Tako to počne Groove

Delo na različnih računalnikih. Uspešna sinhronizacija datotek, ki naj bodo tudi vedno na razpolago. Sodelovanje pri projektih in skupinsko delo. Sodelovanje na daljavo. Komunikacija med (fizično oddaljenimi) člani delovne skupine, po možnosti v živo. Vse to so zahteve (želje), ki jih je v praksi v računalništvu precej težko uresničiti zadovoljivo, preprosto in z ne preveč odrekanja. Tokrat si bomo ogledali, kako si to domišlja Microsoft.

Pod drobnogled smo vzeli Microsoftovo orodje Groove, ki je prešlo pod Microsoft po odkupu Groove Networks.

Groove 2007 je namizna aplikacija, ki je del zadnje izdaje sistema Microsoft Office 2007 (najdemo jo v različicah Ultimate in Enterprise). Hkrati je uporabnikom na voljo tudi kot samostojen programski paket. Njegov poglavitni cilj je neposredno povezovanje ljudi za delo na projektih, to pa vključuje tudi medsebojno komuniciranje, uporabo skupnih dokumentov in različnih orodij.

Namestitev programa je dovolj preprosta (klasična) in kot taka ne bo povzročala težav niti manj izkušenim uporabnikom. Za vse ljubitelje prevedenih različic še razveseljiva novica - Groove je na voljo tudi v slovenščini.

Delovni prostor z različnimi možnostmi in vključenimi orodji, pregledno zbranimi v zavihkih.

Po uspešni namestitvi si moramo najprej izdelati lasten uporabniški račun in se vanj tudi prijaviti z ustreznim uporabniškim imenom (ponavadi je to kar naš elektronski poštni naslov) in geslom. Za seznanjanje s programom in njegovimi zmožnostmi je smiselno, da najprej preberemo priloženo pomoč. Nekaj časa namreč traja, da program osvojimo in s pridom izkoristimo, kar nam ponuja.

Uporabniški vmesnik je sicer dovolj preprost, saj so njegovi "sestavni deli" in posledično tudi orodja, ki jih potrebujemo za delo (zagonska vrstica, navidezni delovni prostor, orodja, komunikacija in obvestila) pregledno urejeni. Omenjena zagonska vrstica rabi predvsem kot izhodiščna točka za nadaljnje delo, saj imamo prek nje enostavno dostop do ustvarjenih delovnih prostorov in stikov, ki so (tako kot tudi orodja v njih) v ločenih zavihkih. Taka delitev je sicer pregledna, a zna biti kdaj tudi moteča, saj ne vemo vedno, kaj se dogaja v določenem zavihku.

Program deluje po načelu "izdelaj, povabi in sodeluj". Osrednjo vlogo v programu ima delovni prostor. Ta je sicer navidezen, a vendar dokaj podoben realnemu. Lahko ga namreč sami ustvarimo in ustrezno (pre)oblikujemo z dodajanjem različnih orodij in vsebin. Namenjen je povezovanju ljudi v delovne skupine in njihovi izmenjavi informacij, oblikovanju dokumentov, organiziranju sestankov ipd. Zaradi učinkovitosti in boljšega pregleda nad prostorom je priporočljivo, da v njem sodeluje do največ trideset članov.

Glede na napisano je torej logično, da je prvi korak po prijavi v naš Groove račun izdelava (ali vključitev v že obstoječega) delovnega prostora (lahko tudi več njih) in njegovo oblikovanje. Obe opravili sta dovolj preprosti in enostavni, program pa nas skozi obe tudi zadovoljivo vodi. Več pozornosti je sicer posvečene oblikovanju delovnega prostora, ki zajema tudi določanje orodij in dokumentov, ki jih bomo pri svojem delu potrebovali. Ker ima Groove nekatere omejitve (zaradi učinkovitejše sinhronizacije in nekaterih težav povezanih z njo, naj v delovnem prostoru ne bi bilo več kot pet tisoč datotek, njegova velikost naj ne bi bila večja kot 2 GB) je pred oblikovanjem prostora smiselno natančno premisliti, kaj bomo za delo sploh potrebovali. Navlaka in preveč (nepotrebnih) informacij (v obliki dokumentov, orodij) namreč pošteno zmanjšata učinkovitost našega dela in pregled nad opravljenim. V osnovi Groove v delovnem prostoru ponuja kar nekaj orodij. Med bolj uporabnimi so, recimo, orodje za dajanje datotek v skupno rabo, koledar, orodji za razprave in organizacijo srečanj, beležnica in še kaj bi se našlo. Na voljo je tudi orodje za usklajevanje datotek med delovnim prostorom v programu Groove in knjižnicami portala SharePoint. Njihovo dodajanje ali odstranjevanje lahko preprosto opravimo s klikanjem po seznamu.

Med uporabnejšimi orodji je koledar.

Delovni prostor z vsemi nastavitvami, orodji in dokumenti smo torej pripravili. Pohvalno je, da lahko omenjene nastavitve preprosto "zapakiramo" v datoteko in jo pošljemo po elektronski pošti ali, recimo, shranimo na ključek USB. Po potrebi to datoteko zatem naložimo v naš Groove račun na kateremkoli računalniku, kjer želimo delati, in si tako ustvarimo okolje, kot smo ga vajeni na domačem (pri tem mislimo predvsem na dokumente in orodja znotraj delovnega prostora). Na podobno preprost način lahko v delovni prostor povabimo tudi bodoče sodelavce. Vabila s priponko (že omenjena datoteka z nastavitvami) namreč enostavno pošljemo po elektronski pošti tistim, ki jih potrebujemo. V bistvu večino dela za nas opravi kar Groove. Povabimo lahko kogarkoli in kadarkoli med delom na projektu, kar zagotavlja dinamično in aktualno sestavo delovne skupine (člane lahko kadarkoli tudi odstranimo in jim s tem onemogočimo dostop do vsebine delovnega prostora).

Prejemnik poslanega vabila za prijavo v delovni prostor ne potrebuje veliko. Klikniti mora priponko, nekakšen "čarovnik" pa ugotovi, ali je na tem računalniku že nameščen program Groove (to je seveda pogoj za včlanitev v delovni prostor), in uporabniku predlaga ustrezno rešitev (mimogrede, v spletu je na voljo tudi preizkusna različica programa). Po prijavi v račun se odvisno od nastavitev (ročno ali avtomatsko posodabljanje, dovoljenje s strani upravitelja prostora) pretoči na uporabnikov računalnik celotna vsebina delovnega prostora (ustvari se njegova krajevna kopija), ki se bo kasneje ob spremembah tudi redno posodabljala.

Usklajevanje vsebine delovnih prostorov med različnimi uporabniki Groove rešuje po svoje. Vsak uporabnik namreč najprej dela s svojo krajevno kopijo delovnega prostora (ne glede na to, ali je povezan v omrežje ali ne). Ko konča delo, se najprej posodobi njegov (krajevni) delovni prostor, šele ob vzpostavljeni povezavi z omrežjem pa tudi delovni prostori preostalih članov. Hitrost takega usklajevanja je odvisna od količine spremenjenih podatkov, pasovne širine posameznih povezav in števila uporabnikov, ki se jim v danem trenutku posodabljajo delovni prostori. Zaradi učinkovitosti je zato smiselno uporabljati ročno možnost posodabljanja, ki se izvede samo takrat, ko želimo. Prav tako je smiselno, da imamo v delovnem prostoru samo tiste datoteke, ki jih res potrebujemo.

Uporabniki v delovnem prostoru so med seboj ločeni glede na pravice, ki jih imajo za upravljanje in delo z orodji in dokumenti. Program namreč razlikuje med upraviteljem prostora, ki je ponavadi tisti, ki ga je tudi ustvaril, sodelujočim uporabnikom in gostom. Največ pravic ima seveda upravitelj, ki lahko drugim poljubno določa pravice.

Dodajanje orodij je preprosto, s klikom želenega orodja.

Groove 2007 je naredil nekoliko mešan vtis, čeprav precej dobro in predvsem preprosto opravlja naloge, za katere je namenjen. Pohvale vredno je preprosto (in predvsem brez zapletenih tehničnih nastavitev) povezano "novačenje" uporabnikov za delo z njim. Možno je namreč sodelovati skoraj s komerkoli in kjerkoli, tudi če so člani delovnega prostora fizično ločeni med seboj ali niso zaposleni pri istem podjetju. Je tudi prilagodljiv, saj lahko delovni prostor po želji oblikujemo, predvsem pa je dovolj enostaven za uporabo (resda z določenim predznanjem oziroma branjem njegove pomoči).

Seveda ima tudi nekaj pomanjkljivosti, čeprav za vse ni zaslužen popolnoma sam (recimo prepustnost omrežja, v katero so priključeni uporabniki, velikost diskov v uporabljanih Groove strežnikih). Tako ne zna usklajevati datotek, ki so večje od 1 GB, težave mu povzroča tudi preveliko število datotek v delovnem prostoru (več kot pet tisoč). Prav tako ne zna usklajevati nekaterih vrst datotek (skrite in sistemske datoteke, batch datoteke). Velikost delovnega prostora je omejena na 2 GB (velja za uporabo strežniškega prostora v javnem Microsoftovem strežniku, pri uporabi lastnega Groove strežnika je ta odvisna od zmogljivosti vgrajenih diskov in števila uporabnikov). Sam Groove sicer deluje na 64-bitnih operacijskih sistemih, a na preizkušenem računalniku s tem sistemom ni delovalo usklajevanje vsebine delovnega prostora (datoteke v skupni rabi niso bile dostopne). Pogrešali smo tudi več možnosti pri določenih orodjih (recimo možnost prilagajanja pogleda pri orodju za delo s fotografijami). Visoka se zdi tudi njegova cena.

Če nam delo v navideznih okoljih leži, Groove vsekakor velja preizkusiti.

Microsoft Office Groove 2007

Kaj: Program za neposredno povezovanje in skupinsko delo.

Izdeluje: www.microsoft.com.

Cena: 229 dolarjev (samostojen izdelek).

Za: Enostavno in učinkovito povezovanje ljudi v delovne skupine, omogoča sočasno delo in komuniciranje v živo, prilagodljivost in (razmeroma) preprost za rabo, preveden v slovenščino.

Proti: Usklajevanje delovnih prostorov ne dela na 64-bitnih OS, težave pri usklajevanju prevelikih datotek in prevelikega števila teh datotek, določenih vrst datotek ne sinhronizira, omejena velikost delovnega prostora (resda v javnem strežniku) cena.