Video kot rešitev

Od vodenja oddaljenih ekip do sklepanja poslov v tujini – video konference so postale obvezna sestavina podjetij vseh oblik in velikosti. Podjetja morajo strankam in zaposlenim zagotoviti ustrezno rešitev za kakovostne video konference, ki predstavljajo vrhunec dela in komuniciranja na daljavo.

Uporabniška izkušnja je danes najpomembnejši dejavnik pri uspehu posamezne tehnologije. Podjetjem torej ni več treba izpostavljati svojih strank ali zaposlenih slabim interakcijam. S pretočnim predvajanjem videa visoke ločljivosti in z jasnim zvokom lahko sodobne videokonferenčne rešitve spremenijo poslovanje na bolje, saj vnesejo (skoraj) osebno izkušnjo v digitalna srečanja in sestanke.

Kaj sploh je video konferenca? Gre za srečanje/sestanek z dvema udeležencema ali več, ki sodelujejo z različnih lokacij. Za povezavo uporabljajo računalniško povezavo, zvok in video. Video konference se lahko uporabljajo za sestanke ekip, spletne seminarje, predstavitve izdelkov, razgovore za službo in v številne druge namene. Glavni namen video konference je pomagati ljudem pri povezovanju in komuniciranju, ne glede na to, kje se nahajajo. Saj poznate rek, da slika pove več kot tisoč besed. No, video pa je sestavljen iz 24, 25, 50, 60 sličic ali celo več – na sekundo!

Za uspešno video konferenco seveda potrebujemo nekaj orodij. Vsekakor napravo, ki prikazuje sliko, torej zaslon. Pri tem gre lahko za računalniški monitor, televizor, projektor, prenosni računalnik, tablico ali pametni telefon. S tem smo rešili izziv prikaza slike, ostane nam še stran zajema, kjer kraljujejo kamere vseh vrst in oblik – tako samostojne kot take, ki so že vgrajene v posamezne naprave. Poskrbeti je treba še za dvosmerno izmenjavo zvoka, kjer na sceno stopijo mikrofoni in zvočniki pa tudi različne programske rešitve za izboljšanje zvoka, npr. take s funkcijo odprave šumov in hrupa iz ozadja ter take, ki znajo prepoznati, kdo v določenem trenutku govori, in ga izpostaviti. Nadgradnja algoritmov izboljšave zvoka pa so seveda programi, aplikacije in orodja za video konference. O teh smo podrobneje pisali v letošnji januarski številki revije Monitor. Smo še kaj pozabili? No, da se bosta zvok in slika lahko izmenjala, moramo seveda biti povezani z internetom – žično ali brezžično, od kakovosti (beri: prepustnosti) naše internetne povezave pa je odvisna tudi kakovost video konference.

Glede na potrebe lahko podjetja izbirajo med različnimi vrstami videokonferenčnih sistemov. V vrhu ponudbe so namenske rešitve za videokonferenčne sobe, kjer je tehnologija video konferenc vgrajena v celoten prostor – več je kamer, zaslonov, mikrofonov –, kamere zaznajo govorca in ga izpostavijo. Korak niže so t. i. tele videokonferenčni sistemi, ki prav tako uporabljajo več zaslonov, kjer se udeleženci še vedno počutijo podobno, kot da so se osebno pridružili sestanku, čeprav njihovi sogovorniki sedijo (za podobno mizo) na drugem koncu sveta. Edina razlika je ta, da se po koncu sestanka ne morejo dobiti na kavi ...

Preprost namizni videokonferenčni sistem pa lahko predstavlja že računalnik, predvsem prenosni računalnik, ki ima vso strojno in programsko opremo za video konference že vgrajeno. Pandemija koronavirusa je pomenljivo usmerila tudi razvoj poslovnih in domačih prenosnih računalnikov – posebej poslovni prenosniki so hitro dobili več mikrofonov, ki so tudi boljši, spletne kamere visoke ali celo ultra visoke ločljivosti pa tudi namenske ali bližnjične gumbe za upravljanje video konferenc, skratka postali so praktična orodja, ki zaposlenim pomagajo pri povezovanju s sodelavci, strankami in z domačimi – na daljavo.

Sestanki ekip

Največji izziv zagotavljanja dobre videokonferenčne izkušnje vsekakor predstavljajo sestanki ekip. Posebej v času, ko so se ti preselili na splet, v oblak, skratka v digitalno krajino, mnogi uporabniki videokonferenčnih rešitev tarnajo nad tem, kako slabe so izkušnje na ekipnih sestankih – pogosto kaj izpustijo, preslišijo ali še huje – napačno slišijo. Osnovna izkušnja videokonferenčnega klica, ki je morda povsem solidna v primeru pogovora med dvema osebama, pač ni primerna za produktivno okolje poslovnih srečanj. Zgolj ena naprej usmerjena kamera ne more zajeti celotne konferenčne sobe, polne ljudi. Takrat pridejo v poštev le naprednejši in predvsem namenski sistemi.

Standardni mikrofon tudi ne bo zajel glasnega in jasnega zvoka, sploh ko je v sobi več ljudi in virov govora ter šuma/hrupa. Čas ekipe zaposlenih pa je prepomemben, da bi se morali nenehno ponavljati. Informacije, o katerih se razpravlja na sestankih, so preveč pomembne, da bi tvegali, da bi dvomljiva kakovost zvoka povzročila nesporazum. Poleg tega tudi zaposleni ali sodelavci, ki delajo na daljavo, zaslužijo enako izkušnjo kot ekipa v pisarni, zato jim jo velja omogočiti.

360-stopinjska videokonferenčna naprava s kamerami visoke ločljivosti in visokokakovostno opremo za snemanje zvoka lahko v trenutku nadgradi digitalna srečanja/sestanke in dvigne komunikacijo ter uporabniško izkušnjo na povsem novo raven.

Čas je denar

Raziskava State of Video Conferencing je pokazala, da polovica udeležencev video konferenc porabi skoraj 10 minut za pripravo na tovrstne sestanke. Gre za dragocen čas – vzpostavitev videokonferenčnega klica, intervjuja ali telefonskega srečanja vendarle ni tako zelo zahtevna. Pogosti izgovori zaposlenih pa so, da niso vešči tehnologije ali novosti, čakajo na oddelek tehnične pomoči itd. Prav zato velja v podjetju organizirati vadnico ali seminar rabe videokonferenčne rešitve, po katerem bo izgovorov in težav manj (ali nič).

Spletni seminarji

Če želimo informacije prvenstveno prenašati iz enega vira ali nekaj teh širšemu občinstvu, v času omejitve gibanja in druženj posežemo po spletnih seminarjih. Že sama premisa spletnega seminarja zahteva visokokakovosten vizualni in zvočni signal. Udeleženci ga spremljajo (gledajo in poslušajo), ker potrebujejo informacije, ki jih imamo. Če spletni seminar ne podpira skupne rabe slike visoke ločljivosti ali pa kamera ne zajame dovolj sobe/prostora, v kateri/-em se nahajamo, potem gledalci postanejo poslušalci. Toda če bi občinstvo želelo poslušati informacije, bi izbralo podkast na posamezno temo. Podobno velja v primeru, če udeleženci spletnega seminarja ne razumejo, kaj govorite – slab ali neustrezno nameščen mikrofon lahko resno okrni uporabniško izkušnjo in interakcijo z občinstvom.

Če želimo udeležencem spletnega seminarja zagotoviti popolno izkušnjo avdiovizualnih vsebin, se velja najprej opremiti z ustreznim naborom opreme (kamer, mikrofonov, programske opreme), sicer tvegamo, da bomo izgubili potencialne ali obstoječe stranke.

Predstavitev izdelkov

Tudi do kupcev (ali prodajalcev) je treba v današnjih časih na daljavo. Pri predstavitvah izdelkov, ne glede na to, kako majhni ali veliki so, lahko videokonferenčna oprema pride še kako prav. Novinarji smo se v zadnjih letih že dodobra navadili, da (skoraj) vse predstavitve izdelkov potekajo na daljavo, prek spleta, podjetja pa so izračunala, da jim virtualne predstavitve lahko prihranijo drage obiske na izbranih lokacijah.

Seveda je treba pri tem imeti v mislih, da je uporabniška izkušnja spet odvisna od uporabljene platforme in opreme – zato velja vložiti nekaj več sredstev v kamere visokih ločljivosti in znanje tehnikov, ki pripravljajo predstavitve izdelkov »v živo«.

Usposabljanje zaposlenih in podpora strankam

Ne glede na to, ali je izziv naloga usposabljanja novega zaposlenega ali nudenje podpore stranki v realnem času, je lahko vsaka digitalna interakcija, ki jo izvaja podjetje, uspešna ali neuspešna. Če poskrbimo za kakovostno videokonferenčno rešitev, bo naša interakcija na daljavo tako brezhibna in učinkovita kot osebno srečanje, sicer pa se lahko spremeni v pravcato katastrofo in izgubo (časa, denarja in stranke).

Tovrstnih podvigov, ki zahtevajo kakovosten tok komunikacij med zaposlenimi in strankami, se nikar ne lotevajmo brez kakovostne videokonferenčne opreme. Stranke oziroma uporabniki so že sicer občutljivi ob nastopu težav, ki zahtevajo čimprejšnjo rešitev, in jim čakanje na linijah pomoči v klicnih centrih ni pogodu. Slaba, nerazločna ali prekinjajoča video izkušnja pa lahko zabije še zadnji žebelj v krsto skrhanega odnosa med stranko in podjetjem.

Razgovori za zaposlitev

Med oddaljene vloge, ki jih je mogoče izvajati od koderkoli, sodijo tudi razgovori za zaposlitev. Podjetje vsak dan, ko ne najde novega zaposlenega za prosto delovno mesto, izgublja potencialen prihodek, ob tem pa upada tudi produktivnost vseh, ki so vključeni v proces zaposlovanja. Kadroviki so odprtih rok sprejeli kakovostne komunikacijske rešitve, kot so orodja za video konference, ki jim omogočajo, da hitro izvedejo učinkovit, a obsežen razgovor za službo, pri čemer jasno vidijo in slišijo osebo na drugi strani. Raziskava podjetja Owl Labs je, denimo, ugotovila, da podjetja z oddaljenimi zmožnostmi opravljanja razgovorov zaposlujejo nove talente tretjino hitreje kot podjetja brez prilagodljivosti tovrstnega kadrovanja na daljavo.

Pod črto sta vloga in naloga tehnologije v poslu jasni – omogočiti boljše in hitrejše poslovanje. Nič drugače ni v primeru videokonferenčnih rešitev. Te morajo zagotoviti kakovostno komuniciranje in sodelovanje – zaposlenih, strank in zunanjih sodelavcev. Pa dobro izberite.