Upravljanje digitalnega kaosa

Ne glede na to, v kateri panogi gospodarstva deluje podjetje in kako veliko je, za svoje poslovanje uporablja informacije. Sodobna poslovna okolja so polna najrazličnejših vedno bolj digitalnih vsebin. Podjetja digitalni kaos skrbi, večina ga namreč ne zna obvladati. Količina in raznovrstnost vsebin sta se v zadnjih letih tako povečali, da predstavljata resen problem.

Znanje in informacije sodijo med največ vredne vire sleherne organizacije. Večina teh virov, Gartner ocenjuje, da jih je že 80 do 90 odstotkov, je v obliki nestrukturiranih vsebin, kot so dokumenti, raznolike datoteke in spletni viri. Podjetja slutijo, da se v podatkih, ki jih hranijo vsepovsod, skriva veliko vrednosti. V pozabljenih in nedosegljivih dokumentih se lahko skriva veliko uporabnih informacij in znanja. Podjetja pa izgubljajo prihodke zaradi neučinkovitega dela zaposlenih in vedno novega ustvarjanja vsebin. Malokatero podjetje danes deluje optimalno. Želijo si obvladati svoje vsebine, ne vedo pa, kako to storiti.

Vodstvo podjetja za nastalo stanje pogosto krivi oddelek IT, informatiki pa s prstom kažejo na trenutno uporabljano platformo. Pa ta največkrat ni resnična težava, dejanski problem so same vsebine in z njimi povezani poslovni procesi in prakse. In to je tisto, kar dejansko urejajo sistemi za upravljanje vsebin, o katerih pišemo v tej številki.

Izvirni greh poslovnih okolij je ta, da podjetja danes sploh ne vedo, kakšne nestrukturirane vsebine premorejo. Obvladajo pa strukturirane vsebine. Vedo, koliko zbirk podatkov in sistemov imajo in kako jih vzdržujejo. Padejo pa na navidezno preprostih vprašanjih – kje je ta ali oni podatek, kdo je njegov skrbnik, katera je najnovejša različica dokumenta, kako dolgo moramo še skrbeti zanj ipd. Izgovorom, da je vsebin preprosto preveč, da bi jih obvladovali, bo kmalu odklenkalo. Prihajajoča evropska splošna uredba o hrambi in obdelavi podatkov državljanov EU (GDPR) se požvižga na izgovore. Odgovor ali pa kazen – samo to dvoje bo predstavljeno podjetjem.

Podjetja, ki ne vedo, kakšne podatke in vsebine premorejo, ne morejo trditi, da imajo vsega preveč. Prav mogoče je, da imajo premalo vsebin ali pa preveč vsebin napačne vrste. Vsekakor imajo vsa podjetja preveč neupravljanih vsebin. Nestrukturirane vsebine se nenadzorovano širijo po poslovnih okoljih. Zaposleni dokumente ustvarjajo, delijo in hranijo vsak po svoje. Ko ne morejo hitro najti posamezne informacije, jo znova ustvarijo. To pa povzroča dodaten kaos, saj se vsebine in informacije podvajajo ali pa so si celo nasprotne.

Oddelki IT, sploh tisti, ki so pretežno vzdrževalne narave, se težave ne znajo lotiti pravilno. Njihova rešitev je pogosto zgolj večanje zmogljivosti za hrambo vsebin oziroma brcanje konzerve naprej po cesti. Z vsebinskim izzivom se ne ukvarjajo. A se bodo morali, že jutri. Učinkovitega okolja za upravljanje vsebin namreč ni mogoče postaviti čez noč, niti vsega naenkrat.