Spletno sodelovanje

Spletne storitve so idealno okolje za medsebojno skupinsko sodelovanje. Po drugi strani pa tudi poligon za inovacije, ki niso nujno povezane samo z velikimi imeni, kot so Google, Microsoft in podobna. Ogledali smo si peščico zanimivih orodij, od katerih vsako na svojem področju omogoča, da prihranimo čas, pa tudi sicer bolje sodelujemo z drugimi kot zgolj z izmenjavo podatkov prek elektronske pošte.

V vsakdanjem življenju vse bolj sodelujemo z drugimi, in to prek računalnikov. Bodisi da gre za skupinsko projektno delo, rutinska opravila ali pa zgolj izmenjavo idej in dokumentov med prijatelji oziroma družinskimi člani. Kar naenkrat nimamo več opravka samo sami s sabo, temveč s skupino ljudi, v kateri ima vsakdo svojo vlogo, pa tudi svoj urnik, druge naloge, zadolžitve in še marsikaj tega, kar lahko ogrozi učinkovitost delovanja v skupini. Postopki in orodja, ki smo jih uporabili doslej, se zdijo manj učinkoviti, precej je nepotrebnega usklajevanja, ki zahteva čas in dobre živce.

Izdelovalci programske opreme so že dolgo tega zavohali, da je na področju orodij za pomoč pri skupinskem sodelovanju obilo priložnosti. Nastali so programi, ki jim angleško rečemo tudi groupware, v to skupino pa sodijo številna orodja, od portalskih rešitev, dokumentnih sistemov, orodij za projektno vodenje do odjemalcev za osebno organizacijo podatkov. Pravzaprav bi lahko rekli, da je bil izraz že davno tega zlorabljen in ga danes uporabljamo že za vse, kar le malo diši po delu v skupini.

V praksi se pogosto zgodi, da zamešamo pojme komunikacija (communication) in sodelovanje (collaboration). V prvo skupino sodijo orodja, kot so odjemalci za elektronsko pošto, trenutno sporočanje, zvočne in video konference. Seveda vsa ta orodja prispevajo k boljšemu sodelovanju v skupini, vendar pogosto niso dovolj. Lep zgled je zloraba elektronske pošte za izmenjavo delovnih različic dokumentov. Če to počnemo že v malo večji skupini, denimo štirih sodelujočih, se kaj kmalu utopimo v množici različic, za katere hitro izgubimo občutek, katera je prava. Prav tako, zaradi hkratnega dela sodelujočih, pogosto ne vemo, kdo je naslednji na vrsti, oziroma kaj je naslednji korak. Vsakdo, ki je vsaj enkrat delal v takem okolju, ve, o čem govorim.

V praksi je upravljanje dokumentov in nalog še precej hujša naloga, zlasti v podjetjih in organizacijah, kjer v posameznem procesu lahko sodeluje zelo veliko število ljudi. Kaj hitro se zgodi, da posamezna naloga "izvisi", ker nekdo pač ni vedel, da je naslednji na vrsti. Ali pa je pozabil, drugi pa so nato pozabili, da je on na vrsti in bi moral zato nekaj narediti. Proces se preprosto ustavi. Ali pa postane sila dolgotrajen in pretirano formalen kot zagotovilo, da se kaj takega ne bo dogajalo.

Kaj kmalu postane jasno, da je smiselno in koristno pogledati čez mejo elektronske pošte, morda za začetek k eni od brezplačnih storitev, ki lahko postanejo končni cilj ali pa etapa na poti k izbiri orodja za izpolnjevanje želja in potreb pri skupinskem sodelovanju.

Spletna generacija

Če smo v preteklosti pod skupinsko sodelovanje šteli predvsem orodja, nameščena v osebne računalnike ali strežnike v podjetju, se v zadnjem času vse bolj uveljavljajo spletne storitve kot osnovni način sodelovanja v skupini. Tak pristop ima kar nekaj prednosti, čeprav tudi kakšno slabost. V vsakem primeru je uporaba spletnih storitev koristna, ker jo lahko uporabimo kjerkoli, pogosto zgolj z uporabo spletnega brskalnika. Precej enostavneje je dodajati nove člane projektne skupine, ki so lahko zunaj naše organizacije, podjetja, pa to ne postane čez noč nepremostljiva ovira.

Najbrž zato ni čudno, da je prav na tem področju moč videti obilo inovacij, tako glede arhitekture kot tudi vsebine. Ko smo izbirali testne rešitve, se je hitro izkazalo, da prav tu srečamo presenetljivo dosti primerkov programov, ki so narejeni na sodobnih "napol" spletnih tehnologijah, kot so AJAX, Adobe Air, spletne tehnologije Flash in Silverlight, skratka ogrodja, ki nam pričarajo videz in obnašanje klasičnega programa v spletnem okolju, brez omejitev, ki jih ima, denimo, HTML. V ozadju so večinoma spletne storitve, ki imajo pogosto vsaj kot alternativo čisti spletni vmesnik, pač za primere, ko nismo pri domačem računalniku.

Na tem področju je tudi vse več rešitev, ki povezujejo svet osebnih računalnikov z mobilnimi telefoni kot vse bolj pomembnimi veznimi členi pri skupinskem sodelovanju. V zadnjem času so prav programi za skupinsko sodelovanje s pridom začeli izrabljati dobre plati socialnih omrežij, ki sicer sama po sebi težko najdejo pravo vlogo v poslovnem okolju. Kar nekaj primerov je, kjer se spletne rešitve za skupinsko delo navezujejo na omrežja, kot so Twitter, Facebook, LinkedIn in drugi. Pa tudi druge spletne storitve, kot sta, denimo, Google Docs in Skype. Nastaja torej generacija spletnih rešitev, ki končno uporablja druge (uveljavljene) storitve kot sestavni del za doseganje novih funkcionalnosti. To je velik korak naprej v primerjavi z dosedanjo filozofijo ponudnikov spletnih storitev, ki so ponujali več ali manj vse sami.

Elementi za skupinsko delo

Ko govorimo o programih za skupinsko sodelovanje, govorimo o ljudeh, upravljanju časa, nalogah, delokrogih (workflowih), aktivnostih in seveda dokumentih. Dejstvo je, da precej tega srečamo tudi drugod, recimo kot dodatek k odjemalcem za elektronsko pošto, vendar v drugačni vlogi. Pri elektronski pošti je poudarek na posamezniku, pri orodjih pa na skupini.

Cilj teh rešitev je seveda ta, da naloge naredimo hitreje, učinkoviteje, z manj porabljenimi sredstvi (tako denarnim kot osebnim angažmajem). Večinoma nam v ta namen rešitve pomagajo voditi postopke, hitro identificirati naslednje naloge, ne glede na to, ali smo v vlogi vodje ali tistega "končnega" izvajalca, ki mora stvari izvesti in o tem poročati.

Pri orodjih za skupinsko delo pravzaprav tipično pridobijo vsi uporabniki v skupini. Že prej omenjeni končni izvajalec se ne obremenjuje z obilico dokumentacije, pošte in drugih informacij, temveč v vsakem trenutku dela le na tistem, kar je tisti hip relevantno in potrebno. Lahko je osredotočen na hitro in učinkovito izvajanje svojih nalog, brez nepotrebne "administracije", kar najbrž vsakdo sovraži. Po drugi strani pa silno veliko pridobijo avtorji oziroma vodje skupnega dela, saj lahko učinkovito nadzirajo potek, izvedene naloge, pregledujejo, preverjajo, združujejo rezultate dela, pazijo na ozka grla in zamude. Sliši se kot projektno delo, toda ne da bi posegli po pravih programih za projektno delo. Resnici na ljubo, sodelovanje v skupini je vselej nekakšen projekt, pa čeprav poenostavljen in skrajšan.

Za tokratni preizkus smo izbrali peščico spletnih storitev, ki so se nam zdele zanimive. Takoj želimo poudariti, da ne gre za nikakršen temeljit pregled ponudbe na trgu, saj je ta preprosto rečeno prevelika. Prav tako smo namerno izpustili ponudbo velikih komercialnih ponudnikov (o opisu ponudbe pa si lahko preberete v ločenem okviru) in se raje osredotočili na ponudbo malih, a inovativnih podjetij, ki tipično ponujajo le delček zgodbe velikih, vendar to počnejo zelo dobro, pogosto na inovativen način.

Smartsheet

Spletno storitev Smartsheet (www.smartsheet.com) bi najlaže opisali z enim stavkom, če bi jo poimenovali kot spletno različico Excela na steroidih. No, vsaj po videzu in zasnovi spominja na Excel, zna pa še precej več kot priljubljena preglednica. Avtorji storitve so pravilno domnevali, da ljudje za razne sezname in obdelave podatkov radi posežemo po Excelu. Določamo vrstice in stolpce, vstavljamo formule, postavljamo logiko delovanja in na koncu vnesemo podatke. Zalomi se, ko je treba vso to logiko avtomatizirati za uporabo in delovanje v skupini ljudi. Hitro končamo z množico različic, kjer hitro pridemo v dvome, ali delamo na pravi.

Smartsheet odgovarja na večino teh pomislekov. Za začetek omogoča povsem spletno uporabo preglednic, brez uporabe namiznih preglednic, čeprav lahko vanj izvažamo in iz njih uvažamo podatke. Spletno preglednico lahko dopolnjuje in vanjo vnaša podatke več ljudi hkrati, saj to odpravlja težave z več različicami istega dokumenta. Sistem skrbi za zelo dobro obveščanje in dodeljevanje nalog v skupini, kar Excelu zagotovo zelo manjka. Izdelane sezname in celo aplikacije pa lahko razmeroma preprosto povežemo tudi z drugimi spletnimi storitvami.

Že ob prijavi v sistem se znajdemo pred zaslonom, ki je uporabnikom Excela zelo znan - razpredelnico celic in zavihki, ki ponazarjajo liste, v tem primeru celo aplikacije. Orodjarna je na levi strani zaslona, na njej pa so tipke za najbolj pogoste funkcije. Osnovno delovanje je podobno - podatke vpisujemo v celice, tu pa se podobnost nekako konča. Zanimiv je uporabniški vmesnik, saj Smartsheet kot sodobna AJAX aplikacija s pridom izrablja možnost kontekstnih menujev, ki so dosegljivi s klikom desne mišje tipke. Za hip skoraj pozabimo, da smo pravzaprav v spletni aplikaciji.

Aplikacijo za skupinsko delo lahko naredimo na podlagi ene od številnih predlog.

Uporabniški vmesnik v storitvi Smartsheets bo marsikoga spomnil na Excel.

Smartsheets zna dokumente izmenjevati s storitvijo Google Docs.

Delo zasnujemo tipično na podlagi ene izmed množice predlog za specifične naloge. Te segajo od projektnega dela, vodenja prodajnega cikla, upravljanja odnosov s strankami (CRM) do načrtovanja dogodkov, vodenja evidence napak in tako naprej. Izdelamo lahko seveda tudi povsem svojo tabelo in predloge, ki jih lahko ponudimo tudi drugim.

Preglednica pa ni edini možni pogled na skupinsko vnesene podatke. Če imamo v tabeli časovno komponento, lahko vse skupaj pregledujemo tudi kot koledar ali pa kot spletni obrazec. Še več - pri nekaterih različicah storitve je na voljo funkcija SmartSourcing, kjer drugi uporabniki vidijo le obrazec in odgovarjajo na vprašanja, rezultati pa se nato samodejno prepišejo v tabelo. Ker so na voljo kvalitetna orodja za izdelavo poročil, lahko vse skupaj s pridom uporabljamo, denimo, za spletno naročanje ali vprašalnike, ankete.

Tabele seveda lahko delimo z drugimi. Treba je povedati, da storitev Smartsheet ni brezplačna, vendar račun plačuje le lastnik tabele, vsi drugi sodelujoči pa lahko podatke vnašajo in pregledujejo zastonj. Drugim preprosto pošljemo spletno povezavo na tabelo in že lahko sodelujejo.

Za razliko od Excela lahko v orodju Smartsheet vsaki vrstici dodamo priponke, kjer so shranjeni dodatni dokumenti, povezave na druge spletne strani in celo povezavo z Google Docs. V sistem se pravzaprav lahko prijavimo kar z računom Google in povezujemo dokumente. Možno je celo uvažati in izvažati podatke v storitev Google Spreadsheets. Seveda je možno podatke uvoziti in izvoziti v datoteke Excel, pa tudi v dokumente Acrobat PDF.

Storitev Smartsheet je še posebej močna na področju obveščanja o nalogah. Sistem uporablja elektronsko pošto za dodeljevanje nalog, pa tudi spremljanje opravljenih sprememb s strani drugih uporabnikov. Še več, orodje zna v tabeli barvno označiti spremenjene podatke, tako da lahko hitro ugotovimo spremembe in se lotimo svoje naloge. Za vsako celico lahko celo vidimo zgodovino vseh sprememb, če nam to pomaga pri razčiščevanju podatkov. Za boljšo komunikacijo v skupini je na voljo tudi orodje za spletne diskusije, kjer lahko izmenjujemo mnenje z drugimi sodelujočimi.

Vsak uporabnik ima svojo osnovno stran, na kateri vidi seznam svojih tabel/aplikacij ter naloge, ki ga čakajo. Če imamo oblico tabel, jih lahko razdelimo v imenike in med različne delovne površine. Avtorji so šli celo tako daleč, da ponujajo prilagojene različice spletne storitve, optimizirane za delo na mobilnih telefonih Apple iPhone, Blackberry, Windows Mobile in Google Android. Skratka, pozabili niso skoraj na nič.

Družba Smartsheet ponuja storitev v treh različicah. Za osnovno je treba plačati 9,95 dolarja na mesec, možen je le en lastnik ali ustvarjalec tabel, hkrati pa lahko upravljamo največ 10 tabel/aplikacij. Za vse podatke imamo 3 GB prostora in omejitev največjih priponk na 30 MB. Na voljo so še različice Advanced (29,95 dolarja na mesec), ki vse te številke povečujejo (50 tabel, 20 GB prostora, 250 MB na priponko), ter Enterprise za 149 dolarjev na mesec, kjer nimamo praktično nobenih omejitev, niti glede števila uporabnikov.

Smartsheet utegne za marsikoga postati sila uporabna storitev, ki lahko nadomesti ali dopolnjuje tisto, česar ne moremo narediti zgolj z Excelom, ne da bi za to morali poseči po namenski aplikaciji ali jo razviti. Tako kot za druge mlade spletne storitve je še precej prostora za izboljšave. Denimo, v boljši podpori številnim funkcijam, ki jih srečamo v Excelu, pa tudi na področju poročanja in analize podatkov. O drugi strani pa z integracijo z drugimi spletnimi storitvami nakazuje, kako se bodo spletne storitve v prihodnje povezovale med sabo. Microsoft pa se ob tem lahko zamisli, v katero smer bi lahko obogatil pisarno v bodočih različicah paketa Office. Smartsheet je lahko v mnogih pogledih za zgled.

Smartsheet

Kaj: Spletna storitev za skupinsko sodelovanje na temelju preglednic.

Izdeluje: Smartsheet,www.smartsheet.com

Cena: 9-149 dolarjev na mesec, odvisno od različice.

Za: Uporabniški vmesnik, številne predloge za skupinsko delo, podpora za mobilne telefone.

Proti: Omejeno število podprtih funkcij v preglednici, samo plačljiva storitev.

Textflow

Textflow je med programi za skupinsko sodelovanje posebnež. Najbrž zato, ker je namenjen zgolj in samo skupinskemu urejanju (in kasnejšemu združevanju popravkov) besedil, še najraje takih, narejenih z Microsoft Wordom. Zamisel programa je preprosta - v procesu priprave skupnega dokumenta sodeluje lahko več ljudi, toda le eden je glavni, temu lahko rečemo urednik, ki potrjuje vse spremembe.

Raba programa je sila preprosta. Ko si ustvarimo račun, lahko v spletno storitev naložimo enega ali več dokumentov, narejenih v Wordu. Lahko tudi več različic istega dokumenta, če pa jih prenesemo hkrati, jih bo Textflow razumel kot celoto in naredil primerjavo med njimi. Spremembe so barvno označene v besedilu in urednik se lahko v vsakem trenutku odloči, ali bo posamezen del besedila sprejel ali zavrnil (možno je še skriti besedilo ali pa ga preseliti na "vizualno" odlagališče, kjer ga lahko uporabimo drugod v dokumentu). Mimogrede, Textflow pri uvozu pravilno ohrani oblikovanje besedila, pisave in druge elemente, tako da se ni treba bati za videz dokumenta.

Toda prava uporabna vrednost spletne storitve je v tem, da lahko besedilo pošljemo drugim v pregled in dopolnitev. Pri tem zgolj navedemo elektronske naslove prejemnikov, ti pa bodo dobili sporočilo s povezavo na dokument, ki ga bodo pregledali. Zanimivo, da pri tem ni treba, da imajo račun v spletni storitvi Textflow ali nameščene aplikacije. Zadostuje spletni brskalnik. Ko kliknemo (varno) povezavo, se nam odpre besedilo v urejevalniku, ki je v celoti napisan v Flashu. Na voljo je tudi Desktop edicija urejevalnika, ki je v bistvu Adobe Air aplikacija. Videti je praktično enako kot spletna različica.

Urejevalnik Textflow ohrani oblikovanje dokumentov, narejenih v Wordu.

Spremembe, narejene s strani različnih uporabnikov, so prikazane druga ob drugi.

Uporabnik v urejevalniku pregleda, dopolni, popravi, izbriše besedilo. Ko je zadovoljen z narejenim, pošlje dokument zopet k uredniku. Ta je obveščen o prejetju nove različice (tudi v realnem času), spremembe pa se prikažejo kot barvno kodirani okviri besedila, ki jih lahko, kot že rečeno, sprejmemo in zavržemo. Zanimiv je način prikaza sprememb. Če gre za spremembo samo posamezne besede, so različne možnosti barvno prikazane v samem stavku. Če je razlik v besedilu več, Texflow prikaže odstavek ob odstavku, kar je bolj naravno pri prebiranju in odločanju o besedilih. Microsoftov Word, denimo, v tem primeru primerjavo sprememb precej bolj zakomplicira. Algoritmu avtorji pravijo WeaveSync.

Preprosto, elegantno, učinkovito, brez ročnega preverjanja razlik v namiznih urejevalnikih. V trenutni različici sicer je nekaj omejitev. Pri oblikovanju enega dokumenta lahko sodeluje največ sedem ljudi, dokument pa je lahko dolg največ deset strani. Omejitve so ta hip predvsem tehnične, saj avtorji pravijo, da bi z večjim številom sodelujočih barvno kodiranje sprememb zgubilo smisel.

Textflow je povrh vsega brezplačen. Toda z eno omejitvijo, v brezplačni različici so namreč vsi dokumenti, ki so bili pripravljeni s storitvijo Textflow, označeni "ni za komercialno rabo", in to z vodnim žigom v dokumentu. Dokumente lahko seveda tudi izvozimo iz Textflowa, bodisi v zapis HTML ali dokument v zapisu Word (da, slovenski znaki so pravilno predstavljeni), tu pa tudi premostimo omejitev - besedilo preprosto prekopiramo v nov, svež dokument. Seveda je tudi edicija Professional, ki stane vsakega uporabnika 99 dolarjev na leto. S tem se ognemo te drobne sitnosti z vodnim žigom. Precej večja omejitev v trenutni različici je ta, da dokumenti ne morejo vsebovati slike ali grafikone. Uvoz v Textflow jih bo preprosto odstranil.

Spletno storitev so razvili v družbi Nordic River Software, predstavlja pa zgolj prvi korak podjetja, ki želi v prihodnje precej spremeniti način, kako delamo z dokumenti v skupinskem okolju. Prepričani smo, da urejanje besedil, narejenih v Wordu, ne bo ostalo prav dolgo edini podprti tip dokumentov. Poraja se kar nekaj idej, kaj bi se lahko še naredilo, in prepričani smo, da avtorji razmišljajo v pravi smeri.

Textflow je torej nadvse zanimiva in za večino potreb povsem brezplačna storitev, ki lahko še kako pomaga pri skupinski pripravi dokumentov. Še kako bi si želeli, da bi nekaj podobnega imel tudi Microsoft Word že vgrajeno v sebi. Primerjavo dokumentov in revizijsko sled sicer podpira, vendar je urejanje takih dokumentov, še posebno, če je avtorjev več, bolj nepregledno in dolgotrajno kot v primeru Texflowa. Pa še sproti se moramo prepričati, ali res primerjamo prave različice. Razen, če nimamo dokumente skrbno zložene na kakem portalu, a to je že druga zgodba.

Textflow

Kaj: Spletna storitev za skupinsko sodelovanje pri pripravi besedilnih dokumentov.

Izdeluje: Nordic River Software,www.textflow.com

Cena: Brezplačna storitev za nekomercilano rabo, Professional različica 99 dolarjev na leto.

Za: Preprosto pregledovanje in združevanje različic besedil v en skupni dokument, avtomatizacija spremljanje nalog prispevkov drugih v skupini, spletno urejanje besedila, ohranjanje formatiranja dokumenta.

Proti: Omejeno število sodelujočih pri skupinskem urejanju in omejena dolžina dokumentov, ne podpira uvoza slik in grafikonov.

Wiggio

Wiggio je brezplačna spletna storitev, ki morda najbolje med vsemi ponazarja smisel spletnega sodelovanja. Zanimiva je že zgodba, ki opisuje nastanek spletne storitve. Avtorji trdijo, da so Wiggio razvili kot posledico lastne frustracije, ko so morali uporabljati pet različnih spletnih storitev za pet različnih funkcij. Za razliko od tega Wiggio ponuja praktično vse, kar bi pričakovali, tako za poslovno kot zasebno sodelovanje v skupinah. Uporabniki imajo na enem mestu na voljo skupno mesto za dokumente, skupinski koledar, naloge in aktivnosti, orodje za telefonske sestanke, trenutno sporočanje in celo video konference, spletne ankete, sporočanje prek elektronske pošte, sporočil SMS, spletnih beležk in celo zvočnih sporočil ter skupni repozitorij za spletne povezave. Vse to brez nameščanja kakršnekoli programske opreme, zgolj z uporabo brskalnika.

V programu Wiggio se vse vrti okoli skupine ljudi. Kdor prvi ustvari skupino, je hkrati tudi privzeti upravitelj, druge udeležence pa povabi preprosto prek elektronske pošte ali pa jih pozove prek socialnega servisa Facebook, s katerim se tesno povezuje. Za druge uporabnike sploh ni treba, da imajo ustvarjen svoj račun v Wiggiu, dovolj je, da potrdijo elektronsko sporočilo pri prvem pozivu. Seveda pa lahko dostop do skupine zaščitimo z geslom. Za vsako skupino lahko določimo, katere funkcionalnosti bodo dostopne drugim udeležencem, večje skupine pa lahko razdelimo na podskupine z ločenimi pravicami. Zanimivo je tudi, da ob prijavi v sistem skupina dobi tudi svoj skupinski elektronski naslov, ki ga gostuje Wiggio, s katerega lahko pošiljamo in sprejemamo elektronska sporočila. Recimo za množično pošiljanje sporočil.

Wiggio na prvi pogled spominja na zid v Facebooku.

Za urejanje dokumentov v skupini lahko uporabljamo kar spletne storitve (Zoho).

Domača stran skupine nekoliko spominja na zid v Facebooku, saj se na njej objavljajo domala vse aktivnosti v skupini, pa tudi komentarji posameznikov na posamezne aktivnosti. Zanimivo, da lahko vsako spremembe posredujemo tudi na elektronski naslov, mobilni telefon prek sporočil SMS ali pa se odločimo za prejemanje dnevnih povzetkov.

Najbrž ni dvoma, za kaj bi lahko uporabljali skupinski koledar. Toda Wiggio prinaša na to področje nekaj zanimivih posebnosti. Za začetek lahko opozorila o dogodkih sprejemamo tako prek elektronske pošte, kot sporočila SMS. Spremljamo lahko tudi koledarje za več skupin naenkrat, pri čemer so ti barvno ločeni. Nazadnje pa je zelo dobrodošla možnost, da koledar samodejno sinhroniziramo z drugimi orodji. Ta hip je na voljo integracija z Microsoft Outlookom, Apple iCalom, Google Calendarjem in Yahoo calendarjem.

Prav tako kot pri koledarju je najbrž jasno, za kaj bi uporabili mapo za dokumente. Vanjo brez težav naložimo večino pisarniških dokumentov, slike in še kaj. Zanimivo postane, ko želimo te dokumente popravljati. Wiggio ima namreč vgrajene spletne urejevalnike za dokumente Worda in Excela, ki temelji na spletnih urejevalnikih družbe Zoho. Torej za delo sploh ne potrebujemo zunanjih programov. Še več, vsakič, ko posnamemo spremenjen dokument, bo Wiggio samodejno shranil stare različice, ki jih lahko kadarkoli prikličemo. Poleg urejevalnikov ima Wiggio tudi pregledovalnike predstavitev Powerpoint, datotek PDF in fotografij. Najbrž pa v prihodnje še kaj več.

V primerjavi z drugimi rešitvami za skupinsko delo je Wiggio posebnež v tem, da ima vgrajena tudi vsa potrebna orodja za trenutno komunikacijo. Skličemo lahko telefonsko konferenco, kjer drugi prejmejo številko telefona, ki ga pokličejo, ustvarimo lahko spletno klepetalnico z več udeleženci, najbolj pa je zanimiva možnost vzpostavitve navideznega sestanka, za čemer se skriva pravcati videokonferenčni sistem, narejen povsem v javi, kar pomeni, da ne potrebujemo dodatnih programov, tudi za komunikacijo z video kamero ne. Kot dopolnilo temu orodju so tu še spletne ankete, kjer lahko pripravimo vprašalnike in spremljamo odgovore udeležencev. Škoda le, da rezultatov anket ni mogoče preprosto in samodejno objavljati vsem članom skupine.

Wiggio omogoča med mnogimi možnosti puščanja zvočnih sporočil

V storitev Wiggio je vgrajen tudi videokonferenčni sistem.

Pošiljanje elektronskih sporočil in kratkih sporočil SMS najbrž tudi ni presenečenje. Žal pošiljanje SMSov v Evropi še ne deluje, kot bi moralo, čeprav kaže, da avtorji vejo, da svet ni samo Amerika. Manj običajna je spletna beležka (sticky note), ki se prikaže kot sporočilo na rumeni podlagi na domači strani naslovnika. Še bolj nenavadna pa je možnost puščanja glasovnih poročil, kjer so snemalnik in predvajalnik zopet izvedeni kot javanski aplikaciji, povsem integrirani v spletni servis. Omeniti velja še orodje za skupinske internetne povezave. Zanimivo je predvsem, da Wiggio pri nekaterih povezavah razume kontekst in ponudi več, kot le povezavo na spletno stran. Pri posnetkih YouTube denimo že v ob samem naslovu povezave prikaže okno s filmom, ki ga lahko poženemo kar iz seznama povezav. Koristno je tudi, da lahko povezavam damo smiselne komentarje, slabo pa to, da povezave ne moremo združiti v mape, kar povzroča precej iskanje pri dolgih spiskih.

Wiggio je preprosto, a uporabno orodje za vsakogar, ki bi želel sodelovati prek spleta, po možnosti z enim samim orodjem. Prav tako je tipičen predstavnik nove generacije orodij, ki se povezujejo s številnimi drugimi spletnimi storitvami. Avtorji imajo s spletnim servisom še precej načrtov, zato bo zanimivo spremljati, karm se bodo usmerili.

Wiggio

Kaj: Spletna storitev za skupinsko sodelovanje in skupinsko komunikacijo.

Izdeluje: Wiggio,www.wiggio.com

Cena: Brezplačna storitev.

Za: Bogat nabor orodij za skupinsko delo in komuniciranje, spletni vmesnik za urejanje dokumentov, video konference, povezava s socialnimi omrežji.

Proti: Fiksen nabor atributov, malo prilagodljivosti, SMS storitev za Slovenijo ne deluje.

Povezana prihodnost

Kot je razvidno, lahko danes v obliki spletnih storitev najdemo kopico zanimivih rešitev, ki lahko pomagajo pri posameznih nalogah skupinskega sodelovanja. Kot že rečeno, je ponudba storitev, prav tako zanimivih, precej širša od tega prikaza. Vsekakor bomo področje budno spremljali še naprej, kot tudi razvoj tokrat opisanih rešitev, saj gre v večini primerov za začetne izvedbe, ki imajo še precej prostora in priložnosti za rast.

Če nič drugega, so omenjeni programi dokazali, da je še vedno precej prostora za sveže ideje, inovacije, ki lahko spremenijo pogled na to, kako si predstavljamo in organiziramo skupinsko delo. Večina omejenih rešitev tudi nakazuje, kako bodo v prihodnje povezane spletne storitve med sabo. Avtorji so večinoma (pametno) uporabili zmožnosti drugih spletnih storitev, da dodajo novo vrednost, zagotovijo povezave tam, kjer bi sicer prenos informacij za uporabnike predstavljal dodatno in nepotrebno breme.

Sama strategija sicer ni kaka posebna novost, saj nekaj podobnega že nekaj let uresničuje Google z gradnjo in povezavo novih in novih spletnih storitev, od katerih kar nekaj služi tudi za skupinsko sodelovanje. Toda s tem še ni rečeno, da ima prav Google vselej najboljše ideje, najboljšo izvedbo in orodje za vse specifične potrebe.

Prav področje skupinskega sodelovanja, obvladovanja informacij je prvo, ki se izza požarnih zidov podjetij in naših osebnih računalnikov seli v splet. To je obenem tveganje in priložnost za podjetja. Tveganja je seveda mogoče zmanjšati in obvladovati z ustrezno politiko in strategijo. Prednosti pa so več kot očitne - manjši zagonski stroški, hitra uvedba in izplen, hitro prilagajanje novim potrebam. Nič čudnega, če tovrstna orodja v marsikaterih podjetjih uporabljajo tudi mimo uradne potrditve internih IT oddelkov. Napredka namreč ni mogoče ustaviti.

Kaj pa veliki?

Kdor misli, da so orodja za skupinsko sodelovanje otroci interneta in svetovnega spleta, se krepko moti. Zametki segajo že v zgodnja devetdeseta leta prejšnjega desetletja kot rešitve za skupinsko delo znotraj podjetij. Za to področje so pravzaprav najprej zagrabili veliki ponudniki rešitev. Že tedaj je Lotus povzročil pravcato malo revolucijo s kompletom Lotus Notes/Domino, ki je tudi v naših krajih temelj v marsikaterem podjetju, na tej platformi pa so narejene številne aplikacije za skupinsko sodelovanje in upravljanje dokumentov. Notes je še danes ena od vodilnih platform, ki jo je novi lastnik, družba IBM, obogatil še s spremnimi orodji, kot je na primer orodje za sodelovanje v realnem času Lotus Sametime. V zadnjih letih si v IBMu močno prizadevajo, da bi platformo resno povezali s svetovnim spletom, vendar jih tu nekoliko zavira dolga zgodovina izdelka.

Microsoft je prav tako že skoraj pred desetletjem predstavil svoje orodje, imenovano SharePoint, ki prav v teh dneh dobiva povsem novo podobo in zelo pomembno vlogo v družini izdelkov Office Systems. Zanimivo, da Microsoft poleg SharePointa ponuja še drugo orodje za skupinsko sodelovanje, doslej znano pod imenom Groove (izdelek, ki so ga kupili in ga je razvil Ray Ozzie, avtor Lotus Notesa, guru na področju skupinskega sodelovanja in zdaj eden od vodilnih v Microsoftu), kmalu pa pod novim imenom SharePoint Workspace. Tako kot pri Lotusu se tudi Microsoft pri svoji zgodbi za skupinsko sodelovanje močno opira na strežnik Office Communications Server (OCS) za sodelovanje v realnem času.

Groupwise je v novejših različicah na voljo tudi s spletnim vmesnikom.

Ne smemo pozabiti še tretjega tradicionalnega ponudnika, Novella, s svojim izdelkom GroupWise, ki ima tudi v naših krajih še precej uporabnikov. Čeprav je bila pred leti prihodnost tega izdelka nekoliko negotova, je Novell s polno paro zopet poprijel in okrepil izdelek, ki je zdaj precej bolj spletno in internetno usmerjen. Omeniti velja tudi Oracle, ki ima v svoji ponudbi orodje za skupinsko sodelovanje Beehive, ki pa še ni doseglo vidnejšega uspeha pri uporabnikih. Morda tudi zato, ker Oracle v preteklosti na tem področju ni imel jasne strategije in tudi izdelke, ki so bili za skupinsko delo preveč zapleteni.

Ko govorimo o skupinskem delu, ne mremo mimo družbe Google, ki svojo strategijo na tem področju združuje pod skupnim imenom Google Apps. Sem sodijo orodja za skupinsko delo, komunikacijo, pisarniško poslovanje in podobno. Google v primerjavi z drugimi ponudniki to storitev ponuja le kot gostovanje v njihovih strežnikih na internetu, resnici na ljubo pa za polno primerjavo z drugimi manjka še nekaj pomembnih sestavnih delov. Najbrž pa ni dvoma, da bo to kmalu dopolnjeno.

eRoom sodi med najbolj preizkušena orodja za skupinsko sodelovanje

Med spletnimi storitvami velikih ponudnikov velja omeniti še dva izdelovalca, ki imata na svojih področjih pomembno težo. Prvi je družba EMC, ki je že pred leti kupila družbo Documentum, ta pa še pred tem manjšega, a pomembnega in zlasti v ZDA zelo priljubljenega ponudnika storitev eRoom. Prav na tem izdelku, ki je po nekaj generacijah še vedno naprodaj, so nastale številne današnje rešitve in spletne storitve. Omeniti velja tudi družbo SalesForce.com, ki je nastala kot ponudnik spletne gostovane rešitve za upravljanje odnosov s strankami (CRM), vendar so danes že prerasli te okvire in ponujajo prav zanimiva orodja za skupinsko sodelovanje.

Za vse omenjene izdelke in storitve velikih izdelovalcev pa je značilno to, da gre pravzaprav za pravcate platforme, ki jih lahko uporabljamo kot take (out of the box), so pa tudi dovolj zmogljive za razvoj lastnih aplikacij za skupinsko sodelovanje. To pa skoraj praviloma pomeni, da se je rabe teh orodij pametno lotiti projektno, a to seveda nekaj stane (denarja in časa). Prednost manjših neodvisnih ponudnikov (in celo brezplačnih storitev) je v tem, da lahko precej hitreje začnemo uporabljati orodja, ki pa imajo običajno tako imenovane "fiksne" funkcionalnosti. Lahko tudi odlične, dokler jih ne želimo malo spremeniti, recimo zaradi prilagoditev procesom v podjetju. Pri teh smo glede tega večinoma precej omejeni. Ravno nasprotno kot pri Notesih, SharePointih in drugih orodjih, ki jih lahko modeliramo po svojih željah in potrebah.

Lotus Notes je najbrž program, s katerim se je začelo govoriti o skupinskem sodelovanju

Nikjer ne piše, da ta dva svetova ni mogoče povezati med sabo. Prej nasprotno, prihodnost je najbrž v tem, kako spretno bomo (ali bodo sami ponudniki storitev) znali povezovati različne storitve med sabo, ne da bi to obremenjevalo končnega uporabnika. Nekaj, česar se na primer Google, vse bolj pa tudi drugi, še kako dobro zaveda.

Vladimir Djurdjič