Tehnološka nadgradnja dokumentnih sistemov

Ko se dokumentov in z dokumenti povezanih delovnih procesov lotita umetna inteligenca in robotska avtomatizacija, poslovanje doživi preskok na višjo raven.

Področje sistemov za upravljanje dokumentov in poslovnih vsebin vsekakor ni dolgočasno. Pravzaprav je eno izmed tistih, ki na račun najnovejših, robnih in prebojnih tehnologij daje najbolj oprijemljive rezultate. Z njimi lahko podjetja in poslovni uporabniki hitreje zajemajo podatke, se naučijo avtomatizirati naloge in celo spremenijo dokumente v uporabne informacije. Sodobni sistemi za upravljanje dokumentov in vsebin tako popestrijo delo zaposlenim in jim ga olajšajo ter – upam si trditi – ga naredijo bolj razburljivega. S tem, ko upravljanje vsebin zaupate napredni rešitvi, bodisi lokalno ali v oblaku, in uporabite napredne tehnologije, podprte z umetno inteligenco, lahko postane vaše poslovanje stroškovne učinkovitejše in donosnejše.

Pametn(ejš)a avtomatizacija

Ena najbolj vročih novih tehnologij na področju upravljanja dokumentov in vsebin je vsekakor robotska avtomatizacija procesov. Kratica RPA nakazuje, da gre za uporabo specializiranih računalniških programov, znanih kot programski roboti, ki avtomatizirajo in standardizirajo ponovljive poslovne procese, pogosto tudi takšne, povezane z dokumenti.

Sliši se futuristično, a je že uresničljivo v praksi. Poslovna aplikacija, denimo napredni dokumentni sistem, spremlja in se uči, kako izvajati naloge, in sicer tako, da opazuje, kako ljudje delajo. Sistem sledi pritiskom na tipke, ki jih opravi zaposleni, robot oziroma programska koda pa nato posnema njegove aktivnosti. Sistem se inteligentno uči ob pomoči tehnologije strojnega učenja in lahko postopoma prevzame ponavljajoče se in dolgočasne naloge (npr. označevanje, prestavljanje podatkov iz ene oblike ali aplikacije v drugo ali iz enega sistema v drugega) ter tako razbremeni zaposlene.

Umetna inteligenca, dobrodošla

Številne velike korporacije zaposlujejo podatkovne znanstvenike in arhitekte iz sveta poslovne inteligence z namenom oblikovanja inteligentnejših načinov pridobivanja za poslovanje uporabnih informacij iz dokumentov in podatkov. Zahvaljujoč novim orodjem, nadgrajenim s tehnologijo umetne inteligence, ki so del novodobnih sistemov za upravljanje dokumentov, pa lahko tudi manjša podjetja dobijo (približno) enako vrsto podpore na področju poslovne inteligence, ne da bi jim bilo treba plačevati visoko izobražene strokovnjake.

Napredek je še najočitnejši na področju na videz preprostega iskanja dokumentov ali že bolj naprednega iskanja poslovnih informacij. Če je v preteklosti velika večina dokumentnih sistemov obvladala le osnovno iskanje dokumentov, sodobne rešitve vsebujejo celo tako napredni tehnologiji, kot sta kognitivna analitika in razumevanje naravnega jezika. Prva je uporabna predvsem zato, da posameznemu zaposlenemu dostavi zanj najbolj relevantne, uporabne in ključne informacije, druga pa poenostavi iskanje – zakaj bi tipkali, če lahko govorimo ...

Poizvedbe, ki temeljijo na naravnem jeziku in na podlagi namere, lahko sprostijo sicer nedostopne informacije v sistemu za upravljanje digitalnih dokumentov. Podjetja oziroma zaposleni lahko s temi rešitvami izboljšajo svoje sposobnosti odločanja in optimizirajo poslovne procese z uporabo tehnik, kot so strojno učenje, prediktivna analiza in vizualizacija podatkov.

Življenje (in delo) v oblaku

Eden izmed izzivov številnih sistemov za upravljanje dokumentov je ta, da lahko količine podatkov, shranjenih v njih, postanejo za podjetje neobvladljive in drage. Zgolj kopičenje dokumentov in vsebin je povezano s stroški – hrambe, vzdrževanja, varovanja …, zato morajo podatki in dokumenti ustvarjati vrednost, sicer se jih ne izplača hraniti (prek zakonsko določenih meja). Na srečo večina ponudnikov dokumentnih rešitev danes strankam že ponuja poceni infrastrukturo v oblaku in številna podjetja se zavedajo prednosti prehoda vanj.

Kombinacija računalništva v oblaku z vmesnikom, ki temelji na brskalniku, prinaša programsko opremo za upravljanje dokumentov, ki nudi ne le izjemne stroškovne prednosti, ampak tudi praktično neomejeno procesorsko moč za obdelavo in pretvorbo podatkov v uporabno poslovno inteligenco. Nekateri ponudniki ponujajo tudi hibridne postavitve, kjer del sistema za upravljanje vsebin deluje na lokaciji podjetja, del pa v oblaku, večinoma pa se zanje odločajo podjetja, ki hibridno rešitev potrebujejo zaradi skladnosti in zahtev o zaupnosti podatkov.

Indeksiranje v »realnem« času

Ob zajemu dokumentov v digitalno obliko (ali nastanku elektronskih dokumentov) je treba te tudi vnesti v rešitev za upravljanje vsebin, njena podatkovna zbirka oziroma »skladišče vsebin« pa mora podpirati najrazličnejše vsebine – skenirane papirnate dokumente, e-pošto in elektronske datoteke. Če želijo zaposleni dostopati do teh vsebin in si jih ogledati, morajo biti indeksirane. Nekoč je indeksacija vsebin potekala ročno – zaposleni so ob nalaganju dokumenta v sistem vnesli še številne druge (opisne) podatke v različna polja. Danes je sodobno samodejno indeksiranje veliko bolj prijazno do uporabnikov. Inteligentna tehnologija indeksiranja uporablja strojno učenje za prepoznavanje najpomembnejših vnosov indeksa na podlagi prejšnjih uporabnikovih dejanj. Tak sistem se uči in z vsakim novododanim dokumentom postaja vedno natančnejši in nenehno izboljšuje svoje delovanje. Bliskovito hitro indeksiranje pa tudi pomeni, da lahko delo, posebej če je avtomatizirano, poteka v praktično realnem času ...

Upravljanje dokumentov in vsebin postaja vse bolj pomembno za podjetja vseh velikosti. Hitrejše (avtomatizirano) poslovanje, manj napak in kakovostnejše odločanje so mogoči prav po zaslugi implementacije in integracije sistemov za upravljanje poslovnih vsebin.