, vendar še ni jasno, ali bo sprejet tudi kot standard, ki bo v rabi še v kakem drugem izdelku. Vsekakor je precej soroden zapisu ODF, vendar z njim ni združljiv. Pisarna sicer ponuja shranjevanje tudi v zapisu .PDF in seveda v številnih drugih oblikah. V nastavitvah je mogoče znova kot privzete vklopiti tudi stare zapise Pisarne.

Pri ustvarjanju dokumentov lahko uporabimo hitro prilagodljive grafikone.

Nova Pisarna je nared za tesno povezavo s storitvami SharePoint, predvsem novo različico, ki prav tako prispe z Visto, na voljo pa bo tudi za Okna XP in 2003. Navsezadnje s Pisarno "12" dobimo tudi kup novih pisav, ki so tudi del privzetih slogov (Times New Roman je, denimo, nadomestila Cambria) in bodo hkrati sestavni del Oken Vista.

Nova Pisarna je dolgo pričakovana korenita prenova, predvsem s stališča uporabniškega vmesnika in novega privzetega zapisa dokumentov. Novi vmesnik pa, ne glede na prijaznost in uporabnost, pomeni tudi določeno grožnjo. Treba bo dodatno izobraževati uporabnike, podpora zanje bo še težja. Tudi sam sem zelo dolgo iskal nadvse pomembno zmožnost štetja znakov. Nazadnje sem jo našel v skupini Proofing, res pa mi je bila ves čas na voljo tudi v vrstici stanja.