Tiskanje še (zdaleč) ni reklo zadnje besede

Napovedi o pisarnah brez papirja se niso uresničile, niti se ne bodo v bližnji prihodnosti. Področje tiskanja v poslovnih okoljih velja za zrelo, neredko sodi tudi med kritične funkcije za poslovanje, posebej v podjetjih in organizacijah, kjer vlada birokracija.

Prek večopravilne naprave lahko skenirane dokumente pošljemo neposredno v odložišče, po e-pošti, v storitev oblačne hrambe dokumentov itd.

Ne glede na to, koliko pobud in rešitev, ki pospešujejo in omogočajo brezpapirno poslovanje, je že na trgu, tiskanje ostaja eden glavnih sestavnih delov pisarniškega poslovanja. Trendom na področju tiskanja in digitalizacije ne uspeva uresničevati niti praktično stalnih napovedi, da bodo v podjetjih tiskali vedno manj dokumentov. Še največje spremembe so zato na področju menjave tehnologij, kjer večopravilne naprave pospešeno nadomeščajo klasične tiskalnike in kopirne stroje, brizgalne tehnologije pa želijo z nižjimi stroški tiskanja in večjo prijaznostjo do okolja nadomestiti laserske naprave. Pisarniška okolja so razdeljena na dva segmenta,: eden prisega na naprave, ki dokumente tiskajo v formatu A4, zahtevnejša poslovna okolja pa s svojim povpraševanjem ohranjajo konkurenčnost v svetu naprav A3 na presenetljivo visoki ravni. Po zgledu računalništva v oblaku in programske opreme kot storitve smo v zadnjih letih dobili še tiskanje v obliki upravljane storitve. Nad njim se navdušujejo tako ponudniki kot odjemalci, in sicer podjetja vseh velikosti.

Toda tudi področju tiskanja se obetajo spremembe, velike spremembe. Zanje bomo poskrbeli ljudje oziroma, natančneje, mlajši in najmlajši. T. i. milenijci, kot podjetja pogosto imenujejo generacijo, ki pravkar vstopa na trg dela. Za milenijce namreč velja, da jim je digitalizacija zelo blizu, njihov način dela pa je zelo drugačen od starejših zaposlenih. Milenijci najraje delajo s pametnimi telefoni in tablicami, torej z zasloni na dotik; starejši zaposleni pa še vedno bolj zaupajo papirju, na katerega natisnejo dokumente in vnašajo popravke, komentarje. Tiskanje seveda ne bo izumrlo prav hitro, saj v podjetjih najdemo več generacij zaposlenih. Si pa zato velja ogledati še druge trende, ki bodo v naslednjih letih pomenljivo zaznamovali področje tiskanja v poslovnih okoljih.

Mobilno tiskanje

Mobilne naprave so poskrbele za zmanjšanje potreb po tiskanju v poslovnih okoljih, obenem pa tudi za razvoj novih tiskalnih rešitev in storitev. Mobilno tiskanje postaja vedno bolj priljubljeno, saj zaposleni za najrazličnejše namene potrebujejo informacije na papirju. Praktično vsi izdelovalci tiskalnikov ponujajo svoje mobilne aplikacije za mobilno tiskanje na napravah z operacijskimi sistemi Android, iOS in Windows, podjetja – predvsem tista z bolj heterogenimi tiskalnimi okolji – pa si pomagajo z rešitvami neodvisnih ponudnikov. Med bolj priljubljene aplikacije za mobilno tiskanje sodijo Breezy Print, Google Cloud Print in podobne.

Ne glede na to, kako priročne so mobilne naprave, opremljene z zasloni na dotik, v poslovnih okoljih prej ali slej naletimo na potrebo po tiskanju dokumentov.

Prevlada večopravilnih naprav

»Enonamenskim« tiskalnikom so šteti dnevi, saj so podjetja uvidela, kako praktične in uporabne so večfunkcijske naprave. Analitsko podjetje IDC je že lani ugotovilo, da je prodaja večopravilnih naprav presegla prodajo klasičnih tiskalnikov, razlika pa se iz četrtletja v četrtletje povečuje. Razlogi, zakaj izbrati napravo, ki poleg tiskanja obvlada še skeniranje, kopiranje in morebiti tudi faksiranje dokumentov, so očitni: podjetja naprave čedalje bolje integrirajo v poslovne procese, skeniranje pa je ključen sestavni del digitalizacije dokumentov. Vedno več podjetij zato papirnate dokumente, ki so namenjeni v podjetje, digitalizira že pri vhodu – v vložišču. Naložba v večopravilno napravo se s stališča stroškov po zaslugi višje učinkovitosti podjetjem hitro povrne, njihovo upravljanje in vzdrževanje pa je povsem primerljivo s klasičnimi omrežnimi tiskalniki.

Obračun kartuš in tonerjev

V bistvu gre za bitko med brizgalnimi in laserskimi tiskalniki. Slednji že več desetletij prevladujejo v poslovnih okoljih, a nove tehnologije obetajo resne spremembe. Raziskovalno podjetje Gartner je v svojem poročilu zapisalo, da so brizgalni tiskalniki lani opravili manj kot 8 odstotkov vseh izpisov dokumentov, a je napoved za naprej bistveno obetavnejša – leta 2020 naj bi v poslovnih okoljih brizgalniki izpisali že 15 odstotkov dokumentov. Brizgalni tiskalniki za poslovno rabo so namreč znatno napredovali – tako po kakovosti kot tudi po hitrosti izpisa dokumentov, najboljši predstavniki tega segmenta danes že resno konkurirajo najboljšim laserskim tiskalnikom. Podjetja, ki gledajo na skupne stroške lastništva in uporabe tiskalnega okolja, ne morejo več mimo dejstva, da so brizgalniki lahko znatno cenejši. Kartuše ali pri nekaterih modelih celo posode s črnilom so cenejše od tonerjev s prahom, velikanske razlike so tudi v porabi električne energije – laserski tiskalniki porabijo precej energije tako za ogrevanje kot tiskanje dokumentov. Posebej aktivna pri promociji novih generacij poslovnih brizgalnih tiskalnikov sta Epson in HP, najhitreje pa jima prisluhnejo majhna in srednje velika podjetja.

Priljubljenost tiskalnikov formata A3

Ob branju poročil analitskih podjetij, ki ugotavljajo, da je trg tiskalnikov in večopravilnih naprav formata A3 vreden okoli 50 milijard evrov na leto, ni težko razumeti, zakaj jih izdelovalci redno posodabljajo in nadgrajujejo. Xerox je letos spomladi predstavil kar 17 novih modelov tiskalnih naprav, ki tiskajo v formatu A3! K visoki priljubljenosti naprav A3 prispeva predvsem to, da se iz leta v leto cenijo, tehnološki napredek pa je poskrbel, da tiskalniki formata A3 danes v pisarni zasedejo podobno veliko prostora kot nekaj let star tiskalnik formata A4. Podjetja tiskalnike A3 kupujejo predvsem zaradi potreb po boljšem tiskanju vsebin – preglednic, projektnih nalog, načrtov, poročil itd.

S tiskanjem naj se ukvarjajo strokovnjaki

V Sloveniji in po svetu postajajo vedno bolj priljubljene tudi t. i. upravljane storitve tiskanja, kjer podjetja predajo »ukvarjanje« s tiskalniki specializiranim zunanjim ponudnikom. Ti ob pomoči vse pametnejše programske opreme natančno spremljajo delovanje tiskalnikov in skrbijo za pravočasno menjavo potrošnega materiala, pa tudi proaktivno vzdrževanje. Podjetja vsak mesec prejmejo le račun za storitev, njegova višina pa je odvisna od izpisanega števila strani. Velika konkurenca med ponudniki je vodila do cenovnih vojn, zato postaja predaja področja tiskanja v zunanje izvajanje za številna podjetja vse bolj logična odločitev. Ponudniki teh storitev so sprva merili na velika podjetja, v zadnjih letih pa so ponudbo prilagodili tudi manjšim in srednje velikim. Odvisno od kompleksnosti in (ne)vzdrževanosti tiskalnega okolja si podjetja lahko obetajo od 20- do 30-odstotne prihranke (beri: nižje stroške). V omenjenih storitvah so sprevideli priložnost tudi številni prodajalci tiskalnikov, v povprečju jih po svetu ponuja že vsak peti, po ocenah družbe Gartner pa naj bi jih leta 2020 ponudil že vsak tretji ponudnik tiskalnih rešitev in storitev.

Nadvse zanimivo je opazovati tudi razvoj ponudnikov storitev upravljanja tiskanja. Morebiti so s privlačno ponudbo na področju tiskanja »prišli« v podjetje, se dokazali z visoko stopnjo zagotavljanja storitve, nato pa podjetju ponudili še možnost prevzema skrbi nad okoljem IT. Je »vžgalo«? Marsikje je. Večji ponudniki upravljanih storitev tiskanja so se tako hitro prelevili tudi v vzdrževalce IT in celo ožje specializirane sistemske integratorje. Zgovoren zgled je družba Konica Minolta, ki je v vsega nekaj letih prevzela več podjetij IT in iz izdelovalca tiskalnikov postala ponudnik rešitev IT.

Varnost, pisana z veliko začetnico

V svetu dokumentov ima varnost iz dneva v dan večjo težo. Ko je govor o tiskanih dokumentih, podjetja še kako skrbi, da bo dokument prišel v prave roke in ga bodo videli le pooblaščeni. Ravnanje z zaupnimi in drugimi pomembnimi dokumenti je v primeru tiskanih dokumentov velik izziv, vsekakor večji kot v svetu digitalnih dokumentov. Po drugi strani pa so napadalci prav v starejših omrežnih tiskalnikih našli novo zlato jamo – če jih zlorabijo, lahko prestrežejo in vidijo prav vse dokumente, poslane tiskalniku, torej je poslovne skrivnosti bistveno laže ukrasti kot vdreti v dobro zaščiten poslovno-informacijski sistem.

Podjetja morajo zato ustrezno varovati tudi omrežene tiskalne naprave, nadzor nad tiskanjem in skeniranjem dokumentov pa vedno več podjetij vzpostavlja z identifikacijskimi karticami zaposlenih. Te ne le odpirajo (ustrezna) vrata v podjetje in omogočajo nadzor nad delovnim časom, temveč zaposlenim omogočajo, da ob ustrezno konfiguriranem tiskalnem okolju svoje dokumente natisnejo na kateremkoli tiskalniku v podjetju, pri čemer je sledljivost zagotovljena.

Nadaljevanje konsolidacije med ponudniki

Zadnje desetletje je znatno razredčilo številke med izdelovalci tiskalnikov. Zadnji odmeven prevzem se je zgodil septembra lani, ko je HP razkril svoj načrt za nakup Samsungovega oddelka tiskalnikov. Ameriški gigant je korejskemu velikanu plačal več kot milijardo dolarjev, prevzem pa naj bi bil končan letos jeseni. Poznavalci tržnih razmer napovedujejo, da se bo konsolidacija med izdelovalci tiskalnikov in ponudniki storitev upravljanja tiskanja v prihodnje nadaljevala.