Tiskalniki ostajajo »nujno zlo«

Proizvajalci tiskalnikov so preživeli pandemske šoke, zdaj pa se soočajo s spremenjenimi prioritetami podjetij in potrošnikov.

Pandemija koronavirusa in zapiranje gospodarstev sta pred tremi leti šokirala tiskalniško industrijo. Podjetja so zaposlene poslala domov, povpraševanje po poslovnih tiskalnikih se je zaustavilo. A le za četrtletje ali dve, saj so zaposleni, ki so delali od doma, ugotovili, da želijo tudi v domačem okolju kaj natisniti. Številni so pritisnili na svoje delodajalce in dobili tiskalnike. To je povzročilo velik zasuk v povpraševanju po tiskalnikih. Če so v prodaji poslovnih modelov prevladovali manjši in srednje veliki oddelčni tiskalniki in večopravilne naprave, so ob prvih zaprtjih gospodarstev najprej pošli manjši poslovni tiskalniki – potrošniške pa so še bistveno prej razgrabile družine s šolajočimi se otroki.

Delo od doma je torej korenito spremenilo pričakovanja na področju tiskalnikov. S tem, ko je hibridno delo postalo norma v številnih okoljih, so želela podjetja zagotoviti, da bo domače delovno okolje enako produktivno kot pisarniško, kar med drugim pomeni tudi to, da morajo tiskalniki v domačem okolju postati zanesljivejši in omogočati večjo produktivnost. Povpraševanje po manjših poslovnih tiskalnikih je preseglo vse ostale kategorije.

A tudi obstoječi pisarniški tiskalniki niso ostali pozabljeni in niso samevali. Pandemija je pospešila razvoj uporabniških vmesnikov in dodatkov, namenjenih avtentikaciji uporabnikov. Dotiki in pritiski gumbov so postali manj zaželeni, v ospredje so stopile rešitve za brezstično prijavo uporabnika in tiskanje na daljavo ter z mobilnih naprav in sortiranje izpisanih dokumentov po predalih za lažji prevzem.

Optimizacija postavitve tiskalniških naprav

A ker nobena stvar ne traja večno, smo premagali tudi pandemijo, zaposleni so se začeli vračati v podjetja, čeprav ne v polnem obsegu. Številna podjetja so bila finančno izčrpana, med ukrepi za rezanje stroškov pa so pristali tudi poslovni prostori in področje tiskanja. Na dnevnem redu so se pojavili pogovori o zmanjševanju velikosti prostorov ali njihovi reorganizacije – skladno z dejanskimi delovnimi potrebami. Prej ali slej je na tapeto prišla tudi tiskalniška flota, kjer je večina prenove šla v smer manjšega števila tiskalnikov oziroma – ali še raje – večopravilnih naprav, ki so po pisarnah razporejene bolj strateško.

Takšne prenove in optimizacije tiskalniških okolij so nekaj, za kar so si ponudniki pravzaprav že dolgo prizadevali. Postale so priložnost, da ponudniki tiskalniških storitev opravijo ocene teh okolij in podjetjem pomagajo ugotoviti, kako najbolje zadovoljiti potrebe po tiskanju, skeniranju, kopiranju in faksiranju v sodobnih pisarniških okoljih. Aktualne optimizacije področja tiskanja obravnavajo več vidikov, vključno s številom zaposlenih, podatki, kako pogosto so ti v pisarni, koliko strani redno natisnejo in ali obstaja večja potreba po skeniranju ipd. Ker je cilj skorajda vsake optimizacije zmanjšati število pisarniških tiskalnikov in jih nadomestiti z večjimi in zmogljivejšimi oddelčnimi modeli večopravilnih naprav, je še kako pomembno, da podjetja pravilno razporedijo tiskalnike in s tem zagotovijo, da zaposleni ne porabijo preveč časa za hojo do tiskalnika ali za iskanje njegove lokacije. Seveda nekatera delovna mesta ohranjajo lastne tiskalnike, pogosto sta to prav vložišče in računovodstvo, tudi kadrovska služba, saj ni zaželeno, da bi tam natisnjeni dokumenti uporabnika čakali na tiskalniku, pa čeprav le kakšno minuto.

Varnost v svetu tiskalnikov

Varnost tiskalnikov je danes pomembnejša kot kadarkoli prej, pri čemer v mislih nimamo le zaščite dokumentov z občutljivimi informacijami, temveč tudi same naprave. Žal so v zadnjih letih prav tiskalniki postali zelo priljubljene tarče napadalcev, ki jih izbirajo za vstopne točke vdorov v omrežje podjetja. Posebej starejši tiskalniki in večopravilne naprave imajo vgrajenih malo ali skoraj nič varnostnih mehanizmov, še bolj verjetno pa je, četudi neke načine zaščite vseeno premorejo, ti vendarle niso vklopljeni/aktivni. Samo pomislite, koliko bi o vašem podjetju lahko (iz)vedeli napadalci že s tem, ko bi prestregli vse na tiskalnik poslane dokumente.

Skrb za varnost informacij se tako/-j razširi tudi v fizični svet, če natisnjeni dokumenti brez nadzora ležijo na pladnju tiskalnika ali mizi za dokumente poleg optičnega bralnika. Torej bo potrebno znatno več napora vložiti tudi v ozaveščanje in izobraževanje zaposlenih. Še toliko bolj to velja za podjetja, ki želijo omogočiti pristno poslovno okolje zaposlenim, ki delajo na daljavo. Domača okolja pač niso tako dobro zaščitena kot IT-okolje podjetja, zato so vdori v delovna okolja – in tiskalnike – zaposlenih, ki delajo od doma, vse pogostejši.

Prodaja tiskalnikov upada

To seveda ni nobeno presenečenje, saj futurologi tiskalnikom zaton napovedujejo že več desetletij, čeprav se ti v poslovnih okoljih precej krčevito upirajo odhodu v pokoj. Potem ko so se proizvajalci tiskalnikov na začetku pandemije soočili z upočasnitvijo prodaje, se zdaj spopadajo še z dodatnimi izzivi, kot so upočasnjevanje gospodarstva, inflacija in visoke obrestne mere, ki zavirajo poslovne naložbe – posebej v »nekritična« področja, kot je tiskanje.

Za tiskalnike je dolgo veljalo podobno kot za računalnike – obnovitveni cikli so bili dolgi približno štiri leta. In v nekaterih panogah je še vedno tako, posebej na področju javnih naročil in v izobraževanju, podjetja pa vse bolj zategujejo pasove in v praksi preverjajo, kolikšna je dejanska življenjska doba tiskalniških naprav. Vse to pomeni, da se t. i. zaostalo povpraševanje po strojni opremi za tiskanje v pisarnah torej ni spremenilo v (odložene) nakupe. Vse to vpliva na prodajne številke novih modelov, ki so vsako leto malce manjše. V praksi tako tiskalnik pogosto upokojita šele nedobavljivost posameznega rezervnega dela ali pa njegova pretirano zasoljena cena.

Zanesljivost delovanja in servis sta vse pomembnejša

V očeh podjetij se zato na lestvici prioritet v tiskalniškem okolju dvigata zanesljivost delovanja in servis, saj zaposleni ne želijo imeti opravka z nedelujočimi tiskalniki in obremenjevati lastnega oddelka IT ali pa zunanjega partnerja, ki skrbi za tiskalniško okolje, saj ta ponavadi izstavi visok račun za izredne in nujne posege. Vse več pozornosti se zato ob nabavah tiskalnikov namenja dokazilom o zanesljivosti delovanja in servisnim storitvam – tako cenam kot drugim pogojem (zamenjava na lokaciji uporabe, podaljšana garancija ipd.).

Za podjetja, ki imajo lastne skrbnike IKT-okolja, kamor spadajo tudi tiskalniki, je pomemben tudi podatek, koliko rednih servisnih oziroma vzdrževalnih posegov lahko opravijo sama in kakšni so stroški nadomestnih delov. Večina drugih podjetij pa prehaja na storitve upravljanega tiskanja, kjer celotno skrb za tiskalniško okolje prepuščajo zunanjemu ponudniku, sama pa vsak mesec le poravnajo račun za dogovorjene storitve in obseg tiskanja. V tem primeru so tudi ponudniki motivirani, da podjetju dostavijo zanesljivejše tiskalnike, saj je vzdrževalnih posegov na ta način manj, ob uporabi napovedne analitike pa lahko morebitne težave odpravijo, še preden se vse skupaj ustavi. Proizvajalci tiskalnikov so že razvili sisteme, ki lahko samodejno ustvarijo »servisne klice naprav« ali na lokacijo podjetja pošljejo rezervne dele, ko analitični program zazna težavo.

Podjetja, ki so tiskanje najemala v obliki storitve, so bila med pandemijo prilagodljivejša – lahko so zmanjšala število tiskalnikov in stroške njihovega vzdrževanja. Analitiki za letos napovedujejo vsaj 20-odstotno rast upravljanih storitev tiskanja in nove rekordne številke.

Črnilo kot storitev

Tako kot tiskanje vse bolj postaja storitev, lahko podobno ugotovimo tudi za potrošni material, posebej črnilo. S prehodom na delo od doma je tiskalniški velikan HP že pred leti ponudil storitev dostave črnila na dom – Instant Ink. Naročniška storitev spremlja uporabo tiskalnika in samodejno

zagotavlja dostavo črnila na dom ali v podjetje, tako da se lahko uporabniki izognejo scenariju, da bi jim pri delu zmanjkalo črnila v tiskalniku. Seveda so to idejo hitro povzeli tudi drugi proizvajalci, kaj kmalu sta HP sledila Canon in EPSON s podobno storitvijo. Tovrstno storitev so domači uporabniki vzeli za svojo iz dveh razlogov – udobja in cene. Nenazadnje je vsaka pot v trgovino povezana s stroški, ki so odvisni od razdalje in časa, posebej v Sloveniji pa se neredko pripeti, da so cene potrošnega materiala v (fizičnih) trgovinah celo nad priporočenimi cenami proizvajalca. Torej lahko tudi pri nas pričakujemo, da bodo tako domači kot poslovni uporabniki »črnilo kot storitev« v prihodnje še hitreje posvajali, saj jim obenem ni treba niti spremljati stanja črnila v tiskalniku – to lahko samodejno počne programska oprema.