Skupaj

V času oblačnega računalništva se je v letih nabrala množica raznovrstnih programov, ki živijo le med oblaki. Gre za orodja, do katerih je mogoč dostop iz več računalnikov, to pa je lep nastavek za programe, ki jih uporablja več ljudi hkrati.

Skupno opravljanje dela je bilo v začetnih časih interneta omejeno na spletno pošto in ftp strežnike, kamor smo si med seboj pošiljali datoteke in jih nato preimenovali vsakič, ko smo jih spremenili. To, da je na ftpjih prihajalo do zmede, je milo opisano dejansko stanje. Vrzel je torej bila in našla so se podjetja, ki so jo skušala zapolniti. Nekatera orodja so namenjena podjetjem in so na tistem nivoju tudi plačljiva, vendar je tudi cela paleta oblačnih programov, namenjena manjšim ekipam posameznikov, ki skupaj nekaj ustvarjajo. Seveda pa ti programi ne bivajo le v oblaku in je nekatere treba namestiti v svoj računalnik. Vendarle je treba poudariti, da se razvijalci te kode trudijo vse akrobacije uporabnika spraviti na minimum. Tako dostavljajo izkušnje, ki se jih ljudje, ki delajo na daljavo, a nimajo pretiranih izkušenj z računalniki, ne bodo bali. Dejavnosti, ki jih je mogoče opravljati skupaj, je veliko in tudi profesionalne rešitve ne zagotavljajo vsega v enem. Za manjša podjetja in manjše ekipe posameznikov pa je na voljo veliko brezplačnih rešitev, ki olajšajo sodelovanje. Naslednjih sedem zgledov brca v to smer in prav vsi so (do neke mere) brezplačni.

Asana

Koordinacija večje ekipe ljudi spada med težja opravila, ki so včasih zahtevala gomile papirja oziroma veliko spletne pošte, ki je potrebovala svojega organizatorja. Zdaj so nam na voljo spletna orodja kot Asana, ki enostavno omogočajo koordinacijo ekipe in sledenje delovanju posameznih členov. Dokler je v ekipi manj kot 30 ljudi, je Asana brezplačna storitev, ki omogoča stvaritev svojega računa ali pa prijavo z Googlovim uporabniškim imenom. Program lahko uporabljamo kot seznam opravil, ki jih moramo opraviti, ali pa kot organizator ekipe, ki dela na projektu. V Asani lahko ustvarimo naloge, ki jih nato dodelimo članu ekipe, vsaki nalogi pa je lahko dodan tudi rok, do katerega mora biti narejena. Nalogam lahko pripnemo relevantne dokumente, jih komentiramo, dodajamo oznake in se na določene prijavljamo ali odjavljamo, tako da dobimo prek Asanine spletne pošte posodobitve glede na njihov napredek. Asana je pravo oblačno orodje, tako da ni različice, ki bi jo namestili v računalnik. To ima to prednost, da lahko vse projekte dosežemo od kjerkoli. Vendarle se zna zgoditi, da bodo strežniki preobremenjeni in do projekta ne bo mogoč dostop. To se menda dogaja le pri brezplačnih računih in se je med našim testiranjem pripetilo enkrat, tako da je opozorilo na mestu. Sicer pa gre za lahkotno različico orodja za projektno vodenje, ki bo za manjše ekipe mirno nadomestilo težkokategornike, kot je Basecamp.

Asana

Oblačno orodje za projektno vodenje.

Kje: asana.com.

Cena: Brezplačno do 30 ljudi, nato se cena dviguje glede na velikost ekipe.

V Asani lahko glede na tip projekta odpremo rahlo prilagojene sezname nalog.

Doodle

Najboljši programi ponavadi ne skušajo početi vsega naenkrat, ker se jim potem zgodi, da vse, kar znajo, znajo povprečno. Doodle je tako predstavnik oblačnega orodja, ki počne eno samo stvar, a to preprosto in učinkovito. Problem, ki ga rešuje, je dogovarjanje večje skupine ljudi za sestanek. Sledenje takim debatam po spletni pošti ali instantnih sporočilih je nemogoče. Take debate rade uidejo izpod nadzora - čim več je udeležencev, tem hitreje se nit pogovora izgubi in nastane kaos. Doodle omogoča postavitev strani, kjer lahko prejemniki povezave do strani odgovorijo na vprašanja tistega, ki jih nekam vabi. Praktičen zgled je bilo sindikalno druženje sodelavcev Monitorja in Mladine v Črnem Kalu, kamor smo se namenili plezat. Urednik je tako ustvaril dogodek na Doodlu, povezavo poslal na listo sodelavcev in tisti, ki jih je zanimalo, so se javili. Ker dan izleta še ni bil določen in sta bila na voljo dva datuma, je vsak udeleženec vpisal, kdaj ima čas. Količina spletne pošte, ki jo dogodek na Doodlu izniči, je velika in ker je izpolnjevanje obrazca preprosto, izgovorov za ignoriranje zastavljenega vprašanja ni. Pozitivno je tudi to, da tisti, ki je dogodek ustvaril, in vsi, ki morajo obrazec izpolniti, ne potrebujejo računa na Doodlu. Resnih minusov Doodle nima in je, kot rečeno, šolski zgled storitve, ki opravlja le eno stvar, a to odlično.

Doodle

Orodje za dogovarjanje o času sestanka/druženja.

Kje: doodle.com.

Cena: Brezplačen.

Takole se na Monitorju dogovarjamo za sindikalna druženja.

Dropbox

Tisti, ki si računa na Dropboxu še niste naredili, ker mislite, da ne potrebujete shrambe v oblaku ali imate varnostno shrambo urejeno drugače, si Dropbox omislite vsaj zaradi deljenja map. Sodelovanje prek Dropboxa se začne pri delitvi map z datotekami vseh velikosti. To je pomemben podatek za vse tiste, katerih ponudniki spletne pošte imajo omejitev glede velikosti pripetih datotek. Tistih 20 MB podatkov, kolikor jih skozi svoje strežnike spusti Gmail, je hitro premalo, ko so v igri avdio ali video datoteke. Seveda je vse podkrepljeno z Dropbox mapo v računalniku, tako da se vse deljene mape z vsebino avtomatično prikažejo tudi tam. Skupno urejanje dokumentov pri Dropboxu ni tako napredno kot pri Google Drive in writewith.me, saj ne omogoča, da bi več uporabnikov v realnem času spreminjalo eno datoteko. Če tako dva človeka ob istem času urejata en dokument, bo Dropbox naredil obe kopiji kot ločena dokumenta in ne bo skušal združevati vsebine v enem dokumentu. To je dvorezen meč, saj se lahko zgodi, da je kopij enega dokumenta preveč, da bi lahko sledili vsem spremembam. To se sicer ne dogaja pogosto, saj je trenutkov, ko se bo celotna ekipa lotila urejanja ene datoteke, malo, a je opozorilo kljub temu na mestu. Ko se to pripeti, mora nekdo vse te kopije spraviti v red, to pa terja čas. Omejitev pri Dropboxu je tudi ta, da ni mogoče dodeliti bolj specifičnih ravni dostopa. Tako lahko ljudem omogočimo le branje datoteke ali pa popoln dostop. Na tem mestu ima Google Drive nekoliko več možnosti nadzora nad tem, kdo lahko počne kaj. Dropboxu in podobnim storitvam se sicer vidi, da je deljenje datotek le ena od številnih funkcionalnosti, a znajo zadovoljiti manjše število posameznikov, ki delajo v skupinah.

Ustvarjanje in nadzor nad deljenimi mapami je v Drooopboxu enostavno.

Dropbox

Orodje za varnostno shranjevanje in deljenje datotek ter map.

Kje: dropbox.com.

Cena: Brezplačno do 2 GB prostora.

Google Drive

Google Drive je zadnja inkarnacija Writelyja, ki je po nakupu s strani iskalnega velikana najprej postal Google Docs in zdaj Drive. Dokumenti v Google Drive so za skupno urejanje postali resnično zmogljivo orodje. Na začetku je šlo predvsem za zelo preproste dokumente, ki jih je bilo mogoče deliti z več uporabniki, zdaj pa je Drive postal skorajda polnopravna pisarna v oblaku, kjer lahko več ljudi v realnem času ustvarja in spreminja dokumente. Medtem ko je typewith.me namenjen hitremu ustvarjanju in sprotnemu delu, lahko Google Drive uporabljamo za večje projekte in preverjeno se odlično obnese pri skupnem pisanju poročil ali pa, če ste še vedno v učnem sistemu, seminarskih nalog. V Drivu so na voljo tudi preglednice, tako da nismo omejeni le na besedilne dokumente. Poleg že omenjenih dokumentov so na voljo še risalni peskovnik, ustvarjanje predstavitev in obrazci. Slednji pridejo prav, ko se hoče večja skupina dobiti na nekem mestu ob določenem času. Nekateri to uspešno uporabljamo za preverjanje navzočnosti na rekreaciji s košarko, spet drugi se za to odločijo, ko hočejo več prijateljev povabiti k sebi domov na večerjo. Ker je Drive postal že dodobra napolnjen s funkcionalnostmi, bo morda za nekatere balasta preveč. Googlu gre vendarle priznati, da je iz Writelyja naredil še močnejše orodje, ki je s prihodom Androida in integracijo z mobilnimi aplikacijami ustvaril močno sodelovalno orodje in zmogljiv adut Googlovega operacijskega sistema.

Google Drive

Orodje za varnostno shranjevanje, deljenje in ustvarjanje datotek in map.

Kje: drive.google.com

Cena: Brezplačno do 5 GB prostora.

Takole je videti javni obrazec, ustvarjen v Google Drivu.

Skype

Včasih skupno urejanje dokumentov ni dovolj in je treba na daljavo prikazati tudi svoj zaslon. Tu je najočitnejša izbira Skype, ki je privlačen tudi zaradi velikega števila uporabnikov. To pomeni, da je velika možnost, da ljudje že imajo račun. Tako lahko na daljavo v celozaslonskem načinu pokažemo predstavitev ali pa razložimo, kako kaj storiti na računalniku. Predvsem slednje je pogosto pri vseh, ki nam znanci in družina zaupajo pri popravilu računalnika. V tem primeru je Skypovo pošiljanje slike celotnega zaslona odgovorno za ničkoliko privarčevanih izletov do tet in stricev, ki so "nekaj kliknili in zdaj ni več Googla". Dokler si namizje kažeta le dva uporabnika, je storitev zastonj, če pa je treba deliti zaslon večji ekipi, si je treba omisliti račun Skype Premium in storitev plačati. Skype ima še to prednost, da zna poskrbeti za prenos slike po še tako slabih internetnih povezavah.

Skype

Program za spletno komuniciranje in deljenje slike namizja.

Kje: skype.com.

Cena: Brezplačno deljenje namizja za dve osebi. Skype Premium stane 5 dolarjev na mesec.

TeamViewer

Deljenje zaslona prek Skype Premiuma bo za nekatere, ki bi želeli zaslon kazati več ljudem, kljub vsemu nepotreben strošek. Takrat stopi na prizorišče TeamViewer, ki je postal praktično privzeti program za sestankovanje na daljavo. Gre za orodje, ki omogoča upravljanje računalnika na daljavo, a je že na začetnem zaslonu viden zavihek Sestanek. Dovolj je le klikniti začetek sestanka, ki mu program dodeli unikatno identifikacijsko kodo. To kodo nato pošljemo vsem v ekipi, ti se priklopijo na sestanek in zabava oziroma delo se lahko začne. Ker gre za prenos videa, je pri prenosu nekaj zamika, a nič prehudega, da bi bilo delo s tem onemogočeno. Pohvaliti gre tudi odlične mobilne programe (preverili smo androidno različico), ki se brez težav povežejo v sestanek in lahko uporabniki od tam nadzirajo potek dogajanj. Na virtualnem sestanku lahko rišemo po zaslonu, dodajamo datoteke, ki jih vsi udeleženci vidijo, in še je tovrstnih funkcionalnosti, ki jih uporabljamo po potrebi. Najbolj impresivna lastnost Teamviewerja pa je resnično preprosta namestitev. Deljenje zaslona je namreč nekaj, kar si povprečen uporabnik praviloma predstavlja kot zapleteno opravilo. Pri Teamviewerju so celotno namestitev oklestili na zagon programa, ki lahko teče tudi na ključu USB, oziroma ga ni treba namestiti. Nato je virtualni sestanek oddaljen le še nekaj klikov.

TeamViewer

Program za vodenje virtualnih sestankov.

Kje: teamviewer.com.

Cena: Brezplačen za nekomercialne namene. Cene za velika podjetja se razlikujejo.

Vmesnik med vodenjem sestanka je preprost in logično zastavljen.

Typewith.me

Skupno tipkanje v istem dokumentu, predvsem pa realnočasovno sledenje spremembam v dokumentu, sta funkcionalnosti, ki ju mora prej ali slej uporabljati vsaka ekipa. Najpreprostejša in čista oblika takega početja so orodja, kot je typewith.me. Samo oddeskati je treba na spletno mesto typewith.me in brez registracije ali prijavljanja se odpre prazen dokument, ki ima svoj unikatni naslov URL. URL nato pošljemo kolegom, s katerimi želimo dokument skupaj ustvarjati, in orodje bo samo zaznalo, koliko ljudi je navzočih v dokumentu. Ko nekdo začne pisati v dokument, se njegovo besedilo obarva, tako da je brez težav mogoče slediti, kdo je kaj napisal. Za samo urejanje besedila je na voljo nekaj osnovnega formatiranja (podčrtavanje, debeljenje črk, seznami ...), predvsem pa je dobrodošlo oštevilčenje vrstic. To pride prav v vgrajenem sporočilniku, saj lahko neodvisno od pisanja v dokument med seboj komuniciramo. Oštevilčene vrstice odpravijo veliko zmede, ki bi sicer vladala, ko bi si razlagali, o katerem delu dokumenta govorimo. Manjša nadležnost je le to, da med kopiranjem večjih odstavkov program posamezen odstavek obravnava kot eno vrstico in ne kot niz več vrstic. Typewith.me omogoča tudi uvažanje in izvažanje dokumentov, pri čemer za uvažanje potrebujemo nameščen urejevalnik dokumentov AbiWord (Linux, Okna). Izvažanje je mogoče v dokument HTML, navadno tekstovno datoteko .txt in format DokuWiki. Preproščina je torej glavni adut typewith.me, ki svoje delo opravlja odlično.

Typewith.me

Realnočasovno urejanje besedilnega dokumenta v oblaku.

Kje: typewith.me.

Cena: Brezplačen.

Typewith.me tekst različnih avtorjev obarva z barvami.

Naslednjič, ko boste hoteli po spletni pošti organizirati izlet ob koncu tedna ali pa v službi celotni ekipi posredovati seznam opravil, se prej seznanite s katerim od opisanih orodij. Večina nas je že sodelovala pri poštnih pogovorih, kjer se informacije menjajo z vsakim sporočilom, vmes pa prihajajo sporočila, ki z osrednjo temo nimajo zveze. Obenem lahko prav tako preprosto popravljanje dokumenta v trenutku, ko sta udeležena dva človeka, postane odisejada spletnega dogovarjanja, ki ji ni videti konca. Opisani programi še zdaleč niso vsi, na katere bi lahko opozorili, a gre za presek tistih, ki jih uporabljamo tudi sami. Ne da bi se preveč zapletali v marketinški pomen besede oblak, je ta za sodelovanje na daljavo resnično tista komponenta, ki omogoča pravo uigranost ekip. Seveda imata spletna pošta in ftp strežnik svoje mesto pri sodelovanju tudi zato, ker gre za odprta protokola, ki delujeta ne glede na platformo. Je pa za postavitev poštnega strežnika, ki bo prebavljal velike datoteke, ali za namestitev ftp strežnika, zahtevano malo bolj napredno računalniško znanje. Razlogov za uporabo katerega od omenjenih orodij je vse več, glavni pa je ta, da za njihovo uporabo ne potrebujemo pretiranega računalniškega znanja.